REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z atutów firmowych pojazdów jest generowanie przez nich kosztów, które w wielu przypadkach mogą wpływać na zobowiązania podatkowe firm. W zależności od wybranego sposobu zakupu pojazdu, jego własności, a także planowanych sposobów i wysokości rozliczeń, odliczenia te będą różne. Jednym z dokumentów, które pojawiają się przy analizie możliwych odliczeń podatkowych przy użytku samochodu w firmie, jest tak zwana kilometrówka. Czym jest? Na jakich zasadach się ją prowadzi? I kto musi to robić?

Kilometrówka – czym jest?

Po pierwsze, warto określić czym jest kilometrówka. W uproszczeniu jest formalnym spisem kilometrów. Formalnie określona ustawowo, jako ewidencja przebiegu pojazdów. Wielu przedsiębiorców myśli, że jest to rodzaj obliczeń, rachunków czy operacji księgowych. Jest to błędne wrażenie i duży skrót myślowy. Ewidencja przebiegu pojazdów służy do ewidencji przebytego przez pojazd dystansu - niczego więcej. Należy w niej wpisywać wyłącznie przebieg pojazdu w kilometrach.

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z art. 86 a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), ewidencja przebiegu pojazdu z założenia powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  3. stan licznika pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  4. wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu w tym: kolejny numer, datę i cel, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
  5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kiedy należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów?

Ewidencja przebiegu pojazdów wymagana jest w dwóch podstawowych sytuacjach.

Po pierwsze, obowiązek jej prowadzenia będzie podstawą dla podatników, którzy użytkują samochód osobowy nie wprowadzony w środki trwałe przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą o PIT (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) art. 23 ust 1 pkt 46 - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów  poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego. Dotyczy to również samochodu stanowiącego prywatną własność osoby prowadzącej tą działalność, jednak ustawodawca określił, że w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

REKLAMA

Po drugie, ewidencja potrzebna będzie również przedsiębiorcom, którzy co prawda wprowadzili pojazd w środki trwałe przedsiębiorstwa, ale chcą skorzystać z pełnego odliczenia VAT. Zgodnie z art. 86 a ustawy o VAT (Ustawy podatek od towarów i usług), zasadą doliczeniową w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, kwota podatku naliczonego, która może obniżyć kwotę podatku należnego, stanowi 50 % kwot wynikających z faktur wydatkowych. Jednak zapis ten nie ma zastosowania, jeżeli pojazdy samochodowe wykorzystywane są wyłącznie do działlności gospodarczej podatnika. Jednym z warunków uznania pojazdów za wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jest natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwaga - obecnie na gruncie ustawy o PIT (art. 23b ust. 1) możliwe jest inne rozliczenie opłat związanych z pojazdami samochodowymi w przypadku umów leasingu, które spełnią ustawowe wymogi. W tej kwestii ustawodawca stwierdza, że opłaty ustalone w umowie leasingu, stanowią przychód finansującego oraz odpowiednio w konkretnych przypadkach koszt uzyskania przychodów korzystającego.

Jak działa kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdów pozwala określić maksymalną kwotę wydatków, która może podlegać odliczeniu. Oznacza to w uproszczeniu, że podatnik sporządza odpowiednio zestawienie przejechanych służbowo kilometrów i mnoży je razy stawkę ustawową za kilometr. Stawka za kilometr zależna jest w zasadzie od pojemności silnika pojazdu. Określa je aktualne Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W chwili obecnej maksymalne stawki dla samochodów osobowych to:

  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Kilometrówka nie jest podstawą do udowodnienia kosztów. Są nimi odpowiednie dokumenty potwierdzające i dokumentujące koszty (np. faktury).

Przykład praktyczny

Samochód nr. 1, o pojemności skokowej silnika 1600 cm3 w miesiącu wrześniu 2018 przejechał trasy służbowe: 1. 100 km, 2. 30 km, 3. 70 km. Wygenerował koszty w wysokości 150 zł.

Obliczenia:

Samochód przejechał 200 km, jego silnik to pojemność skokowa powyżej 900 cm3. Należy więc zastosować stawkę 0,8358 zł za 1 km.

200 * 0,8358 = 167,16 zł

Pojazd wygenerował odpowiednie koszty kwalifikowalne w wysokości 150 zł. Koszty w całości będą mogły być zaliczone do kosztów pojazdu – nie przekroczono maksymalnej kwoty 167,16 zł.

Podsumowanie i zmiany w przyszłości (zmiana ustaw w 2019 roku)

Bardzo ważne dla wszystkich podmiotów gospodarczych, które planują rozliczenie kosztów pojazdów w swoim przedsiębiorstwie, jest analizowanie oraz śledzenie aktualnych przepisów prawnych. W chwili obecnej dotyczy to nie tylko prawidłowych stawek za km oraz obowiązków zgłoszeniowych, ale również warto wziąć pod uwagę planowane zmiany prawne. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, reforma może wejść w życie już od 1 stycznia 2019 roku. Zmiany dotyczyć będą przede wszystkim podmiotów korzystających z usług takich jak leasing, najem pojazdu, czy dzierżawa. Skutki równie mocno mogą dosięgnąć również podmioty, wykorzystujące samochody osobowe wykorzystywane również do celów prywatnych (w zakresie podatków dochodowych).

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA