Kasy fiskalne - rozpoczęcie ewidencjonowania

• Kiedy trzeba rozpocząć ewidencjonowanie - trzy rodzaje przypadków
• Moment utraty prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania kasą fiskalną
• Stosowanie dwóch lub więcej kas rejestrujących
• Odroczenie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących

Możliwe jest również, że:

- podatnik rozpocznie ewidencjonowanie przed upływem terminu rozpoczęcia ewidencjonowania, a więc moment rozpoczęcia ewidencjonowania wyprzedzi termin rozpoczęcia ewidencjonowania,

- podatnik rozpocznie ewidencjonowanie po upływie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania, a więc z naruszeniem tego terminu.

Termin rozpoczęcia ewidencjonowania pośrednio wyznacza termin instalacji kas rejestrujących. W chwili wystąpienia pierwszej sprzedaży, która musi zostać zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej, podatnik musi już bowiem posiadać zainstalowaną (a więc zafiskalizowaną) kasę rejestrującą. Wymaga to od podatników zakupu i instalacji kas rejestrujących z pewnym wyprzedzeniem.

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Kiedy trzeba rozpocząć ewidencjonowanie - trzy rodzaje przypadków

Termin rozpoczęcia ewidencjonowania wyznacza wystąpienie u podatnika pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej (w tym otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi), która nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania. Wyróżnić można trzy rodzaje przypadków, gdy dochodzi do wystąpienia u podatnika takiej sprzedaży.

Po pierwsze, konieczność rozpoczęcia ewidencjonowania może być konsekwencją utraty przez podatnika prawa do korzystania z jednego ze zwolnień podmiotowych z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w par. 3 ust. 1 pkt 1–4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. W przypadkach takich termin rozpoczęcia ewidencjonowania wyznacza dokonanie pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej, która nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku ewidencjonowania.

Utrata prawa

Podatnik rozpoczął 2015 r. jako podatnik zwolniony podmiotowo z obowiązku ewidencjonowania ze względu na kwotę obrotu realizowanego na rzecz osób prywatnych nieprzekraczającą w 2014 r. 20 000 zł (zob. par. 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Załóżmy, że u podatnika tego 7 maja 2015 r. kwota obrotu realizowanego na rzecz osób prywatnych przekroczy 20 000 zł. W tej sytuacji z 1 sierpnia 2015 r. podatnik utraci prawo do dalszego korzystania ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania. Terminem rozpoczęcia ewidencjonowania dla tego podatnika będzie moment dokonania po 31 lipca 2015 r. pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej, która nie jest zwolniona przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania.

Po drugie, do rozpoczęcia ewidencjonowania może być obowiązany podatnik, który dotychczas wykonywał wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania (czynności zwolnione przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania wymienia załącznik do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania), u którego wystąpi sprzedaż na rzecz osoby prywatnej, która zwolniona przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania nie jest. W takich przypadkach termin rozpoczęcia ewidencjonowania wyznacza moment dokonania tej właśnie nieobjętej zwolnieniem przedmiotowym z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży.

Sklep internetowy

Podatnik prowadzi od 2013 r. sklep internetowy. Wartość obrotu z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dawno przekroczyła 20 000 zł. W efekcie podatnik nie jest zwolniony podmiotowo z obowiązku ewidencjonowania na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Dotychczas jednak wszystkie dokonywane przez podatnika czynności korzystają ze zwolnienia przedmiotowego z obowiązku ewidencjonowania (tj. zwolnienia obejmującego dostawy towarów w systemie wysyłkowym, za które dostawca towaru otrzymuje w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej – zob. par. 2 ust. 1 w zw. z poz. 37 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania), a w konsekwencji podatnik nie musi mieć kasy rejestrującej.

Dla takiego podatnika terminem rozpoczęcia ewidencjonowania będzie moment dokonania pierwszej sprzedaży, która nie jest dostawą wysyłkową lub która nie zostanie opłacona za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Jeżeli – przykładowo – pierwsza taka sprzedaż wystąpi u podatnika 3 kwietnia 2015 r. (np. w tym dniu podatnik w drodze wyjątku dostarczy osobiście towar klientowi z miejscowości, w którym prowadzi działalność), w tym właśnie dniu upłynie u podatnika termin rozpoczęcia ewidencjonowania.

