Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest zgodna z obowiązującymi przepisami.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać następujące cechy:
• określenie rodzaju dowodu,
• określenie numeru identyfikacyjnego
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
• opis operacji gospodarczej,
• wartość operacji gospodarczej, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji,
• datę sporządzenia dowodu, gdy został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji,
• podpis wystawcy dowodu,
• podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu,
• stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
To właśnie w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów zawarte są szczegółowe zasady sporządzania i rejestrowania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych, zasady korygowania błędów w dokumentach, zasady dokonywania operacji wewnętrznych na podstawie niektórych dokumentów oraz zasady archiwizacji dokumentów księgowych.
Prawidłowo przygotowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów powinna zawierać przede wszystkim:
• opis cech, jakie powinien spełniać dowód księgowy,
• rodzaje dowodów księgowych stosowanych w jednostce,
• zasady obiegu i dekretacji dokumentów,
• wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych (np. dotyczących poszczególnych kontroli czy zatwierdzania przez kierownika jednostki),
• wzory podpisów osób upoważnionych do poszczególnych rodzajów kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 128, poz. 1069)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)
