Nieterminowe otrzymanie PIT-11 od pracodawcy - skutki dla pracownika i pracodawcy

• Co może uniemożliwić pracodawcy złożenie w terminie deklaracji rocznych?
• Co pracodawca powinien zrobić w takiej sytuacji?
• Konsekwencje dla pracownika w przypadku nieterminowego otrzymania PIT-11 od pracodawcy
• Co może zrobić pracownik, gdy nie otrzymał PIT-11 w terminie?

Co może uniemożliwić pracodawcy złożenie w terminie deklaracji rocznych?

1) brak podpisanego i złożonego dokumentu UPL-1 dla pracownika odpowiedzialnego za sporządzanie deklaracji rocznych w firmie – przetworzenie upoważnienia przez Urząd Skarbowy zajmuje kilka dni, w przypadku złożenia UPL-1 bez wystarczającego bufora czasowego – upoważnienie mogło zostać przetworzone po terminie;

2) (nieodpłatne świadczenia rzeczowe np. dla lekarzy – udział w sympozjum);

3) w tym roku uruchomienie KSeF spowodowało przeciążenia systemu, co uniemożliwiło poświadczanie przy logowaniu na e-PUAP i mogło się przyczynić do opóźnień;
lub
4) po prostu błąd ludzki czy choroba uniemożliwiająca pracę i dopełnienie obowiązków względem fiskusa i pracowników.

Co pracodawca powinien zrobić w takiej sytuacji?

Niezwłocznie od powzięcia informacji, że naruszony został przepis art. 16 i 16a Ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy (Dz.U. Nr 83 poz. 930) należy sporządzić dokument potocznie nazywany czynnym żalem, czyli zawiadomić o popełnieniu czynu zabronionego oraz przedstawić przyczynę niedopełnienia obowiązku. Czynny żal Pracodawca składa do swojego Urzędu Skarbowego w przypadku niezłożenia PIT-4R oraz do Urzędów Skarbowych właściwych dla Pracowników, za których nie zostały złożone deklaracje PIT-11. Dopiero po złożenia czynnego żalu, Pracodawca może złożyć deklaracje roczne do Urzędu Skarbowego. Rozwiązanie to umożliwia odstąpienie przez organy skarbowe od karania sprawcy popełniającego czyn zabroniony w postaci niezłożenia deklaracji w terminie.

Warto zaznaczyć, że czynny żal zadziała jedynie w sytuacji, gdzie nie doszło jeszcze do sprawdzenia bądź kontroli zeznania rocznego przez właściwy urząd skarbowy. Jego ideą jest właśnie poinformowanie urzędy o opóźnieniach lub błędach oraz wyjaśnienie ich przyczyny w celu uniknięcia sankcji za naruszenie przepisów.

W przypadku gdy Urząd Skarbowy wezwie Pracodawcę do złożenia zaległych deklaracji nie ma możliwości uwzględnienia czynnego żalu, a pracodawca może zostać ukarany karą grzywny lub mandatem skarbowym (zależnym od skali opóźnienia, tego, czy doszło do uszczuplenia podatku oraz od oceny winy płatnika), ponosi też odpowiedzialność karnoskarbową płatnika oraz naraża się na kontrolę z Urzędu Skarbowego.

Kary nakładane przez urząd wynikają z następujących aktów prawnych:

Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy:
Art. 54. § 1.„Podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie”.

Wysokość stawki dziennej określa właściwy w tej sprawie sąd.

Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy:

Art. 23. § 1.„Wymierzając karę grzywny, sąd określa liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki dziennej; jeżeli kodeks nie stanowi inaczej, najniższa liczba stawek wynosi 10, najwyższa – 720”.

Konsekwencje dla pracownika w przypadku nieterminowego otrzymania PIT-11 od pracodawcy

Co ważne, niedotrzymanie ustawowych terminów, zwłaszcza nieprzekazanie pracownikom PIT-11, wpływa istotnie na możliwość rozliczenia rocznego pracowników w sposób poprawny i terminowy. Oprócz poinformowania właściwego urzędu ważne jest również przekazanie informacji do osób oczekujących na PIT-11 o powodach opóźnienia oraz terminie, w jakim zobowiązujemy się dostarczyć dokumenty. W przeciwnym razie narażamy pracownika oraz firmę na następujące konsekwencje:

1) Jeśli pracodawca spóźnił się z przekazaniem informacji do Urzędu Skarbowego, automatycznie przygotowany przez KAS (Krajową Administrację Skarbową) PIT może być niekompletny lub go nie będzie. Pracownik musi wtedy samodzielnie uzupełnić dane na podstawie spóźnionego PIT-11;

2) Jeśli pracownik rozliczył się "na szybko" na podstawie umów, rachunków bądź wyciągów bankowych (szacując zarobki), a otrzymał PIT-11 z innymi kwotami, konieczne będzie składanie korekty zeznania;

3) W przypadku rażącego opóźnienia, pracownik może poinformować swój Urząd Skarbowy o nieotrzymaniu PIT-11 w terminie, co może skutkować kontrolą płatnika.

Co może zrobić pracownik, gdy nie otrzymał PIT-11 w terminie?

1) Ponaglić pracodawcę: najpierw skontaktować się z działem kadr/księgowości w celu wyjaśnienia sytuacji.

2) Sprawdzić e-Urząd Skarbowy: zalogować się na podatki.gov.pl – być może pracodawca wysłał PIT do US, ale nie dostarczył go pracownikowi.

3) Rozliczyć podatek samodzielnie: jeśli dane z US są niepełne, należy samodzielnie wypełnić PIT-37/36, a po otrzymaniu PIT-11 sprawdzić, czy kwoty się zgadzają.

Należy pamiętać, że brak PIT-11 nie zwalnia pracownika z obowiązku rozliczenia podatku dochodowego. Nawet jeśli brak jest pełnej dokumentacji przychodów osiągniętych w rozliczanym roku, pracownik musi samodzielnie oszacować podatek należny na podstawie umów, rachunków, przelewów wynagrodzeń oraz złożyć zeznanie do 30 kwietnia. W przeciwnym razie naraża się na możliwe sankcje karnoskarbowe, w tym mandat bądź grzywnę. Jeśli zaś rozliczy się z pominięciem jakiegoś źródła dochodu rozliczenie może być nieprawidłowe i skutkować nieprawidłową kwotą podatku do zapłacenia, odsetkami od zaległości podatkowej a także wezwaniem do złożenia wyjaśnień lub korekty zeznania, skierowanym do podatnika przez urząd skarbowy.

Karolina Wieczorek, Senior Team Leader w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars

Forvis Mazars to globalna sieć świadcząca usługi audytorsko-doradcze. Działa w ponad 100 krajach i terytoriach, oferując swoim klientom wiedzę i doświadczenie ponad 40 tys. wybitnych specjalistów. W Polsce pod marką Mazars obecna od 1992 roku.