| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > ZUS i kadry > Zatrudnianie i zwalnianie > Dokumenty do wypełnienia i przedłożenia pracodawcy w momencie zatrudnienia na umowę o pracę

Dokumenty do wypełnienia i przedłożenia pracodawcy w momencie zatrudnienia na umowę o pracę

W momencie zatrudnienia na umowę o pracę pracodawca daje pracownikowi wiele różnych dokumentów do wypełnienia. Niektóre z nich są obligatoryjne, inne fakultatywne, przy czym w przypadku tej drugiej grupy pracownik często nie wie, które z nich warto wypełnić oraz jakie korzyści mogą się z tym wiązać.


Pewnych informacji pracodawca żąda już na etapie ubiegania się o zatrudnienie, innych po podpisaniu umowy o pracę, dlatego warto zaznajomić się z tym, o co zakład pracy ma prawo pytać, przedłożenia czego może żądać oraz jakie dokumenty osoba zatrudniania musi, a jakie może wypełnić po podjęciu pracy.

Zobacz też: USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz USTAWA z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

39.00 złKalendarz Księgowego 2015

Ujednolicony akt prawny: USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy


W związku z tym, że pracodawca na podstawie art. 221 § 2 Kodeksu pracy ma prawo żądać od pracownika podania pewnych informacji, w tym danych osobowych, to jednym z podstawowych dokumentów obowiązkowych do wypełnienia jest kwestionariusz osobowy dla pracownika, którego przykładowy wzór został umieszczony w załączniku nr 1a do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Służy on jako pomoc w pozyskaniu najważniejszych danych o osobie zatrudnianej.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że zakład pracy na podstawie art. 221 § 1 Kodeksu pracy miał prawo żądać pewnych informacji obligatoryjnych do podania już na etapie ubiegania się o pracę, w tym danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji zwłaszcza w przypadku zamieszkania w innym miejscu niż miejsce zameldowania) oraz wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Stąd tak istotne jest odróżnienie kwestionariusza osobowego dla pracownika od kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie umieszczonego w załączniku nr 1 do ww. Rozporządzenia.

Niezależnie od danych osobowych pozyskanych w trakcie procesu selekcji, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania:

1. jego innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

Udostępnienie zakładowi pracy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą, przy czym pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych, np. przez okazanie dowodu osobistego.

Należy także dodać, że poza wypełnionym kwestionariuszem osobowym dla kandydata do pracy na etapie selekcji, a potem dla pracownika na etapie przyjęcia do pracy, pracodawca może żądać przedłożenia odpisów lub kopii świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy z bieżącego roku kalendarzowego bądź różnych zaświadczeń potwierdzających okresy zatrudnienia, a także dokumentów uwiarygodniających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (oryginały tylko do wglądu lub do sporządzenia ich odpisów albo kopii). Wszelkie inne dokumenty poświadczające umiejętności i osiągnięcia zawodowe (w tym dyplom ukończenia studiów czy świadectwo ukończenia szkoły) bądź świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub pewne dokumenty uwierzytelniające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, mogą zostać przekazane dodatkowo jako podstawa do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy,  np. celem ustalenia odpowiedniego wymiaru i limitu urlopowego.

W wielu przypadkach obligatoryjne wypełnienie dokumentu przez pracownika ogranicza się jedynie do złożenia przez niego podpisu we właściwym miejscu po uprzednim zapoznaniu się z jego treścią. Wśród takich dokumentów wymienić należy przede wszystkim umowę o pracę oraz oświadczenia dotyczące:

- wyrażenia zgody przez pracownika na przetwarzanie danych osobowych,

- potwierdzenia powierzenia zatrudnionemu określonego mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

- potwierdzenia zapoznania się z informacją na temat równego traktowania kobiet i mężczyzn w oparciu o wyciąg z Kodeksu pracy.

Ponadto pracodawca przed dopuszczeniem osoby zatrudnianej do pracy musi obowiązkowo uzyskać jej pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią obowiązującego w zakładzie regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.

W grupie obligatoryjnych oświadczeń znajduje się także potwierdzenie na piśmie przyjęcia informacji o warunkach zatrudnienia zawartych w art. 29 § 3 Kodeksu pracy (w umowie o pracę lub odrębnie) o:

1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2) częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3) wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4) obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5) układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Dodatkowo, jeżeli zakład pracy nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (tzn. gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników), to powinien on także uzyskać od podwładnego pisemne potwierdzenie zapoznania się z informacją o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Aktualizacja: 17.09.2014

Autor:

Biuletyn Głównego Księgowego189.00 zł

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

PAŹ22
TydzieńPWŚCPSN
40293012345
416789101112
4213141516171819
4320212223242526
4427282930310102

Poznaj platformę INFORFK

Ostatnio na forum

Narzędzia księgowego

Eksperci infor.pl

Maciej Kafliński

Radca prawny. Ekspert w zakresie prawa kapitałowego, funduszy inwestycyjnych oraz prawa korporacyjnego i cywilnego.

Zostań ekspertem Infor.pl »