Kiedy podatnik ma prawo otrzymać zwrot VAT – zasady, terminy

• Zwrot VAT – podstawowe zasady
• Terminy zwrotu vat
• Zwrot VAT w ciągu 60 dni od dnia złożenia rozliczenia
• Zwrot VAT w ciągu 25 dni od dnia złożenia rozliczenia  
• Zwrot VAT w ciągu 15 dni od dnia, w którym upłynął termin do złożenia deklaracji lub od dnia złożenia korekty

Zwrot VAT – podstawowe zasady

Z art. 87 ustawy o VAT wynikają następujące podstawowe warunki (ogólne zasady) zwrotu VAT podatnikowi:

1) w okresie rozliczeniowym kwota podatku naliczonego jest wyższa od kwoty podatku należnego,
2) kwota nadwyżki podatku naliczonego nad należnym jest – wg decyzji i wniosku podatnika - kwotą VAT do zwrotu,
3) Podatnik ma prawo również kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w danym okresie rozliczeniowym przenieść do rozliczenia w kolejnym okresie rozliczeniowym (np. na przyszły miesiąc).

A zatem zwrot VAT z urzędu skarbowego jest prawem podatnika, ale z prawa tego nie ma obowiązku korzystać. 

Terminy zwrotu vat

Urząd skarbowy ma obowiązek zwrócić podatnikowi VAT zwrot VAT w następujących terminach:

• 60 dni - termin podstawowy,
• 180 dni - termin wydłużony, jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie wykaże żadnej sprzedaży, nawet nieopodatkowanej, tylko zakupy
• 25 dni,
•  

Zwrot VAT w ciągu 180 dni od dnia złożenia rozliczenia 

Ten termin dotyczy podatników którzy w okresie rozliczeniowym nie wykonali czynności:
- opodatkowanych na terytorium Polski oraz
- wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1ustawy o VAT opodatkowanych poza terytorium Polski.

Ale w tych przypadkach zwrot VAT powinien nastąpić w terminie 60 dni, jeżeli podatnik złoży w US zabezpieczenie majątkowe. Co więcej, termin zwrotu może być w tych przypadkach przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika, chyba że podatnik złoży zabezpieczenie majątkowe.

Zwrot VAT w ciągu 60 dni od dnia złożenia rozliczenia

Termin ten dotyczy:
1) podatników wykonujących czynności opodatkowane na terytorium Polski oraz
2)  podatników dokonujących dostawy towarów lub świadczenia usług poza terytorium Polski i niedokonującym sprzedaży opodatkowanej w Polsce.

Ten termin zwrotu również może być przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika, chyba że podatnik złoży zabezpieczenie majątkowe.

40 dni od dnia złożenia rozliczenia – ten termin dotyczy podatników:
1) wystawiających wyłącznie faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF oraz
2) którzy w danym okresie rozliczeniowym oprócz faktur ustrukturyzowanych wystawiali faktury:
- których nie wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej z powodu braku zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, oraz
- w postaci paragonu z kasy rejestrującej uznawanego za fakturę uproszczoną.

Przy czym urząd skarbowy ma obowiązek zwrócić VAT w terminie 40 dni od dnia złożenia rozliczenia, pod warunkiem że:

a) wykazana w deklaracji kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie przekracza 3000 zł,

b) przez okres co najmniej 12 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o zwrot podatnik był zarejestrowany jako podatnik VAT, składał deklaracje oraz posiadał rachunek ujawniony w wykazie podatników VAT.

Spełnienie tych warunków jest weryfikowane automatycznie w systemie elektronicznym KAS.

Zwrot VAT w ciągu 25 dni od dnia złożenia rozliczenia  

Ten termin dotyczy podatników:

- „bezgotówkowych”,

- którzy złożą wniosek o zwrot VAT na rachunek VAT (w ramach mechanizmu podzielonej płatności – split payment).

Urząd skarbowy ma obowiązek zwrócić podatnikowi różnicę podatku podatnikowi „bezgotówkowemu” w terminie 25 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
1) kwoty podatku naliczonego wynikają z:
a) faktur zapłaconych za pośrednictwem rachunku bankowego (lub w skok) podatnika wskazanego w zgłoszeniu identyfikacyjnym,
b) pozostałych faktur dokumentujących należności, jeżeli łączna kwota tych należności nie przekracza 15 000 zł,
c) zapłaconych przez podatnika dokumentów celnych, deklaracji importowej oraz decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2–3 oraz art. 34 ustawy o VAT,
d) importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, jeżeli w deklaracji podatkowej została wykazana kwota podatku należnego od tych transakcji,

2) kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł,
3) podatnik złoży w urzędzie skarbowym, nie później niż w dniu złożenia deklaracji, potwierdzenie zapłaty należności, o których mowa w pkt 1 lit. a,

4) podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot w terminie 25 dni:
a) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
b) składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1–3 ustawy o VAT.

Przy czym także w tym przypadku termin zwrotu może być przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika, chyba że podatnik złoży zabezpieczenie majątkowe.

Ponadto podatnikowi, który nie zapewniał możliwości dokonywania zapłaty bezgotówkowej w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, nie przysługuje zwrot różnicy podatku w terminie 25 dni, za okres rozliczeniowy:
1) w którym naruszenie tego obowiązku zostało stwierdzone oraz za 6 kolejnych okresów rozliczeniowych następujących po tym okresie rozliczeniowym;
2) za który podatnik wykazał zwrot różnicy podatku.

Zwrot VAT w ciągu 15 dni od dnia, w którym upłynął termin do złożenia deklaracji lub od dnia złożenia korekty

Ten termin zwrotu VAT dotyczy podatników rejestrujących sprzedaż na kasach online i przyjmujących płatności bezgotówkowo w terminie 15 dni, licząc od dnia:
1) w którym upłynął termin do złożenia deklaracji VAT w przypadku złożenia:
a) deklaracji, w której podatnik wykazał zwrot różnicy podatku,
b) korekty deklaracji, w której podatnik wykazał zwrot różnicy podatku, jeżeli jej złożenie nastąpiło przed upływem terminu do złożenia deklaracji;
2) złożenia korekty deklaracji, w której podatnik wykazał zwrot różnicy podatku, jeżeli jej złożenie nastąpiło po upływie terminu do złożenia deklaracji.

Urząd skarbowy ma obowiązek zwrócić VAT podatnikowi stosującemu kasy online i przyjmującemu płatności bezgotówkowo w terminie 15 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:
1) za trzy kolejne okresy rozliczeniowe (w przypadku podatników rozliczających się miesięcznie), a w przypadku podatnika rozliczającego się kwartalnie za jeden okres rozliczeniowy, poprzedzające bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który podatnik występuje z wnioskiem o zwrot, udział procentowy:

a) łącznej wartości sprzedaży wraz z podatkiem, zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących online w danym okresie rozliczeniowym w całkowitej wartości sprzedaży wraz z podatkiem dokonanej przez podatnika w danym okresie rozliczeniowym, był nie niższy niż: 70% (w okresie od 1 lipca 2023 r. do 30 czerwca 2025 r.), 80% (w okresie od 1 lipca 2025 r.),

b) otrzymanych płatności zrealizowanych bezgotówkowo z tytułu sprzedaży wraz z podatkiem, zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących online dokumentowanej paragonami z oznaczeniem, z którego wynika, że płatność została dokonana przy użyciu karty płatniczej, przez wykonanie płatności mobilnej lub polecenia przelewu, zgodnym z formą otrzymanej płatności, w stosunku do łącznej wartości sprzedaży wraz z podatkiem zaewidencjonowanej przy zastosowaniu tych kas w danym okresie rozliczeniowym, był nie niższy niż: 55% (w okresie od 1 lipca 2023 r. do 30 czerwca 2025 r.), 80% (w okresie od 1 lipca 2025 r.).

2) przez kolejne 6 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który podatnik występuje z wnioskiem o zwrot, łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, zaewidencjonowanej przez tego podatnika przy zastosowaniu kas rejestrujących online za każdy okres rozliczeniowy, była nie niższa niż 40 tys. zł.

3) za okres, w rozliczeniu za który podatnik występuje z wnioskiem o zwrot:
a) kwota różnicy podatku wykazana przez podatnika nie przekracza dwukrotnej wysokości podatku wynikającego u tego podatnika ze sprzedaży zaewidencjonowanej w okresie rozliczeniowym przy zastosowaniu kas rejestrujących online,
b) kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł,
c) podatnik złożył deklarację przed upływem terminu do jej złożenia, chyba że zwrot wynika z korekty deklaracji.

4) podatnik przez kolejne:
a) 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot:
– był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
– składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje VAT;
b) 3 miesiące poprzedzające bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnios­kiem o zwrot, posiadał rachunek zawarty w wykazie podatników VAT;

c) 6 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot, prowadził ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu wyłącznie kas rejestrujących online

Spełnienie tych warunków zwrotu VAT w 15 dni jest weryfikowane z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Również w tych przypadkach 15-dniowy termin zwrotu VAT może być przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika, chyba że podatnik złoży zabezpieczenie majątkowe.

Podstawa prawna: art. 87, art. 146k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – tekst jednolity z dnia 13 marca 2024 r. (Dz.U. z 2024 r., poz. 361).

oprac. Paweł Huczko