Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - kiedy w koszty?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w kosztach podatkowych

Sprawa momentu uznania za koszt podatkowy po stronie pracodawcy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i innych świadczeń pracowniczych wypłaconych pracownikom za ostatni miesiąc stosunku pracy była przedmiotem interpelacji poselskiej nr 24204.

Poseł Paweł Bejda skierował niniejszą interpelację w związku ze zgłoszeniami kierowanymi przez zaniepokojonych podatników, dotyczącymi momentu uznania za koszt podatkowy po stronie pracodawcy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i innych świadczeń pracowniczych wypłaconych pracownikom za ostatni miesiąc stosunku pracy.

Uwagi ogólne zawarte w interpelacji:

zgodnie z art. 152 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy:

• pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.
• pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Powyższe oznacza, że prawo do urlopu jest prawem niezbywalnym, a pracodawca zobowiązany jest do planowania pracy w taki sposób, aby pracownik miał możliwość jego wykorzystania w przysługującym mu wymiarze (zasadniczo 20 lub 26 dni).

Urlopu wypoczynkowego należy więc udzielić pracownikowi „w naturze” (pracownik powinien go po prostu wykorzystać), a jedynym odstępstwem od tej zasady jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Niniejszą kwestię uregulowano w przepisach prawa pracy, tj. art. 171 Kodeksu pracy, zgodnie z którym:

• w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny,
• pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Wydatek związany z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów.

Przedmiotowe ekwiwalenty podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych na tych samych zasadach, jak wynagrodzenia ze stosunku pracy. Ekwiwalenty te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, ww. ekwiwalenty podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Powyższe wynika z art. 15 ust. 4g oraz art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, ze zm.), (dalej: „ustawa o CIT”) i odpowiednio art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zm.) (dalej: „ustawa o PIT”).

Ponadto zgodnie z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych należny ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi w rozumieniu przepisów przychód ze stosunku pracy i zgodnie z tym obowiązkowo podlega oskładkowaniu.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają terminu, w którym należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jednak w orzecznictwie sądowym ugruntowany jest pogląd, że pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop, w ostatnim dniu zatrudnienia. Nie ma w tym przypadku znaczenia termin wypłaty wynagrodzenia określony w wewnętrznych regulaminach firmy. Terminy wypłaty wynagrodzenia dotyczą osób, które pozostają z pracodawcą w stosunku pracy. Podkreślono to w wyroku Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00): "Prawo pracownika do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części urlop wypoczynkowy powstaje w dniu rozwiązania umowy o pracę – zdarzenia uniemożliwiającego realizację prawa do urlopu wypoczynkowego w naturze (art. 171 § 1 pkt 1 KP). W tym też dniu prawo do urlopu w naturze przekształca się w jego pieniężny ekwiwalent. Ekwiwalent przysługuje za urlopy nieprzedawnione w chwili powstania do niego prawa".

Takie samo stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 1 marca 2017 r. (II BP 11/15) "Z przepisu art. 171 § 1 k.p. w sposób nie budzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie” terminu w rozumieniu art. 455 k.c. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek)".

Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy - wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

W praktyce również większość regulaminów wynagradzania obowiązujących u pracodawców przewiduje wypłatę wynagrodzenia za pracę do 10 dnia miesiąca następnego, a postanowienia te dotyczą zarówno wynagrodzenia w trakcie istnienia stosunku pracy, jak i za ostatni miesiąc jego istnienia wypłacane już po ustaniu stosunku pracy. Taka praktyka wynika między innymi z powodów technicznych i informatycznych i kłopotów jakie dla pracodawcy zwłaszcza zatrudniającego wielu pracowników stanowiłoby rozliczanie osobno wynagrodzeń pracowników, których stosunek pracy ustał w danym miesiącu, jak i pracowników, których stosunek pracy jest kontynuowany.

Przepisy Kodeksu pracy nie ustalają jednak wprost daty obowiązku wypłaty wynagrodzenia w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie trwania miesiąca. W świetle wskazanego orzecznictwa sądowego termin wypłaty przewidziany w treści umowy lub regulaminu wynagradzania nie obowiązuje po ustaniu stosunku pracy, gdyż postanowienia umowy/regulaminu regulują sytuację aktualnych, a nie byłych pracowników.

