Przechowywanie kopii dokumentów z kas fiskalnych w postaci elektronicznej ułatwiłoby pracę sprzedawcom i zmniejszyło koszty. Resort finansów przygotowuje już zmiany. Na razie paragony można przechowywać na płytach CD.
Użytkownicy kas, a zwłaszcza sprzedawcy i duże sklepy twierdzą, że konieczność przechowywania papierowych kopii jest dla nich uciążliwa i kosztowna, ponieważ przy dużych obrotach firmy, popularnych rolek z kas fiskalnych zbiera się dziennie kilkanaście lub kilkadziesiąt. Przepisy natomiast wymagają przechowywania kopii dokumentów przez pięć lat. Konieczne jest również zapewnienie dostępu do każdej rolki, co wymaga odpowiedniego oznaczenia i prowadzenia specjalnej ewidencji.
Jak poinformowało Gazetę Prawną Ministerstwo Finansów, obecnie prowadzone są analizy i prace zmierzające do wprowadzenia systemu ewidencjonowania i przechowywania dokumentów kasowych wyłącznie w postaci odpowiednio zabezpieczonego zapisu elektronicznego. Umożliwi on zainteresowanym podatnikom odstąpienie od stosowania kas emitujących kopie paragonów na nośniku papierowym. Nie wiadomo jednak, kiedy ostatecznie to nastąpi.
Resort zwraca jednak uwagę na istniejące już dziś przepisy, ułatwiające przechowywanie kopii dokumentów kasowych.
W rozporządzeniu ministra finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 z późn. zm.) wprowadzono regulację zmierzającą do rozwiązania problemu przechowywania danych zawartych na paragonach. Umożliwia ona zarejestrowanie danych paragonowych w formie elektronicznej na zewnętrznych nośnikach jednokrotnego zapisu – poinformował resort. A zatem istnieje możliwość przechowywania kopii danych np. na płytach CD.
Ministerstwo wyjaśnia jednak, że z uwagi na brak w przepisach wymogów formalnych stosowania przez producentów kas zabezpieczeń kodowych odpowiadających np. wymogom podpisu elektronicznego, przewidziano dla celów ich weryfikacji konieczność przechowywania przez okres pół roku papierowych kopii dokumentów kasowych. Trzeba też powiadomić naczelnika urzędu skarbowego o miejscu i czasie ich likwidacji.
