Mieszkanie dla pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej – rozliczenie PIT

Ponieważ definicji „podróży służbowej” nie znajdziemy w przepisach podatkowych, sięgnijmy do przepisów kodeksu pracy.

Wynika z nich, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracownikowi przysługuje zwrot wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowej.  

Zasady pokrywania takich wydatków mogą określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania, albo umowy o pracę.

Najczęściej pracodawcy sięgają do zasad pokrywania kosztów wyjazdów służbowych określonych  w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Przepisy te stanowią, że pracownikowi, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta z tytułu delegacji zagranicznej w przeciwieństwie do diety za podróż krajową, nie jest przeznaczona jedynie na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, ale i na pokrycie innych drobnych wydatków w podróży. To oznacza, że jeżeli uznamy wydatki za element diety, i będą się one mieścić w wysokości nią przewidzianej, nie wystąpi zasadność jej obniżenia.

Dla ustalenia należnej diety ważne jest, że przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej. Przepisy rozporządzenia określają więc stawki diety zależnie od kraju, w którym pracownik odbywa podróż służbową.

Podróże służbowe poza granicami kraju

Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

Oprócz diety pracownikowi przysługuje zwrot innych wydatków: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Coraz częściej, aby zaoszczędzić na hotelach, pracodawca wynajmuje pracownikowi mieszkanie za granicą, w którym zatrzymują się podczas trwania delegacji, co oznacza, że odbywający podróż służbową pracownik nie pokrywa kosztów noclegu.

Oczywiste jest, że w takiej sytuacji nie uzyska on zwrotu wydatków na nocleg, ponieważ ich nie poniósł. Czy jednak z faktem, że korzysta nieodpłatnie z mieszkania, należy wiązać powstanie przychodu, od którego należy zapłacić podatek?

Opodatkowaniu podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w ustawie o podatku dochodowym oraz od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zwrot właściwie udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika na wyżywienie oraz inne koszty odbywanej podróży służbowej stanowi przychód ze stosunku pracy. Od tego przychodu pracownik nie zapłaci jednak podatku, ponieważ diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach, a więc do wysokości limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r.

Przepisów tych nie zastosujemy jednak w sytuacji, gdy pracodawca wynajmuje mieszkanie służbowe i udostępnia je pracownikom wyłącznie odbywających podróż służbową, a więc mieszkanie nie będzie wykorzystywane do celów prywatnych.

W takim przypadku pracownik nie uzyska również przysporzenia majątkowego odpowiadającego wartości np. czynszu najmu, bowiem będzie korzystał z lokalu w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Pracownik będzie korzystał z mieszkania wyłącznie dlatego, iż na polecenie pracodawcy odbywa podróż służbową. W konsekwencji nie powstanie obowiązek naliczenia przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.. Należy pamiętać, że wykonywanie zadań służbowych nakłada na pracodawcę obowiązek ponoszenia wydatków związanych z realizacją tych zadań.

Mając na uwadze, że podróżą służbową jest wyjazd podjęty na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub poza miejsce wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych (który jednocześnie ma związek z wykonywaniem zadań związanych z działalnością pracodawcy),  stwierdzić należy, że:

-  podróże służbowe co do zasady związane są z osiąganymi przez pracodawcę przychodami, a

- wydatki poniesione w związku z tymi podróżami stanowią, w granicach określonych przepisami prawa podatkowego, koszty uzyskania przychodów.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi odbywającemu podróż służbową bezpłatnego noclegu lub zwrot kosztów noclegu w przypadku, gdy pracownikom nie zapewniono bezpłatnego noclegu. To w gestii pracodawcy pozostaje wybór, czy zapewni on swoim pracownikom bezpłatne noclegi, czy też zdecyduje się na zwrot poniesionych przez nich kosztów noclegów.

Stąd wydatki firmy z tytułu wynajęcia mieszkania służbowego, w celu zapewnienia noclegu pracownikom w trakcie służbowej podczas której będą wykonywali obowiązki służbowe wiązać się będą z działalnością gospodarczą.

Wobec powyższego, wydatki z tytułu wynajęcia przez Spółkę (pracodawcę) mieszkania służbowego, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów o ile konkretny wydatek wypełni warunki uznania kosztu za koszt podatkowy.

Istotne jest, że zasada ta dotyczy zarówno krajowych jak i zagranicznych podróży służbowych.

Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie

Polecamy: Czy obiad z kontrahentem w restauracji to reprezentacja, czy koszt uzyskania przychodu

Warto zauważyć, iż organy podatkowe korzystnie wypowiadają się w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na najem mieszkania dla pracowników odbywających podróż służbową.

Decydującym argumentem, wydaje się być obniżenie kosztów delegacji w porównaniu do kosztów pobytu w hotelach. Tak Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, w interpretacji z 30 czerwca 2010 r., sygn. ILPB3/423-325/10-2/KS.