Terminy wystawiania faktur VAT - pytania i odpowiedzi

• Czy data podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego wpływa na termin wystawienia faktury
• Kiedy wystawić fakturę dokumentującą najem oraz koszty mediów
• Do kiedy wystawia się faktury zbiorcze
• Czy wszystkie transakcje z jednego miesiąca muszą się znaleźć na fakturze zbiorczej
• Czy można wystawić fakturę rok przed wykonaniem usługi
• Czy można wystawić fakturę sprzedaży po otrzymaniu towaru, ale przed otrzymaniem faktury zakupu
• Kiedy należy wystawiać faktury za sporządzenie opinii na zlecenie sądu
• Czy można żądać wystawienia faktury w terminie wcześniejszym niż ustawowy

Czy data podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego wpływa na termin wystawienia faktury

Z warunków umowy zawartej z kontrahentem wynika, że przyjęcie świadczonych przez nas usług (podlegających ogólnym zasadom ustalania momentu powstania obowiązku podatkowego) będzie następować protokolarnie. Kontrahent zastrzegł sobie kilkunastodniowy termin na weryfikację jako­ści wykonania usługi, liczony od momentu zgłoszenia mu przez nas wykonania ostatniej czynności. Dopiero po takim sprawdzeniu przez obie strony podpisywany jest protokół zdawczo-odbiorczy, po­twierdzający należyte wykonanie usługi. Od którego momentu biegnie w takim przypadku termin na wystawienie faktury - od momentu zgłoszenia wykonania ostatniej czynności, czy od daty podpisania protokołu, co ze względu na kilkunastodniowe przesunięcie może mieć miejsce dopiero w następnym miesiącu? Nadmieniamy, że całość należności zostanie zapłacona przez kontrahenta jednorazowo na podstawie wystawionej przez nas faktury.

W opisanej w pytaniu sytuacji kluczowe jest prawidłowe ustalenie momentu wykonania usługi. Wysta­wienie faktury w tym przypadku powinno bowiem nastąpić nie później niż w terminie 15 dni, licząc od koń­ca miesiąca, w którym usługa została wykonana, co wynika wprost z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Treść pytania sugeruje, że protokolarny odbiór usługi został uzgodniony umownie przez strony i nie jest wymo­giem wynikającym z odrębnych przepisów. Tym samym, nie można uznać, że to data figurująca na pro­tokole wyznacza moment wykonania usługi.

Protokół pełni tutaj bowiem rolę pomocniczą, potwierdzając należyte wykonanie zakończonej już wcześniej usługi, co ma znaczenie dla ewentualnych uprawnień na­bywcy w kwestiach gwarancyjnych i reklamacyjnych. Są to jednak kwestie stricte cywilnoprawne, niemające znaczenia dla ustalenia momentu wykonania usługi na gruncie VAT. Momentem wykonania usługi dla celów VAT będzie więc data wykonania ostatniej czynności w ramach realizacji usługi. Wskazany wy­żej 15-dniowy termin na wystawienie faktury powinni Państwo zatem liczyć od końca miesiąca, w którym miało miejsce faktyczne wykonanie ostatniej czynności, a nie miesiąca, w którym przypada data podpisa­nia protokołu (w przypadku, gdy są to różne miesiące).

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106i ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Monitor Księgowego – prenumerata

Biuletyn VAT

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

Kiedy wystawić fakturę dokumentującą najem oraz koszty mediów

Kiedy powinienem wystawić fakturę dla usług najmu powierzchni biurowych oraz refaktury mediów (na osoby prawne), w sytuacji gdy umowa jest długoterminowa i określa termin zapłaty czynszu naj­mu oraz mediów (refaktury) jako „14 dni od daty wystawienia faktury"?