Takie stanowisko przyjmuje również minister pracy i polityki społecznej Jolanta Fedak w odpowiedzi na interpelację poselską nr 17841 z dnia 16 września 2010 roku wskazała: „(...) Dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również, moim zdaniem, dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Ustanie zatrudnienia oznacza bowiem zerwanie dotychczasowej więzi prawnej między stronami stosunku pracy i zobowiązuje je do wzajemnego ˝rozliczeniu się˝ z obowiązków wynikających z zakończonej umowy. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z zatrudniania pracownika, jest wypłacanie mu wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ponieważ wynagrodzenie należy się pracownikowi, nie zaś byłemu pracownikowi, jestem zdania, że w przypadku ustania zatrudnienia wypłaty wynagrodzenia należy dokonać najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, już po ustaniu zatrudnienia, jest, moim zdaniem, możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach, gdy ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego do dnia ustania zatrudnienia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych”.

Mając powyższe na uwadze wydaje się, iż przyjąć należy, iż terminem wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz innych świadczeń pracowniczych za miesiąc, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy jest dzień ustania tego stosunku, a nie określony w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy (regulaminach wynagradzania) termin wypłaty wynagrodzenia za pracę w trakcie istnienia stosunku pracy. W praktyce jednak w większości przypadków wynagrodzenie za ostatni miesiąc pracy byłym pracownikom jest dość powszechnie wypłacane wraz z wynagrodzeniem aktualnych pracowników, tj. do 10 dnia miesiąca następującego.

Powyższe budzi jednak wątpliwości co do momentu ujęcia w kosztach podatkowych pracodawcy (w świetle przytoczonych na wstępie przepisów ustawy PIT/CIT) kosztów świadczeń pracowniczych (w tym ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy) wypłaconych przez pracodawcę byłym pracownikom za miesiąc, w którym doszło do ustania stosunku pracy, w sytuacji gdy wypłacone one zostały wraz z wynagrodzeniami pracowników kontynuujących zatrudnienie zgodnie z postanowieniami obowiązującego u pracodawcy regulaminu wynagradzania, tj. do 10 dnia kalendarzowego miesiąca następującego.

Poseł zwrócił się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytania:

1. Czy w sytuacji, gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy wewnętrzne (np. regulamin wynagradzania) przewidują termin wypłaty wynagrodzenia za pracę (i innych świadczeń pracowniczych) do 10 dnia kalendarzowego miesiąca następującego i w ty samym terminie pracodawca wypłaca również ekwiwalenty za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe i inne świadczenia pracownicze pracownikom, których stosunek pracy ustał w danym miesiącu - przedmiotowe wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy w miesiącu ustania stosunku pracy, tj. w miesiącu za który są należne, czy też w miesiącu kolejnym, w którym zostają faktycznie wypłacone pracownikom w terminie wynikającym z przepisów regulaminu wynagradzania (mimo, iż w świetle wskazanego orzecznictwa sądowego powinny być one wypłacane w dniu ustania stosunku pracy, a nie według określonych w regulaminie wynagradzania zasad wypłaty świadczeń pracowniczych dla pracowników nadal zatrudnionych?
2. Czy minister finansów planuje podjęcie działań mających na celu doprecyzowanie przepisów prawa podatkowego w celu uchylenia opisanych wątpliwości i doprecyzowania, iż świadczenia pracownicze należne za miesiąc, w którym ustał stosunek pracy podlegają ujęciu w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy za miesiąc za który są należne, tj. ostatni miesiąc zatrudnienia tylko jeśli zostaną wypłacone w tym miesiącu, lub też wydanie interpretacji ogólnej dotyczącej opisanej sytuacji?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - kiedy w kosztach?

Jak wyjaśnił podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Jan Sarnowski, z treści interpelacji wynika, że kwestia terminu w jakim ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony nie została uregulowana w obowiązujących przepisach z zakresu prawa pracy. Potwierdza to między innymi orzecznictwo Sądu Najwyższego, jak i stanowisko Minister Pracy i Polityki Społecznej Jolanty Fedak w odpowiedzi na interpelację poselską nr 17841 z dnia 16 września 2010 roku, na które powołuje się w swoim wystąpieniu pan poseł.