100 pytań o samochód w firmie + CD

Po trzecie, do rozpoczęcia ewidencjonowania obowiązany może być podatnik, u którego wystąpi sprzedaż na rzecz osoby prywatnej, która podlega bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania (par. 4 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). Wskazane jest w nim piętnaście grup towarów oraz jedenaście grup usług - (zob. tabelę poniżej). W takich przypadkach termin rozpoczęcia ewidencjonowania wyznacza moment wystąpienia tej właśnie sprzedaży.

Laptop

Podatnik rozpoczął 2015 r. jako podatnik zwolniony podmiotowo z obowiązku ewidencjonowania ze względu na kwotę obrotu realizowanego na rzecz osób prywatnych nieprzekraczającą w 2014 r. 20 000 zł (na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). 9 marca 2015 r. podatnik ten sprzedał na rzecz osoby prywatnej używany w swojej firmie laptop, a więc towar podlegający bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania (na podstawie par. 4 pkt 1 lit. i rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania). W tym też dniu upłynął u podatnika termin rozpoczęcia ewidencjonowania.

Co bezwzględnie trzeba zarejestrować*

Towary

Usługi

1) gaz płynny, 2) części do silników (PKWiU 28.11.4), 3) silniki spalinowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), 4) nadwozia do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1), 5) przyczepy i naczepy; kontenery (PKWiU 29.20.2), 6) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0), 7) części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowane (PKWiU 29.32.30.0), 8) silniki spalinowe tłokowe wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3), 9) sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90), 10) sprzęt fotograficzny, wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1), 11) wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, 12) zapisane i niezapisane nośniki danych cyfrowych i analogowych, 13) wyroby przeznaczone do użycia, oferowane na sprzedaż lub używane jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych (bez względu na symbol PKWiU), 14) wyroby tytoniowe (PKWiU 12.00), napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów, 15) perfumy i wody toaletowe (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

1) usługi przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji (z wyjątkiem niektórych usług przewozów miejskich), 2) usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, 3) usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania), 4) usługi w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, 5) usługi w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, 6) usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, 7) usługi prawnicze (z wyjątkiem czynności notarialnych), 8) usługi doradztwa podatkowego, 9) usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, 10) usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering), 11) usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

*Pogrubioną czcionką zaznaczone zostały towary i usługi objęte bezwzględnym obowiązkiem ewidencjonowania z początkiem 2015 r.

---

Moment utraty prawa do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania kasą fiskalną

Wielu podatników utożsamia termin rozpoczęcia ewidencjonowania z momentem utraty prawa do zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania. W istocie tak nie jest, gdyż termin rozpoczęcia ewidencjonowania wyznacza dopiero dokonanie pierwszej sprzedaży na rzecz osoby prywatnej, która nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania. Powoduje to, że niekiedy termin rozpoczęcia ewidencjonowania upływa niekiedy długo po utracie prawa do zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania.

Samochód

20 grudnia 2014 r. podatnik sprzedał osobie prywatnej firmowy samochód za 26 000 zł. Była to pierwsza sprzedaż podatnika na rzecz osoby prywatnej, jednak spowodowała ona utratę z 1 marca 2015 r. prawa do korzystania przez podatnika ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania. Nie oznacza to, że przed 1 marca 2015 r. podatnik obowiązany był zainstalować kasę rejestrującą. Zainstalowanie kasy rejestrującej przez podatnika będzie konieczne dopiero przed wystąpieniem pierwszej po 28 lutego 2015 r. sprzedaży na rzecz osoby prywatnej, która nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania (co może mieć miejsce kilka dni, tygodni czy miesięcy później, ale też może nigdy już nie mieć miejsca).

Dotyczy to często podatników prowadzących działalność sezonową. U podatników takich zdarzenie skutkujące utratą prawa do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania wystąpić może w jednym sezonie, termin rozpoczęcia ewidencjonowania zaś upłynąć może dopiero w sezonie kolejnym.

Punkt gastronomiczny

Podatniczka prowadzi sezonową działalność gospodarczą, tj. latem otwiera punkt gastronomiczny nad morzem (przy czym sprzedaż prowadzona w tym punkcie z punktu widzenia VAT stanowi dostawy towarów, a nie świadczenie usług; nie jest to zatem sprzedaż podlegająca bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania). W sierpniu 2014 r. wartość sprzedaży podatniczki na rzecz osób prywatnych przekroczyła limit 20 000 zł. W tej sytuacji podatniczka utraciła prawo do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania z 1 listopada 2014 r., jednak kasę rejestrującą musi posiadać dopiero od początku sezonu letniego 2015 r. (od pierwszej sprzedaży dokonanej w tym sezonie na rzecz osoby prywatnej).

