Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

Praktycznymi przykładami mogą być:

- potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami,

- bilety za przejazdy PKP,

- bilety autobusowe,

- bilety lub paragony za parking,

- paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP),

- zagraniczne paragony na zakup paliwa,

- pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet.

Niewątpliwie, każdy z tych wydatków należy rozpatrywać indywidualnie pod względem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, jak i prawa do odliczenia podatku VAT.

Cechy, jakie winien posiadać każdy dowód księgowy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Są to minimalne wymogi, jakie rozporządzenia stawia dowodom księgowym.

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać dwie podstawowe przesłanki: być poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów, oraz nie zostać wymienionym enumeratywnie w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), stanowiący katalog zamknięty.

Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych jest także odpowiednie udokumentowanie zdarzenia gospodarczego. Nie wszystkie bowiem dowody mogą być podstawą zapisów w PKPiR, a tym samym stanowić koszt w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne dowody zamieszczone w początkowej części artykułu, a także możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT.

Potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami

Bez najmniejszej wątpliwości można stwierdzić, iż potwierdzenie wniesienia opłaty za przejazd płatną autostradą nie posiada wszystkich cech, jakie posiada faktura VAT.

Jednakże rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wymienia listę dokumentów, które na potrzeby podatku VAT zrównane są z fakturą.

Między innymi rozporządzenie wymienia dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer kolejny i datę wystawienia,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

- kwotę należności wraz z podatkiem,

- kwotę podatku.

W przypadku, gdy dowód spełnia powyższe cechy, można zaliczyć jego wartość netto do kosztów uzyskania przychów, a kwotę podatku VAT odliczyć w miesiącu otrzymania dokumentu, lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Polecamy: Jak dokonać korekty deklaracji VAT

Bilety za przejazdy PKP

Bilety za przejazdy PKP, podobnie jak dowody za przejazd autostradą, utożsamia się z fakturą VAT. Rozporządzenie w przypadku tych wydatków określa cechy, jakie powinien mieć dowód je dokumentujący. Są to mianowicie:

- nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer i data wystawienia biletu,

- informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Rozporządzenie nakłada jeszcze jeden istotny warunek, na który w praktyce podatnicy często nie zwracają uwagi - bilety jednorazowe muszą uprawniać do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km.

W tym przypadku skutki podatkowe będę analogiczne jak przy opłatach za autostrady.