W piśmie z 1 lipca 2021 r. znak sprawy: DPP-III.054.8.2021 Pani Iwona Michałek Sekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii, ustosunkowując się do interpelacji pana posła przedstawiła następujące wyjaśnienia:

"Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy¹ w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w dacie ustania stosunku pracy. Z tym dniem prawo do urlopu wypoczynkowego przekształca się w ekwiwalent za urlop. Potwierdza to także orzecznictwo sądowe. Na przykład w wyroku z dnia 29 marca 2001 r. (I PKN 336/00), Sąd Najwyższy stwierdził, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe. Także w wyroku z dnia 1 marca 2017 r. (II BP 11/15) Sąd Najwyższy przyjął, że z przepisu art. 171 § 1 k.p. w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie" terminu w rozumieniu art. 455 k.c. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (w interesie pracodawcy w postaci rozpoczęcia biegu terminu przedawnienia, a na rzecz pracownika przez naliczanie ustawowych odsetek).

Dodatkowo pragnę dodać, że w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego nie budzi także wątpliwości, jaki jest termin wypłaty niektórych innych należności przewidzianych przepisami prawa pracy jak odprawa pieniężna przewidziana przepisami o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn nieleżących po ich stronie czy odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę (art. 361 k.p.). W obu przypadkach prawo do tych świadczeń staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy, a więc także i w tym dniu powinno być spełnione, poprzez wypłatę świadczeń uprawnionemu pracownikowi (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 października 1999 r., I PKN 320/99; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 1990 r., I PR 297/90).

W świetle powyższego wyrażam pogląd, że dzień, w którym dochodzi do ustania stosunku pracy, powinien być również dniem wypłaty należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę, w tym nabytego z tym dniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Nie ma przy tym znaczenia, że u danego pracodawcy termin wypłaty wynagrodzenia jest inny (późniejszy) niż dzień ustania stosunku pracy. Najczęściej dotyczy to sytuacji gdy rozwiązanie stosunku pracy ma miejsce ostatniego dnia miesiąca a wypłata wynagrodzenia jest ustalona na pierwsze 10 dni kolejnego miesiąca. W takich przypadkach pracodawca powinien odpowiednio wcześniej podjąć stosowne działania w celu przygotowania i dokonania takiej wypłaty w dniu ustania stosunku pracy".

Odnosząc powyższe do skutków podatkowych w zakresie daty poniesienia kosztu podatkowego, zauważyć należy, że przepisy prawa podatkowego mają w tym zakresie charakter wtórny. Jednocześnie podkreślić też należy, że są one jednoznaczne i nie wymagają zmiany.

Mianowicie, jak stanowią przepisy ustawy PIT², oraz ustawy CIT³, należności ze stosunku pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy.

Podkreślić również należy, że norma ta dotyczy wszystkich należności ze stosunku pracy (wynagrodzenia zasadniczego, premii, nagród, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop), niezależnie od tego czy należne są w trakcie trwania stosunku pracy, czy też w związku z zakończeniem stosunku pracy.

Tworzenie dodatkowej normy, która miałaby dotyczyć wyłącznie świadczeń związanych ze stosunkiem pracy w związku z jego ustaniem nie jest więc uzasadnione.

Przepisy podatkowe nie mogą natomiast określać, nawet pośrednio terminu, w jakim powinna nastąpić wypłata jakichkolwiek świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, w tym tych należnych za ostatni miesiąc zatrudnienia. Te kwestie mogą regulować wyłącznie przepisy z zakresu prawa pracy.

Z tych względów, trudno również znaleźć uzasadnienie dla wydania w tym przedmiocie interpretacji ogólnej przepisów prawa podatkowego, gdyż nie mogłaby ona rozstrzygać, kiedy powinna nastąpić wypłata określonych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, a tego zdaje się dotyczą opisane w interpelacji wątpliwości.

Biorąc pod uwagę powołane orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz przedstawione wyżej stanowisko Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii uznać należy, że wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy oznacza, że świadczenie to wypłacane jest po terminie. W konsekwencji, zgodnie z przepisami podatkowymi, może być zaliczone do kosztów podatkowych w miesiącu, w którym zostało wypłacone, a nie w miesiącu, za który jest należne.

_______________________

¹ Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

² Art. 12, art. 22 ust. 6ba oraz art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.).

³ Art. 15 ust. 4g oraz art.16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1406 z późn. zm.).