Pełnomocnik w postępowaniu podatkowym

Zasady ogólne i rodzaje pełnomocnictw w Ordynacji podatkowej

Instytucja pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym jest obecnie - od 1 stycznia 2016 r. - uregulowana przede wszystkim w art. 138a-138e Ordynacji podatkowej. Poważne zmiany w tym zakresie wprowadziła ustawa z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649). Nowe przepisy zakładają m.in. wprowadzenie do O.p. unormowań dotyczących pełnomocnictw ogólnych w procedurach podatkowych. Pełnomocnictwo będzie podatnik mógł złożyć tylko raz. Przewidziano wprowadzenie pełnomocnictwa ogólnego do reprezentowania we wszystkich sprawach podatkowych i przed wszystkimi organami, w tym samorządowymi. Pełnomocnictwo takie będzie składane elektronicznie do centralnego rejestru i nie będzie podlegało opłacie skarbowej. Ustanowienie tego rodzaju pełnomocnictwa wyłączy więc dotychczasową uciążliwość związaną z koniecznością przedkładania pełnomocnictwa bądź urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa do akt każdej sprawy podatkowej. Jak wskazuje doktryna, fakt, że dotychczas pełnomocnictwo ogólne nie było uregulowane w przepisach Ordynacji podatkowej nie oznacza, że jest to nowa instytucja w postępowaniu podatkowym. Wprowadzona zmiana doprowadziła do uregulowania instytucji, która już funkcjonowała w praktyce. Pełnomocnictwo szczegółowe (papierowe lub elektroniczne), dotyczące tylko jednej sprawy, będzie nadal funkcjonować.

Zgodnie więc z przepisami O.p. pełnomocnictwo może być:

• ogólne (w praktyce od 1 lipca 2016 r.),
• szczególne albo
• do doręczeń.

Zasadą jest od dawna, że strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Przepis art. 133 O.p. zawiera definicję strony, a więc podmiotu, który może korzystać z instytucji pełnomocnictwa. Pełnomocnika może zatem ustanowić podatnik, płatnik, inkasent lub ich następca prawny, a także osoba trzecia, o której mowa w art. 110-117b O.p., która ze względu na swój interes prawny żąda czynności organu podatkowego, do której czynność organu podatkowego się odnosi lub której interesu prawnego działanie organu podatkowego dotyczy. Pełnomocnika w postępowaniu podatkowym ustanowić może także osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej inna niż wymieniona powyżej, jeśli zgodnie z przepisami prawa podatkowego przed powstaniem obowiązku podatkowego ciążą na niej szczególne obowiązki lub zamierza skorzystać z uprawnień wynikających z tego prawa (art. 133 § 2 o.p.). Ponadto pełnomocnika w postępowaniu podatkowym w sprawie dotyczącej zwrotu podatku od towarów i usług może ustanowić wspólnik rozwiązanej spółki osobowej, uprawniony na podstawie przepisów o podatku od towarów i usług do otrzymania zwrotu podatku (art. 133 § 2a O.p. w zw. z art. 14 ust. 9a ustawy o podatku od towarów i usług). Poza tym pełnomocnika w postępowaniu podatkowym w sprawie stwierdzenia nadpłaty w zakresie zobowiązań byłej spółki cywilnej może ustanowić osoba, która była wspólnikiem spółki cywilnej w chwili rozwiązania spółki (art. 133 § 2b O.p.).

Nowa Ordynacja podatkowa będzie gotowa w październiku 2017 r.

Od nowego początku 2016 r. pełnomocnictwa w sprawach podatkowych mają być wystawiane na specjalnych formularzach. Pełnomocnictwa dołączone do akt spraw przed wejściem w życie nowych przepisów, zachowują ważność. Art. 138j O.p. zawiera delegację ustawową dla Ministra Finansów do określenia m.in. wzorów pełnomocnictw (w przypadku pełnomocnictwa ogólnego przepis upoważniający MF zacznie obowiązywać 1 lipca 2016 r.) i zawiadomień o ich zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, a także sposobu przesyłania, w formie dokumentu elektronicznego, pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do doręczeń. Z dniem 1 stycznia 2016 r. weszły w życie wydane na tej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2015 r.:

1) w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw - które określa w załącznikach wzory:

• pełnomocnictwa szczególnego,
• pełnomocnictwa do doręczeń,
• zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa szczególnego,
• zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa do doręczeń.

2) w sprawie sposobu przesyłania, w formie dokumentu elektronicznego, pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do doręczeń - które wskazuje, że

• pełnomocnictwo ogólne, w formie dokumentu elektronicznego, jest przesyłane przez portal podatkowy, zaś
• pełnomocnictwo szczególne oraz pełnomocnictwo do doręczeń, w formie dokumentu elektronicznego, są przesyłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej właściwego w sprawie, której to pełnomocnictwo dotyczy.

Uwierzytelnienie pełnomocnictwa i odpisu

Według O.p. pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tj. przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, lub profilu zaufanego ePUAP, bądź też przez zastosowanie innych technologii).

Pełnomocnictwo ogólne tylko elektronicznie

Adwokat, radca prawny i doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ podatkowy może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie uwierzytelniane elektronicznie są sporządzane w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 tej ustawy.

Osoby mogące być pełnomocnikami

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

W przypadku gdy w sprawach dotyczących importu towarów przed organami celnymi występuje osoba wpisana na listę agentów celnych (czyli agent celny), to uznaje się ją za pełnomocnika strony w postępowaniu w sprawach dotyczących podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu tych towarów.

W kwestiach mniejszej wagi wynikających w toku postępowania, organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest małżonek strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu jego upoważnienia do występowania w imieniu strony.