PKPiR 2025: wyższy limit przychodów i zmiany w rozporządzeniu dot. księgi przychodów i rozchodów

• Kasowy PIT od 2025 roku. Minister Finansów: konieczne są też zmiany w pkpir
• Co się zmieni w podatkowej księdze przychodów i rozchodów od 2025 roku
• Zmiany w Objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów
• Termin wejścia w życie zmian w rozporządzeniu dot. prowadzenia pkpir
• Nowy limit przychodów dla prowadzenia pkpir od 2025 roku
• KPiR 2025. Które przychody trzeba uwzględnić licząc limit

Obowiązujące obecnie zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) są określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r., poz. 2544). Omawiana nowelizacja zmienia przepisy tego rozporządzenia.

Kasowy PIT od 2025 roku. Minister Finansów: konieczne są też zmiany w pkpir

Od 2025 roku (na mocy ustawy z 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. poz. 1593) istnieje w przepisach możliwość stosowania przez niektórych przedsiębiorców (podatników PIT i ryczałtu) kasowej metody rozliczania podatku PIT (zarówno przychodów, jak i kosztów uzyskania przychodów). Więcej na temat tej metody obliczania podatku PIT w poniższych artykułach:

W związku z ww. nowelizacją wdrażającą przepisy dot. kasowej metody rozliczania przychodów i kosztów uzyskania przychodów, konieczna jest – zdaniem Ministra Finansów - zmiana rozporządzenia dotyczącego prowadzenia pkpir.  

Co się zmieni w podatkowej księdze przychodów i rozchodów od 2025 roku

Prześledźmy zatem jakie przepisy zmieniły się od 1 stycznia 2025 r. w rozporządzeniu z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zakup towaru handlowego

W § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir dodany został ust. 5 w brzmieniu: „Zapisów w księdze na podstawie opisu, o którym mowa w ust. 2, lub specyfikacji dostawcy, o której mowa w ust. 4, dokonuje się z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym.”. 

Paragraf 15 ust. 2 stanowi, że zakup m.in. towaru handlowego dokumentowany fakturami dostawców, który został przyjęty do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, powinien być opisany w dowodzie wewnętrznym. Następnie na podstawie tego dowodu wartość zakupionego towaru wpisuje się do księgi przychodów i rozchodów.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że rozporządzenie ma niższą rangę niż ustawa, co oznacza, że zapisu w księdze można dokonać, gdy jest to zgodne z ustawą PIT, w tym między innymi z art. 22 ustawy PIT, w szczególności ust. 4a i 4b (które dotyczą kasowego PIT). Tak stanowi między innymi obowiązujący § 16 ust. 2 rozporządzenia. 
Zasadę tę potwierdzać będzie więc także dodawany ust. 5 w § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir. Podobnie, w przypadku dokumentowania zakupu m.in. towaru handlowego, specyfikacją dostawcy (§ 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir  pkpir).

W § 16 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir - w ust. 1 na końcu, dodaje się wyrazy „z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym”. Przepis ten stanowi, że zakup towaru jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jak wyjaśnia resort finansów, analogicznie jak wyżej opisana zmiana w § 15, zmiana § 16 ust. 1 oznacza, że zakup ten będzie wpisywany, jeżeli pozwalają na to przepisy art. 22 ustawy PIT, w tym w szczególności art. 22 ust. 4a i 4b, który zezwala potrącić dany koszt po dokonaniu zapłaty.

Spis z natury

W § 26 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir ustęp 5 otrzymał od 1 stycznia 2025 r. następujące brzmienie: 
„5. Wartość spisu z natury, wycenionego zgodnie z ust. 1–4 i 8, pomniejsza się o: 
1) kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów było związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów objętych tym spisem; pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady objęte tym spisem; 
2) koszty uzyskania przychodów poniesione na nabycie towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów objętych tym spisem, w części, w jakiej zobowiązanie z tytułu tego nabycia nie zostało uregulowane i w związku z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym koszty te nie zostały potrącone.”; 

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że mamy do czynienia ze zmianą ustępu 5 w § 26 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir, dotyczącego pomniejszenia wycenionej wartości spisu z natury. 
Ustęp 5 (w pkt 1) rozstrzyga już o pomniejszeniu wartości spisu z natury, o kwotę, którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody na podstawie art. 22p ustawy PIT.

