REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Meritoros
Kompleksowe usługi oursourcingu księgowości oraz kadr i płac
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT
Dokumentowanie wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie innych dowodów niż faktura VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczym dowodem będącym podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (w skrócie PKPiR) jest faktura VAT, w tym m.in. faktura VAT marża, faktura VAT RR, faktura VAT MP, dokument celny, rachunek, faktura korygująca czy nota korygująca. Niekiedy zdarza się jednak, że nie ma możliwości udokumentowania wydatku jednym z powyższych dowodów.

Praktycznymi przykładami mogą być:

REKLAMA

Autopromocja

- potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami,

- bilety za przejazdy PKP,

- bilety autobusowe,

- bilety lub paragony za parking,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP),

- zagraniczne paragony na zakup paliwa,

- pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet.

Niewątpliwie, każdy z tych wydatków należy rozpatrywać indywidualnie pod względem możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu, jak i prawa do odliczenia podatku VAT.

Cechy, jakie winien posiadać każdy dowód księgowy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Są to minimalne wymogi, jakie rozporządzenia stawia dowodom księgowym.

REKLAMA

Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać dwie podstawowe przesłanki: być poniesionym w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów, oraz nie zostać wymienionym enumeratywnie w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), stanowiący katalog zamknięty.

Warunkiem koniecznym do zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych jest także odpowiednie udokumentowanie zdarzenia gospodarczego. Nie wszystkie bowiem dowody mogą być podstawą zapisów w PKPiR, a tym samym stanowić koszt w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Poniżej zostaną omówione poszczególne dowody zamieszczone w początkowej części artykułu, a także możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia podatku VAT.

Potwierdzenia zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami

Bez najmniejszej wątpliwości można stwierdzić, iż potwierdzenie wniesienia opłaty za przejazd płatną autostradą nie posiada wszystkich cech, jakie posiada faktura VAT.

Jednakże rozporządzenie Ministra Finansów z 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wymienia listę dokumentów, które na potrzeby podatku VAT zrównane są z fakturą.

Między innymi rozporządzenie wymienia dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer kolejny i datę wystawienia,

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

- kwotę należności wraz z podatkiem,

- kwotę podatku.

W przypadku, gdy dowód spełnia powyższe cechy, można zaliczyć jego wartość netto do kosztów uzyskania przychów, a kwotę podatku VAT odliczyć w miesiącu otrzymania dokumentu, lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

Polecamy: Jak dokonać korekty deklaracji VAT

Bilety za przejazdy PKP

Bilety za przejazdy PKP, podobnie jak dowody za przejazd autostradą, utożsamia się z fakturą VAT. Rozporządzenie w przypadku tych wydatków określa cechy, jakie powinien mieć dowód je dokumentujący. Są to mianowicie:

- nazwa i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

- numer i data wystawienia biletu,

- informacja pozwalająca na identyfikację rodzaju usługi,

- kwota należności wraz z podatkiem,

- kwota podatku.

Rozporządzenie nakłada jeszcze jeden istotny warunek, na który w praktyce podatnicy często nie zwracają uwagi - bilety jednorazowe muszą uprawniać do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km.

W tym przypadku skutki podatkowe będę analogiczne jak przy opłatach za autostrady.


Bilety autobusowe

REKLAMA

Zakup biletów autobusowych przez podatnika czy też jego pracowników w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą niewątpliwie związanych jest z osiąganymi przez firmę przychodami. Jednak sam bilet może okazać się niewystarczający, aby w odpowiedni sposób udokumentować koszt, a tym samym zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

Najlepszym rozwiązaniem jest zakup większej ilości biletów na fakturę. Dzięki temu organ podatkowy nie zakwestionuje tak udokumentowanego kosztu. Pozwoli to także na odliczenie podatku VAT z faktury.

W przypadku braku faktury, bilety można zaksięgować zbiorczo pod dowodem wewnętrznym. Taki bilet można zaopatrzyć pieczątką firmy, datą i podpisem osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku.   

Bilety lub paragony za parking

Możliwość zaliczenia biletów za parking do kosztów podatkowych wynika z rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt. 9, podstawą zapisów w księdze mogą być wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

Wówczas podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Należy pamiętać, iż takie dokumenty powinny zostać zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Pomimo tego, że rozporządzenie nie wymienia paragonów fiskalnych będących podstawą zapisów w księdze, w mojej ocenie można je uznać za dokument potwierdzający poniesienie tego rodzaju kosztu. Zazwyczaj zawiera on bowiem więcej informacji, niż niejeden bilet parkingowy. Kosztem uzyskania przychodu będzie wysokość uiszczonej opłaty, a w przypadku paragonu – kwota brutto.

Paragony na zakup materiałów pomocniczych (np. środków BHP)

Paragony dokumentujące zakup drobnych artykułów biurowych, środków czystości czy też innych materiałów pomocniczych są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Prawo to wynika wprost z rozporządzenia w sprawie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na takich paragonach powinny się znaleźć data oraz podpis osoby dokonującej wydatku, np. pracownika. Kwota brutto wynikająca z dokumentu będzie stanowić koszt dla podatnika.

Zagraniczne paragony na zakup paliwa

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

W związku z tym, że kwota dowodu dokumentującego operację gospodarczą wyrażona jest w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia waluty obcej na polskie złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Podsumowując, wydatki na zakup paliwa udokumentowane zagranicznymi paragonami stanowią koszty uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Pokwitowania opłaconych zagranicznych winiet

Wyżej wspomniane rozporządzenie nie wskazuje wprost, czy winiety zagraniczne (paragony) są udokumentowane w sposób umożliwiający zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niewątpliwie, wydatki takie będą związane z osiąganymi przychodami, nie są też wymienione w art. 23 ustawy o PIT jako wydatki wykluczone z kosztów. Jednak problemem może być sposób ich udokumentowania.

