Rezydencja podatkowa zagranicznego pracownika – jak ją określić, jaki ma wpływ na wypłacane wynagrodzenie?

Zgodnie z art. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) mówiąc o rezydencji podatkowej osoby fizycznej mamy na myśli pracownika posiadającego miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez względu na pochodzenie i źródło uzyskiwanych przez niego przychodów.

Aby wskazać, iż dana osoba posiada miejsce zamieszkania na terenie danego kraju należy wziąć pod uwagę dwa aspekty:

• Czy pracownik przebywa na terenie danego kraju ponad 183 dni w ciągu danego roku podatkowego?
• Czy posiada na terenie danego kraju centrum interesów życiowych lub gospodarczych?

Powyższe warunki nie muszą zostać spełnione łącznie aby móc jednoznacznie wskazać rezydencję podatkową osoby fizycznej. Do uznania, iż dany podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowy podatkowemu, wystarczy odpowiedź twierdząca na jedno z wyżej postawionych pytań.

Polecamy: PIT 2020. Komentarz

Centrum interesów życiowych

Aby stać się rezydentem podatkowym, należy w danym kraju posiadać centrum interesów życiowych lub centrum interesów gospodarczych. Jak wskazuje interpretacja warszawskiej Izby Skarbowej nr IPPB4/415-43/11-2/SP, w tym celu należy uwzględnić takie okoliczności jak m.in.: powiązania rodzinne oraz towarzyskie podatnika (małżonek, dzieci, nieruchomości), adres zamieszkania, meldunek czy aktywność społeczną. Natomiast w przypadku interesów gospodarczych istotne będą takie aspekty jak: źródło uzyskiwanych przychodów, posiadany kapitał/inwestycje, posiadany majątek ruchomy czy zobowiązania wobec podmiotów z sektora bankowego.

Każdorazowo określenie, w którym kraju znajduje się centrum interesów życiowych danego podatnika, wymaga przeprowadzenia odrębnej analizy i oceny stanu faktycznego, który pozwoli wskazać, z którym z państw daną osobę łączą silniejsze relacje zarówno gospodarcze jak i osobiste.

Zgodnie z komentarzem do modelowej konwencji OECD, który często przywoływany jest w interpretacjach i wyjaśnieniach organów skarbowych jest to, że ognisko domowe zostało utworzone przez danego podatnika i posiada ono charakter trwały. Podatnik dba o utrzymanie tego konkretnego miejsca w sposób długotrwały, użytkując je na własne potrzeby, w sposób ciągły i z zamiarem korzystania z niego w okresie późniejszym, co da się obiektywnie dostrzec przez zewnętrznego obserwatora. Sama chęć zamieszkania w danym miejscu nie może być kryterium decydującym o posiadaniu centrum interesów życiowych w tym państwie. Sam zamiar osiedlenia się bez powzięcia konkretnych działań, jak określił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 kwietnia 2013 r. sygn. akt II FSK 1658/11 nie posiada doniosłości prawnej, która pozwalałaby na zastosowanie tego kryterium jako wiążącego. W przypadku gdy można stwierdzić, iż dana osoba posiada ognisko domowe w dwóch państwach, należy zbadać szczegółowo jego powiązania gospodarczo-osobiste występują w obu przypadkach i określić, które z nich są bliższe podatnikowi. Najczęstszym kryterium w przypadkach spornych jest informacja, w którym miejscu znajduje się najbliższa rodzina podatnika. W przypadku braku bliskich powiązań rodzinnych należy pochylić się nad kryterium wynikającym z gospodarczej działalności a mianowicie, należy wziąć pod uwagę, w którym miejscu w przeważający sposób prowadzona jest działalność zarobkowa danej osoby.

Kryterium 183 dni

Kryterium 183 dni wydaje się dosyć prostym kryterium do zastosowania - nic bardziej mylnego. Pierwszym problemem, który pojawia się w przypadku zastosowania tego warunku jest sposób liczenia okresu 183 dni pobytu. Nie zostało bowiem jasno sprecyzowane czy do kalkulacji powinny zostać wzięte pełne dni przebywania osoby na terenie danego kraju czy również dni określane jako pobyt krótkotrwały np. kilkugodzinny. Organy podatkowe w Polsce stoją na stanowisku, iż pod uwagę powinny zostać wzięte wszystkie dni, w których osoba fizyczna przebywała na terenie Polski, z wyłączeniem przejazdu tranzytowego. Zasadne jest w tym przypadku również ujęcie w kalkulacji nie tylko dni roboczych, ale także weekendów, dni choroby, dni urlopu wypoczynkowego, czy dni przerw pomiędzy wykonywaniem obowiązków służbowych.

