REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?
Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur. Podatnicy CIT mają wątpliwości jak długo powinni przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury i inne dowody księgowe) za lata podatkowe, w których wykazali stratę podatkową. Zdaniem organów podatkowych ci podatnicy powinni przechowywać ww. księgi i dokumenty tak jak inni podatnicy, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający).

Przechowywanie ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, dowodów księgowych - termin

Na podstawie art. 74 ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

REKLAMA

Autopromocja

Natomiast pozostałe zbiory danych i dokumentów przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe – 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Wyżej wskazane okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego wskazane zbiory danych i dokumentów dotyczą.

Warto też wskazać, że na mocy art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza (w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku a także w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS) musi być przechowywana przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja wcześniej (przed 1 stycznia 2019 r.) zatrudnionych pracowników oraz pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą - powinna być przechowywana przez 50 lat:
- od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i
- od dnia wytworzenia - w odniesieniu do dokumentacji płacowej.

 

Przechowywanie ksiąg podatkowych - termin

Na podstawie art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Księgami podatkowymi, w myśl art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, są księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zatem księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach (np. faktury i inne dowody księgowe) należy zgodnie z Ordynacją podatkową przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego - termin

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się (co zasady) z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie ww. 5 lat zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania tego zobowiązania (podatku) i nie ma prawnej możliwości jego wyegzekwowania.

Zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego (art. 5 Ordynacji podatkowej).

Warto wskazać też, że nieco inaczej liczy się termin przedawnienia zobowiązania podatkowego podatnika podatku dochodowego od osób prawnych powstałego w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych (zob. 70 § 1a Ordynacji podatkowej)

Ponadto trzeba sobie zdawać sprawę z przypadków, kiedy bieg terminu przedawnienia ulega przerwaniu, zawieszeniu, czy wznowieniu (zob. 70 § 2 - § 8, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej).

 

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur

Co jednak w sytuacji, gdy podatnik podatku dochodowego (np. CIT) nie osiągnął w danym roku dochodu podatkowego a zamiast tego wykazał stratę podatkową? Jeżeli nie ma dochodu, nie ma też podatku dochodowego za ten rok do zapłaty, czyli (co do zasady) nie ma zobowiązania podatkowego, które mogłoby się przedawnić. Choć oczywiście takie zobowiązanie za ten rok może się pojawić jeżeli okaże się, że podatnik nieprawidłowo (niezgodnie z przepisami) ustalił stratę podatkową.

Co więcej podatnik CIT ma prawo rozliczać stratę podatkową, czyli pomniejszać o nią dochód osiągany w następnych 5 latach na mocy art. 7 ust. 5 ustawy o CIT. - co jest lubianą przez podatników ulgą podatkową.

W Ordynacji podatkowej nie znajdziemy odrębnego przepisu dot. terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sytuacji poniesienia straty podatkowej przez podatnika. Czy zatem podatnicy osiągający straty podatkowe powinni stosować także ww. art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (np. w interpretacji podatkowej z 3 marca 2021 r. - sygn. 0111-KDIB1-2.4017.23.2020.1.DP) uznał, że tak.

Organ zwrócił uwagę na to, że w postępowaniu podatkowym może zostać zakwestionowane ustalenie straty podatkowej przez podatnika. Organ podatkowy może zakwestionować np. zastosowanie kosztów uzyskania przychodów, czy ulg podatkowych, które obniżają podstawę opodatkowania (tj. dochód).
A na podstawie art. 24 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy, w drodze decyzji, określa wysokość straty poniesionej przez podatnika, jeżeli w postępowaniu podatkowym organ ten stwierdzi, że podatnik nie złożył deklaracji, nie wykazał w deklaracji straty lub wysokość poniesionej straty różni się od wysokości wykazanej w deklaracji, a poniesienie straty zgodnie z przepisami prawa podatkowego uprawnia do skorzystania z ulg podatkowych.

Dyrektor KIS stwierdził także, że z faktu, że podatnik CIT może obniżyć sobie dochód o wysokość straty dochodu w 5 kolejnych latach podatkowych (na podstawie ulgi określonej w art. 7 ust. 5 ustawy o CIT) wypływa wniosek, że dopóki nie nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego i tym samym możliwość określenia jego wysokości, w kwocie innej niż zadeklarowana - dopóty organ podatkowy ma obowiązek wyjaśniać i ustalać wszystkie elementy konstrukcyjne zobowiązania, w tym wysokość straty obniżającą podstawę opodatkowania.

Zdaniem organów podatkowych do przedawnienia straty stosuje się ogólną regułę wynikającą z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
Dlatego też obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem określony w art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej jest zatem (co do zasady) tak samo ograniczony 5-letnim terminem wynikającym z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, jak uprawnienie do określenia wysokości straty.

Taką tezę prezentuje także Dyrektor KIS w licznych interpretacjach podatkowych, w tym także w ww. interpretacji z 3 marca 2021 r. Zdaniem Dyrektora KIS taki pogląd jest akceptowany w orzecznictwie, w tym w uchwale NSA z 6 listopada 2017 r. sygn. akt II FPS 3/17, zgodnie z którą organ podatkowy nie może określić wysokości straty w podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli „upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego” za rok powstania straty.

Końcowo Dyrektor KIS stwierdził, że: Spółka jest zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający). Nie ma znaczenia, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu.

Paweł Huczko

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobroczynność, dzięki której zapłacisz niższy podatek. Sprawdź, jak to zrobić!

Angażujesz się w działania filantropijne? Wspierasz darowiznami fundacje i stowarzyszenia? Choć robisz to bezinteresownie, możesz na tym zyskać nie tylko w wymiarze społeczno-emocjonalnym. Darowiznę możesz odliczyć od dochodu przed opodatkowaniem podatku. Pamiętaj jednak, że to nie jest to samo co przekazanie 1,5% podatku.

Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

REKLAMA

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

REKLAMA

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ordynacja podatkowa - MF szykuje liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i wiele innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

REKLAMA