REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Protokół zwrotu towaru a kasa fiskalna - czy trzeba wskazać dane nabywcy

Subskrybuj nas na Youtube
Protokół zwrotu towaru a kasa fiskalna - czy trzeba wskazać dane nabywcy
Protokół zwrotu towaru a kasa fiskalna - czy trzeba wskazać dane nabywcy

REKLAMA

REKLAMA

Protokół zwrotu towaru. Czy zwrot towaru, którego sprzedaż wcześniej została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, powinien być udokumentowany protokołem zwrotu z danymi nabywcy? Klienci nie chcą podawać tych danych.

Protokół zwrotu towaru wyjątkowo może nie zawierać danych nabywcy oraz jego podpisu, ale pod warunkiem, że sprzedawca będzie dysponował inną dokumentacją, która jednoznacznie potwierdza fakt zwrotu towaru przez tego nabywcę. Szczegóły w dalszej części artykułu.

REKLAMA

REKLAMA

Zwrot towaru a kasa fiskalna

W obrocie gospodarczym często dochodzi do zwrotu towaru, którego wcześniejsza sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej. Według art. 29a ust. 10 ustawy o VAT taki zwrot stanowi przesłankę obniżenia podstawy opodatkowania VAT.

Kiedy wystąpi obowiązek prowadzenia ewidencji zwrotu towarów

Ponieważ zwrot towarów nie podlega ponownej rejestracji na kasie fiskalnej, więc podstawą korekty VAT jest prowadzona dla tych celów ewidencja zwrotu towarów. Szczegółowe elementy tej ewidencji zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (dalej jako "rozporządzenie").

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia, zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji. Ustawodawca określił, co powinna zawierać taka ewidencja.

REKLAMA

Elementy, które powinna zawierać ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Lp.

Ewidencja powinna zawierać:

datę sprzedaży

nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy

termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru albo usługi

wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru bądź usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży

zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży

dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży

protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru albo usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę

Na podstawie ewidencji zawierającej wymagane elementy podatnik jest uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania VAT o wartość zwróconego towaru. Jednym z warunków dokonania korekty obrotu z tytułu zwrotu towaru (oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży) jest sporządzenie protokołu na tę okoliczność.

Jakie elementy powinien zawierać protokół przyjęcia zwrotu towarów?

Przepisy ustawy o VAT ani akty wykonawcze nie wskazują na elementy, które powinny się znaleźć w protokole zwrotu towaru. Ma on jednak szczególną moc dowodową. Jak podkreślają ograny podatkowe, sporządzenie protokołu przyjęcia zwrotu towaru (który co do zasady powinien być podpisany przez nabywcę i sprzedawcę) ma na celu udowodnienie, że towar został faktycznie zwrócony przez konkretnego klienta i przyjęty przez sprzedawcę (por. interpretację indywidualną z 27 stycznia 2017 r., sygn. 3063-ILPP2-2.4512.256.2016.1.MR). Wobec tego protokół powinien obligatoryjnie zawierać dane, które jednoznacznie potwierdzą tę okoliczność. Zdaniem autora do takich danych należą przede wszystkim:

  1. dane stron transakcji, tj. nabywcy i sprzedawcy wraz z ich podpisami,
  2. oznaczenie zwracanego towaru (np. nazwa, numer ewidencyjny),
  3. numer paragonu dokumentującego sprzedaż zwracanego towaru,
  4. sposób zwrotu oraz przyczyna,
  5. potwierdzenie odebrania zwracanego towaru przez sprzedawcę lub osoby działającej w jego imieniu.

Zawarcie tych informacji skutecznie ograniczy ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe mocy dowodowej protokołu, a w konsekwencji obniżenia podstawy opodatkowania VAT przez sprzedawcę.

Dane nabywcy i sprzedawcy wraz z ich podpisami na protokole zwrotu

Jak już wskazano, protokół przyjęcia zwrotu towaru (jako element prowadzonej dokumentacji) potwierdza zwrot określonego towaru przez zindywidualizowanego klienta oraz przyjęcie go przez sprzedawcę. Z tego względu zasadniczo powinien zawierać wszystkie wskazane elementy, w tym m.in. dane stron transakcji.

