Jak rozliczyć koszty nakładów na wynajmowany lokal, jeśli na ich część otrzymano dotację z UE

RADA

Możliwość ponoszenia kosztów remontowo-modernizacyjnych (adaptacyjnych) przez najemcę w wynajmowanym lokalu musi wynikać bezpośrednio z umowy najmu. Wydatki na wymianę okien, jako wydatki remontowe, w opisanej sytuacji będą mogły być zaksięgowane bezpośrednio jako koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem że nie będą poniesione przed rozpoczęciem eksploatacji lokalu. Czytelniczka nie powinna jednak zaliczać do kosztów wydatków, które zostały pokryte z dotacji. Wydatki na wymianę drzwi, ze zmianą ich lokalizacji, jako wydatki modernizacyjne (adaptacyjne), będą stanowiły inwestycję w obcym środku trwałym i podlegały amortyzacji. Amortyzacja ta w części, w jakiej wydatki modernizacyjne (adaptacyjne) zostały zrefundowane dotacją, również nie będzie stanowiła kosztów. Otrzymana dotacja w części refundującej wydatki modernizacyjne nie będzie stanowiła także przychodu. Odpisy amortyzacyjne od inwestycji w obcym środku trwałym w części, w jakiej inwestycja ta została sfinansowana przez spółkę (wspólników), czyli nie została zrefundowana dotacją, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu wspólników proporcjonalnie do ich udziału w zysku. VAT naliczony, wykazany w fakturach zakupu materiałów i usług związanych z pracami remontowymi i modernizacyjnymi (adaptacyjnymi), będzie mógł pomniejszyć podatek należny. Dotacja nie będzie też opodatkowana VAT.

UZASADNIENIE

Do umowy najmu lokali mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o najmie. Na podstawie art. 681 k.c. najemca ma obowiązek dokonywania jedynie drobnych nakładów, które są w tym przepisie wymienione przykładowo jako: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych. Jak widać, według Kodeksu cywilnego najemcę obciążają jedynie drobne nakłady. Na pewno nie należą do nich wydatki na wymianę okien, drzwi i parapetów. Strony umowy mogą jednak, w myśl zasady swobody zawierania umów określonej w art. 353¹ k.c., umówić się na dokonanie przez najemcę prac remontowo-modernizacyjnych w zakresie, o którym jest mowa w pytaniu.

Konieczność odpowiednich zapisów w umowie najmu

Jeżeli najem lokalu trwa dłużej niż rok, to przepisy wymagają, aby umowa najmu została zawarta na piśmie. W innej sytuacji przepisy nie wymagają sporządzenia umowy na piśmie. Ponadto przepisy nie wymagają zawierania w niej szczególnych zapisów dotyczących ponoszenia przez najemcę potencjalnych wydatków remontowo-modernizacyjnych (adaptacyjnych). Jednak dla celów dowodowych, w kontekście potencjalnego sporu zarówno pomiędzy stronami umowy (wynajmujący - najemca), jak i z organami podatkowymi (najemca - urząd skarbowy), warto sporządzić w każdym przypadku umowę na piśmie oraz zawrzeć w niej zapisy jasno określające obowiązki stron, szczególnie w zakresie ponoszonych nakładów na wynajmowany lokal. Przy braku takich zapisów w umowie wynajmujący może, według swojego wyboru, albo zatrzymać dokonane przez najemcę w lokalu ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego, co będzie rodziło konkretne skutki podatkowe dla obu stron umowy.

Remont a modernizacja - skutki podatkowe

Jak wynika z pytania Czytelniczki, firma poniosła nakłady na przywrócenie pierwotnego stanu technicznego okien i parapetów, wymieniając stare okna i parapety na nowe bez ich przemieszczenia. Przywróciła tym samym pierwotną zdolność i jakość użytkową wynajmowanego lokalu. Poniesienie wydatków na prace mające charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie pierwotną zdolność użytkową środka trwałego, stanowi remont. A zatem wydatki remontowe, bez względu na ich wartość, uprawniają Czytelniczkę do zaliczenia ich w całości do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zauważyć, że przy ocenie zasadności kwalifikowania wydatków jako remont należy brać także pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny, mające wpływ na sposób realizowania robót objętych tym pojęciem. Oznacza to, że wymianę starych drewnianych okien na okna nowe, np. plastikowe, biorąc pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą oraz postęp techniczny w tej dziedzinie, należy potraktować jako prace remontowe. Nie powodują one wzrostu wartości użytkowej istniejącego środka trwałego, a tym samym powstania inwestycji w obcym środku trwałym.

Wszystkie wydatki niebędące wydatkami remontowymi, tak jak w tym konkretnym przypadku wydatki na wymianę drzwi wraz z ich przemieszczeniem, będą stanowiły wydatki modernizacyjne (adaptacyjne). Nie będzie można ich zaliczyć bezpośrednio do kosztów (jeżeli przekraczają kwotę 3500 zł w roku podatkowym), a rozliczenie ich w kosztach będzie następowało poprzez odpisy amortyzacyjne z tytułu inwestycji w obcym środku trwałym.

