| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Ewidencja księgowa > Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Ewidencja zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Pracownik spółki pobiera zaliczki na zakup towarów. Od kontrahentów otrzymuje on faktury ze sposobem zapłaty gotówka. Sprzedawcy nie wydają dokumentu KP potwierdzającego zapłatę za fakturę. Przyjęcie towaru księgowane jest automatycznie przez system FK jednocześnie na magazyn i na konto dostawcy. Rozliczając pobraną zaliczkę pracownika, kasjerka wystawia dokument KP na zwrot zaliczki (Wn Kasa, Ma konto pracownika), a następnie dokument KW rozliczający zapłatę pracownika za fakturę już na konto dostawcy. Na dokumencie KW jako osoba pobierająca gotówkę podpisuje się pracownik, który pobrał zaliczkę i zapłacił sprzedawcy za towar. Czy jest to prawidłowe rozwiązanie? Czy spółka powinna umieścić w polityce rachunkowości zapis o takim sposobie rozliczania zaliczki?

Zaliczka pobrana przez pracownika

Wypłata zaliczki pracownikowi na zakup towarów następuje na podstawie wniosku o zaliczkę, który powinien być sprawdzony przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Kasowym dokumentem wypłaty zaliczki jest KW. Rozliczając się z zaliczki, pracownik przedkłada dowody potwierdzające poniesienie wydatku, w postaci np. faktur zakupu materiałów czy towarów.

Przedłożone do rozliczenia i zaksięgowania dokumenty powinny być sprawdzone pod względem formalnym i merytorycznym i dopiero wtedy zatwierdzone do wypłaty, ponieważ podstawę do dokonania rozliczenia z pobranej zaliczki i zaewidencjonowania w księgach rachunkowych stanowią tylko właściwie udokumentowane wydatki.

Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłaconych zaliczek służy konto „Inne rozrachunki z pracownikami”. W celu identyfikacji udzielonych zaliczek należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie sum należności lub zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika.

W praktyce można się spotkać z różnymi sposobami ewidencjonowania zaliczek pobranych przez pracowników. Najwłaściwszym rozwiązaniem jest rozliczenie pracownika na podstawie faktury zapłaconej gotówką. Faktury opłacone przez pracownika gotówką otrzymaną z zaliczki należy ewidencjonować bezpośrednio na koncie pracownika, z pominięciem konta dostawcy. Nie ma wtedy potrzeby dodatkowego rozliczania sald kont rozrachunkowych.

Przykład 1

Spółka wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości 3000 zł.

Za te pieniądze pracownik kupił towar o wartości 2440 zł brutto, resztę zwrócił do kasy spółki.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki (dokument kasowy KW):

Wn „Inne rozrachunki z pracownikami” 3 000

Ma „Kasa” 3 000

2. Rozliczenie zaliczki przez pracownika:

a) przekazanie faktur dokumentujących zakup towaru

Wn „Rozliczenie zakupu” 2 000

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 2 440

b) wpłata do kasy niewydatkowanej części zaliczki (dowód kasowy KP):

Wn „Kasa” 560

Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 560

3. Przyjęcie towarów do magazynu (dokument magazynowy Pz):

Wn „Towary” 2 000

Ma „Rozliczenie zakupu” 2 000

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przedstawionej przez Czytelnika sytuacji system FK ma automatycznie powiązane ze sobą konta (magazyn - dostawca), w związku z tym ewidencja musi być dostosowana do możliwości programu, dlatego dopuszczalne jest przyjęte przez spółkę rozwiązanie, choć właściwsze byłoby powiązanie konta dostawcy z kontem „Rozliczenie zakupu”. Wynika to z tego, że towar nie zawsze jest przekazywany razem z fakturą, a dokonywanie ewidencji za pośrednictwem tego konta i prowadzenie dokumentacji magazynowej pozwoli uniknąć rozbieżności między stanem magazynowym a zapisami w księgach.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Federacja Konsumentów

Federacja Konsumentów

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »