Jak rozliczyć koszty nakładów na wynajmowany lokal, jeśli na ich część otrzymano dotację z UE

RADA

Możliwość ponoszenia kosztów remontowo-modernizacyjnych (adaptacyjnych) przez najemcę w wynajmowanym lokalu musi wynikać bezpośrednio z umowy najmu. Wydatki na wymianę okien, jako wydatki remontowe, w opisanej sytuacji będą mogły być zaksięgowane bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem że nie będą poniesione przed rozpoczęciem eksploatacji lokalu. Czytelniczka nie powinna jednak zaliczać do kosztów wydatków, które zostały pokryte z dotacji. Wydatki na wymianę drzwi, ze zmianą ich lokalizacji, jako wydatki modernizacyjne (adaptacyjne), będą stanowiły inwestycję w obcym środku trwałym i podlegały amortyzacji. Amortyzacja ta w części, w jakiej wydatki modernizacyjne (adaptacyjne) zostały zrefundowane dotacją, również nie będzie stanowiła kosztów. Otrzymana dotacja w części refundującej wydatki modernizacyjne nie będzie stanowiła także przychodu. Odpisy amortyzacyjne od inwestycji w obcym środku trwałym w części, w jakiej inwestycja ta została sfinansowana przez spółkę (wspólników), czyli nie została zrefundowana dotacją, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu wspólników proporcjonalnie do ich udziału w zysku. VAT naliczony, wykazany w fakturach zakupu materiałów i usług związanych z pracami remontowymi i modernizacyjnymi (adaptacyjnymi), będzie mógł pomniejszyć podatek należny. Dotacja nie będzie też opodatkowana VAT.

UZASADNIENIE

Do umowy najmu lokali mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o najmie. Na podstawie art. 681 k.c. najemca ma obowiązek dokonywania jedynie drobnych nakładów, które są w tym przepisie wymienione przykładowo jako: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych. Jak widać, według Kodeksu cywilnego najemcę obciążają jedynie drobne nakłady. Na pewno nie należą do nich wydatki na wymianę okien, drzwi i parapetów. Strony umowy mogą jednak, w myśl zasady swobody zawierania umów określonej w art. 353¹ k.c., umówić się na dokonanie przez najemcę prac remontowo-modernizacyjnych w zakresie, o którym jest mowa w pytaniu.

Jeżeli najem lokalu trwa dłużej niż rok, to przepisy wymagają, aby umowa najmu została zawarta na piśmie. W innej sytuacji przepisy nie wymagają sporządzenia umowy na piśmie. Ponadto przepisy nie wymagają zawierania w niej szczególnych zapisów dotyczących ponoszenia przez najemcę potencjalnych wydatków remontowo-modernizacyjnych (adaptacyjnych). Jednak dla celów dowodowych, w kontekście potencjalnego sporu zarówno pomiędzy stronami umowy (wynajmujący - najemca), jak i z organami podatkowymi (najemca - urząd skarbowy), warto sporządzić w każdym przypadku umowę na piśmie oraz zawrzeć w niej zapisy jasno określające obowiązki stron, szczególnie w zakresie ponoszonych nakładów na wynajmowany lokal. Przy braku takich zapisów w umowie wynajmujący może, według swojego wyboru, albo zatrzymać dokonane przez najemcę w lokalu ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego, co będzie rodziło konkretne skutki podatkowe dla obu stron umowy.