Natomiast dodawany przepis § 26 ust. 5 pkt 2, stanowi o potrzebie uwzględnienia zasady potrącalności kosztów uzyskania przychodów, stosowanych przy metodzie kasowej rozliczania przychodów i kosztów uzyskania przychodów. Zasada ta przewiduje pomniejszenie spisu z natury o poniesione koszty uzyskania przychodów z tytułu nabycia m.in. towarów handlowych objętych spisem z natury, w części, w jakiej zobowiązanie z tytułu tego nabycia nie zostało uregulowane i w związku z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy PIT koszty te nie zostały potrącone. 
Wskazany przepis art. 22 ust. 4a ustawy PIT rozstrzyga o możliwości potrącania kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku stosowania metody kasowej, w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu. Zaś przepis art. 22 ust. 4b ustawy PIT określa, że jeżeli uregulowanie następuje po likwidacji działalności gospodarczej albo zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania, to koszty są potrącane w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności gospodarczej lub zmianą formy opodatkowania.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów (w uzasadnieniu omawianej nowelizacji), oznacza to, że podatnicy, którzy wybiorą metodę kasową rozliczania przychodów i kosztów, będą mogli potrącić koszty z tytułu zobowiązań na rzecz innego przedsiębiorcy, dopiero po ich uregulowaniu. Nieopłacone zobowiązania, nie będą mogły być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszty uzyskania przychodów. 
Przykładowo, przyjęcie towaru handlowego będzie mogło być zaksięgowane dopiero po uregulowaniu należności za ten towar. Natomiast spisem z natury będą objęte również towary, których zakup nie został opłacony. Dodawany przepis pozwoli na pomniejszenie wartości spisu z natury o wartość m.in. towarów handlowych, ujętych w tym spisie, a które w danym roku podatkowym nie zostały zaksięgowane (z uwagi na zastosowanie art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy PIT).

Zmiany w Objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Załącznik nr 1

W załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie pkpir, w Objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów: 
a) w ust. 3 dodaje się zdanie drugie w brzmieniu: „W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o podatku dochodowym, lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym w kolumnie tej należy wpisać datę powstania przychodu określoną zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o podatku dochodowym lub datę potrącenia kosztu uzyskania przychodu określoną zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym.”, 

b) w ust. 4 dodaje się zdanie trzecie w brzmieniu: „W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o podatku dochodowym, lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym w kolumnie tej należy wpisać numer faktury dokumentującej przychód, który powstaje w dacie określonej zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o podatku dochodowym, lub numer faktury lub innego dowodu dokumentujących poniesienie kosztu potrącanego zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym.”, 

c) w ust. 18 wyrazy „25 000 euro” zastępuje się wyrazami „200 000 euro”.

Ta ostatnia zmiana ta koresponduje z art. 21 ust. 1b ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776, z późn. zm.), zgodnie z którym z kwartalnego sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych mogą korzystać m.in. podatnicy, których otrzymane przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki – w roku poprzedzającym rok podatkowy – nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 200 000 euro.

Załącznik nr 2

W załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie pkpir, w Objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą: 
a) w ust. 2 dodaje się zdanie drugie w brzmieniu: „W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o podatku dochodowym, lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym w kolumnie tej należy wpisać datę powstania przychodu określoną zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o podatku dochodowym lub datę potrącenia kosztu uzyskania przychodu określoną zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym.”, 
b) w ust. 3 dodaje się zdanie trzecie w brzmieniu: „W przypadku przychodów rozliczanych metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o podatku dochodowym, lub kosztów uzyskania przychodów potrącanych zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym w kolumnie tej należy wpisać numer faktury dokumentującej przychód, który powstaje w dacie określonej zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o podatku dochodowym, lub numer faktury lub innego dowodu dokumentujących poniesienie kosztu potrącanego zgodnie z art. 22 ust. 4a lub 4b ustawy o podatku dochodowym.”. 

Polecamy: Podatki 2025 (komplet)

Termin wejścia w życie zmian w rozporządzeniu dot. prowadzenia pkpir

Wyżej omówione zmiany weszły w życie - tak jak samo rozporządzenie - 1 stycznia 2025 r.

Nowy limit przychodów dla prowadzenia pkpir od 2025 roku

Przepis art. 24a ust. 1 ustawy o PIT stanowi, że osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, mają obowiązek prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe.

