REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Meritoros
Kompleksowe usługi oursourcingu księgowości oraz kadr i płac
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczym dowodem będącym podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (w skrócie PKPiR) jest faktura VAT, w tym m.in. faktura VAT marża, faktura VAT RR, faktura VAT MP, dokument celny, rachunek, faktura korygująca czy nota korygująca. Niekiedy zdarza się jednak, że nie ma możliwości udokumentowania wydatku jednym z powyższych dowodów.

Praktycznymi przykładami mogą być:

REKLAMA

REKLAMA

- potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami,

- bilety za przejazdy PKP,

- bilety autobusowe,

REKLAMA

- bilety lub paragony za parking,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP),

- zagraniczne paragony na zakup paliwa,

- pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet.

Niewątpliwie, każdy z tych wydatków należy rozpatrywać indywidualnie pod względem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, jak i prawa do odliczenia podatku VAT.

Cechy, jakie winien posiadać każdy dowód księgowy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Są to minimalne wymogi, jakie rozporządzenia stawia dowodom księgowym.

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać dwie podstawowe przesłanki: być poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów, oraz nie zostać wymienionym enumeratywnie w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), stanowiący katalog zamknięty.

Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych jest także odpowiednie udokumentowanie zdarzenia gospodarczego. Nie wszystkie bowiem dowody mogą być podstawą zapisów w PKPiR, a tym samym stanowić koszt w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne dowody zamieszczone w początkowej części artykułu, a także możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT.

Potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami

Bez najmniejszej wątpliwości można stwierdzić, iż potwierdzenie wniesienia opłaty za przejazd płatną autostradą nie posiada wszystkich cech, jakie posiada faktura VAT.

Jednakże rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wymienia listę dokumentów, które na potrzeby podatku VAT zrównane są z fakturą.

Między innymi rozporządzenie wymienia dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer kolejny i datę wystawienia,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

- kwotę należności wraz z podatkiem,

- kwotę podatku.

W przypadku, gdy dowód spełnia powyższe cechy, można zaliczyć jego wartość netto do kosztów uzyskania przychów, a kwotę podatku VAT odliczyć w miesiącu otrzymania dokumentu, lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Polecamy: Jak dokonać korekty deklaracji VAT

Bilety za przejazdy PKP

Bilety za przejazdy PKP, podobnie jak dowody za przejazd autostradą, utożsamia się z fakturą VAT. Rozporządzenie w przypadku tych wydatków określa cechy, jakie powinien mieć dowód je dokumentujący. Są to mianowicie:

- nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer i data wystawienia biletu,

- informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Rozporządzenie nakłada jeszcze jeden istotny warunek, na który w praktyce podatnicy często nie zwracają uwagi - bilety jednorazowe muszą uprawniać do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km.

W tym przypadku skutki podatkowe będę analogiczne jak przy opłatach za autostrady.


Bilety autobusowe

Zakup biletów autobusowych przez podatnika czy też jego pracowników w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą niewątpliwie związanych jest z osiąganymi przez firmę przychodami. Jednak sam bilet może okazać się niewystarczający, aby w odpowiedni sposób udokumentować koszt, a tym samym zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Najlepszym rozwiązaniem jest zakup większej ilości biletów na fakturę. Dzięki temu organ podatkowy nie zakwestionuje tak udokumentowanego kosztu. Pozwoli to także na odliczenie podatku VAT z faktury.

W przypadku braku faktury, bilety można zaksięgować zbiorczo pod dowodem wewnętrznym. Taki bilet można zaopatrzyć pieczątką firmy, datą i podpisem osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku.   

Bilety lub paragony za parking

Możliwość zaliczenia biletów za parking do kosztów podatkowych wynika z rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt. 9, podstawą zapisów w księdze mogą być wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Wówczas podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Należy pamiętać, iż takie dokumenty powinny zostać zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Pomimo tego, że rozporządzenie nie wymienia paragonów fiskalnych będących podstawą zapisów w księdze, w mojej ocenie można je uznać za dokument potwierdzający poniesienie tego rodzaju kosztu. Zazwyczaj zawiera on bowiem więcej informacji, niż niejeden bilet parkingowy. Kosztem uzyskania przychodu będzie wysokość uiszczonej opłaty, a w przypadku paragonu – kwota brutto.

Paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP)

Paragony dokumentujące zakup drobnych artykułów biurowych, środków czystości czy też innych materiałów pomocniczych są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Prawo to wynika wprost z rozporządzenia w sprawie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na takich paragonach powinny się znaleźć data oraz podpis osoby dokonującej wydatku, np. pracownika. Kwota brutto wynikająca z dokumentu będzie stanowić koszt dla podatnika.

Zagraniczne paragony na zakup paliwa

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

W związku z tym, że kwota dowodu dokumentującego operację gospodarczą wyrażona jest w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia waluty obcej na polskie złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Podsumowując, wydatki na zakup paliwa udokumentowane zagranicznymi paragonami stanowią koszty uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet

Wyżej wspomniane rozporządzenie nie wskazuje wprost, czy winiety zagraniczne (paragony) są udokumentowane w sposób umożliwiający zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niewątpliwie, wydatki takie będą związane z osiąganymi przychodami, nie są też wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako wydatki wykluczone z kosztów. Jednak problemem może być sposób ich udokumentowania.

Jeżeli posiadany przez podatnika paragon, bilet czy inny dokument za przejazd autostradą posiada cechy pozwalające uznać go za fakturę, to może zostać zaliczony jako koszt uzyskania przychodów.

Takie stanowisko potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Olkuszu, sygnatura: PDF1_415_12_06-1. Winiety (paragony) należy zaksięgować pod dowodem wewnętrznym, do którego należy podpiąć ww. dokumenty. Podatnik powinien dokonać także przeliczenia waluty obcej na polskie złote.

Jak już wcześniej wspomniano, możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie można wiązać jedynie z przesłankami wynikającymi z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto więc zadbać, aby wydatek został odpowiednio udokumentowany, tak aby nie było jak najmniejszej wątpliwości, że może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ciężar dowodu co do zasadności zakwalifikowania poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu spoczywa zawsze na podatniku.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

REKLAMA