Dla wymienionych przez Pana usług faktura może być wystawiona najpóźniej w dniu, w którym upływa termin płatności i nie wcześniej niż 30 dni przed ich wykonaniem. Gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, ograniczenie 30 dni nie obowiązuje. Oznacza to, że w tym przypadku od Pana zależy, kiedy wystawi fakturę.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106i ust. 3, 7 i 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Do kiedy wystawia się faktury zbiorcze

Mam umowę z klientem, który odbiera z mojego sklepu napoje dla swoich pracowników. Umówiliśmy się, że będę mu za to wystawiał jedną fakturę dokumentującą sprzedaż z całego miesiąca. Do kiedy powinienem to zrobić?

Powinien Pan wystawić fakturę zbiorczą obejmującą wszystkie sprzedaże napojów z danego miesiąca nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu. Ale uwaga! Obowiązek podatkowy od takiej sprze­daży powstaje w miesiącu dokonania dostaw lub świadczenia usług. Na fakturze zbiorczej jako datę zakończe­nia dostawy towarów lub wykonania usługi podać należy datę przeprowadzenia ostatniej transakcji. Oczywiście pod warunkiem, że taką datę ostatniej transakcji da się określić i różni się ona od daty wystawienia faktury.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106i ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Czy wszystkie transakcje z jednego miesiąca muszą się znaleźć na fakturze zbiorczej

Zazwyczaj co miesiąc wystawiam klientowi fakturę zbiorczą za dostawy żywności. Klient poprosił mnie, żebym jedną dostawę wyłączył z faktury zbiorczej i wystawił na nią oddzielną fakturę. Czy mogę tak zrobić?

Tak, może Pan tak zrobić. Nie ma żadnego przepisu, który zabraniałby ujęcia na fakturze zbiorczej tych dostaw towarów lub świadczenia usług, które podatnik sam wybierze. Jeśli więc klient życzy sobie, żeby jedna dostawa była udokumentowana oddzielną fakturą, to nie ma przeszkód, żeby Pan tak zrobił.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106i ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

Czy można wystawić fakturę rok przed wykonaniem usługi

Świadczymy usługi utrzymania systemów na naszych serwerach (hosting). Umowy zawieramy na okres jednego roku od daty zawarcia umowy i udostępnienia usługi (wydanie loginu i hasła). Po upły­wie roku z reguły zawierana jest kolejna umowa na tę usługę. Płatności ustalane są co kwartał. Czy możliwe jest wystawienie jednej faktury na całą wartość, z określonymi w niej wszystkimi, kolejno upływającymi okresami rozliczenia usługi i płatności (w treści lub w notatce)?

Ponieważ ustalono następujące po sobie kwartalne terminy płatności, to obowiązek podatkowy VAT będzie powstawał z upływem każdego tak ustalonego okresu. Na okoliczność świadczenia opisanej przez Państwa usługi można będzie wystawiać fakturę za każdy okres do 15. dnia następnego miesiąca. Ale możliwe będzie również wystawienie jednej faktury dla całego okresu świadczenia usługi z okre­ślonymi w niej terminami płatności lub rozliczeń, ponieważ dla usług ciągłych z ustalonymi okresami rozliczeń nie ma zastosowania zakaz wystawiania faktury na więcej niż 30 dni przed powstaniem obo­wiązku podatkowego. Warunkiem jest, aby faktury zawierała informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 19a ust. 1, 3, art. 106i ust. 1, ust. 7-8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312

Czy można wystawić fakturę sprzedaży po otrzymaniu towaru, ale przed otrzymaniem faktury zakupu

Otrzymaliśmy zamówiony towar, jednak nie dotarła do nas jeszcze od dostawcy faktura dokumentują­ca ten zakup. Zgłosił się do nas klient zainteresowany zakupem tego towaru od nas. Sprzedaliśmy mu więc ten towar, wystawiając fakturę sprzedażową, chociaż nie dysponowaliśmy jeszcze w momencie jej wystawiania fakturą zakupową. Czy mogliśmy dokonać sprzedaży w taki sposób bez negatywnych konsekwencji w VAT?

