Firma w mieszkaniu a koszty podatkowe - prąd, amortyzacja, meble, podatek od nieruchomości i inne

Firma w mieszkaniu - co z kosztami podatkowymi?

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają swoją przygodę z prowadzeniem biznesu, niejednokrotnie początkowo decydują się, by siedziba ich firmy miała miejsce w ich własnym mieszkaniu, czy domu. Przede wszystkim daje to istotne oszczędności związane z kosztami wynajmowanego biura zewnętrznego. Szczególnie w dobie pandemii i postępującego rozwoju technologicznego oraz cyfryzacji wielu procesów, prowadzenie działalności we własnym lokalu jest zarówno wygodne jak i pozwala zaoszczędzić czas oraz pieniądze podatnika. Druga korzyść to możliwość zaliczenia szeregu kosztów ponoszonych przez przedsiębiorcę w działalności związanych również z mieszkaniem do kosztów uzyskania przychodu. W niniejszym artykule omówione zostaną koszty związane z taką działalnością wraz ze sposobami ich wyliczenia do celów dowodowych.

Amortyzacja

Amortyzacja mieszkania lub jego części związanej z działalnością w przypadku, gdy podatnik zdecyduje się na wprowadzenie swojej nieruchomości jako środka trwałego, jest jak najbardziej możliwa pod warunkiem spełnienia przesłanek do zakwalifikowania nieruchomości jako środka trwałego w kontekście przepisów podatkowych.
Zgodnie z definicją z art. 22a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za środek trwały możemy przyjąć lokal, który stanowi własność bądź współwłasność podatnika, został zakupiony lub wytworzony we własnym zakresie, jest kompletny i zdatny do użytkowania w dniu jego przyjęcia do używania, a jego przewidywany okres użyteczności musi stanowić okres dłuższy niż rok.

Decyzja o zdeklarowaniu mieszkania bądź jego części jako środka trwałego w działalności powoduje, iż do końca roku 2021 odpisy amortyzacyjne z tego tytułu jak najbardziej mogły stanowić koszt uzyskania przychodu w firmie. Niestety, od 1 stycznia 2022 roku nie ma już takiej możliwości. Zmiana powoduje, że nie można dokonywać amortyzacji od budynków. Mówi o tym wprost art. 22c pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„Art. 22c. [Wyłączenia od amortyzacji]

Amortyzacji nie podlegają:
budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane, albo wynajmowane na podstawie umowy”.

Nie ma zatem aktualnie takiej możliwości, by pomniejszyć wynik podatkowy o koszty związane z amortyzacją w działalności gospodarczej z lokalu.

Wyposażenie mieszkania – meble i urządzenia

Praktycznie w każdej działalności niezbędnym narzędziem pozwalającym na wywiązywanie się ze swoich obowiązków należycie są wszelkie meble, czy urządzenia, na których to wykonywana jest praca. Wymuszenie zakupu pewnych urządzeń jak telefon, komputer czy biurko powoduje, iż takie dobra będą wprowadzone do środków trwałych przedsiębiorstwa przy zachowaniu wszelkich definicji z ustaw, by taki przedmiot mógł być potraktowany jako aktywo trwałe. Pozostałe zakupy dotyczące wyposażenia stanowiska pracy mogą być również bezpośrednim kosztem bez skategoryzowania jako środek trwały, o ile są one bezpośrednio związane z tą działalnością.

Wydatki na media - prąd, woda, gaz, ogrzewanie, wywóz odpadów (śmieci)

By prowadzić działalność gospodarczą, oprócz wyposażenia i urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy, media są nieodłącznym elementem takich działań. Wydatki związane z mediami również mogą być kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu tylko i wyłącznie w zakresie związanym stricte z działalnością. Pomocne przy ustalaniu tych wydatków jako kosztów podatkowych może by wydzielenie odrębnych rachunków do prowadzenia ewidencji takich wydatków, czyli inaczej mówiąc, podpisanie osobnej umowy z dostawcą i założenie dodatkowych liczników na np. energię elektryczną czy też gaz. Jak możemy przeczytać na stronie rządowej biznes.gov.pl, organy podatkowe zalecają działania w celu wyodrębnienia mierników i umów na dostawy mediów, więc w przypadku zaliczania do kosztów podatkowych tychże wydatków nie będzie miało zastosowanie współczynnika metrażu lokalu w części działalności do poniesionych całkowitych kosztów mediów.

Kwestia ustalenia i zakwalifikowania mediów w kosztach podatkowych została szeroko zinterpretowana również przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dokładnie w dokumencie znak pisma 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK. Interpretacja ta w skrócie mówi o tym, iż w celu wyliczenia i zakwalifikowania do kosztów podatkowych energii, wody czy gazu można zastosować metodę współczynnikową.

Czynsz

Do celów wyliczenia wolumenu czynszu w działalności można zastosować współczynnik, który to oblicza się w sposób określenia, jaki procentowy udziału mieszkania stanowi część służąca prowadzeniu danej działalności. Potwierdzono taką metodę przyjęcia do kosztów w interpretacji indywidualnej 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W poniższym przykładzie pokazane jest zastosowanie takiego obliczenia:

Podatnik posiada lokal mieszkalny o całkowitej powierzchni użytkowej 250 m2. Na cele prowadzenia własnej działalności postanowił przeznaczyć powierzchnie wynoszącą 50 m2 mieszkania. Miesięczny czynsz za lokal wynosi 1500 zł. Procentowy udział powierzchni dot. działalności w stosunku do całego mieszkania to 50m2/250m2 = 20 %. Na podstawie powyższych wyliczeń i wzoru, do kosztów uzyskania przychodu w działalności można zaliczyć tylko i wyłącznie kwotę 300 zł. Jest to iloczyn powierzchni mieszkania służącej do działalności i kwota miesięcznego czynszu (1500 zł x 20 %).

Wydatki na internet

By ustalić koszty przychodu z tytułu wydatków na internet, współczynnik zastosowany w przypadku obliczenia czynszu nie ma tu zastosowania. Najbardziej pożądane w tej sytuacji jest założenie osobnego łącza, z którego to przedsiębiorca będzie korzystał w działalności. Takie działanie spowoduje, iż wydatki na internet będą stanowić koszt uzyskania przychodu. Wydatki te będą wówczas jednoznacznie udokumentowane, faktura będzie wystawiona na dane przedsiębiorstwa.

W sytuacji, gdy podatnik wykorzystuje swój prywatny abonament na cele działalności gospodarczej, to nie jest możliwe, by takie wydatki były ujęte jako koszty uzyskania przychodu.

Remont

Prowadzona działalność wiąże się z tym, że przedsiębiorca po pewnym czasie będzie potrzebował zmiany w swoim otoczeniu związanym z miejscem wykonywanej pracy, tj. zmiany wyposażenia na nowsze, odnowienie otoczenia, wymiany podłogi, odmalowania ścian lub po prostu jako w całości będzie dokonywał remontu swojego mieszkania, łącznie z częścią związaną stricte z działalnością gospodarczą. W takim przypadku, wydatki na remont mieszkania będą stanowiły koszt uzyskania przychodu, ale tylko i wyłącznie w części, w jakiej przypadają na tą część mieszkania, która jest wykorzystywana do prowadzenia działalności.
 

Odsetki od kredytu

Nabywając mieszkanie lub dom, przedsiębiorca zaciągnął prywatnie kredyt hipoteczny, by sfinansować lub dofinansować ten zakup, a po pewnym czasie zaczął pewną część tej nieruchomości wykorzystywać do celów prowadzenia swojej działalności, to w takim przypadku nie ma przeciwwskazań, by odsetki od tego kredytu były zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Jedynym warunkiem jest to, by koszty dotyczyły tylko i wyłącznie części mieszkania, która służy celom gospodarczym.

