Spółki, w szczególności produkcyjne, które funkcjonują na rynku, korzystają z różnego rodzaju aktywów. Mogą nimi być np. maszyny oraz samochody. Podmioty mogą także dysponować innymi aktywami finansowymi bądź niefinansowymi np. nieruchomościami inwestycyjnymi. Należy pamiętać, że polskie prawo bilansowe wymaga, aby co najmniej raz w roku (na dzień bilansowy) aktywa takie poddawać aktualizacji. Podmioty mogą mieć jednak problemy z identyfikacją składników majątku, które należałoby poddać procedurze aktualizacyjnej. Z tego względu Komitet Standardów Rachunkowości (KSR) wydał krajowy standard rachunkowości nr 4 - Utrata wartości aktywów.

W punkcie 4 tego standardu wymienione są kryteria, które determinują konieczność dokonania procedury aktualizującej.

Warunki dokonania odpisów

Zgodnie ze standardem spółka musi zweryfikować, czy wystąpiły okoliczności wskazujące na to, że z przyczyn od siebie niezależnych może ona nie uzyskać należnych jej kwot pieniężnych, innych aktywów finansowych, dóbr lub świadczeń. Może to być wywołane np. występowaniem negatywnych zmian w środowisku technologicznym, rynkowym, gospodarczym, prawnym i innym, w którym działają emitenci instrumentów finansowych posiadanych przez spółkę, jej dłużnicy i inni kontrahenci. Zmiany te mogą bowiem powodować w ich działalności znaczące trudności finansowe, wpływają na niedotrzymanie warunków umowy lub wywołują wysokie prawdopodobieństwo likwidacji upadłości.

KSR nr 4 zwraca uwagę, że utrata wartości aktywów nie następuje automatycznie, np. w przypadku gdy zanika aktywny rynek z powodu wycofania z obrotu danego instrumentu finansowego, dobra lub świadczenia wynikający z przesłanek gospodarczych a niewymuszony trudnościami. Z utratą wartości nie mamy do czynienia również w przypadku krótkoterminowego spadku wartości (rynkowej, godziwej, ustalonej zgodnie z metodą praw własności lub w skorygowanej cenie nabycia) składnika aktywów, dla którego ustawa o rachunkowości przewiduje taki poziom wyceny bilansowej.

Konieczność dokonania na dzień bilansowy aktualizacji istnieje wówczas, gdy następuje znaczący i przedłużający się spadek ich wartości (rynkowej, godziwej, ustalonej zgodnie z metodą praw własności lub w skorygowanej cenie nabycia) poniżej wartości ustalonej przy ich wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych jednostki.

Standard wskazuje również, że potrzeba przeprowadzenia procedury aktualizacji może być wywołana także zmianą w krajowej lub lokalnej sytuacji gospodarczej, takiej jak na przykład wzrost bezrobocia, spadek cen nieruchomości, spadek cen niektórych dóbr.

Będzie tak, jeżeli czynniki te mogą negatywnie wpływać na realizację umów zawartych z emitentami, dłużnikami i innymi kontrahentami.

Inwestycje krótkoterminowe

Spółki mogą posiadać np. niezaliczane do towarów dzieła sztuki, antyki, monety o wartości numizmatycznej lub cenne przedmioty użytkowe, przeznaczone do zbycia w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Stanowią one inwestycje krótkoterminowe i mogą być wycenianie na dzień bilansowy w cenie (wartości) rynkowej albo w cenie nabycia zależnie od tego, która z nich jest niższa. Zgodnie ze KSR nr 4 dla inwestycji krótkoterminowych, dla których istnieje aktywny rynek, ustala się ich wartość rynkową. Z kolei za taką wartość przyjmuje się odpowiednio ceny udokumentowane przeprowadzonymi ostatnio transakcjami sprzedaży, wynikające z powszechnie dostępnych cenników specjalistycznych sklepów, domów aukcyjnych, antykwariatów i innych jednostek zajmujących się obrotem takimi dobrami. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie wiarygodnej wartości rynkowej, jego wartość godziwą na dzień bilansowy określa się w inny sposób, korzystając na przykład z usług rzeczoznawcy.