REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?
Ewidencja przebiegu pojazdu - czym jest i kogo dotyczy kilometrówka?

REKLAMA

REKLAMA

Jednym z atutów firmowych pojazdów jest generowanie przez nich kosztów, które w wielu przypadkach mogą wpływać na zobowiązania podatkowe firm. W zależności od wybranego sposobu zakupu pojazdu, jego własności, a także planowanych sposobów i wysokości rozliczeń, odliczenia te będą różne. Jednym z dokumentów, które pojawiają się przy analizie możliwych odliczeń podatkowych przy użytku samochodu w firmie, jest tak zwana kilometrówka. Czym jest? Na jakich zasadach się ją prowadzi? I kto musi to robić?

Kilometrówka – czym jest?

Po pierwsze, warto określić czym jest kilometrówka. W uproszczeniu jest formalnym spisem kilometrów. Formalnie określona ustawowo, jako ewidencja przebiegu pojazdów. Wielu przedsiębiorców myśli, że jest to rodzaj obliczeń, rachunków czy operacji księgowych. Jest to błędne wrażenie i duży skrót myślowy. Ewidencja przebiegu pojazdów służy do ewidencji przebytego przez pojazd dystansu - niczego więcej. Należy w niej wpisywać wyłącznie przebieg pojazdu w kilometrach.

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z art. 86 a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), ewidencja przebiegu pojazdu z założenia powinna zawierać:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  3. stan licznika pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  4. wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu w tym: kolejny numer, datę i cel, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
  5. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kiedy należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów?

Ewidencja przebiegu pojazdów wymagana jest w dwóch podstawowych sytuacjach.

Po pierwsze, obowiązek jej prowadzenia będzie podstawą dla podatników, którzy użytkują samochód osobowy nie wprowadzony w środki trwałe przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą o PIT (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych) art. 23 ust 1 pkt 46 - nie uważa się za koszty uzyskania przychodów  poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego. Dotyczy to również samochodu stanowiącego prywatną własność osoby prowadzącej tą działalność, jednak ustawodawca określił, że w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

REKLAMA

Po drugie, ewidencja potrzebna będzie również przedsiębiorcom, którzy co prawda wprowadzili pojazd w środki trwałe przedsiębiorstwa, ale chcą skorzystać z pełnego odliczenia VAT. Zgodnie z art. 86 a ustawy o VAT (Ustawy podatek od towarów i usług), zasadą doliczeniową w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, kwota podatku naliczonego, która może obniżyć kwotę podatku należnego, stanowi 50 % kwot wynikających z faktur wydatkowych. Jednak zapis ten nie ma zastosowania, jeżeli pojazdy samochodowe wykorzystywane są wyłącznie do działlności gospodarczej podatnika. Jednym z warunków uznania pojazdów za wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jest natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwaga - obecnie na gruncie ustawy o PIT (art. 23b ust. 1) możliwe jest inne rozliczenie opłat związanych z pojazdami samochodowymi w przypadku umów leasingu, które spełnią ustawowe wymogi. W tej kwestii ustawodawca stwierdza, że opłaty ustalone w umowie leasingu, stanowią przychód finansującego oraz odpowiednio w konkretnych przypadkach koszt uzyskania przychodów korzystającego.

Jak działa kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdów pozwala określić maksymalną kwotę wydatków, która może podlegać odliczeniu. Oznacza to w uproszczeniu, że podatnik sporządza odpowiednio zestawienie przejechanych służbowo kilometrów i mnoży je razy stawkę ustawową za kilometr. Stawka za kilometr zależna jest w zasadzie od pojemności silnika pojazdu. Określa je aktualne Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W chwili obecnej maksymalne stawki dla samochodów osobowych to:

  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Kilometrówka nie jest podstawą do udowodnienia kosztów. Są nimi odpowiednie dokumenty potwierdzające i dokumentujące koszty (np. faktury).

Przykład praktyczny

Samochód nr. 1, o pojemności skokowej silnika 1600 cm3 w miesiącu wrześniu 2018 przejechał trasy służbowe: 1. 100 km, 2. 30 km, 3. 70 km. Wygenerował koszty w wysokości 150 zł.

Obliczenia:

Samochód przejechał 200 km, jego silnik to pojemność skokowa powyżej 900 cm3. Należy więc zastosować stawkę 0,8358 zł za 1 km.

200 * 0,8358 = 167,16 zł

Pojazd wygenerował odpowiednie koszty kwalifikowalne w wysokości 150 zł. Koszty w całości będą mogły być zaliczone do kosztów pojazdu – nie przekroczono maksymalnej kwoty 167,16 zł.

Podsumowanie i zmiany w przyszłości (zmiana ustaw w 2019 roku)

Bardzo ważne dla wszystkich podmiotów gospodarczych, które planują rozliczenie kosztów pojazdów w swoim przedsiębiorstwie, jest analizowanie oraz śledzenie aktualnych przepisów prawnych. W chwili obecnej dotyczy to nie tylko prawidłowych stawek za km oraz obowiązków zgłoszeniowych, ale również warto wziąć pod uwagę planowane zmiany prawne. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, reforma może wejść w życie już od 1 stycznia 2019 roku. Zmiany dotyczyć będą przede wszystkim podmiotów korzystających z usług takich jak leasing, najem pojazdu, czy dzierżawa. Skutki równie mocno mogą dosięgnąć również podmioty, wykorzystujące samochody osobowe wykorzystywane również do celów prywatnych (w zakresie podatków dochodowych).

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA