VAT 2026: Każda faktura może mieć 3 równorzędne postacie i każda z nich jest legalnym dokumentem. Wystawca może posługiwać się każdą z tych postaci

• Trzy równorzędne postacie faktury VAT
• Podatnik (wystawca) może posługiwać się wszelkimi postaciami tej samej faktury

Trzy równorzędne postacie faktury VAT

Te postacie to:

1) papierowa,
2) elektroniczna w dowolnym formacie wybranym przez strony czynności,
3) elektroniczna w narzuconych przez ustawodawcę formach, przy czym jest ich dwie:
a) tzw. ustrukturyzowana w rozumieniu art. 2 pkt. 32a tej ustawy, czyli wystawiana przy użyciu KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie,
b) faktura elektroniczna w rozumieniu art. 106nda, 106nf i 106nh tej ustawy, którą zastępować będą faktury, o których mowa w pkt. a): po ich wystawieniu powinny być one przesyłane do KSeF.

Zdaniem istotnej części podatników (większości?) wystawione powyższe postacie faktur mogą być zastosowane do tej samej czynności, przy czym w niektórych przypadkach musi być również dochowana postać, o której mowa w pkt. 3) lit. a).

Autopromocja

Podatnik (wystawca) może posługiwać się wszelkimi postaciami tej samej faktury

Inaczej mówiąc: podatnik może wystawiać z tytułu danej czynności aż trzy postacie faktury i każdy z tych dokumentów jest „fakturą” w rozumieniu art. 2 pkt. 31 ustawy o VAT. Jedna postać nie wyklucza innych, mogą być one fizyczne i wystawiane w różnym czasie.

W przypadkach określonych w pkt. 1) i 2) faktury te mogą mieć dowolną formę i wygląd. Potwierdza ten pogląd sam ustawodawca, który nazywa „fakturą” każdy dokument w postaci papierowej lub elektronicznej byleby zawierał dane wymagane ustawą lub przepisami wydanymi na jej podstawie. Również w art. 106gb ust. 5 i 5a tej ustawy mowa jest wprost o „użyciu poza KSeF”, czyli w innej postaci: papierowej lub elektronicznej w rozumieniu pkt. 2).

Nie jest więc zabronione posługiwanie się przez kogokolwiek wszelkimi postaciami faktury przy czym wystawca w określonych przypadkach ma obowiązek wystawiania faktur również w postaci, o której mowa w pkt. 3) lit. a).

Obserwując praktykę pierwszych miesięcy częściowo obowiązkowego KSeFu można stwierdzić, że podatnicy z grubsza podobnie interpretują te przepisy. Tylko faktury wystawiane w pkt. 3) mają uregulowaną formę, ale jej niedochowanie nie rodzi jakichkolwiek sankcji – przynajmniej w bieżącym roku. Może być wiele oryginałów tych faktur, bo sam ustawodawca zrezygnował z pojęcia „kopii faktury”, a oryginały mogą mieć różne postacie.

Kiedyś było inaczej: faktura miała tylko jedną postać: albo papierową albo elektroniczną – zasadą była postać papierowa, na tę drugą – alternatywną – potrzebna była zgoda odbiorcy. Teraz wystawca może stosować jednocześnie wszystkie postacie. Ma to bardzo konkretne skutki praktyczne: podatnicy najpierw wystawiają fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej w dowolnej formie, potem wystawiają ją już w postaci ustrukturyzowanej, a często jeszcze raz jako tzw. „wizualizacja” tej ostatniej, która jest przecież również „fakturą”. Dokumenty te powstają w różnym czasie i mają odrębny obieg.

I nie opowiadajmy sobie głupot, że tylko jedna z tych postaci jest fakturą w rozumieniu art. 106a i następne ustawy o VAT, a wszystkie pozostałe są „fakturami pustymi” w rozumieniu art. 108 ust. 1 tej ustawy. Każdą z nich wystawił podatnik VAT z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu i dotyczą one tego samego zdarzenia; a że mają różne postacie oraz daty wystawienia? Taką w końcu mamy „reformę”, która jak wiadomo „uprości” i „zautomatyzuje” fakturowanie.

prof. dr hab. Witold Modzelewski