REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?
Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur. Podatnicy CIT mają wątpliwości jak długo powinni przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury i inne dowody księgowe) za lata podatkowe, w których wykazali stratę podatkową. Zdaniem organów podatkowych ci podatnicy powinni przechowywać ww. księgi i dokumenty tak jak inni podatnicy, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający).

Przechowywanie ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, dowodów księgowych - termin

Na podstawie art. 74 ustawy o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

REKLAMA

Natomiast pozostałe zbiory danych i dokumentów przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe – 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Wyżej wskazane okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego wskazane zbiory danych i dokumentów dotyczą.

Warto też wskazać, że na mocy art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza (w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku a także w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS) musi być przechowywana przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja wcześniej (przed 1 stycznia 2019 r.) zatrudnionych pracowników oraz pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą - powinna być przechowywana przez 50 lat:
- od dnia zakończenia stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji osobowej i
- od dnia wytworzenia - w odniesieniu do dokumentacji płacowej.

 

Przechowywanie ksiąg podatkowych - termin

Na podstawie art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Księgami podatkowymi, w myśl art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, są księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Zatem księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach (np. faktury i inne dowody księgowe) należy zgodnie z Ordynacją podatkową przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego - termin

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się (co zasady) z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przedawnienie zobowiązania podatkowego oznacza, że po upływie ww. 5 lat zobowiązanie to wygasa, a organ podatkowy, po upływie terminu przedawnienia, nie może domagać się uregulowania tego zobowiązania (podatku) i nie ma prawnej możliwości jego wyegzekwowania.

Zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego (art. 5 Ordynacji podatkowej).

Warto wskazać też, że nieco inaczej liczy się termin przedawnienia zobowiązania podatkowego podatnika podatku dochodowego od osób prawnych powstałego w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek kapitałowych (zob. 70 § 1a Ordynacji podatkowej)

Ponadto trzeba sobie zdawać sprawę z przypadków, kiedy bieg terminu przedawnienia ulega przerwaniu, zawieszeniu, czy wznowieniu (zob. 70 § 2 - § 8, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej).

 

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur

Co jednak w sytuacji, gdy podatnik podatku dochodowego (np. CIT) nie osiągnął w danym roku dochodu podatkowego a zamiast tego wykazał stratę podatkową? Jeżeli nie ma dochodu, nie ma też podatku dochodowego za ten rok do zapłaty, czyli (co do zasady) nie ma zobowiązania podatkowego, które mogłoby się przedawnić. Choć oczywiście takie zobowiązanie za ten rok może się pojawić jeżeli okaże się, że podatnik nieprawidłowo (niezgodnie z przepisami) ustalił stratę podatkową.

Co więcej podatnik CIT ma prawo rozliczać stratę podatkową, czyli pomniejszać o nią dochód osiągany w następnych 5 latach na mocy art. 7 ust. 5 ustawy o CIT. - co jest lubianą przez podatników ulgą podatkową.

W Ordynacji podatkowej nie znajdziemy odrębnego przepisu dot. terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sytuacji poniesienia straty podatkowej przez podatnika. Czy zatem podatnicy osiągający straty podatkowe powinni stosować także ww. art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (np. w interpretacji podatkowej z 3 marca 2021 r. - sygn. 0111-KDIB1-2.4017.23.2020.1.DP) uznał, że tak.

Organ zwrócił uwagę na to, że w postępowaniu podatkowym może zostać zakwestionowane ustalenie straty podatkowej przez podatnika. Organ podatkowy może zakwestionować np. zastosowanie kosztów uzyskania przychodów, czy ulg podatkowych, które obniżają podstawę opodatkowania (tj. dochód).
A na podstawie art. 24 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy, w drodze decyzji, określa wysokość straty poniesionej przez podatnika, jeżeli w postępowaniu podatkowym organ ten stwierdzi, że podatnik nie złożył deklaracji, nie wykazał w deklaracji straty lub wysokość poniesionej straty różni się od wysokości wykazanej w deklaracji, a poniesienie straty zgodnie z przepisami prawa podatkowego uprawnia do skorzystania z ulg podatkowych.