A w myśl art. 24a ust. 4 ustawy o PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli tzw. pełnej księgowości, czy pełnej rachunkowości) dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT (czyli z działalności gospodarczej), za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość w złotówkach kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.
Przedsiębiorcy, którzy nie osiągnęli takiego poziomu przychodów mogą nadal prowadzić pkpir.

Te przepisy o rachunkowości, do których odsyła ww. przepis to ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, która w art. 2 ust. 1 pkt 2 określa graniczną kwotę przychodów z poprzedniego roku obrotowego (do końca 2024 r. jest to limit 2.000.000,- euro), poniżej której można prowadzić pkpir, a powyżej której pojawia się obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Natomiast już dziś wiadomo, że od 1 stycznia 2025 r. ten limit wzrośnie do 2.500.000,- euro. Taką zmianę wprowadza ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw.

Na podstawie art. 24a ust. 6 ustawy o PIT (a także art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości) ww. limit wyrażony w euro trzeba przeliczyć się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy.

Średni kurs euro ogłoszony przez NBP w dniu 1 października 2024 r. (pierwszy dzień roboczy października 2024 r.) wyniósł 4,2846 zł i wg tego kursu trzeba ustalać ww. limit przychodów na 2025 rok (zob. Tabela kursów średnich walut NBP nr 191/A/NBP/2024 z  1 października 2024 r.).

A zatem limit dla prowadzenia ksiąg rachunkowych (a także dla pkpir) w 2025 roku wyniesie:
2.500.000,00 euro x 4,2846 zł = 10.711.500,- zł.

Dlatego też podatnicy, którzy nie uzyskali w 2024 roku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów w kwocie 10.711.500,- zł (lub wyższych) - mogą w 2025 roku prowadzić księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podatnicy, którzy osiągnęli albo przekroczyli ten (10.711.500,- zł) limit przychodów w 2024 roku mają obowiązek w 2025 roku prowadzić księgi rachunkowe wg ustawy o rachunkowości.

Warto też zwrócić uwagę, że wskutek ww. nowelizacji ustawy o rachunkowości (ustawa z 6 grudnia 2024 r.) - ujednolicono w tej ustawie pojęcie przychodów netto ze sprzedaży i usunięto z tego pojęcia kategorię przychodów z operacji finansowych. Zatem od 2025 roku limit dla prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy tylko przychodów netto ze sprzedaży ze sprzedaży towarów i produktów - przy czym jest to zastrzeżenie dla podmiotów objętych ustawą o rachunkowości.
Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że ten nowy próg (limit przychodów) ma zastosowanie po raz pierwszy do roku obrotowego rozpoczynającego się po dniu 31 grudnia 2024 r., przy czym na potrzeby ustalenia spełnienia warunku określonego w tych przepisach uwzględnia się przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 30a ustawy o rachunkowości osiągnięte w poprzednim roku obrotowym rozpoczynającym się po dniu 31 grudnia 2023 r.

KPiR 2025. Które przychody trzeba uwzględnić licząc limit

Jak już wspomniano wyżej obliczając swoje przychody aby porównać je z limitem dotyczącym pkpir trzeba wziąć pod uwagę przychody z działalności gospodarczej wymienione rodzajowo w art. 14 ustawy o PIT.

Katalog przychodów z działalności gospodarczej określony w tym przepisie jest obszerny. Przede wszystkim są to zwykłe przychody uzyskane ze sprzedaży towarów i usług. Trzeba tu liczyć kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Podatnicy VAT liczą swój przychód w kwotach netto, tj. bez należnego VAT.

Ponadto do przychodów z działalności gospodarczej należą między innymi:

1) przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych w działalności składników majątku, w tym np:
a) środków trwałych,
b) wartości niematerialnych i prawnych;
2) dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których, zgodnie z art. 22a–22o, dokonuje się odpisów amortyzacyjnych;
3) różnice kursowe;
4) otrzymane kary umowne;
5) odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością;
6) wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy;
7) wartość zwróconych wierzytelności, które zostały, odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów;
8) wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń;
9) przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą;
10) otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Tak więc do limitu należy wliczyć również przychody ze sprzedaży takich składników majątku trwałego firmy, jak np. nieruchomości i pojazdy oraz wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 listopada 2024 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dziennik Ustaw 2024 r. poz. 1744.

Podstawa prawna: Ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. z 2024 r. poz. 1863.

Źródło: Uzsadnienie projektu rozporządzenia Ministra Finansów zmieniającego rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów