Czy świadcząc usługi on-line trzeba wysyłać paragon pocztą

Tak, świadczenie na rzecz osób prywatnych usług prawniczych, w tym usług prawniczych on-line, zawsze musi być ewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej. Zdaniem organów podatkowych wydrukowane paragony należy wysyłać pocztą.

Sprzedaż (dostawy towarów oraz świadczenie usług) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (dalej nazywanych osobami prywatnymi) podlega ewidencjonowaniu za pomocą kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Jednocześnie jednak przepisy przewidują zwolnienia z tego obowiązku, które określa rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Nie wszystkie jednak czynności mogą korzystać ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania określonych tym rozporządzeniem. W jego § 4 znajduje się katalog czynności, które nie korzystają ze zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, a więc których świadczenie na rzecz osób prywatnych podlega bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania.

Do takich czynności należy od 1 stycznia 2015 r. (z okresem przejściowym, który dla większości podatników zakończył się z końcem lutego 2015 r.) świadczenie usług prawniczych (§ 4 pkt 2 lit. g) rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania), w tym świadczenie usług prawniczych on-line. Przepisy nie przewidują wyjątku dotyczącego świadczenia usług prawniczych on-line.

Polecamy: 500 pytań o VAT odpowiedzi na trudne pytania z interpretacjami Ministerstwa Finansów (PDF)

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

A zatem świadczenie na rzecz osób prywatnych usług prawniczych on-line musi być obecnie zawsze ewidencjonowane za pomocą kas rejestrujących. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 kwietnia 2015 r. (sygn. IBPP4/4512-8/15/PK). W interpretacji tej – wydanej na wniosek podatnika świadczącego usługi prawniczej on-line – organ podatkowy wyjaśnił, że:

(...) co do zasady istnieje powszechny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Prawodawca przewidział od tej zasady ogólnej szereg zwolnień niemniej usługi prawnicze nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej. Dlatego też Wnioskodawca (...) jest obowiązany (...) prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej z tytułu świadczenia przez niego usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

W przypadku świadczenia ewidencjonowanych za pomocą kas rejestrujących usług on-line (w tym usług prawniczych on-line) podatnicy są najczęściej zainteresowani możliwością wysyłania zeskanowanych paragonów pocztą elektroniczną. Niestety, przepisy nie przewidują wprost takiej możliwości. W konsekwencji dotychczas organy podatkowe nie zgadzały się na wysyłanie paragonów w ten sposób. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2012 r. (sygn. IPPP2/443-520/12-2/IZ), w której czytamy, że przepisy nie precyzują, w jaki sposób podatnik jest zobowiązany do wydania oryginału paragonu nabywcy. Nie definiują pojęcia „wydać”.

Świadczenie usług prawniczych na rzecz osób prywatnych bądź rolników ryczałtowych podlega bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania na kasie rejestrującej.

W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie z internetowym Słownikiem Języka Polskiego – „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś. Zatem z literalnego brzmienia tego przepisu wynika, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych obowiązany jest wydać, dostarczyć paragon nadawcy. Stąd też uwzględniając charakter sprzedaży prowadzonej przez Spółkę – sprzedaż przez internet, co wiąże się z brakiem osobistego kontaktu z nabywcą, stwierdzić należy, że na Spółce ciąży obowiązek wysłania pocztą paragonu nabywcy.

(...) Zgodzić należy się natomiast ze stanowiskiem Spółki, iż obowiązujące przepisy nie zezwalają na wysyłanie paragonów drogą elektroniczną, mailem.

Podobną sprawę rozpatrywał także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 10 lipca 2015 r. (sygn. IPPP2/4512-312/15-2/MT) dotyczącej wysyłania paragonów na telefon komórkowy klienta. Z wnioskiem o interpretację wystąpił podatnik – stacja paliw. Ze stanu faktycznego wynikało, że po zatankowaniu paliwa przez klienta transakcja była automatycznie ewidencjonowana w kasie rejestrującej. Następnie po wyborze przez klienta zapłaty w formie płatności mobilnej w kasie rejestrującej znajdującej się w budynku stacji paliw drukowano paragon fiskalny, w którym jako forma zapłaty wskazana była płatność mobilna. Jednocześnie stosowany przez stację paliw do obsługi płatności mobilnych system informatyczny pozwalał na przesłanie na telefon komórkowy klienta (ten, przy użyciu którego dokonał płatności mobilnej) komunikatu, że wydrukowany dla niego paragon fiskalny z kasy rejestrującej znajduje się do odbioru w budynku stacji paliw. Planowano także, aby system stosowany do obsługi płatności mobilnych umożliwiał przesłanie na telefon komórkowy klienta również obrazu paragonu fiskalnego (np. w formie pliku pdf lub jpeg). W przypadku gdy klient opuścił teren stacji paliw, nie odbierając wydrukowanego dla niego paragonu fiskalnego z kasy rejestrującej, pracownicy stacji paliw niszczyli ten paragon.

W tym wypadku organ podatkowy zdecydowanie zakwestionował sposób działania stacji paliw. Stwierdził, że nawet wydrukowanie paragonu i przesłanie obrazu na telefon komórkowy klienta nie wypełnia przesłanki wynikającej z art. 111 ust. 3a pkt 1 oraz § 6 rozporządzenia, dotyczącej wydania paragonu fiskalnego, tj. fizycznego wydania paragonu klientowi. W uzasadnieniu czytamy:

Samo wydrukowanie paragonu i pozostawienie go na ladzie w budynku stacji nie spełnia wymogu „wydania” paragonu. Wnioskodawca działając w dobrej wierze, tj. w celu zwiększenia wygody Klientów stacji paliw oraz skrócenia czasu obsługi Klientów stacji paliw spowoduje, że klient nie będzie musiał wchodzić do budynku stacji paliw. Pomimo, że Klient otrzyma identyczny obraz paragonu fiskalnego na telefon komórkowy, jak ten wydrukowany na kasie fiskalnej w budynku stacji paliw nie zostanie zapewniona Klientowi możliwości odebrania wydrukowanego paragonu poza budynkiem stacji, tj. przy dystrybutorze. Zatem nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że będzie należycie spełniał obowiązek wydania paragonu fiskalnego Klientowi. W konsekwencji, sprzedaż zorganizowana w taki sposób jak zaproponował Wnioskodawca nie wypełnia przesłanki wynikającej z art. 111 ust. 3a pkt 1 oraz § 6 rozporządzenia dotyczącej wydania paragonu fiskalnego.

Dlatego należy uznać, że wysyłanie zeskanowanych paragonów fiskalnych do nabywców pocztą elektroniczną jest bardzo ryzykowne. Organy podatkowe kwestionują ten sposób działania sprzedawców, uznając go za niezgodny z przepisami. Wynika z tego, że jak dotąd nie pojawiły się jeszcze interpretacje indywidualne, w których organy podatkowe uznawałyby za prawidłowy inny sposób dostarczania paragonu aniżeli fizyczne wręczenie oryginału klientowi. Nie można wykluczyć, że organy podatkowe, uwzględniając zwiększoną skalę problemu, zliberalizują reprezentowane stanowisko. Być może problem dostrzeże także Minister Finansów i dokona stosownych zmian w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).

Do tego czasu podatnicy świadczący usługi on-line mają do wyboru dwa sposoby postępowania:

1) wysyłanie paragonów pocztą tradycyjną,

2) drukowanie i profilaktyczne wysyłanie zeskanowanych paragonów do nabywców pocztą elektroniczną.

Pierwszy sposób jest oczywiście bezpieczniejszy, ze względu na restrykcyjne podejście organów podatkowych, jednak uciążliwy, jak pewnie uzna większość podatników, których ten problem dotyczy. Drugi sposób jest natomiast ryzykowny, gdyż organy podatkowe nie zgadzają się ze wskazanym stanowiskiem.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1649

• § 4 pkt 2 lit. g) rozporządzenia Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – Dz.U. z 2014 r. poz. 1544; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1498

Tomasz Krywan, doradca podatkowy