REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

Meritoros
Kompleksowe usługi oursourcingu księgowości oraz kadr i płac
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczym dowodem będącym podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (w skrócie PKPiR) jest faktura VAT, w tym m.in. faktura VAT marża, faktura VAT RR, faktura VAT MP, dokument celny, rachunek, faktura korygująca czy nota korygująca. Niekiedy zdarza się jednak, że nie ma możliwości udokumentowania wydatku jednym z powyższych dowodów.

Praktycznymi przykładami mogą być:

REKLAMA

Autopromocja

- potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami,

- bilety za przejazdy PKP,

- bilety autobusowe,

- bilety lub paragony za parking,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP),

- zagraniczne paragony na zakup paliwa,

- pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet.

Niewątpliwie, każdy z tych wydatków należy rozpatrywać indywidualnie pod względem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, jak i prawa do odliczenia podatku VAT.

Cechy, jakie winien posiadać każdy dowód księgowy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Są to minimalne wymogi, jakie rozporządzenia stawia dowodom księgowym.

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać dwie podstawowe przesłanki: być poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów, oraz nie zostać wymienionym enumeratywnie w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), stanowiący katalog zamknięty.

Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych jest także odpowiednie udokumentowanie zdarzenia gospodarczego. Nie wszystkie bowiem dowody mogą być podstawą zapisów w PKPiR, a tym samym stanowić koszt w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne dowody zamieszczone w początkowej części artykułu, a także możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT.

Potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami

Bez najmniejszej wątpliwości można stwierdzić, iż potwierdzenie wniesienia opłaty za przejazd płatną autostradą nie posiada wszystkich cech, jakie posiada faktura VAT.

Jednakże rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wymienia listę dokumentów, które na potrzeby podatku VAT zrównane są z fakturą.

Między innymi rozporządzenie wymienia dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer kolejny i datę wystawienia,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

- kwotę należności wraz z podatkiem,

- kwotę podatku.

W przypadku, gdy dowód spełnia powyższe cechy, można zaliczyć jego wartość netto do kosztów uzyskania przychów, a kwotę podatku VAT odliczyć w miesiącu otrzymania dokumentu, lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Polecamy: Jak dokonać korekty deklaracji VAT

Bilety za przejazdy PKP

Bilety za przejazdy PKP, podobnie jak dowody za przejazd autostradą, utożsamia się z fakturą VAT. Rozporządzenie w przypadku tych wydatków określa cechy, jakie powinien mieć dowód je dokumentujący. Są to mianowicie:

- nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer i data wystawienia biletu,

- informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Rozporządzenie nakłada jeszcze jeden istotny warunek, na który w praktyce podatnicy często nie zwracają uwagi - bilety jednorazowe muszą uprawniać do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km.

W tym przypadku skutki podatkowe będę analogiczne jak przy opłatach za autostrady.


Bilety autobusowe

REKLAMA

Zakup biletów autobusowych przez podatnika czy też jego pracowników w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą niewątpliwie związanych jest z osiąganymi przez firmę przychodami. Jednak sam bilet może okazać się niewystarczający, aby w odpowiedni sposób udokumentować koszt, a tym samym zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Najlepszym rozwiązaniem jest zakup większej ilości biletów na fakturę. Dzięki temu organ podatkowy nie zakwestionuje tak udokumentowanego kosztu. Pozwoli to także na odliczenie podatku VAT z faktury.

W przypadku braku faktury, bilety można zaksięgować zbiorczo pod dowodem wewnętrznym. Taki bilet można zaopatrzyć pieczątką firmy, datą i podpisem osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku.   

Bilety lub paragony za parking

Możliwość zaliczenia biletów za parking do kosztów podatkowych wynika z rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt. 9, podstawą zapisów w księdze mogą być wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Wówczas podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Należy pamiętać, iż takie dokumenty powinny zostać zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Pomimo tego, że rozporządzenie nie wymienia paragonów fiskalnych będących podstawą zapisów w księdze, w mojej ocenie można je uznać za dokument potwierdzający poniesienie tego rodzaju kosztu. Zazwyczaj zawiera on bowiem więcej informacji, niż niejeden bilet parkingowy. Kosztem uzyskania przychodu będzie wysokość uiszczonej opłaty, a w przypadku paragonu – kwota brutto.

Paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP)

Paragony dokumentujące zakup drobnych artykułów biurowych, środków czystości czy też innych materiałów pomocniczych są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Prawo to wynika wprost z rozporządzenia w sprawie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na takich paragonach powinny się znaleźć data oraz podpis osoby dokonującej wydatku, np. pracownika. Kwota brutto wynikająca z dokumentu będzie stanowić koszt dla podatnika.

Zagraniczne paragony na zakup paliwa

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

W związku z tym, że kwota dowodu dokumentującego operację gospodarczą wyrażona jest w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia waluty obcej na polskie złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Podsumowując, wydatki na zakup paliwa udokumentowane zagranicznymi paragonami stanowią koszty uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet

Wyżej wspomniane rozporządzenie nie wskazuje wprost, czy winiety zagraniczne (paragony) są udokumentowane w sposób umożliwiający zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niewątpliwie, wydatki takie będą związane z osiąganymi przychodami, nie są też wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako wydatki wykluczone z kosztów. Jednak problemem może być sposób ich udokumentowania.

Jeżeli posiadany przez podatnika paragon, bilet czy inny dokument za przejazd autostradą posiada cechy pozwalające uznać go za fakturę, to może zostać zaliczony jako koszt uzyskania przychodów.

Takie stanowisko potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Olkuszu, sygnatura: PDF1_415_12_06-1. Winiety (paragony) należy zaksięgować pod dowodem wewnętrznym, do którego należy podpiąć ww. dokumenty. Podatnik powinien dokonać także przeliczenia waluty obcej na polskie złote.

Jak już wcześniej wspomniano, możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie można wiązać jedynie z przesłankami wynikającymi z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto więc zadbać, aby wydatek został odpowiednio udokumentowany, tak aby nie było jak najmniejszej wątpliwości, że może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ciężar dowodu co do zasadności zakwalifikowania poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu spoczywa zawsze na podatniku.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
VAT 2025: Kto może rozliczać się kwartalnie

Kurs euro z 1 października 2024 r., według którego jest ustalany limit sprzedaży decydujący o statusie małego podatnika w 2025 r. oraz prawie do rozliczeń kwartalnych przez spółki rozliczające się według estońskiego CIT wynosił 4,2846 zł za euro. Kto zatem może rozliczać VAT raz na 3 miesiące w bieżącym roku?

Skarbówka zabrała, sądy oddały: Przedsiębiorcy odzyskali 2,8 mld zł w sprawach o faktury

Tysiące firm niesłusznie oskarżonych o udział w oszustwach VAT w końcu wygrało walkę z fiskusem. W ciągu trzech lat sądy i organy odwoławcze uchyliły decyzje skarbówki na astronomiczną kwotę 2,8 mld zł! Czy to początek końca urzędniczej samowoli wobec przedsiębiorców?

Zleceniobiorca choruje albo miał wypadek przy pracy – jakie świadczenia mu przysługują. Czy obowiązuje okres wyczekiwania?

Umowa zlecenie to popularna forma zatrudnienia na rynku pracy. Chętnie korzystają z niej osoby, chcące skorzystać z dodatkowej formy „dorywczego” zatrudnienia i dorobić do podstawowej pensji czy studenci, którzy szukają większej swobody i elastyczności formy świadczenia pracy, aby móc pogodzić ją ze studiami. Dla niektórych umowa zlecenia jest jednak jedyną podstawą świadczenia pracy a tym samym jedynym tytułem podlegania pod ubezpieczenia. Wszystkie wymienione wyżej grupy różnią się przede wszystkim całościowym lub częściowym obowiązkiem oskładkowania przychodów uzyskiwanych z tego tytułu bądź brakiem takiego wymogu. Kwestia oskładkowania umów zlecenia implikuje natomiast ewentualne prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Czy w takim razie zleceniobiorca, który np. w pierwszym dniu świadczenia usług ulega wypadkowi podczas wykonywania zlecenia, może liczyć na wypłatę zasiłku z tego tytułu?

Mechanizm podzielonej płatności w VAT - kiedy jest obowiązkowy?

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT-u muszą w niektórych przypadkach liczyć się z dodatkowymi obowiązkami związanymi z tym podatkiem. Jednym z nich jest mechanizm podzielonej płatności (MPP), który można stosować dobrowolnie lub obligatoryjnie. Podpowiadamy, dla kogo MPP jest obowiązkowy, w jakich transakcjach się go stosuje i których towarów dotyczy.

REKLAMA

Likwidacja sp. z o.o. – jak to zrobić zgodnie z prawem, krok po kroku

Jakie są kluczowe etapy procesu likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Choć założenie spółki z o.o. jest stosunkowo proste, zakończenie jej działalności wymaga przejścia przez szereg formalności, które warto dokładnie poznać przed podjęciem decyzji o likwidacji. Przyczyn i podstaw likwidacji może być wiele, w poniższym tekście opisaliśmy sytuację, w której podstawą likwidacji będzie uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki.

Integracja z KSeF - jak zdążyć przed 2026 rokiem? 5 głównych problemów i rad, jak je rozwiązać. Dlaczego warto przystąpić do systemu jeszcze w okresie fakultatywnym

Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Zdaniem Moniki Zaród, Head of Innovation & Software Products w NTT DATA Business Solutions, to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie. Tym bardziej, że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymień można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Oto 5 kroków, które ułatwią firmom skuteczne przygotowanie się do KSeF i uniknąć problemów.

Cyberbezpieczeństwo: ile kosztuje zabezpieczenie danych w firmie. Przykłady: firma mała, średnia, duża

W obliczu rosnącego ryzyka cyberataków każda firma, niezależnie od wielkości, musi inwestować w odpowiednią ochronę danych i systemów informatycznych. Zagrożenia cybernetyczne stają się coraz bardziej zaawansowane, a ich skutki mogą być katastrofalne dla stabilności przedsiębiorstwa, zarówno w kontekście finansowym, jak i reputacyjnym. Bez odpowiednich zabezpieczeń, firmy są narażone na straty wynikające z utraty danych, złośliwego oprogramowania czy ataków ransomware. Eksperci z DNR Group pokazują na przykładach ile kosztuje w Polsce zabezpieczenie danych IT firm produkcyjnych.

Teraz kontrolerzy ZUS szczególnie upatrzyli sobie firmy z jednej branży, praktycznie żadna nie uniknie kontroli w najbliższym czasie. Co sprawdzają i dlaczego

W ciągu ostatniego roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wziął pod lupę polskie firmy transportowe i rozpoczął szczegółowe kontrole, które są odczuwalne przez branżę. Dla ekspertów nie jest to zaskoczeniem, bo to efekt rozpoznania przez ZUS trików stosowanych w firmach tej branży.

REKLAMA

Rząd szuka pieniędzy. Podatek cyfrowy coraz bliżej?

Ministerstwo Cyfryzacji pracuje nad nowym podatkiem, który miałby objąć duże korporacje technologiczne działające w Polsce. Wicepremier Krzysztof Gawkowski zapowiada, że koncepcja podatku cyfrowego zostanie przedstawiona w ciągu kilku miesięcy, a wpływy z niego mogą sięgnąć miliardów złotych. Pomysł budzi jednak kontrowersje.

Wspólne rozliczenie PIT małżonków w 2025 r. za 2024 rok – kto i jak może to zrobić. Korzyści, warunki, jaki formularz wypełnić

Wspólne rozliczenie rocznego zeznania podatkowego PIT przez małżonków jest ważną preferencją podatkową w podatku dochodowym od osób fizycznych, dostępną dla podatników opodatkowanych na zasadach ogólnych, tj. wg skali podatkowej. Rozliczenie wspólne jest korzystne zwłaszcza dla małżonków, których dochody roczne znacznie się różnią (znajdują się w różnych progach podatkowych), w tym w szczególności jeżeli jeden z małżonków nie osiągnął dochodu w danym roku. Kiedy małżonkowie mogą rozliczyć się wspólnie? Na czym polega wspólne rozliczenie PIT małżonków? Czy jest możliwe wspólne rozliczenie ze zmarłym małżonkiem, po rozwodzie i w separacji? Czy jest możliwe wspólne rozliczenie małżonków w przypadku uzyskiwania przychodów z najmu prywatnego, działalności rolniczej, kapitałów pieniężnych, działalności nierejestrowanej? Jakie formy opodatkowania wykluczają wspólne rozliczenie małżonków? Odpowiadamy na te wszystkie pytania.

REKLAMA