Biuro rachunkowe czy własna księgowość?

Polecamy: Samochód po zmianach od 1 kwietnia 2014 - multipakiet

Takie usługi biura rachunkowego lub doradcy podatkowego oczywiście kosztują. Jednak należy zauważyć, że „samoobsługa” także generuje koszty. Nawet jeżeli nie trzeba w tym celu zatrudniać dodatkowego pracownika, to i tak potrzebny jest jakiś sprzęt, oprogramowanie księgowe, specjalistyczne szkolenia, literatura fachowa itp. - To wszystko kosztuje, nie tylko konkretne sumy pieniężne, ale również czas i często nerwy.

Zlecanie prowadzenia księgowości na zewnątrz

Oczywiście dla pewnej grupy przedsiębiorców, np. gdy działalność nie jest skomplikowana i nie wiąże się z wypełnianiem czasochłonnych obowiązków, zlecanie prowadzenia księgowości na zewnątrz nie musi być opłacalne. Często mali przedsiębiorcy samodzielnie świetnie radzą sobie z rozliczeniami i wówczas nie ma potrzeby podejmowania współpracy z kancelarią podatkową czy biurem rachunkowym. Dla wielu firma jednak taka pomoc okazuje się niezbędna - nie tylko z uwagi na korzyści ekonomicznie, ale też - zwłaszcza przy zawieraniu skomplikowanych transakcji - z punktu widzenia chęci uniknięcia niepotrzebnego ryzyka, ponoszenia nieprzewidzianych kosztów czy innych negatywnych konsekwencji, wskutek braku weryfikacji pod kątem podatkowym przejawów planowanej aktywności biznesowej.

Umowa biura rachunkowego z klientem - wzór

Zapisz się na nasz newsletter

Należy pamiętać, że powierzenie biuru rachunkowemu czy kancelarii doradztwa podatkowego prowadzenia księgowości (PKPiR), rozliczeń i innych spraw podatkowych nie zwalnia przedsiębiorców z konieczności udziału w nich. Dobra współpraca między firmą zlecającą obsługę a biurem podatkowym czy księgowym warunkuje prawidłowość wykonania usługi. Biuro takie potrzebuje bowiem, dla terminowego wykonania zleconych zadań, dostarczenia na czas niezbędnych dokumentów, informacji lub dodatkowych wyjaśnień. Dlatego, jeśli przewiduje się nieobecności bądź właściciel firmy nie chce osobiście się tym zajmować, powinien wyznaczyć kompetentną osobę w swoim przedsiębiorstwie, która będzie upoważniona do kontaktów z biurem podatkowym czy rachunkowym i będzie odpowiedzialna za dostarczanie mu wszelkich potrzebnych danych i dokumentów.

Korzyści z powierzenia obsługi księgowej podmiotowi zewnętrznemu

Niewątpliwą zaletą zlecenia obsługi księgowej uprawnionemu podmiotowi jest, że odpowiedzialność za czynności księgowe przedsiębiorca przenosi na doradcę podatkowego czy biuro rachunkowe (podlegających obowiązkowemu ubezpieczeniu OC), ogranicza koszty pracy i oszczędza swój czas (nawet przy kilkunastu dokumentach).

Biuro rachunkowe - czym się kierować przy wyborze? (Część 1)

Współpraca z doradcą podatkowym czy biurem rachunkowym ma więc tę zaletę, że podatnik unika kontaktu z urzędnikami, gdyż prowadzenie bieżących spraw przed urzędem skarbowym (pisma, zawiadomienia, wyjaśnienia) przenosi na kancelarię czy biuro. To do kancelarii podatkowej lub biura rachunkowego najczęściej kierowana jest korespondencja, to tam najczęściej odbywają się kontrole księgowości. Oznacza to więc ograniczenie stresu związanego z obecnością kontrolerów w firmie.

Odpowiedzialność księgowego

Ponadto, zlecając prowadzenie księgowości wyspecjalizowanemu biuru, zyskuje się zazwyczaj kontakt z wieloma zatrudnionymi w nim specjalistami z różnych dziedzin, pomocnych także w zakresie zarządzania firmą. Oprócz samego zaksięgowania dokumentów, specjalista doradzi, co zrobić, żeby - całkowicie legalnie - obniżyć podatki, pomoże zoptymalizować przychody i koszty oraz zwróci uwagę na te zdarzenia gospodarcze, które mogą zostać podważone w trakcie kontroli. Wykwalifikowana kadra takiego biura zwiększa pewność co do prawidłowości wypełniania zobowiązań prawno-podatkowych, znacząco ograniczając ryzyko błędu i  minimalizując ryzyko związane z prowadzoną działalnością. Fachowiec na pewno lepiej zadba o rzetelność i niewadliwość księgi podatkowej, a jeśli nawet zdarzyłby mu się błąd - ma ubezpieczenie na takie wypadki.

Decydując się na współpracę z doradcą podatkowym czy biurem rachunkowym, zawsze warto sprawdzić kilka ofert. Nie należy jednak kierować się wyłącznie ceną, lecz dobrze jest uwzględnić pakiet korzyści, jaki w jej ramach można otrzymać. Mając porównanie, łatwiej jest też negocjować warunki współpracy.

Współpraca biegłego rewidenta z biurem rachunkowym

Kiedy biuro rachunkowe korzysta ze zwolnienia z VAT

Reprezentacjia przed sądami administracyjnymi

Wspomnieć przy tym należy, że w związku z rosnącym skomplikowaniem przepisów podatkowych i dowolnością ich interpretacji przez organy podatkowe, to doradcy podatkowi coraz częściej reprezentują klientów przed sądami administracyjnymi. Skarżący i uczestnicy postępowania na swoich pełnomocników w sprawach podatkowych wybierają więc doradców podatkowych raczej niż radców bądź adwokatów. Statystyki Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazują, że w ubiegłym roku przed NSA wystąpiło rekordowo wielu doradców podatkowych jako pełnomocników stron spierających się z administracją skarbową. Podczas gdy radcowie prawni prowadzili w 2012 r. 647 sprawach podatkowych, a adwokaci - 237, doradcy reprezentowali klientów w 1713 sprawach, a więc ponad 2 i 1/2 razy więcej niż rok wcześniej. W sądach administracyjnych prowadzili już prawie 4 tys. spraw (w 2012 r. - 3081).

Rosnące zainteresowanie pomocą doradców podatkowych jest o tyle istotne, że sprawy podatkowe stanowią ok. 30% wszystkich spraw rozstrzyganych przez sądy administracyjne.

Zawiadomienie urzędu skarbowego

Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym urząd skarbowy, w którym zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. W powyższym przypadku podatnik zobowiązany jest również do prowadzenia w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży oraz innych ewidencji, jeżeli wykonywany przez nich rodzaj działalności tego wymaga. Wyjątek stanowią tu podatnicy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kas rejestrujących, ich obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy.

W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodu wynikających z ewidencji sprzedaży prowadzonej przez podatnika lub danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ta sama zasada dotyczy podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe.

Przedsiębiorca może także, na podobnych zasadach, powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów doradcy podatkowemu lub spółce doradztwa podatkowego.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

A.J.

Zespół Doradców Podatkowych Jacek Czernecki Spółka z o. o.
ul. Zagrody 20a, 30-318 Kraków
tel.: 12 260 98 10, e-mail: doradcy@doradcy.pl, www.doradcy.pl
Usługi księgowe i doradztwo podatkowe,
pomoc prawno-podatkowa oraz reprezentacja
Klienta przed aparatem skarbowym.