Dlaczego warto dbać o terminy zapłaty z faktur?

Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt

Faktury przelewowe – wygoda w przypadku częstych transakcji

Odroczone terminy zapłaty stosuje się często w stałych kontaktach handlowych pomiędzy kontrahentami, np. w sytuacji gdy przedsiębiorca kupuje towar lub usługę zawsze od tego samego dostawcy. Wówczas zwykle wystawiana jest faktura, na które figuruje termin zapłaty i taka faktura jest zarazem wezwaniem do zapłaty. Termin najczęściej wynika z umowy pomiędzy stronami. W ten sposób reguluje się wiele rachunków związanych z prowadzeniem działalności, m.in. czynsz, telefon, internet itp.

Terminy płatności nie są obowiązkowe – ale zwykle figurują na fakturach

Co prawda termin zapłaty nie jest niezbędnym elementem na fakturze, ale jest stosowany bardzo często. Najczęściej praktykowane jest odroczenie daty płatności o 7 lub 14 dni od momentu wystawienia faktury. Jednak w praktyce zdarzają się także 30 a nawet 90-dniowe okresy odroczenia zapłaty.

Generalnie data płatności zamieszczona na fakturze zależy od ustaleń między kupującym i sprzedającym (często wynika z umowy). Praktyka pokazuje jednak, że płatności przelewowe często nie są regulowane terminowo, np. ze względu na brak środków w danym momencie lub przez lekceważące podejście do terminu widniejącego na dokumencie księgowym. Przedsiębiorcy nieterminowo regulujący swoje zobowiązania powinni liczyć się jednak z negatywnymi konsekwencjami.

Metody obliczania kwoty VAT podawanej na fakturze

Kalkulator VAT

Uwaga:

Jeżeli na fakturze nie ma terminu zapłaty, to nie oznacza, że jest on dowolny. W takiej sytuacji należność trzeba uregulować niezwłocznie po otrzymaniu wezwania do zapłaty.

Skutki biznesowe nieterminowych płatności

Przedsiębiorca zalegający z płatnościami w stosunku do kontrahentów, czy dostawców może spotkać się przede wszystkim z negatywnymi skutkami biznesowymi swojego działania.

Po pierwsze wierzyciel może zgłosić informację o nierzetelności firmy do Krajowego Rejestru Dłużników (lub innych podobnych rejestrów). Przedsiębiorca tam umieszczony może mieć  problemy w nawiązaniu nowych kontaktów handlowych, a także z uzyskaniem kredytu, wynajęciem lokalu, czy podpisaniem umowy leasingu na sprzęt firmowy.

Sądowy nakaz zapłaty

Ponadto wierzyciel może zdecydować się na egzekwowanie swoich należności na drodze sądowej. Wtedy dłużnik otrzyma sądowy nakaz zapłaty.

Otrzymanie takiego nakazu wiąże się z dodatkowymi wydatkami, do których należą m.in. odsetki, koszty postępowania i zastępstwa procesowego. Brak zapłaty wymaganych kwot może skutkować egzekucją komorniczą i zajęciem konta firmowego. Koszt komornika to również dalsze obciążenie dla przedsiębiorcy.

Trzeba wobec tego pamiętać, że osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą za wynikłe z niej zobowiązania odpowiada całym swoim majątkiem, także prywatnym. 

Jak ustalić termin zapłaty na fakturze i czy jest on wiążący?

Skutki podatkowe nieterminowego regulowania faktur

Oczywiście kwestie biznesowe to nie koniec problemów. Nieterminowe regulowanie faktur może wiązać się z negatywnymi skutkami zarówno na gruncie podatku dochodowego, jak i VAT-u.

W przypadku ujęcia w kosztach podatkowych kwoty wynikającej z faktury, umowy, czy innego dokumentu księgowego i niezapłacenia jej w terminie 30 dni od upływu terminu płatności, przedsiębiorca musi zmniejszyć koszty o niezapłaconą kwotę. Gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni korekty kosztów należy dokonać w terminie 90 dni od daty zaliczenia faktury do kosztów.

Zmniejszenia kosztów dokonuje się w miesiącu, w którym upływają powyższe terminy (30 lub 60 dni). Fakturę można „przywrócić” do kosztów w miesiącu, w którym została ona faktycznie zapłacona.

Analogiczne rozwiązanie funkcjonuje jeśli chodzi o VAT. Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT muszą liczyć się z koniecznością korygowania tego podatku, gdy nie zapłacą faktury przez co najmniej 150 dni od terminu płatności. Korekty dokonuje się w deklaracji składanej za okres rozliczeniowy, w którym upłynął wyżej wskazany termin. Dopiero po dokonaniu płatności można z powrotem odliczyć VAT.

Co istotne możliwe jest przesunięcie terminu płatności za zgodą obu stron transakcji, co pozwala uniknąć konieczności korekty VAT. To furtka, z której korzysta wielu przedsiębiorców, gdyż brak dokonania korekty, w sytuacji gdy powstał taki obowiązek ze względu na upływ 150-dniowego terminu może skutkować karami karno-skarbowymi.

Zapisz się na nasz newsletter

Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt