REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z atutów firmowych pojazdów jest generowanie przez nich kosztów, które w wielu przypadkach mogą wpływać na zobowiązania podatkowe firm. W zależności od wybranego sposobu zakupu pojazdu, jego własności, a także planowanych sposobów i wysokości rozliczeń, odliczenia te będą różne. Jednym z dokumentów, które pojawiają się przy analizie możliwych odliczeń podatkowych przy użytku samochodu w firmie, jest tak zwana kilometrówka. Czym jest? Na jakich zasadach się ją prowadzi? I kto musi to robić?

Kilometrówka – czym jest?

Po pierwsze, warto określić czym jest kilometrówka. W uproszczeniu jest formalnym spisem kilometrów. Formalnie określona ustawowo, jako ewidencja przebiegu pojazdów. Wielu przedsiębiorców myśli, że jest to rodzaj obliczeń, rachunków czy operacji księgowych. Jest to błędne wrażenie i duży skrót myślowy. Ewidencja przebiegu pojazdów służy do ewidencji przebytego przez pojazd dystansu - niczego więcej. Należy w niej wpisywać wyłącznie przebieg pojazdu w kilometrach.

REKLAMA

Autopromocja

Zgodnie z art. 86 a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), ewidencja przebiegu pojazdu z założenia powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  3. stan licznika pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  4. wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu w tym: kolejny numer, datę i cel, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
  5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kiedy należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów?

Ewidencja przebiegu pojazdów wymagana jest w dwóch podstawowych sytuacjach.

Po pierwsze, obowiązek jej prowadzenia będzie podstawą dla podatników, którzy użytkują samochód osobowy nie wprowadzony w środki trwałe przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą o PIT (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) art. 23 ust 1 pkt 46 - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów  poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego. Dotyczy to również samochodu stanowiącego prywatną własność osoby prowadzącej tą działalność, jednak ustawodawca określił, że w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Po drugie, ewidencja potrzebna będzie również przedsiębiorcom, którzy co prawda wprowadzili pojazd w środki trwałe przedsiębiorstwa, ale chcą skorzystać z pełnego odliczenia VAT. Zgodnie z art. 86 a ustawy o VAT (Ustawy podatek od towarów i usług), zasadą doliczeniową w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, kwota podatku naliczonego, która może obniżyć kwotę podatku należnego, stanowi 50 % kwot wynikających z faktur wydatkowych. Jednak zapis ten nie ma zastosowania, jeżeli pojazdy samochodowe wykorzystywane są wyłącznie do działlności gospodarczej podatnika. Jednym z warunków uznania pojazdów za wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jest natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwaga - obecnie na gruncie ustawy o PIT (art. 23b ust. 1) możliwe jest inne rozliczenie opłat związanych z pojazdami samochodowymi w przypadku umów leasingu, które spełnią ustawowe wymogi. W tej kwestii ustawodawca stwierdza, że opłaty ustalone w umowie leasingu, stanowią przychód finansującego oraz odpowiednio w konkretnych przypadkach koszt uzyskania przychodów korzystającego.

Jak działa kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdów pozwala określić maksymalną kwotę wydatków, która może podlegać odliczeniu. Oznacza to w uproszczeniu, że podatnik sporządza odpowiednio zestawienie przejechanych służbowo kilometrów i mnoży je razy stawkę ustawową za kilometr. Stawka za kilometr zależna jest w zasadzie od pojemności silnika pojazdu. Określa je aktualne Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W chwili obecnej maksymalne stawki dla samochodów osobowych to:

  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Kilometrówka nie jest podstawą do udowodnienia kosztów. Są nimi odpowiednie dokumenty potwierdzające i dokumentujące koszty (np. faktury).

Przykład praktyczny

Samochód nr. 1, o pojemności skokowej silnika 1600 cm3 w miesiącu wrześniu 2018 przejechał trasy służbowe: 1. 100 km, 2. 30 km, 3. 70 km. Wygenerował koszty w wysokości 150 zł.

Obliczenia:

Samochód przejechał 200 km, jego silnik to pojemność skokowa powyżej 900 cm3. Należy więc zastosować stawkę 0,8358 zł za 1 km.

200 * 0,8358 = 167,16 zł

Pojazd wygenerował odpowiednie koszty kwalifikowalne w wysokości 150 zł. Koszty w całości będą mogły być zaliczone do kosztów pojazdu – nie przekroczono maksymalnej kwoty 167,16 zł.

Podsumowanie i zmiany w przyszłości (zmiana ustaw w 2019 roku)

Bardzo ważne dla wszystkich podmiotów gospodarczych, które planują rozliczenie kosztów pojazdów w swoim przedsiębiorstwie, jest analizowanie oraz śledzenie aktualnych przepisów prawnych. W chwili obecnej dotyczy to nie tylko prawidłowych stawek za km oraz obowiązków zgłoszeniowych, ale również warto wziąć pod uwagę planowane zmiany prawne. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, reforma może wejść w życie już od 1 stycznia 2019 roku. Zmiany dotyczyć będą przede wszystkim podmiotów korzystających z usług takich jak leasing, najem pojazdu, czy dzierżawa. Skutki równie mocno mogą dosięgnąć również podmioty, wykorzystujące samochody osobowe wykorzystywane również do celów prywatnych (w zakresie podatków dochodowych).

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA