REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Meritoros
Kompleksowe usługi oursourcingu księgowości oraz kadr i płac
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczym dowodem będącym podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (w skrócie PKPiR) jest faktura VAT, w tym m.in. faktura VAT marża, faktura VAT RR, faktura VAT MP, dokument celny, rachunek, faktura korygująca czy nota korygująca. Niekiedy zdarza się jednak, że nie ma możliwości udokumentowania wydatku jednym z powyższych dowodów.

Praktycznymi przykładami mogą być:

REKLAMA

Autopromocja

- potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami,

- bilety za przejazdy PKP,

- bilety autobusowe,

- bilety lub paragony za parking,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP),

- zagraniczne paragony na zakup paliwa,

- pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet.

Niewątpliwie, każdy z tych wydatków należy rozpatrywać indywidualnie pod względem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, jak i prawa do odliczenia podatku VAT.

Cechy, jakie winien posiadać każdy dowód księgowy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Są to minimalne wymogi, jakie rozporządzenia stawia dowodom księgowym.

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać dwie podstawowe przesłanki: być poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów, oraz nie zostać wymienionym enumeratywnie w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), stanowiący katalog zamknięty.

Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych jest także odpowiednie udokumentowanie zdarzenia gospodarczego. Nie wszystkie bowiem dowody mogą być podstawą zapisów w PKPiR, a tym samym stanowić koszt w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne dowody zamieszczone w początkowej części artykułu, a także możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT.

Potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami

Bez najmniejszej wątpliwości można stwierdzić, iż potwierdzenie wniesienia opłaty za przejazd płatną autostradą nie posiada wszystkich cech, jakie posiada faktura VAT.

Jednakże rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wymienia listę dokumentów, które na potrzeby podatku VAT zrównane są z fakturą.

Między innymi rozporządzenie wymienia dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer kolejny i datę wystawienia,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

- kwotę należności wraz z podatkiem,

- kwotę podatku.

W przypadku, gdy dowód spełnia powyższe cechy, można zaliczyć jego wartość netto do kosztów uzyskania przychów, a kwotę podatku VAT odliczyć w miesiącu otrzymania dokumentu, lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Polecamy: Jak dokonać korekty deklaracji VAT

Bilety za przejazdy PKP

Bilety za przejazdy PKP, podobnie jak dowody za przejazd autostradą, utożsamia się z fakturą VAT. Rozporządzenie w przypadku tych wydatków określa cechy, jakie powinien mieć dowód je dokumentujący. Są to mianowicie:

- nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer i data wystawienia biletu,

- informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Rozporządzenie nakłada jeszcze jeden istotny warunek, na który w praktyce podatnicy często nie zwracają uwagi - bilety jednorazowe muszą uprawniać do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km.

W tym przypadku skutki podatkowe będę analogiczne jak przy opłatach za autostrady.


Bilety autobusowe

Zakup biletów autobusowych przez podatnika czy też jego pracowników w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą niewątpliwie związanych jest z osiąganymi przez firmę przychodami. Jednak sam bilet może okazać się niewystarczający, aby w odpowiedni sposób udokumentować koszt, a tym samym zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Najlepszym rozwiązaniem jest zakup większej ilości biletów na fakturę. Dzięki temu organ podatkowy nie zakwestionuje tak udokumentowanego kosztu. Pozwoli to także na odliczenie podatku VAT z faktury.

W przypadku braku faktury, bilety można zaksięgować zbiorczo pod dowodem wewnętrznym. Taki bilet można zaopatrzyć pieczątką firmy, datą i podpisem osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku.   

Bilety lub paragony za parking

Możliwość zaliczenia biletów za parking do kosztów podatkowych wynika z rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt. 9, podstawą zapisów w księdze mogą być wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Wówczas podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Należy pamiętać, iż takie dokumenty powinny zostać zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Pomimo tego, że rozporządzenie nie wymienia paragonów fiskalnych będących podstawą zapisów w księdze, w mojej ocenie można je uznać za dokument potwierdzający poniesienie tego rodzaju kosztu. Zazwyczaj zawiera on bowiem więcej informacji, niż niejeden bilet parkingowy. Kosztem uzyskania przychodu będzie wysokość uiszczonej opłaty, a w przypadku paragonu – kwota brutto.

Paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP)

Paragony dokumentujące zakup drobnych artykułów biurowych, środków czystości czy też innych materiałów pomocniczych są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Prawo to wynika wprost z rozporządzenia w sprawie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na takich paragonach powinny się znaleźć data oraz podpis osoby dokonującej wydatku, np. pracownika. Kwota brutto wynikająca z dokumentu będzie stanowić koszt dla podatnika.