Tak. W opisanej sytuacji mogli Państwo wystawić fakturę sprzedaży tego towaru mimo braku faktury zakupowej. Przepisy ustawy o VAT dopuszczają wystawienie faktury do 30 dni przed dokonaniem dosta­wy towaru, co wprost wynika z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT. Zatem, jeśli w momencie wystawienia faktury sprzedaży nie mieliście Państwo jeszcze prawa rozporządzania tym towarem jak właściciel, to - o ile prawo to zostało nabyte przed upływem ww. terminu a następnie przeniesione na kolejnego nabyw­cę tego towaru - nie powinni się Państwo obawiać zakwestionowania prawidłowości udokumentowania takiej transakcji.

Jeśli zaś okres między datą wystawienia faktury a momentem nabycia przez Państwa prawa do rozporządzania towarem jak właściciel byłby dłuższy niż 30 dni, to oczywiście istnieje ryzyko, że organy podatkowe będą próbowały potraktować wystawioną przez Państwa fakturę sprzedaży jako fakturę „pustą" w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT. Nie wydaje mi się to jednak uzasadnione, skoro fak­tycznie do dostawy dojdzie, tyle że w późniejszym terminie.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 106i ust. 7 pkt 2, art. 108 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

Kiedy należy wystawiać faktury za sporządzenie opinii na zlecenie sądu

Jestem biegłym sądowym. Sąd zlecił mi sporządzenie opinii na potrzeby prowadzonego postępowa­nia. Kiedy powinienem wystawić fakturę za tę usługę, skoro VAT rozliczam dopiero w dacie otrzymania zapłaty?

Dla usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, świadczonych na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury, obowiązek podatkowy powstaje w dacie otrzymania zapłaty za nie - w całości bądź w części. Powstaje on zatem na zasadach szcze­gólnych, określonych w art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. d) ustawy o VAT. Jednocześnie ustawodawca w art. 106i ustawy o VAT nie wymienił ww. usług świadczonych na zlecenie sądów bądź prokuratur wśród czynności, dla których określony został odmienny od ogólnego termin na wystawienie faktury.

Oznacza to, że usługi te powinny zostać udokumentowane fakturą wystawioną nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym jako biegły wykonał Pan usługę dla sądu. Nie ma też przeszkód, aby wystawić taką fakturę jeszcze przed wykonaniem usługi - nie wcześniej jednak niż 30 dni przed jej wykonaniem. Wysta­wiona przez Pana faktura powinna zostać zaewidencjonowana i rozliczona w deklaracji VAT składanej za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Trzeba też pamiętać, że otrzymana przez Pana jako biegłego płatność zaliczkowa przed wykonaniem usługi spowoduje powstanie obowiązku po­datkowego - w odniesieniu do otrzymanej kwoty zaliczki.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. d), art. 106i ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312.

---

Czy można żądać wystawienia faktury w terminie wcześniejszym niż ustawowy

Zawarliśmy umowę na dostawę towaru. Z umowy wynika, że dostawca wystawi nam fakturę po do­stawie, w ustawowym terminie. Nie chcemy jednak czekać do następnego miesiąca na fakturę. Czy możemy jakoś wymusić na sprzedawcy, żeby wystawiał nam faktury szybciej?

Nie. Mogą Państwo jedynie próbować w tej kwestii negocjować z dostawcą. Nie ma jednak prawnej możliwości wymuszenia na dostawcy, żeby wystawił fakturę wcześniej niż obligują go do tego przepisy. Aktualnie faktura musi zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa (lub wykonanie usługi, albo otrzymanie zaliczki). Można ją również wy­stawić wcześniej, do 30 dni przed sprzedażą bądź otrzymaniem całości lub części zapłaty.

Jeśli zatem Państwa dostawca zmieści się w ustawowym terminie na wystawienie faktury, to nie można będzie mu zarzucić działania niezgodnego z przepisami, tym bardziej, że postanowienia umowne również odwołują się do terminów ustawowych w tym zakresie.

PODSTAWA PRAWNA:

- art. 106i ust. 1, 2 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312