Biuletyn VAT

Stosowanie dwóch lub więcej kas rejestrujących

W przypadku rozpoczynania ewidencjonowania sprzedaży za pomocą dwóch lub więcej kas rejestrujących możliwe może być stopniowe wprowadzanie tych kas do użytku. Możliwość taką przewiduje par. 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. W przypadkach takich termin rozpoczęcia ewidencjonowania upływa de facto w ratach.

Ze wskazanego przepisu wynika, że w terminach rozpoczęcia ewidencjonowania określonych w par. 5 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania (a więc w terminach utraty prawa do podmiotowych zwolnień z obowiązku ewidencjonowania) podatnicy są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, która została zgłoszona przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach prowadzenia sprzedaży, na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy korzystający z tej możliwości są obowiązani zastosować do ewidencjonowania kolejne kasy, w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia.

Dodać należy, że rozpoczęcie ewidencjonowania na zasadach wskazanych powyżej przedłuża okres zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania w części dotyczącej obrotów realizowanych na stanowiskach kasowych, na których ewidencjonowanie powinno być prowadzone w kolejnych miesiącach. Stanowi tak par. 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania.

Usługi finansowe

We wrześniu 2014 r. spółka świadczyła na rzecz osób prywatnych niemal wyłącznie zwolnione przedmiotowo z obowiązku ewidencjonowania usługi finansowe zmieniła częściowo profil prowadzonej działalności, a w konsekwencji udział procentowy obrotu w spółce na koniec 2014 r. był niższy niż 80 proc. Spowodowało to, że z dniem 1 marca 2015 r. spółka przestała być podmiotowo zwolniona z obowiązku ewidencjonowania ze względu na udział sprzedaży zwolnionej przedmiotowo w sprzedaży na rzecz osób prywatnych ogółem.

Spółka ta posiada osiem punktów handlowych, w związku z czym pod koniec lutego 2015 r. zgłosiła naczelnikowi urzędu skarbowego, że będzie ewidencjonowała sprzedaż za pomocą 8 kas (po jednej w każdym punkcie). W świetle par. 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania spółka mogła w marcu rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu tylko dwóch kas (spółka zgłosiła do urzędu 8 kas, zatem 1/5 tej liczby to 1,6, czyli po zaokrągleniu w górę otrzymujemy 2), w kolejnych zaś miesiącach (z początkiem kwietnia, maja i czerwca) rozpoczynać ewidencjonowanie przy zastosowaniu dwóch kolejnych kas każdego miesiąca.

Podkreślić należy, że z możliwości powyższej korzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy obowiązani są do rozpoczęcia ewidencjonowania ze względu na utratę prawa do zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania. Pozostali podatnicy, u których upływa termin rozpoczęcia ewidencjonowania, z możliwości tej korzystać nie mogą.

Jednocześnie na wszystkich

Podatnik prowadzący sklep internetowy zdecydował się na otworzenie trzech sklepów stacjonarnych, w których zainstaluje po jednej kasie rejestrującej. Podatnik ten nie może najpierw rozpocząć ewidencjonowania przy zastosowaniu jednej tylko kasy rejestrującej, przy zastosowaniu zaś pozostałych dwóch w kolejnych miesiącach. Konieczne jest rozpoczęcie ewidencjonowania od razu przy zastosowaniu wszystkich kas rejestrujących.

Odroczenie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących

Niewielu podatników wie, że termin rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących może zostać przez właściwego dla nich naczelnika urzędu skarbowego odroczony. Jest to możliwe na podstawie art. 48 par. 1 ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.), który to przepis przewiduje, że na wniosek podatnika organ podatkowy w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego (z pewnymi wyjątkami, które jednak nie mają zastosowania do terminu rozpoczęcia ewidencjonowania). Możliwość taką potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z 30 stycznia 2008 r. (sygn. akt I SA/Bk 592/07), w którym czytamy, że „nie podlega wszelkiej dyskusji to, że terminy do rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej (...) zaliczyć należy do terminów materialnoprawnych. W konsekwencji termin taki podlega odroczeniu według zasad określonych w art. 48 par. 1 Ordynacji podatkowej”.

Z ewentualnym wnioskiem o odroczenie terminu ewidencjonowania należy jednak wystąpić przed upływem tego terminu. Nie jest możliwe odroczenie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania na podstawie wniosku złożonego po terminie rozpoczęcia ewidencjonowania (co potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w cytowanym powyżej wyroku).

Podstawa prawna:

Art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Par. 2–6 rozporządzenia ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1544).

Tomasz Krywan, doradca podatkowy