Kolejnym problemem, który pojawia się w przypadku kryterium 183 dni jest jego sprawdzalność. W praktyce, w dużej ilości przypadków, nie ma możliwości zweryfikowania, czy wskazany przez podatnika okres pobytu w danym państwie został wykazany w sposób prawidłowy. W przypadku obywateli państw Unii Europejskiej, którzy podróżują w obrębie strefy Schengen bez odnotowywania daty wjazdu oraz daty wyjazdu jest to praktycznie niemożliwe.

Warto zwrócić uwagę, iż sposób liczenia okresu 183 dni nie jest jednakowy dla każdego kraju. Zależy on bowiem od zapisów zawartych w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania pomiędzy dwoma umawiającymi się państwami i definiuje się go jako:

• Okres 183 dni w ciągu następujących po sobie 12 miesięcy rozpoczynających się od pierwszego dnia pobytu danej osoby fizycznej na terenie innego kraju (np. Niemcy, Belgia)
• Okres 183 dni w ciągu danego roku kalendarzowego/podatkowego (np. Francja, Austria)

W przypadku osoby fizycznej posiadającej w Polsce centrum interesów życiowych, będzie ona potraktowana jako polski rezydent do celów podatkowych nawet jeśli kryterium 183 dni pobytu w Polsce nie zostanie spełnione.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Jego stałe miejsce wykonywania pracy znajduje się w Polsce. Pracodawca postanowił oddelegować pracownika do pracy na terenie  Austrii na okres 8 miesięcy. Pracodawca nie posiada w tym kraju zakładu lub stałej placówki.
Pracownik rozpoczął świadczenie pracy na terenie Austrii w dniu 12 września 2019 r. Jego pobyt trwał do dnia 11 maja 2020 roku.

Okres pobytu do celów ustalenia rezydencji podatkowej należy liczyć odrębnie dla każdego roku podatkowego.

W roku 2019 pracownik wykonywał obowiązki służbowe na terenie Austrii przez okres 111 dni.
W roku 2020 pracownik wykonywał obowiązki służbowe na terenie Austrii przez okres 132 dni.

W powyższym przykładzie dochody podatnika od całości osiągniętego dochodu podlegają opodatkowaniu tylko w Polsce.

Przykład 2

Pracownik w ramach obowiązków służbowych został oddelegowany do pracy na terenie Belgii przez swojego polskiego pracodawcę. Do celów realizacji umowy z belgijskim kontrahentem pracownik świadczył usługi na terenie Belgii w dwóch okresach:
1) od dnia 14 kwietnia do dnia 2 lipca 2019 – 80 dni
oraz
2) od dnia 13 sierpnia do dnia 30 września – 49 dni

Łączny okres pracy na terenie Belgii nie przekroczył 183 dni w okresie 12 kolejno następujących po sobie miesięcy rozpoczynających się od dnia 14 kwietnia. Dochody pracownika opodatkowane będą w całości w Polsce.

Problemem dla płatników może okazać się moment, w którym powinni oni określić rezydencję podatkową zatrudnionego podatnika. Najpóźniej należy zrobić to w momencie, gdy następuje obowiązek sporządzenia rocznego zeznania podatkowego. Jednak z praktycznego punktu widzenia należy ustalić to w momencie powstania stosunku prawnego pomiędzy płatnikiem i zatrudnionym, gdyż to na płatniku spoczywa obowiązek potrącenia i zapłaty zaliczek na podatek dochodowy. Ustalenie rezydencji staje się bardziej skomplikowane w momencie, gdy lata podatkowe danych krajów nie są jednolite.

Należy także pamiętać, iż w przypadku określenia rezydencji podatkowej należy dokładnie przeanalizować również rodzaj uzyskiwanego dochodu. Gdyż podatnik może uzyskiwać dochody z różnych źródeł, których sposób opodatkowania znajduje swoje odzwierciedlenie w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Certyfikat rezydencji podatkowej

Status rezydenta podatkowego, zgodnie z zapisami art. 5a pkt 21) ustawy o PIT posiada również podatnik, który legitymuje się certyfikatem rezydencji wydanym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa, w którym podatnik posiada miejsce zamieszkania. Certyfikat podatkowy jest to dokument, który określa miejsce zamieszkania danej osoby fizycznej do celów podatkowych, a tym samym wskazuje, w którym państwie podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Nieposiadanie certyfikatu rezydencji nie przesądza o braku posiadania w danym państwie nieograniczonego obowiązku podatkowego.