Jeżeli posiadany przez podatnika paragon, bilet czy inny dokument za przejazd autostradą posiada cechy pozwalające uznać go za fakturę, to może zostać zaliczony jako koszt uzyskania przychodów.

Takie stanowisko potwierdza postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Olkuszu, sygnatura: PDF1_415_12_06-1. Winiety (paragony) należy zaksięgować pod dowodem wewnętrznym, do którego należy podpiąć ww. dokumenty. Podatnik powinien dokonać także przeliczenia waluty obcej na polskie złote.

Jak już wcześniej wspomniano, możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie można wiązać jedynie z przesłankami wynikającymi z art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warto więc zadbać, aby wydatek został odpowiednio udokumentowany, tak aby nie było jak najmniejszej wątpliwości, że może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Ciężar dowodu co do zasadności zakwalifikowania poniesionego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu spoczywa zawsze na podatniku.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odpowiedzialność osobista członków zarządu za długi i podatki spółki. Co zrobić, by jej uniknąć?

Odpowiedzialność osobista członków zarządu bywa często bagatelizowana. Tymczasem kwestia ta może urosnąć do rangi rzeczywistego problemu na skutek zaniechania. Wystarczy zbyt długo zwlekać z oceną sytuacji finansowej spółki albo błędnie zinterpretować oznaki niewypłacalności, by otworzyć sobie drogę do realnej odpowiedzialności majątkiem prywatnym.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT?

Sejm już uchwalił nowelizację ustawy o VAT wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. To dla podatników jest bardzo ważna informacja: gdy zostaną wydane bardzo szczegółowe akty wykonawcze (są już opublikowane kolejne wersje projektów) oraz pojawi się zgodnie z tymi rozporządzeniami urzędowe oprogramowanie interfejsowe (dostęp na stronach resortu finansów) można będzie zacząć interesować się tym przedsięwzięciem.

Czy wadliwa forma faktury zakupu pozbawi prawa do odliczenia podatku naliczonego w 2026 roku?

To pytanie zadają sobie dziś podatnicy VAT czynni biorąc pod uwagę perspektywę przyszłego roku: jest bowiem rzeczą pewną, że miliony faktur będą na co dzień wystawiane w dotychczasowych formach (papierowej i elektronicznej), mimo że powinny być wystawione w formie ustrukturyzowanej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

REKLAMA

Fakturowanie od 1 lutego 2026 r. Prof. Modzelewski: Nie da się przerobić faktury ustrukturyzowanej na dokument handlowy

Faktura ustrukturyzowana kompletnie nie nadaje się do roli dokumentu handlowego, bo jest wysyłana do KSeF a nie do kontrahenta, czyli nie występuje tu kluczowy dla stosunków handlowych moment świadomego dla obu stron umowy doręczenia i akceptacji (albo braku akceptacji) tego dokumentu - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Firma w Szwajcarii - przewidywalne, korzystne podatki i dobry klimat ... do prowadzenia biznesu

Kiedy myślimy o Szwajcarii w kontekście prowadzenia firmy, często pojawiają się utarte skojarzenia: kraj zarezerwowany dla globalnych korporacji, potentatów finansowych, wielkich struktur holdingowych. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. Szwajcaria jest przede wszystkim przestrzenią dla tych, którzy potrafią działać mądrze, przejrzyście i z wizją. To kraj, który działa w oparciu o pragmatyzm, dzięki czemu potrafi stworzyć szanse również dla debiutantów na arenie międzynarodowej.

Fundacje rodzinne w Polsce: Rewolucja w sukcesji czy podatkowa pułapka? 2500 zarejestrowanych, ale grozi im wielka zmiana!

Fundacji rodzinnych w Polsce już ponad 2500! To narzędzie chroni majątek i ułatwia przekazanie firm kolejnym pokoleniom. Ale uwaga — nadciągają rządowe zmiany, które mogą zakończyć okres ulg podatkowych i wywołać prawdziwą burzę w środowisku przedsiębiorców. Czy warto się jeszcze spieszyć? Sprawdź, co może oznaczać nowelizacja i jak uniknąć pułapek!

Cypryjskie spółki znikają z rejestru. Polscy przedsiębiorcy tracą milionowe aktywa

Cypr przez lata były synonimem niskich podatków i minimum formalności. Dziś staje się prawną bombą zegarową. Właściciele cypryjskich spółek – często nieświadomie – tracą nieruchomości, udziały i pieniądze. Wystarczy 350 euro zaległości, by stracić majątek wart miliony.

REKLAMA

Zwolnienie SD-Z2 przy darowiźnie. Czy zawsze trzeba składać formularz?

Zwolnienie z obowiązku składania formularza SD-Z2 przy darowiźnie budzi wiele pytań. Czy zawsze trzeba zgłaszać darowiznę urzędowi skarbowemu? Wyjaśniamy, kiedy zgłoszenie jest wymagane, a kiedy obowiązek ten jest wyłączony, zwłaszcza w przypadku najbliższej rodziny i darowizny w formie aktu notarialnego.

KSeF od 1 lutego 2026: firmy bez przygotowania czeka paraliż. Ekspertka ostrzega przed pułapką „dwóch obiegów”

Już od 1 lutego 2026 wszystkie duże firmy w Polsce będą musiały wystawiać faktury w KSeF, a każdy ich kontrahent – także z sektora MŚP – odbierać je przez system. To oznacza, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa mają tylko pół roku, by przygotować się do cyfrowej rewolucji. Brak planu grozi chaosem, błędami i kosztownymi opóźnieniami.

REKLAMA