Należy tutaj zastosować przelicznik proporcji stosunku kosztom odsetek do powierzchni całego mieszkania, a następnie pomnożyć otrzymaną wartość przez powierzchnię wykorzystywaną w działalności. Taki rachunek da nam wartość odsetek przeznaczonych celom prowadzenia działalności. W ostatnim czasie zmieniło się orzecznictwo w sprawie ujmowania odsetek w przypadkach prowadzenia działalności, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację (DOP3.8220.114.2020.HTCE) mówiącą o tym, że zarówno odsetki wynikające z powierzchni użytkowanej do celów stricte gospodarczych jak i powierzchni pomieszczeń użytku ogólnego wykorzystywane są na prowadzoną działalność gospodarczą mogą być zaliczane do podatkowych kosztów.

Warto przypomnieć, iż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy  o podatku dochodowym od osób fizycznych, tylko i wyłącznie zapłacone lub skapitalizowane odsetki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Podatek od nieruchomości

Przy założeniu działalności gospodarczej i podjęciu decyzji, iż część mieszkania ma być przeznaczona do tego celu może okazać się, że dotychczasowy wymiar podatku od nieruchomości wzrośnie. W takich przypadkach wyższa stawka podatku od nieruchomości wynika z faktu pełnienia funkcji takiego mieszkania. Wysokość podatku od nieruchomości określana jest w drodze uchwały przez Radę Gminy. Obwieszczenie ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych określa maksymalne rocznie stawki, które to ustala się na każdy rok.
Stawki te nie mogą przekroczyć (w przypadku budynków mieszkalnych lub ich części):
- za rok 2022 - 0,89 zł od 1 m² powierzchni użytkowej, a
- za rok 2023 – 1,00 zł.

Natomiast w przypadku budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, stawki te nie mogą przekroczyć:
- za rok 2022 - 25,74 zł od 1 m² powierzchni użytkowej, a
- za rok 2023 – 28,78 zł.

Wartość tego zobowiązania wzrośnie, jeśli część mieszkania będzie zaadaptowana wyłącznie na cele firmowe, pomimo braku remontu czy też przebudowy budynku. Zapłacona kwota może być zakwalifikowana do kosztów uzyskania przychodu.

Czy trzeba wydzielać część na biuro?

Zgodnie z obecnym podejściem fiskusa, przedsiębiorca nie musi wydzielać osobno pomieszczenia do celów prowadzenia swojej działalności gospodarczej. Może to samo pomieszczenie wykorzystywać w sposób mieszany, to znaczy w celach mieszkaniowych jak i pracy. W takiej sytuacji do celów dowodowych warto wyliczyć procent metrażu mieszkania wykorzystywanego na cele prowadzenia działalności i przez ile godzin w ciągu doby wykorzystywana jest ta zadeklarowana powierzchnia. Przykładowo, jeżeli pracuje przez 5 godzin dziennie, to dzieli się powierzchnię do celów mieszanych przez 24 godziny, a następnie mnoży razy ilość spędzonych godzin na pracy, czyli razy 5 godzin.

Jeżeli podatnik wydzieli konkretny pokój bądź pomieszczenie do takiej działalności, to nie ma potrzeby dodatkowych wyliczeń z tego względu, że pomieszczenie to służy tylko i wyłącznie celom prowadzenia działalności.

Księgowanie wydatków dot. mieszkania wykorzystywanego jako biuro

Ujmowanie i dokumentowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków opisanych w niniejszym artykule wiąże się z dochowaniem należytej staranności. Koszty powiązane z użytkowanie mieszkania lub jego części do celów prowadzenia działalności podatnik powinien zawrzeć w kolumnie nr. 13 (pozostałe wydatki).

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a dokładnie paragrafem nr 11-13, możliwe jest sporządzenie dowodu wewnętrznego, z którego powinien wynikać przedmiot i kwota operacji. Podstawą do przygotowania takiego dowodu może być dokument obejmujący całość opłat na konkretne cele np. faktura VAT. Dodatkiem do takiej faktury winien być dowód potwierdzający wydatek, na którym można uwzględnić wykorzystany sposób wyliczenia kosztu ujętego w działalności.

Autor: Dominika Wydrzyńska, Księgowa w MDDP Outsourcing.

Źródła:

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej DOP3.8220.114.2020.HTCE

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów