Mali i średni przedsiębiorcy w obliczu JPK

Jak przygotować się do nadchodzących zmian? Jak sprawdzić, czy przedsiębiorca jest w ogóle objęty obowiązkiem JPK? Wszystko zależy od skali działalności i wielkości zatrudnienia w danej firmie.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Na start liczymy pracowników i obroty w firmie

Co należy rozumieć przez pojęcie mały i średni przedsiębiorca? Przy określaniu wielkości firmy należy wziąć pod uwagę takie kryteria jak: średnioroczne zatrudnienie, roczny obrót netto lub roczną sumę aktywów bilansu. Muszą zostać spełnione dwa kryteria równocześnie w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Głównym wskaźnikiem, który zawsze jest brany pod uwagę zawsze to liczba pracowników. Z kolei drugim warunkiem jest obrót lub suma aktywów. Jak to wygląda w praktyce?

- Małym przedsiębiorcą jest firma, w której pracuje mniej niż 50 osób, a jej roczne obroty netto lub suma aktywów nie przekraczają 10 mln euro. Natomiast średni przedsiębiorca zatrudnia maksymalnie 249 osób i osiąga roczny obrót poniżej 50 mln Euro lub roczna suma aktywów  wynosi mniej niż 43 mln Euro – tłumaczy Barbara Przybylska, projektant systemów Comarch ERP.   

Pozostaje pytanie jakie lata należy brać pod uwagę przy określaniu wielkości firmy.

- Mimo, że mali i średni przedsiębiorcy wchodzą do systemu JPK od 1 stycznia 2017 roku, to status firmy określa się, biorąc pod uwagę stan na 1 lipca 2016 roku, ponieważ liczą się okresy rozliczeniowe zamknięte na dzień wejścia w życie przepisów o JPK, a więc lata 2014-2015  – wyjaśnia Władysław Varga, doradca podatkowy w firmie Taxpoint.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – Ewidencja VAT od 1 stycznia 2017 (książka)

Excel już nie wystarcza

Jak już mamy pewność, że od nowego roku zacznie nas obowiązywać JPK, należy sprawdzić, czy firma jest gotowa do przygotowania takiego dokumentu.

- Z ankiety przeprowadzonej przez firmę Comarch w listopadzie tego roku wynika, że ponad 38 proc. małych i średnich firm nie posiada jeszcze systemu IT dostosowanego do generowania ewidencji zakupu i sprzedaży VAT w formie elektronicznej, tj. w postaci pliku JPK_VAT. Plik JPK_VAT musi być udostępniany organom podatkowym, co miesiąc, za pomocą interfejsu do komunikacji, który znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Przesłanie pliku JPK_VAT z opóźnieniem lub wcale grozi bardzo poważnymi konsekwencjami finansowymi. Jeżeli nie mamy pewności, co do aktualności systemu księgowego, najlepszym rozwiązaniem jest kontakt z producentem oprogramowania – podkreśla Barbara Przybylska.

Większość dużych dostawców rozwiązań IT przygotowuje nowe wersje systemów, uwzględniające wchodzące w życie przepisy, tak, aby klienci mogli w wygodny i bezpieczny sposób generować pliki JPK zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Kontaktując się z producentem należy obowiązkowo ustalić, kiedy aktualizacja będzie gotowa i czy jej pobranie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami czy też nie.

Kompresja, podpis i strzał na bramkę

Wytyczne Ministerstwa Finansów określają nie tylko format w jakim JPK musi być przygotowany oraz dane jakie ma zwierać. Ustawodawca wskazał również jego rozmiar.

Dokumenty muszą być skompresowane, zaszyfrowane, zapisane w formacie XML a wielkość poszczególnych archiwów nie może przekraczać 60 MB. Sam plik można składać tylko drogą elektroniczną, za pomocą nowego interfejsu komunikacji, który znajduje się na stronie resortu finansów. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą pamiętać, że dane przekazywane do organów podatkowych powinny być właściwie zabezpieczone. Dlatego muszą zostać opatrzone podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym  – mówi Władysław Varga z firmy Taxpoint.