Certyfikat rezydencji podatkowej jest dokumentem, który może zostać sporządzony w wersji papierowej lub elektronicznej. Nie zostały określone konkretne elementy jakie powinien zawierać dokument, należy jednak przyjąć, iż powinien on zawierać informacje obligatoryjne analogiczne do pisma administracyjnego tj.:

• nazwę organu wydającego dokument
• datę wystawienia dokumentu
• dane osobowe oraz adres zamieszkania podatnika 

Dokument może zawierać również inne dane fakultatywne, jednak przyjmuje się, że powyższe informacje to minimum, które powinien posiadać.

Pracownicy zagraniczni

Status polskiego rezydenta podatkowego nie ogranicza się tylko i wyłącznie do obywateli polskich, obejmuje również obywateli zagranicznych. W przypadku rezydencji podatkowej nie ma bowiem znaczenia posiadane przez podatnika obywatelstwo, a faktyczne miejsce zamieszkania.

W przypadku, gdy obywatel zagraniczny, nie spełnia żadnego z powyższych warunków, jest objęty ograniczonym obowiązkiem podatkowym na terenie RP, tzn. iż opodatkowaniu w Polsce podlegają tylko i wyłącznie dochody uzyskane przez niego na terenie naszego kraju.

W przypadku zawarcia przez polskiego pracodawcę umowy o pracę z cudzoziemcem dochód ten w całości podlega opodatkowaniu w Polsce na zasadach ogólnych. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, czy obcokrajowiec przedstawić może certyfikat rezydencji, który pozwalałby na zastosowanie przepisów wyszczególnionych w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Płatnik składek ma zatem za zadanie obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanego wynagrodzenia za pracę obcokrajowca tak samo jak w przypadku zatrudnionych obywateli Polski.

Przy zawarciu umowy cywilnoprawnej z cudzoziemcem kwestia opodatkowania nie wydaje się już być taka prosta. W oparciu o art. 29 ust. 2 ustawy o PIT do umowy cywilnoprawnej z cudzoziemcem mogą zostać zastosowane przepisy odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania pod warunkiem przedstawienia przez zleceniobiorcę zagranicznego certyfikatu rezydencji podatkowej, potwierdzającego zagraniczny adres zamieszkania podatnika.

Po otrzymaniu certyfikatu rezydencji podatkowej od zleceniobiorcy, pracodawca może zastosować sposób opodatkowania wynikający z zapisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takim przypadku zazwyczaj umowa ta określa, iż płatnik składek nie pobiera podatku od przychodu uzyskanego w ramach wolnego zawodu albo innej działalności o samodzielnym charakterze.

W przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada certyfikatu rezydencji podatkowej, jego ośrodek interesów życiowych znajduje się poza obszarem Polski i nie przebywa na terenie naszego kraju powyżej 183 dni, pracodawca zobowiązany jest do poboru od wypłaconego wynagrodzenia zryczałtowanego podatku w wysokości 20%, a na koniec roku podatkowego do przekazania do Urzędu Skarbowego deklaracji PIT-8AR oraz IFT-1/IFT-1R.

W przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada certyfikatu rezydencji podatkowej, jego ośrodek interesów życiowych znajduje się w Polsce lub przebywa na terenie naszego kraju powyżej 183 dni, pracodawca zobowiązany jest do poboru od wypłaconego wynagrodzenia podatku na zasadach ogólnych a na koniec roku podatkowego do przekazania do Urzędu Skarbowego deklaracji PIT-4R oraz PIT-11.

Przykład 3

Spółka z ograniczona odpowiedzialnością podpisała umowę zlecenie z obywatelem Ukrainy, który nie przedstawił certyfikatu rezydencji podatkowej oraz oświadczył, iż posiada centrum interesów życiowym na terenie Ukrainy i nie przebywa na terenie Polski powyżej 183 dni. Umowa została zawarta na okres 1 miesiąca na kwotę 3000 zł brutto.

Pracodawca obliczając kwotę netto do wypłaty po zakończonym zleceniu powinien zastosować do obliczeń stawkę 20% podatku zryczałtowanego bez pomniejszania podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodu oraz składki ZUS.

Paulina Marcula, Senior Payroll Consultant w Advicero Nexia