REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grupa ECDP
Jedna z wiodących grup konsultingowych w Polsce
Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT
Refakturowanie i zwrot kosztów – rozliczenie w VAT

REKLAMA

REKLAMA

Zasadniczo refakturowanie i zwrot kosztów stanowią, w założeniu, podobne czynności. W obu bowiem przypadkach pojawia się podmiot trzeci, którego rola związana jest z finansowaniem określonego świadczenia. Niemniej klasyfikacja tych świadczeń jest zgoła odmienna na gruncie podatku VAT.

REKLAMA

Należy podkreślić, iż pojęcie refakturowania nie posiada definicji w słowniku definicji zawartym w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT). Jednocześnie jednak kwestie refakturowania porusza art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

REKLAMA

Refakturowanie polega na tym, że podatnik kupuje usługę, którą następnie sprzedaje w tej samej postaci swojemu kontrahentowi. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 7.03.2016 r., sygn. akt III SA/Wa 961/15:” W art. 8 ust. 2a ustawy o VAT ustanowiono fikcję prawną, że jeżeli podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej nie wykonuje samodzielnie usług, lecz we własnym imieniu dostarcza je nabywcy, to podatnik ten usługę tę nabył i następnie usługę tę wyświadczył. Oznacza to, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie”.

Polecamy: VAT Zmiany od 1 września i 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Split payment od 1 listopada 2019 r.

Polecamy: Biuletyn VAT

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy zauważyć, iż refakturowanie odnosi się do sytuacji, w której podmiot nabywa konkretną usługę, jednak nie korzysta z niej a dokonuje jedynie odsprzedaży na rzecz trzeciego podmiotu. Jeśli zatem dochodzi do świadczenia usługi to właściwe jest sporządzenie faktury dokumentującej refakturowaną usługę.

REKLAMA

Jednocześnie, w takiej sytuacji podatnikowi, który pełni rolę pośrednika przysługują uprawnienia związane z nabyciem określonej usługi, tj. prawo do odliczenia podatku naliczonego. Powyższe uprawnienie przysługuje także podmiotowi, na rzecz którego usługa została odsprzedana.

Przykład 1
Sale sp. z o.o. i X sp. z o.o. należą do grupy kapitałowej (stanowią spółki powiązane). Sale sp. z o.o.  wynajmuje na rzecz X sp. z o.o. lokal na potrzeby działalności gospodarczej. W ramach porozumienia zawartego pomiędzy powiązanymi spółkami, Sale sp. z o.o. fakturuje X sp. z o.o. opłatami za media według ich faktycznego zużycia nie naliczając marży. Jednocześnie, powyższe usługi nabywane są od podmiotów trzecich. W tym przypadku mamy do czynienia z refakturowaniem usług związanych z mediami.

W odniesieniu z kolei do zwrotu kosztów na gruncie podatku VAT, należy wskazać, iż nie jest to czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem VAT. Aby doszło do zdarzenia opodatkowanego podatkiem VAT muszą być spełnione następujące warunki:

  1. w następstwie zobowiązania, w wykonaniu którego usługa jest świadczona, druga strona (Spółka) jest bezpośrednim beneficjentem świadczenia;
  2. świadczonej usłudze odpowiada świadczenie wzajemne ze strony nabywcy (wynagrodzenie).

Zasadniczą różnicą pomiędzy refakturowaniem a zwrotem kosztów jest to, że nie dochodzi do pośrednictwa w transakcji pomiędzy trzema podmiotami. Istotą zwrotu kosztów jest refinansowanie określonego nabycia np. konkretnej usługi. Podmiot, który zwraca koszty nie zawiera bezpośrednio żadnej transakcji z pierwotnym usługodawcą.

Przykład 2
Sieć X sp. z o.o. zajmuje się m.in. dystrybucją towarów Sale sp. z o.o. W ramach zorganizowanej przez Sale sp. z o.o. akcji marketingowej, po przekroczeniu przez X sp. z o.o. określonego progu sprzedaży, Sale sp. z o.o. ma zwrócić X sp. z o.o. koszty związane z promocją marki X sp. z o.o. Korzystając z tej możliwości X sp. z o.o. nabyła od podmiotu trzeciego usługi reklamy online i zwróciła się do Sale Sp. z o.o. z żądaniem zwrotu poniesionych na ten cel wydatków. Na podstawie faktur potwierdzających nabyte przez X sp. z o.o. świadczenia, Sale sp. z o.o. przekazała określone środki na konto X sp. z o.o. Sale sp. z o.o. ma wątpliwości czy X sp. z o.o. powinna wystawić na Jej rzecz fakturę dokumentującą przekazane środki.

W powyższym przykładzie nie dochodzi do świadczenia usług. Zwrot przez Sale sp. z o.o. kosztów poniesionych przez X sp. z o.o. nie wiąże się z żadnym wzajemnym świadczeniem, którego beneficjentem byłaby Sale sp. z o.o. Sale sp. z o.o. nie nabywa w tym przypadku żadnej usługi a jedynie zwraca określone koszty poniesione przez kontrahenta. W tej sytuacji dochodzi zatem jedynie do transferu środków pieniężnych, który pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem VAT. Wystawienie w takiej sytuacji faktury, nie jest zatem właściwym sposobem dokumentowania poniesionych kosztów. Istnieje bowiem ryzyko, iż faktura taka zostanie uznana za tzw. „pustą fakturę” w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Zasadne zatem może być udokumentowanie przekazanych środków za pomocą np. noty księgowej.

Reasumując, należy stwierdzić, iż różnice między refakturowaniem a zwrotem kosztów na gruncie podatku VAT nie są znaczne. Do refakturowania dochodzi w sytuacji, w której podmiot nabył określoną czynność a w następnej kolejności odsprzedał ją. W takim przypadku podmiot pośredniczący jednocześnie jest usługobiorcą i usługodawcą. Z kolei zwrot kosztów dotyczy sytuacji, w której określony podmiot ponosi koszty świadczenia nabytego przez innego przedsiębiorcę, jednak rola tego podmiotu ogranicza się wyłącznie do finansowania (nie nabywa ani nie odsprzedaje on żadnej usługi). Każdorazowo ocena czy określone zachowanie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT wymagać będzie jednak szczegółowej analizy stanu faktycznego.

Tobiasz Olczak, młodszy konsultant podatkowy w ECDP TAX Mazur i Wspólnicy sp.k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

REKLAMA

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA