Mieszkanie dla pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej – rozliczenie PIT

Ponieważ definicji „podróży służbowej” nie znajdziemy w przepisach podatkowych, sięgnijmy do przepisów kodeksu pracy.

Wynika z nich, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracownikowi przysługuje zwrot wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowej.  

Zasady pokrywania takich wydatków mogą określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania, albo umowy o pracę.

Najczęściej pracodawcy sięgają do zasad pokrywania kosztów wyjazdów służbowych określonych  w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Przepisy te stanowią, że pracownikowi, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta z tytułu delegacji zagranicznej w przeciwieństwie do diety za podróż krajową, nie jest przeznaczona jedynie na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, ale i na pokrycie innych drobnych wydatków w podróży. To oznacza, że jeżeli uznamy wydatki za element diety, i będą się one mieścić w wysokości nią przewidzianej, nie wystąpi zasadność jej obniżenia.

Dla ustalenia należnej diety ważne jest, że przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży służbowej. Przepisy rozporządzenia określają więc stawki diety zależnie od kraju, w którym pracownik odbywa podróż służbową.

Podróże służbowe poza granicami kraju

Diety w zagranicznej podróży służbowej pracownika

Oprócz diety pracownikowi przysługuje zwrot innych wydatków: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych uzasadnionych wydatków.

Coraz częściej, aby zaoszczędzić na hotelach, pracodawca wynajmuje pracownikowi mieszkanie za granicą, w którym zatrzymują się podczas trwania delegacji, co oznacza, że odbywający podróż służbową pracownik nie pokrywa kosztów noclegu.

Oczywiste jest, że w takiej sytuacji nie uzyska on zwrotu wydatków na nocleg, ponieważ ich nie poniósł. Czy jednak z faktem, że korzysta nieodpłatnie z mieszkania, należy wiązać powstanie przychodu, od którego należy zapłacić podatek?