Zatory płatnicze - jak ich uniknąć?

Z danych Biura Informacji Gospodarczej wynika, że w drugim kwartale tego roku znów wzrósł odsetek firm skarżących się na problemy z terminowym uzyskaniem płatności od klientów. O opóźnieniach przekraczających 60 dni mówiło aż 52% przebadanych przedsiębiorców. Na początku roku było to 49,4%. Najgorzej jest w branży transportowej i handlowej, ale problem dotyka każdego sektora polskiej gospodarki. Przedsiębiorcy nie są jednak bezbronni. Pomysłów na to, jak przed zatorami się uchronić jest bez liku. Pomóc może też unikanie prostych błędów. Oto najczęstsze z nich.

1. Bałagan w dokumentach

– Listę „grzechów” przedsiębiorców otwiera niedbalstwo w obchodzeniu się z dokumentami księgowymi – mówi Jarosław Grygiel z firmy faktoringowej Credstep. – Wielu przedsiębiorców nie traktuje faktury jako oficjalnego dokumentu, wprowadzonego do obrotu. Często wystawiają fakturę, której treść następnie zmieniają. W efekcie faktura, którą przekazują nam jako faktorowi, ma inne brzmienie niż faktura, którą otrzymał kontrahent, a jeszcze inny dokument zostaje zaewidencjonowany na potrzeby podatkowe. – No bo którą fakturę ma on uregulować? Tę, którą otrzymał od swojego dostawcy, czy tę, z którą zwrócił się do niego faktor?

2. Podatkowe kombinacje

Eksperci przytaczają także przykłady przedsiębiorców, którzy, chcąc opóźnić opłacenie należnego podatku, nie ewidencjonują lub zwlekają z zaksięgowaniem wystawionej faktury. – Liczą na to, że kontrahent zapłaci jako pierwszy i wtedy łatwiej będzie wydzielić środki należne fiskusowi. To jednak duży błąd. Nie dość, że ryzykują, bo urząd skarbowy chętnie karze mandatami za takie kombinowanie, to jeszcze znacznie utrudniają sobie drogę do odzyskania pieniędzy od kontrahenta, jeśli ten zwleka z zapłatą – tłumaczy Jarosław Grygiel.

3. Brak weryfikacji wiarygodności płatniczej kontrahenta

Eksperci zwracają uwagę na grzech nadmiernego zaufania w relacjach biznesowych. Ich zdaniem, o taki najłatwiej na wczesnym etapie biznesowej relacji, kiedy entuzjazm towarzyszący bliskiej perspektywie wystawienia faktury, czy pozyskania nowego zlecenia często przysłania zdrowy rozsądek i zmniejsza czujność.

– To niestety częsty problem wśród naszych klientów, którzy proszą o wsparcie w windykacji należności. Po naszej wstępnej weryfikacji okazuje się, że feralny kontrahent figuruje we wszystkich dostępnych rejestrach dłużników, toczą się wobec niego sprawy sądowe, a fora internetowe pełne są zdesperowanych zleceniobiorców, którzy wylewają na niego wiadra pomyj za nieuregulowane faktury – mówi Jacek Zawadzki, ekspert Payhelp. – Takie sprawdzenie partnera to żaden wyrafinowany wywiad gospodarczy. Często wystarczy szybkie przejrzenie Internetu. Niestety, trzeba to zrobić zanim podpisze się umowę lub przyjmie zlecenie – dodaje Zawadzki.

4. Brak zabezpieczeń

Eksperci radzą także, żeby poza „odrobieniem zadania domowego” przed przyjęciem zlecenia, wprowadzić do umowy dodatkowe zabezpieczenia. Ich zdaniem, dobrym przykładem jest zaliczka.

– Jest to rodzaj zabezpieczenia dla sprzedającego. Pieniądze wpływają na firmowe konto jeszcze przed realizacją zlecenia. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi wykorzystywać wyłącznie własnych środków do realizacji zamówienia, a przy okazji zabezpiecza się też przed zleceniodawcą-kombinatorem – tłumaczy Jacek Zawadzki.

5. Nieprecyzyjne ustalenia z kontrahentem

Ważne jest także, by przedsiębiorcy dokumentowali ustalenia dotyczące zlecenia. Ustalenia „na gębę” to zawsze ryzyko. Kiedy dojdzie do opóźnienia w płatności, przedsiębiorca pozbawiony formalnego dowodu zawarcia umowy skazany jest na czasochłonne i często kosztowne dochodzenie sprawiedliwości przed sądem. – Kiedy zgłaszają się do nas firmy zainteresowane usługą faktoringu, zawsze oczekujemy  pełnej zgodności między fakturą a umową stanowiącą podstawę jej wystawienia. Każda rozbieżność między dokumentem faktury, a rzeczywistą treścią porozumienia handlowego będzie dla kontrahentów problemem również w sądzie - mówi Jarosław Grygiel z Credstep.

6. Pobłażliwość dla opóźnień w płatnościach

Kolejnym częstym grzechem jest pobłażliwość. Zdaniem ekspertów, przyzwyczajanie płatnika do tego, że przekroczenie terminu płatności wskazanego na fakturze nie powoduje żadnej reakcji, to objaw braku wyobraźni. W okresie, kiedy zleceń jest dużo, przedsiębiorca czuje, że może sobie pozwolić na opóźnienie otrzymania zapłaty. Jednak gdy zleceń zaczyna ubywać i trzeba się liczyć z każdą złotówką na koncie firmowym, często jest już za późno na dyscyplinowanie kontrahenta.

Polecamy: Elektroniczna dokumentacja podatkowa

– Nie jest w stanie zapłacić w terminie, bo przecież zaplanował sobie, że zapłaci za miesiąc, tak jak zawsze, a teraz nie ma wolnej gotówki, a poza tym jego klient też zwleka z płatnością… - tłumaczy Jacek Zawadzki z Payhelp. – Koło się zamyka, a nagła utrata płynności finansowej może bardzo szybko położyć każdy biznes i napędzić spiralę płatniczych zatorów.

7. Brak potwierdzenia wykonania zlecenia

Problemy z uzyskaniem płatności od kontrahenta często potęguje fakt, że wielu przedsiębiorców nie zadaje sobie trudu, żeby jeszcze przed wystawieniem faktury uzyskać od zleceniodawcy potwierdzenia wykonania pracy.

– Z danych zbieranych w systemie Payhelp wynika, że 77% naszych klientów, którzy doświadczyli opóźnień w płatnościach i którym rekomendowaliśmy wstąpienie na  ścieżkę prawną, nie ma jakiegokolwiek potwierdzenia wykonania swojej pracy – mówi Jacek Zawadzki. – Nie zawsze musi to być protokół odbioru. Niekiedy wystarczy zwykły mail. Zaniedbując takie formalności, znacznie utrudniamy sobie dochodzenie należności na drodze sądowej.

Zobacz także: Moja firma