Dyrektor KIS stwierdził także, że z faktu, że podatnik CIT może obniżyć sobie dochód o wysokość straty dochodu w 5 kolejnych latach podatkowych (na podstawie ulgi określonej w art. 7 ust. 5 ustawy o CIT) wypływa wniosek, że dopóki nie nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego i tym samym możliwość określenia jego wysokości, w kwocie innej niż zadeklarowana - dopóty organ podatkowy ma obowiązek wyjaśniać i ustalać wszystkie elementy konstrukcyjne zobowiązania, w tym wysokość straty obniżającą podstawę opodatkowania.

Zdaniem organów podatkowych do przedawnienia straty stosuje się ogólną regułę wynikającą z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.
Dlatego też obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem określony w art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej jest zatem (co do zasady) tak samo ograniczony 5-letnim terminem wynikającym z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, jak uprawnienie do określenia wysokości straty.

Taką tezę prezentuje także Dyrektor KIS w licznych interpretacjach podatkowych, w tym także w ww. interpretacji z 3 marca 2021 r. Zdaniem Dyrektora KIS taki pogląd jest akceptowany w orzecznictwie, w tym w uchwale NSA z 6 listopada 2017 r. sygn. akt II FPS 3/17, zgodnie z którą organ podatkowy nie może określić wysokości straty w podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli „upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego” za rok powstania straty.

Końcowo Dyrektor KIS stwierdził, że: Spółka jest zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe, w których wykazała stratę podatkową, do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający). Nie ma znaczenia, czy strata zostanie rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych i wpłynie na zmniejszenie dochodu (podstawy opodatkowania) wskutek odliczenia jej od dochodu.

Paweł Huczko

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami a optymalizacja kosztów PFRON – case study i obliczenia dla pracodawcy. Ile można zaoszczędzić?

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn 2025: likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

REKLAMA

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Gruszczyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

2 miliony firm czeka na podpis prezydenta. Stawką jest niższa składka zdrowotna

To może być przełom dla mikroprzedsiębiorców: Rada Przedsiębiorców apeluje do Andrzeja Dudy o podpisanie ustawy, która ulży milionom firm dotkniętym Polskim Ładem. "To test, czy naprawdę zależy nam na polskich firmach" – mówią organizatorzy pikiety zaplanowanej na 6 maja.

REKLAMA

Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje skutków błędów w deklaracjach podatkowych. Ochrona dopiero po wykupieniu rozszerzonej polisy OC

Księgowi w biurach rachunkowych mają coraz mniej czasu na złożenie deklaracji podatkowych swoich klientów – termin składania m.in. PIT-36, PIT-37 i PIT-28 mija 30 kwietnia. Pod presją czasu księgowym zdarzają się pomyłki, np. błędne rozliczenie ulg, nieuwzględnienie wszystkich przychodów czy pomyłki w zaliczkach na podatek. W jednej z takich spraw nieprawidłowe wykazanie zaliczek w PIT-36L zakończyło się naliczonymi przez Urząd Skarbowy odsetkami w wysokości ponad 7000 zł. Obowiązkowe ubezpieczenie OC księgowych nie obejmuje błędów w deklaracjach podatkowych – ochronę zapewnia dopiero wykupienie rozszerzonej polisy.

Rewolucja płacowa w całej UE od 2026 r. Pracodawcy będą musieli ujawniać kwoty wynagrodzenia pracownikom i kandydatom do pracy

Wynagrodzenia przestaną być tematem tabu. Od czerwca 2026 roku pracodawcy będą mieli obowiązek ujawniania informacji o płacach, zarówno kandydatom do pracy, jak i zatrudnionym pracownikom. Czy to koniec nierówności i początek nowego rozdania na rynku pracy?

REKLAMA