Zagraniczne paragony na zakup paliwa

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

W związku z tym, że kwota dowodu dokumentującego operację gospodarczą wyrażona jest w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia waluty obcej na polskie złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Podsumowując, wydatki na zakup paliwa udokumentowane zagranicznymi paragonami stanowią koszty uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet

Wyżej wspomniane rozporządzenie nie wskazuje wprost, czy winiety zagraniczne (paragony) są udokumentowane w sposób umożliwiający zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niewątpliwie, wydatki takie będą związane z osiąganymi przychodami, nie są też wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako wydatki wykluczone z kosztów. Jednak problemem może być sposób ich udokumentowania.

Jeżeli posiadany przez podatnika paragon, bilet czy inny dokument za przejazd autostradą posiada cechy pozwalające uznać go za fakturę, to może zostać zaliczony jako koszt uzyskania przychodów.

Takie stanowisko potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Olkuszu, sygnatura: PDF1_415_12_06-1. Winiety (paragony) należy zaksięgować pod dowodem wewnętrznym, do którego należy podpiąć ww. dokumenty. Podatnik powinien dokonać także przeliczenia waluty obcej na polskie złote.

Jak już wcześniej wspomniano, możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie można wiązać jedynie z przesłankami wynikającymi z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto więc zadbać, aby wydatek został odpowiednio udokumentowany, tak aby nie było jak najmniejszej wątpliwości, że może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ciężar dowodu co do zasadności zakwalifikowania poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu spoczywa zawsze na podatniku.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram MF. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF - czy będzie kolejne przesunięcie terminów? Kiedy nowelizacja ustawy o VAT? Minister finansów odpowiada

Ministerstwo Finansów dość wolno prowadzi prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o VAT dotyczącą wdrożenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od listopada zeszłego roku - kiedy to zakończyły się konsultacje projektu - nie widać żadnych postępów. Jeden z posłów zapytał ministra finansów o aktualny harmonogram prac legislacyjnych w tym zakresie a także czy minister ma zamiar przesunięcia terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF? W dniu 31 marca 2025 r. minister finansów odpowiedział na te pytania.

Jak przełożyć termin płatności składek do ZUS? Skutki odroczenia: Podwójna składka w przyszłości i opłata prolongacyjna

Przedsiębiorcy, którzy mają przejściowe turbulencje płynności finansowej mogą starać się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych o odroczenie (przesunięcie w czasie) terminu płatności składek. Taka decyzja ZUS pozwala zmniejszyć na pewien czas bieżące obciążenia i utrzymać płynność finansową. Od przesuniętych płatności nie płaci się odsetek ale opłatę prolongacyjną.

Czas na e-fakturowanie. System obsługujący KSeF powinien skutecznie chronić przed cyberzagrożeniami, jak to zrobić

KSeF to krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych, ale jego wdrożenie wiąże się z nowymi wyzwaniami, zwłaszcza w obszarze bezpieczeństwa. Firmy powinny już teraz zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i przygotować swoje systemy IT na nową rzeczywistość e-fakturowania.

Prokurent czy pełnomocnik? Różne podejście w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako osoba prawna, działa przez swoje organy. Za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie odpowiedzialny jest zarząd. Mnogość obowiązków w firmie może jednak sprawić, że członkowie zarządu będą potrzebowali pomocy.

REKLAMA

Nie trzeba będzie składać wniosku o stwierdzenie nadpłaty po korekcie deklaracji podatkowej. Od 2026 r. zmiany w ordynacji podatkowej

Trwają prace legislacyjne nad zmianami w ordynacji podatkowej. W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. a jedną z nich jest zniesienie wymogu składania wniosku o stwierdzenie nadpłaty w przypadku, gdy nadpłata wynika ze skorygowanego zeznania podatkowego (deklaracji).

Dodatkowe dane w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych od 2026 r. Jest projekt nowego rozporządzenia ministra finansów

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek przesyłania JPK_V7M/K - będą musieli prowadzić te księgi w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Te elektroniczne księgi rachunkowe będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w ustrukturyzowanej formie (pliki JPK) od 2027 roku. Na początku kwietnia 2025 r. Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - podlegające przekazaniu w formie elektronicznej na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozporządzenie to zacznie obowiązywać także od 1 stycznia 2026 r.

REKLAMA