| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Księgi rachunkowe > Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Ochrona danych zawartych w dokumentacji księgowej

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych zgodnie z przyjętą przez siebie polityką rachunkowości. Dokumenty te, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe jednostki muszą przechowywać w należyty sposób.

Przechowywanie i ochrona dokumentacji

Zbiory dokumentacji księgowej powinny być przechowywane w taki sposób, aby chronić je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jeżeli księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera, to ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych. Ważne jest także zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości. Stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych ma uchronić dane przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Dokumentacja na nośnikach informatycznych

W przypadku stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych, zapewniających trwałość zapisu informacji księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Jeżeli natomiast system ochrony zbiorów danych rachunkowości nie zapewni trwałości zapisu przez czas nie krótszy niż wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Miejsce i sposób przechowywania dokumentacji

Standardowo dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty są przechowywane w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dodatkowo roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, można przenieść na informatyczne nośniki danych. Takie przeniesienie ma pozwolić zachowanie trwałej postaci zawartość dowodów, pod warunkiem, że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Te same zasady mają zastosowanie w przypadku dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, ksiąg rachunkowe oraz sprawozdań finansowych, a także sprawozdania z działalności jednostki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

reklama

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Jednolity Plik Kontolny

Eksperci portalu infor.pl

Marta Zofia Gan

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »