Braki w dostawie towarów - rozliczenie VAT u sprzedawcy i kupującego

• 1. Rozliczenie VAT naliczonego, gdy dostawa zawiera braki ilościowe lub jakościowe towarów
• 2. Konsekwencje dla sprzedawcy wystawienia faktury, gdy dostawa zawierała braki ilościowe

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony zawarty w otrzymanych fakturach powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). Przy czym obniżenie podatku należnego o podatek naliczony nie może być zrealizowane wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Moment rozpoznania obowiązku podatkowego w VAT oraz data otrzymania faktury wyznaczają tym samym ramy czasowe, w których podatnik może dokonać odliczenia podatku naliczonego.

Podatnik, który nie skorzysta z prawa do odliczenia we wskazanym terminie, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT). Obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług z tytułu zrealizowanej dostawy towarów, rozpoznawany na zasadach ogólnych, wskazanych w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów. W konsekwencji moment dokonania dostawy towarów będzie wyznaczał zarówno termin rozpoznania obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy, jak i okres rozliczeniowy, w którym nabywca będzie uprawniony do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. Oczywiście przy założeniu jednoczesnego otrzymania faktury oraz niewystąpienia przesłanek negatywnych wykluczających prawo dokonania odliczenia podatku naliczonego w stosunku do danej transakcji.

1. Rozliczenie VAT naliczonego, gdy dostawa zawiera braki ilościowe lub jakościowe towarów

Rozpatrując kwestię wpływu braków w dostawie towarów na prawo do odliczenia podatku naliczonego, należałoby wyodrębnić dwa podstawowe przypadki. Pierwszy z nich obejmuje tzw. braki jakościowe w dostawie, kiedy to nabywca otrzymuje wprawdzie wskazany na fakturze towar, lecz jest on częściowo wadliwy, a w efekcie stawiany do dyspozycji dostawcy. Drugi natomiast odnosi się do braków ilościowych w dostawie. Nabywca otrzymuje wówczas mniejszą ilość towarów, niż sprzedawca zadeklarował na fakturze.

Sytuacje te należy jednoznacznie rozgraniczyć, gdyż z punktu widzenia uzyskania prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony będą one traktowane odrębnie. W obu wskazanych przypadkach transakcja jest faktycznie realizowana. Przy brakach ilościowych dostawa jest jednak dokonywana w rozmiarze nieodpowiadającym danym na fakturze, a nabywca otrzymuje mniejszą niż wykazana ilość towaru. W efekcie wpływa to na rozpoznanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów u sprzedawcy, a dalej - na przysługujące nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Polecamy: Kasy fiskalne 2020

Polecamy: Biuletyn VAT

1.1. Otrzymanie wadliwego towaru

Nabywca, który otrzymuje towar w części wadliwy, pomimo jego postawienia do dyspozycji sprzedawcy, jest uprawniony do dokonania odliczenia podatku naliczonego w pełnej kwocie wynikającej z otrzymanej faktury. Obowiązek podatkowy, rozpoznawany przez sprzedawcę, odnosi się do zrealizowanej dostawy towarów, a ta obejmuje całość towaru wykazanego na fakturze. Wady jakościowe będą miały swoje dalsze konsekwencje w postaci zwrotu towaru do dostawcy i sporządzenia odpowiedniej faktury korygującej. Dopiero ten zwrot i korekta zobowiązują nabywcę do odpowiedniego pomniejszenia podatku naliczonego.

Ważne
Kupujący, który otrzymał wadliwy towar, może odliczyć cały VAT, mimo że towar będzie podlegał zwrotowi.

Fakturę korygującą nabywca ujmuje wtedy zgodnie z przepisami art. 86 ust. 19a ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę otrzymał. Jeżeli podatnik nie odliczył VAT z faktury pierwotnej, której korekta dotyczy, a prawo mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym dokonuje tego odliczenia.

Przykład

Podatnik zrealizował dostawę towarów na rzecz krajowego kontrahenta 27 maja 2020 r. W tym samym dniu wystawił fakturę i wraz z towarem przekazał ją odbiorcy. Po otrzymaniu dostawy nabywca stwierdził jednak, że część towaru ma braki jakościowe, i 2 czerwca 2020 r. zwrócił wadliwy towar sprzedawcy. Ten po rozpatrzeniu i uznaniu reklamacji sporządził odpowiednią fakturę korygującą, którą 30 czerwca 2020 r. przekazał nabywcy. Sprzedawca i nabywca rozliczają się z tytułu podatku od towarów i usług za okresy miesięczne.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług w stosunku do całej zrealizowanej dostawy powstał 27 maja 2020 r. Na podstawie otrzymanej faktury nabywca był zatem uprawniony do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za maj 2020 r. Po otrzymaniu faktury korygującej jest obowiązany do odpowiedniego pomniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za czerwiec 2020 r.

Gdy dochodzi do wymiany towarów, sprzedawca nie wystawia kolejnej faktury. W tym przypadku nie dochodzi do kolejnej dostawy. Przyjmuje się, że dostawa miała miejsce, gdy dostarczono pierwotnie towary. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.743.2018.1.KB) czytamy:

Należy stwierdzić, że opisana procedura wymiany gwarancyjnej elementów urządzeń jest skutkiem dokonanej uprzednio dostawy urządzeń na rzecz klientów i ściśle związana z tymi urządzeniami. Przedmiotowa wymiana elementów urządzeń nie stanowi odrębnej transakcji dostawy towarów na rzecz klientów (Spółka nie dokonuje nowej sprzedaży towarów), ponieważ jest ona dokonywana w ramach realizacji umowy sprzedaży tych urządzeń i jest czynnością o charakterze wtórnym w stosunku do pierwotnej czynności ich sprzedaży.

1.2. Braki ilościowe w dostawie

Natomiast gdy w dostawie towarów występują braki ilościowe, nabywca nie będzie już uprawniony do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury. Jak wskazano, obowiązek podatkowy powstaje bowiem zasadniczo z chwilą dokonania dostawy towarów, a skoro dostawa obejmowała tylko część towarów wykazanych na fakturze, obowiązek podatkowy powinien być rozpoznany wyłącznie do faktycznie dostarczonych towarów. Ewentualna późniejsza dostawa brakujących towarów będzie również skutkowała powstaniem obowiązku podatkowego w stosunku do tych towarów. Obowiązek podatkowy powstanie jednak dopiero z chwilą faktycznej realizacji dostawy. Pomimo wystawienia jednej faktury sprzedawca będzie zatem obowiązany do rozpoznania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług w datach faktycznie zrealizowanych dostaw towarów - pierwotnej i uzupełniającej.

Analogicznie nabywca uzyska prawo do odliczenia podatku naliczonego w datach powstania obowiązku podatkowego u wystawcy faktury, czyli z chwilą faktycznej realizacji dostawy towarów przez sprzedawcę. W przypadku braków ilościowych w dostawie nabywca ma tym samym prawo odliczenia podatku naliczonego wyłącznie w stosunku do towarów, które faktycznie mu dostarczono.

Ważne
W przypadku braków ilościowych w dostawie kupujący odliczy VAT tylko od dostawy towarów faktycznie zrealizowanej.

Braki ilościowe w dostawie towarów nie wykluczają wszakże całkowicie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury dokumentującej taką transakcję. Podatnik może jednak realizować swoje uprawnienie jedynie częściowo. Odpowiednie zastosowanie znajdują wówczas przepisy art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT. Według tych regulacji nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności.

Oczywiście jeżeli brakujące towary zostałyby dosłane jeszcze w tym samym okresie rozliczeniowym, obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstanie w stosunku do całej dostawy wykazanej na fakturze, a w efekcie nabywca będzie uprawniony do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego.

Przykład

9 lipca 2020 r. podatnik zrealizował dostawę towarów na rzecz krajowego kontrahenta. W tym samym dniu wystawił fakturę i wraz z towarem przekazał ją odbiorcy. Nabywca stwierdził brak części towaru w dostawie, o czym poinformował sprzedawcę, wnosząc o dosłanie brakujących towarów. Sprzedawca uznał żądanie nabywcy i 21 lipca 2020 r. dostarczył mu pozostały towar.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy z tytułu zrealizowanych dostaw towarów, powstał odpowiednio 9 i 21 lipca 2020 r. W stosunku do całej transakcji wykazanej na fakturze obowiązek podatkowy powinien być więc rozpoznany w lipcu 2020 r. Na podstawie otrzymanej faktury nabywca będzie zatem uprawniony do odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za lipiec 2020 r.

W podobnych przypadkach możliwe jest też wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej, w której zostanie dokonana zmiana ilości towaru. W efekcie tak sporządzonych dokumentów łączne dane z faktury pierwotnej i faktury korygującej będą odpowiadały faktycznie zrealizowanej transakcji. Na podstawie faktury pierwotnej nabywca będzie wówczas uprawniony do odliczenia podatku naliczonego odpowiadającego dostarczonej mu ilości towaru. Po otrzymaniu korekty nie będzie już obowiązany do pomniejszania wartości podatku naliczonego, skoro wcześniej w tej części podatku nie odliczał.

Przykład

28 lipca 2020 r. podatnik zrealizował dostawę towarów na rzecz krajowego kontrahenta. W tym samym dniu wystawił fakturę i wraz z towarem przekazał ją odbiorcy. Nabywca stwierdził jednak brak części towaru w dostawie i zwrócił się do sprzedawcy o sporządzenie odpowiedniej korekty. Ten uznał żądanie nabywcy i 4 sierpnia 2020 r. wystawił i przekazał mu fakturę korygującą.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstał 28 lipca 2020 r. Obowiązek podatkowy dotyczy jednak wyłącznie faktycznie zrealizowanej dostawy towarów. Na podstawie faktury pierwotnej nabywca jest uprawniony do odliczenia, w rozliczeniu za lipiec 2020 r., kwoty podatku naliczonego w części odpowiadającej ilości otrzymanego towaru. Po otrzymaniu faktury korygującej w sierpniu 2020 r. nabywca nie będzie już obowiązany do pomniejszenia na jej podstawie wartości podatku naliczonego.

2. Konsekwencje dla sprzedawcy wystawienia faktury, gdy dostawa zawierała braki ilościowe

Sprzedawcy, rozliczając faktury zawierające braki ilościowe, powinni mieć na uwadze unormowania art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT, dotyczące terminów wystawiania faktur. Według wskazanego przepisu faktury nie mogą być bowiem wystawione zasadniczo wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi (wyjątkiem są dostawy ciągłe, gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy). Tym samym jeżeli sprzedawca wystawi fakturę dokumentującą dostawę towarów, a w rzeczywistości dokona dostawy w ilości mniejszej niż wykazana na fakturze, rozpoznaje obowiązek podatkowy wyłącznie w odniesieniu do faktycznej dostawy. W ciągu 30 dni od tak sporządzonej faktury powinien jednak zrealizować dostawę pozostałej części towaru lub skorygować fakturę w sposób powodujący zgodność jej zapisów z dokonaną transakcją.

Ważne
Sprzedawca, aby uniknąć sankcji, powinien w terminie 30 dni od dnia wystawienia faktury zrealizować całą zafakturowaną dostawę lub wystawić fakturę korygującą.

W przeciwnym razie organy podatkowe mogą uznać, że faktura wystawiona z naruszeniem przepisów art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy jest fakturą częściowo „pustą”, o której mowa w art. 108 ustawy. Przepis ten nakłada na osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne obowiązek zapłaty VAT wynikającego z wystawionej faktury, w której wykazano kwotę podatku, niezależnie od tego, czy faktura ta dokumentuje czynność rzeczywiście zrealizowaną. Reguła ta ma odpowiednie zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego (art. 108 ust. 2 ustawy o VAT). Na tej podstawie sprzedawca będzie obowiązany do odprowadzenia podatku należnego w pełnej wysokości.

Należałoby tu jednak rozróżnić dwa przypadki.

2.1. Sprzedawca nie dokonuje dostawy brakujących towarów

W pierwszym z nich ostatecznie nie dochodzi do dostawy brakującej części towaru, a faktura w tym zakresie bezspornie nie może stanowić podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony z niej wynikający. W stosunku do wykazanej na fakturze, lecz niedostarczonej części towaru nie powstał obowiązek podatkowy. Sprzedawca, który nie skoryguje takiej faktury, będzie zobowiązany do odprowadzenia podatku należnego w pełnej wysokości, do czego obligują go przepisy art. 108 ust. 2 ustawy. Dlatego w razie niezrealizowania całej dostawy wykazanej na fakturze sporządzenie odpowiedniej faktury korygującej jest nieodzowne. Inaczej bowiem nabywca odliczy tylko część podatku naliczonego odpowiadającego ilości faktycznie dostarczonego towaru, a sprzedawca musi rozliczyć całą kwotę podatku należnego.

2.2. Sprzedawca dostarczy brakujący towar po upływie 30 dni od wystawienia faktury

Pewne wątpliwości mogą się pojawić, gdy sprzedawca dostarczy brakujący towar, lecz już po upływie 30 dni, licząc od dnia wystawienia faktury. Czy należałoby wtedy uznać, że faktura z chwilą upływu 30-dniowego terminu, w części dotyczącej brakującego towaru, stała się już fakturą pustą, niedającą prawa do odliczenia podatku naliczonego? Takie rygorystyczne stanowisko nie wydaje się uzasadnione. Oczywiście sprzedawca mógłby sporządzić odpowiednią fakturę korygującą, a po dokonaniu dostawy brakującego towaru wystawić następną fakturę. Wiązałoby się to jednak z dodatkowymi obowiązkami formalnymi, a efekt końcowy w postaci rozpoznania obowiązku podatkowego z chwilą dokonania tej kolejnej dostawy będzie przecież identyczny.

Pomimo uchybienia przepisom art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT ostatecznie do dostawy towaru dochodzi. W efekcie czego pierwotnie wystawiona faktura dokumentuje czynność podlegającą opodatkowaniu, z tym zastrzeżeniem, że obowiązek podatkowy będzie rozpoznawany w dwóch terminach, wyznaczanych rzeczywistą realizacją dostawy. Tym samym, skoro dostawa zostanie zrealizowana w zakresie wykazanym na fakturze, normy art. 108 ustawy nie powinny mieć zastosowania. Faktura dokumentuje bowiem niewątpliwie rzeczywiste, podlegające opodatkowaniu zdarzenia gospodarcze.

Nie ma zatem przeszkód, aby nabywca dokonał na podstawie takiej faktury odliczenia pełnej kwoty podatku naliczonego. Naturalnie w rozliczeniu za okresy, w których powstał obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług.

Przykład

Podatnik zrealizował dostawę towarów na rzecz krajowego kontrahenta 28 czerwca 2020 r. W tym samym dniu wystawił fakturę i wraz z towarem przekazał ją odbiorcy. Nabywca stwierdził brak części towaru w dostawie, o czym poinformował sprzedawcę, wnosząc o jego dosłanie. Sprzedawca nie mógł jednak zrealizować dostawy od razu i przekazał brakujący towar nabywcy dopiero 3 sierpnia 2020 r. Sprzedawca i nabywca rozliczają się z tytułu podatku od towarów i usług za okresy miesięczne.

W takiej sytuacji obowiązek podatkowy z tytułu zrealizowanych dostaw towarów powstał odpowiednio 28 czerwca 2020 r. i 3 sierpnia 2020 r. Na podstawie otrzymanej faktury nabywca będzie zatem uprawniony do proporcjonalnego odliczenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za czerwiec 2020 r. oraz sierpień 2020 r.

Opóźnienie w dostawie brakującego towaru nie powinno być jednak zbyt duże. Przy większej, kilkumiesięcznej zwłoce, związanej przykładowo z niedoborem danego towaru i niemożnością zrealizowania dodatkowej dostawy, wystawienie faktury korygującej oraz późniejsze ponowne sporządzenie faktury będzie z pewnością rozwiązaniem bezpieczniejszym. W razie ewentualnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, przeprowadzanej już po upływie 30 dni od dnia sporządzenia faktury, a jeszcze przed dokonaniem dostawy brakującego towaru, organy podatkowe z pewnością będą kwestionowały niewykazanie podatku należnego w pełnej wysokości, wynikającej z wystawionej faktury.

Podstawa prawna:

• art. 19a ust. 1, art. 86 ust. 10, ust. 10b pkt 1, ust. 11 i ust. 19a, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a, art. 106i ust. 7 pkt 1 oraz art. 108 ust. 1 i 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106

Ewa Kowalska, ekspert w zakresie VAT