Sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej a JPK_V7M

• Faktura i wydruk paragonu dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
• Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej i w JPK_VAT
• Dyrektor KIS: obowiązkowe ujmowanie w ewidencji VAT raportu fiskalnego „RO” i faktur z oznaczeniem „FP”

Faktura i wydruk paragonu dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej

O interpretację wystąpiła pewna Spółka z o.o.(polski podatnik VAT), która dokonuje sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych oraz incydentalnie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Spółka ma obowiązek posiadać kasę rejestrującą i ewidencjonować za jej pomocą sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak Spółka każdą sprzedaż dokumentuje wystawioną fakturą VAT, bez względu, czy jest to sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy czy osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Autopromocja

Radosław Kowalski

Szkolenie online

Akademia podatków 2026/2027 – Edycja 11

13.10 | 18.11 | 8.12 | 13.01.2027 r., 10:00-15:00 online, na żywo + nagranie

Zapisz się

W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w pierwszej kolejności wystawiana jest im faktura VAT, a po wystawieniu faktury sprzedaż ta jest automatycznie rejestrowana jest na drukarce fiskalnej (drukarka starszej generacji, bez możliwości wpisywania numerów NIP). Paragon wydrukowany przez drukarkę fiskalną jest dopinany do wystawionej uprzednio faktury. Faktura, w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie jest zatem wystawiana do paragonu (paragon wystawiany jest już po wystawieniu faktury), a jego wydruk następuje automatycznie w momencie każdorazowego zaewidencjonowania sprzedaży.

Spółka w pliku JPK_V7M ujmuje i wykazuje wszystkie wystawione przez siebie faktury VAT - natomiast nie uwzględnia w rejestrach raportu zbiorczego sprzedaży z drukarki fiskalnej za okres, kiedy wystąpiła sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz nie stosuje do tej sprzedaży oznaczeń RO oraz FP po wejściu w życie przepisów. W ewidencji księgowej oraz ewidencji dla celów podatku VAT, czyli w rejestrach VAT znajdują się wyłącznie faktury VAT. Natomiast z uwagi na odmienne informacje pozyskane w trakcie szkoleń, składając JPK_V7M za ostatni miesiąc Spółka dokonała takiego oznaczenia, tj. wykazała raport okresowy oznaczając go symbolem RO oraz wykazała faktury wystawione na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalność gospodarczej z oznaczeniem FP. Spółka stosować będzie takie rozwiązanie w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Spółka zadała pytanie, czy ma prawo składając JPK_V7M, w którym ujęta jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie oznaczać faktury symbolem FP oraz jednocześnie nie wykazywać okresowych raportów zbiorczych sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zdaniem Spółki sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna wykazywać w JPK_V7M na podstawie faktur VAT, bez oznaczenia FP, bowiem ten dokument powstaje pierwszy, a co za tym idzie, faktura nie jest wystawiana do paragonu.

Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej i w JPK_VAT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko Spółki za nieprawidłowe. A następnie wyjaśnił jak być powinno.

Organ podatkowy przypomniał na wstępie, że art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, określa generalną zasadę, z której wynika,że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej (tzw. kasie fiskalnej) dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Tylko sprzedaż realizowana na rzecz tych podmiotów jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

Autopromocja

Jarosław Jurga

Szkolenie online

Nowa klasyfikacja budżetowa od 2027 roku – reforma finansów publicznych w praktyce

26.08.2026 r., 9:00-13:00 online, na żywo + nagranie

Liczba miejsc ograniczona Zapisz się

a)      w postaci papierowej lub

b)      za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r., poz. 1625) zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.

Przy czym przez paragon fiskalny albo fakturę rozumie się dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży (§ 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas).

A zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas, podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12.

Na podstawie art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję VAT zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1)      rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2)      kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3)      kontrahentów;

4)      dowodów sprzedaży i zakupów.

Ponadto zgodnie z art. 109  ust. 3b i 3c ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji (plik JPK_V7M).
Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3, są obowiązani przesyłać do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c:

1) za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału – w terminie do 25. dnia miesiąca następującego odpowiednio po każdym z tych miesięcy;

2) za ostatni miesiąc danego kwartału, łącznie z deklaracją – w terminie do złożenia tej deklaracji.

Dyrektor KIS: obowiązkowe ujmowanie w ewidencji VAT raportu fiskalnego „RO” i faktur z oznaczeniem „FP”

Z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z  15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U., poz. 1988, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”, wynika, że plik JPK dla potrzeb VAT powinien zawierać m.in. informacje o dostawach niektórych wyrobów i świadczonych usługach wraz z odpowiednim ich oznaczeniem oraz oznaczenia dowodów sprzedaży i zakupów.

Na podstawie § 10 ust. 1 pkt 8 tego rozporządzenia, ewidencja zawierać powinna następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego: wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy.

Z § 10 ust. 5 rozporządzenia wynika, że ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

1)      „RO” – dokument zbiorczy wewnętrzny zawierający sprzedaż z kas rejestrujących;

2)      „WEW” – dokument wewnętrzny;

3)      „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT.

Przepis art. 109 ust. 3d ustawy o VAT precyzuje, że faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1-3 ustawy o VAT (czyli faktury dotyczące sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej), ujmuje się w ewidencji, o której mowa w ust. 3, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej na podstawie ww. przepisów uznał, że sprzedaż zaewidencjonowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej musi być uwzględniona w ewidencji VAT na podstawie dobowego lub miesięcznego raportu fiskalnego, który w rejestrze sprzedaży jest oznaczany jako dokument „RO”. Dyrektor KIS podkreślił, że ujmowanie raportu fiskalnego „RO” jest obligatoryjne bez względu na to, czy podatnik ewidencjonuje sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej, działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy jest to efektem decyzji podatnika. W obu przypadkach rozliczenie sprzedaży ujętej w kasie rejestrującej dokonywane jest na podstawie raportu kasowego.

Zdaniem organów podatkowych faktury wystawione na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych dotyczące sprzedaży ujętej na kasie rejestrującej należy ujmować w ewidencji za okres, w którym zostały wystawione. Faktury (z oznaczeniem „FP”), wystawione na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej i rolnika ryczałtowego, są objęte zakresem art. 109 ust. 3d ustawy.

Wobec powyższego sprzedaż zrealizowana przez Spółkę na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej - podlega wykazaniu na podstawie zbiorczego zapisu oznaczanego „RO” w okresie, w którym w związku z tą sprzedażą powstał obowiązek podatkowy. Natomiast oznaczeniu „FP” podlegają faktury dotyczące sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zatem faktura dotycząca takiej sprzedaży powinna w ewidencji zostać opatrzona symbolem „FP”.

Z tych względów, zdaniem Dyrektora KIS, Spółka nie ma prawa do zastosowania opisanego w stanie faktycznym sposobu ewidencjonowania sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Nie może więc:
- nie uwzględniać w rejestrach raportu zbiorczego sprzedaży z drukarki fiskalnej za okres, kiedy wystąpiła sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz
- nie stosować do tej sprzedaży oznaczeń RO oraz FP.

oprac. Paweł Huczko