Nie są bowiem kosztem uzyskania przychodów wydatki na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych (art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c) updof). Na podstawie art. 22g ust. 17 updof środki trwałe ulegają ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ulepszenie w danym roku podatkowym przekracza 3500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Remont lokalu przed jego przyjęciem do używania

Zdarza się czasem, że przedsiębiorca bierze w najem lokal, a następnie już jako jego najemca, jeszcze przed przyjęciem go do używania, ponosi nakłady na jego remont.

Jednak istotną cechą remontu jest to, że następuje on w toku eksploatowania lokalu przez podatnika, czyli wykorzystywania tego lokalu na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dokonywany przez podatnika remont jest zwykle wynikiem (skutkiem) eksploatacji lokalu. Ma on zatem przywrócić stan techniczny i użytkowy lokalu, ponieważ w trakcie eksploatacji nastąpiło w mniejszym lub większym stopniu jego zużycie.

W sytuacji gdy podatnik jeszcze nie rozpoczął eksploatacji tego lokalu na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, wydatki dokonane na jego remont będą w całości stanowiły inwestycję w obcym środku trwałym. A zatem, pomimo że ponoszone przez najemcę nakłady będą formalnie stanowiły nakłady na remont lokalu, nie będzie on mógł ich uznać za remont. Nakłady te nie będą bowiem służyły odtworzeniu substancji lokalu zużytego przez najemcę podczas eksploatacji lokalu.

W tym przypadku najemca niewątpliwie będzie musiał poniesione nakłady potraktować jako inwestycję w obcym środku trwałym niezależnie od tego, czy w ciągu roku podatkowego nakłady te przekroczą kwotę 3500 zł. Jeżeli nakłady te nie przekroczą 3500 zł, to podatnik może:

• zaliczyć je bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (art. 22d ust. 1 updof),

• dokonać jednorazowego zamortyzowania w miesiącu przyjęcia tej inwestycji (w obcym środku trwałym) do używania lub w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 updof).

W obu przypadkach wartość nakładów będzie podlegała zaksięgowaniu w kolumnie 13 pkpir (w księdze prowadzonej według „starego” wzoru - w kolumnie 14).

Kiedy nakłady najemcy lokalu przekroczą kwotę 3500 zł, to taka inwestycja w obcym środku trwałym będzie podlegać skróconej amortyzacji, nie krótszej niż przez okres 10 lat (art. 22j ust. 4 updof). Wcześniejsze rozwiązanie umowy spowoduje utratę możliwości dalszej amortyzacji tej inwestycji w środku trwałym, bez możliwości zaliczenia pozostałej kwoty do kosztów uzyskania przychodów.

Otrzymana dotacja a przychód do opodatkowania

Aby ustalić skutki podatkowe otrzymanej dotacji, należy odpowiedzieć na pytanie, czy kwota tej dotacji jest przychodem podlegającym opodatkowaniu. Zauważmy, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w ustawie. Przychodem z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Przychodem z tej działalności są również dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem lub wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których zgodnie z art. 22a-22o dokonuje się odpisów amortyzacyjnych (art. 14 ust. 2 pkt 2 updof). Przychodem nie są jednak zwrócone wydatki niezaliczone do kosztów (art. 14 ust. 3 pkt 3a updof). Oznacza to, że otrzymana dotacja nie będzie przychodem z działalności gospodarczej.

Dotacja a skutki podatkowe nakładów na wynajmowany lokal

W zależności od przeprowadzenia remontu czy modernizacji przed rozpoczęciem eksploatacji lokalu skutki podatkowe będą następujące:

Przeprowadzenie remontu. Wydatków remontowych nie należy zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w części zrefundowanej dotacją, lecz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki remontowe w części pokrytej ze środków własnych firmy. Na podstawie art. 22 ust. 1 updof kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Do wydatków takich należy zaliczyć wydatek remontowy. Nietrudno jest w takiej sytuacji udowodnić, że koszt remontu pomieszczeń zajmowanych przez firmę jest niewątpliwie związany z uzyskiwanymi przychodami. Firma mogłaby również zaliczyć cały wydatek na remont wynajmowanych pomieszczeń do kosztów uzyskania przychodu. W takiej sytuacji musiałaby jednak zaliczyć do przychodów otrzymaną dotację. Nie miałby bowiem w tym wypadku zastosowania art. 14 ust. 3 pkt 3a updof. Reasumując, niezaliczenie wydatków remontowych, które zostały pokryte refundacją w formie dotacji, do kosztów uzyskania przychodów z jednej strony i jednocześnie niewykazanie otrzymanej refundacji jako przychodu do opodatkowania z drugiej strony - jest bardziej czytelne i mniej uciążliwe dokumentacyjnie.