Jednak w pewnych okolicznościach możliwa będzie korekta podstawy opodatkowania VAT, mimo że protokół nie będzie zawierał danych nabywcy oraz jego podpisu. Pośrednio wynika to m.in. z interpretacji z 14 maja 2015 r. (sygn. IPTPP4/4512-92/15-4/BM), w której organ wskazał, że:

Obniżenie podstawy opodatkowania możliwe będzie, w przypadku posiadania przez Wnioskodawcę dokumentacji, z której będzie wynikał zwrot towaru przez określonego klienta, wartość zwróconego towaru oraz zwrot klientowi uiszczonej przez niego należności za towar.

Zdaniem autora można więc uznać, że organy dopuszczają możliwość korekty VAT w oparciu o dokumentację inną niż protokół zwrotu towaru, pod warunkiem że zawiera ona dane jednoznacznie potwierdzające fakt dokonania zwrotu towaru przez konkretnego klienta. Przykładem takiej dokumentacji mogą być m.in. informacje z systemu bankowego zawierające dane nabywcy, oświadczenie nabywcy z jego danymi o odstąpieniu od umowy sprzedaży lub inny dokument pozwalający precyzyjnie zweryfikować fakt zwrotu towaru przez konkretnego nabywcę (por. wyrok NSA z 10 grudnia 2015 r., sygn. akt I FSK 1511/14).

Co prawda cytowana interpretacja dotyczy obniżenia podstawy opodatkowania VAT, gdy posiadany przez sprzedawcę protokół nie zawiera podpisu nabywcy, jednak wskazane podejście może znaleźć zastosowanie również do braku danych nabywcy na protokole zwrotu. Wynika to z faktu, że paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż na rzecz osoby fizycznej potwierdza jedynie wydanie towaru i otrzymanie zapłaty. Nie zawiera natomiast danych nabywcy, wobec czego nieuzasadnione jest również podawanie tych informacji przy zwrocie towaru. Znajduje to oparcie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Przykładowo WSA w Krakowie w wyroku z 3 kwietnia 2014 r. (sygn. akt I SA/Kr 195/14) podobnie stwierdził, że:

Przy sprzedaży, w której zapłacono gotówką nie są znane i nigdy nie będą znane dane nabywcy (teoretycznie można bowiem ustalić jedynie po danych numerycznych karty płatniczej, kto faktycznie zapłacił za towar). Powyższe wynika z istoty rozliczeń w podatku od towarów i usług - dane nabywcy nie są istotne, bo nie odlicza on podatku związanego z nabyciem. Paragon (fiskalny) nie zawiera więc jakichkolwiek danych nabywcy - nie jest też wymagany, na co słusznie zwróciła uwagę skarżąca, przy zwrotach towarów w sprzedaży konsumenckiej - organ również tej okoliczności nie kwestionował w stosownej interpretacji.

Mając więc na uwadze stanowisko organów podatkowych oraz sądów administracyjnych, zdaniem autora istnieją argumenty przemawiające za obniżeniem podstawy opodatkowania VAT w sytuacji, gdy protokół zwrotu towaru nie zawiera danych nabywcy ani jego podpisu. Niemniej jednak będzie to możliwe pod warunkiem, że sprzedawca będzie dysponował inną dokumentacją, która będzie jednoznacznie potwierdzała fakt zwrotu towaru przez konkretnego klienta.

Podstawa prawna:

  • art. 29 ust. 4, art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2419

  • § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. z 2019 r. poz. 816; ost.zm. Dz.U z 2020 r. poz. 732

Powołane interpretacje indywidualne:

  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 stycznia 2017 r. (sygn. 3063-ILPP2-2.4512.256.2016.1.MR)

  • interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 14 maja 2015 r. (sygn. IPTPP4/4512-92/15-4/BM)

Powołane orzeczenia sądów:

  • wyrok WSA w Krakowie z 3 kwietnia 2014 r. (sygn. akt I SA/Kr 195/14);

  • wyrok NSA z 10 grudnia 2015 r. (sygn. akt I FSK 1511/14)

Adrian Błaszkiewicz, ekspert w zakresie VAT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości 2026: stawki maksymalne. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

REKLAMA

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA