REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z atutów firmowych pojazdów jest generowanie przez nich kosztów, które w wielu przypadkach mogą wpływać na zobowiązania podatkowe firm. W zależności od wybranego sposobu zakupu pojazdu, jego własności, a także planowanych sposobów i wysokości rozliczeń, odliczenia te będą różne. Jednym z dokumentów, które pojawiają się przy analizie możliwych odliczeń podatkowych przy użytku samochodu w firmie, jest tak zwana kilometrówka. Czym jest? Na jakich zasadach się ją prowadzi? I kto musi to robić?

Kilometrówka – czym jest?

Po pierwsze, warto określić czym jest kilometrówka. W uproszczeniu jest formalnym spisem kilometrów. Formalnie określona ustawowo, jako ewidencja przebiegu pojazdów. Wielu przedsiębiorców myśli, że jest to rodzaj obliczeń, rachunków czy operacji księgowych. Jest to błędne wrażenie i duży skrót myślowy. Ewidencja przebiegu pojazdów służy do ewidencji przebytego przez pojazd dystansu - niczego więcej. Należy w niej wpisywać wyłącznie przebieg pojazdu w kilometrach.

REKLAMA

Autopromocja

Zgodnie z art. 86 a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), ewidencja przebiegu pojazdu z założenia powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  3. stan licznika pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  4. wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu w tym: kolejny numer, datę i cel, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
  5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kiedy należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów?

Ewidencja przebiegu pojazdów wymagana jest w dwóch podstawowych sytuacjach.

Po pierwsze, obowiązek jej prowadzenia będzie podstawą dla podatników, którzy użytkują samochód osobowy nie wprowadzony w środki trwałe przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą o PIT (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) art. 23 ust 1 pkt 46 - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów  poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego. Dotyczy to również samochodu stanowiącego prywatną własność osoby prowadzącej tą działalność, jednak ustawodawca określił, że w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

REKLAMA

Po drugie, ewidencja potrzebna będzie również przedsiębiorcom, którzy co prawda wprowadzili pojazd w środki trwałe przedsiębiorstwa, ale chcą skorzystać z pełnego odliczenia VAT. Zgodnie z art. 86 a ustawy o VAT (Ustawy podatek od towarów i usług), zasadą doliczeniową w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, kwota podatku naliczonego, która może obniżyć kwotę podatku należnego, stanowi 50 % kwot wynikających z faktur wydatkowych. Jednak zapis ten nie ma zastosowania, jeżeli pojazdy samochodowe wykorzystywane są wyłącznie do działlności gospodarczej podatnika. Jednym z warunków uznania pojazdów za wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jest natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwaga - obecnie na gruncie ustawy o PIT (art. 23b ust. 1) możliwe jest inne rozliczenie opłat związanych z pojazdami samochodowymi w przypadku umów leasingu, które spełnią ustawowe wymogi. W tej kwestii ustawodawca stwierdza, że opłaty ustalone w umowie leasingu, stanowią przychód finansującego oraz odpowiednio w konkretnych przypadkach koszt uzyskania przychodów korzystającego.

Jak działa kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdów pozwala określić maksymalną kwotę wydatków, która może podlegać odliczeniu. Oznacza to w uproszczeniu, że podatnik sporządza odpowiednio zestawienie przejechanych służbowo kilometrów i mnoży je razy stawkę ustawową za kilometr. Stawka za kilometr zależna jest w zasadzie od pojemności silnika pojazdu. Określa je aktualne Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W chwili obecnej maksymalne stawki dla samochodów osobowych to:

  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Kilometrówka nie jest podstawą do udowodnienia kosztów. Są nimi odpowiednie dokumenty potwierdzające i dokumentujące koszty (np. faktury).

Przykład praktyczny

Samochód nr. 1, o pojemności skokowej silnika 1600 cm3 w miesiącu wrześniu 2018 przejechał trasy służbowe: 1. 100 km, 2. 30 km, 3. 70 km. Wygenerował koszty w wysokości 150 zł.

Obliczenia:

Samochód przejechał 200 km, jego silnik to pojemność skokowa powyżej 900 cm3. Należy więc zastosować stawkę 0,8358 zł za 1 km.

200 * 0,8358 = 167,16 zł

Pojazd wygenerował odpowiednie koszty kwalifikowalne w wysokości 150 zł. Koszty w całości będą mogły być zaliczone do kosztów pojazdu – nie przekroczono maksymalnej kwoty 167,16 zł.

Podsumowanie i zmiany w przyszłości (zmiana ustaw w 2019 roku)

Bardzo ważne dla wszystkich podmiotów gospodarczych, które planują rozliczenie kosztów pojazdów w swoim przedsiębiorstwie, jest analizowanie oraz śledzenie aktualnych przepisów prawnych. W chwili obecnej dotyczy to nie tylko prawidłowych stawek za km oraz obowiązków zgłoszeniowych, ale również warto wziąć pod uwagę planowane zmiany prawne. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, reforma może wejść w życie już od 1 stycznia 2019 roku. Zmiany dotyczyć będą przede wszystkim podmiotów korzystających z usług takich jak leasing, najem pojazdu, czy dzierżawa. Skutki równie mocno mogą dosięgnąć również podmioty, wykorzystujące samochody osobowe wykorzystywane również do celów prywatnych (w zakresie podatków dochodowych).

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Jaka najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku? Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd proponuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

REKLAMA