Przeprowadzenie modernizacji lub remontu przed rozpoczęciem eksploatacji lokalu. Odpisy amortyzacyjne od części inwestycji, która została sfinansowana refundacją, czyli zwrócona podatnikowi, nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wydatki modernizacyjne (adaptacyjne) i remontowe, jeśli zostaną poniesione przed rozpoczęciem eksploatacji lokalu, będą stanowiły inwestycję w obcym środku trwałym. Oznacza to, że będzie miał zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 45 updof. Na jego podstawie nie są kosztem odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o (przepisy regulujące zasady amortyzacji), od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

W tej sytuacji w przypadku otrzymania dotacji będziemy mogli ponownie zastosować postanowienia art. 14 ust. 3 pkt 3a updof oraz art. 14 ust. 2 pkt 2. Skoro Czytelniczka nie zaliczy do kosztów odpisów amortyzacyjnych od części inwestycji zrefundowanej dotacją, to otrzymana dotacja nie będzie stanowić przychodu do opodatkowania.

Oczywiście odpisy amortyzacyjne, dokonywane od części inwestycji opłaconej ze środków własnych firmy, na podstawie art. 22 ust. 1 updof będą stanowiły koszty uzyskania przychodów jako wydatki związane z uzyskiwanymi przez firmę przychodami.

Konsekwencje podatkowe w VAT

Odliczenie podatku naliczonego. Czytelniczka nie określiła w pytaniu, czy jej firma świadczy usługi opodatkowane lub opodatkowane i zwolnione z VAT. W związku z tym przyjęto, że firma Czytelniczki sprzedaje towary i świadczy usługi wyłącznie opodatkowane.

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem m.in. sytuacji, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). W przepisie tym zawarto wyłączenia stosowania obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Między innymi, na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, nie można dokonać obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w myśl przepisów o podatku dochodowym (z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego). Przytoczony przepis nie dotyczy jednak wydatków związanych z nabyciem towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych podlegających amortyzacji (art. 88 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

Fakt otrzymania przez firmę Czytelniczki środków pieniężnych na pokrycie kosztów remontowych oraz kosztów modernizacyjnych (adaptacyjnych) środka trwałego podlegającego amortyzacji, wykorzystywanego następnie do wykonywania czynności opodatkowanych, nie spowoduje utraty prawa do odliczenia VAT. W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, firmie Czytelniczki przysługuje więc prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z tego wynika, że jeżeli zakupy są częściowo zrefundowane dotacją, ale służą sprzedaży opodatkowanej, to podatek naliczony wykazany w fakturach dokumentujących te zakupy podlega odliczeniu na zasadach ogólnych.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS). W wyroku z 6 października 2005 r., wydanym w sprawie C-204/03, stwierdzającym uchybienie zobowiązaniom Hiszpanii jako Państwa Członkowskiego, która wprowadziła ograniczenia prawa do odliczenia z tytułu otrzymywanych dotacji, ETS stwierdził, że brak jest wpływu otrzymywanych dotacji na odliczenia VAT z zakupów refundowanych dotacją, a dokonywanych przez podatnika, który wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane.

Reasumując, należy zatem stwierdzić, że w sytuacji opisanej w pytaniu Czytelniczki nie wystąpiły przesłanki do utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy kosztowe i inwestycyjne, które wprawdzie zostały zrefundowane dotacją, ale służą wykonywaniu czynności opodatkowanych.

Dotacja a opodatkowanie VAT. Podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-22 (szczególne przypadki, np. zaliczki, rabaty itp.), art. 30-32 (czynności maklerskie, WNT, powiązania), art. 119 (usługi turystyczne) oraz art. 120 ust. 4 (opodatkowanie marży). Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę podatku należnego. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę podatku należnego (art. 29 ust. 1 ustawy o VAT).

Opodatkowana jest więc taka dotacja, refundacja czy inna dopłata, która stanowi pokrycie części ceny konkretnego świadczenia po obniżonych cenach (np. dopłata do ceny biletów lub dopłata do ceny konkretnego produktu). Natomiast dotacje mające na celu dofinansowanie ogólnej działalności, a nie konkretnej usługi, niezależne od ilości i wartości świadczonych usług, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Reasumując, należy stwierdzić, że na podstawie przedstawionego pytania i przyjętych założeń nie wystąpiły w firmie Czytelniczki przesłanki do opodatkowania VAT dotacji otrzymanych refundacji na pokrycie kosztów remontowych i modernizacyjnych (adaptacyjnych) wynajmowanego lokalu.

• art. 9 ust. 1, art. 14 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 3a, art. 22d ust. 1, art. 22f ust. 3, art. 22g ust. 17, art. 22j ust. 4, art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c), art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1361

• art. 353¹, art. 681 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557

• art. 29 ust. 1, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 i 3 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1187

Leszek Porowski

doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Rachunkowego Porowski Consulting