Odwrotne obciążenie VAT u dostawcy - procedura weryfikacji transakcji i nabywcy

Od 1 lipca 2015 r. wchodzą w życie nowe przepisy ustawy o VAT wprowadzane ustawą z 9 kwietnia 2015 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo zamówień publicznych. Nowelizacja ta zawiera doprecyzowanie oraz rozszerzenie mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT na sprzedaż laptopów, smartfonów, czy konsoli do gier.

I. Aby zastosować odwrotne obciążenie trzeba spełnić następujące warunki:

a)  dostawa ma za przedmiot towary wymienione w zał. nr 11 do ustawy VAT,

b)  czynność ma miejsce na terytorium kraju,

c) w przypadku towarów z kategorii „elektronika” wartość jednolitej transakcji gospodarczej  przekracza 20 tys . zł netto,

d)  dostawcą jest podatnik nie korzystający ze zwolnienia podmiotowego ze względu na wysokość obrotów (art. 113 ustawy VAT), dostawa nie dotyczy towarów objętych zwolnieniem od opodatkowania na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy VAT)

e)  nabywcą towarów jest podatnik czynny podatku od towarów i usług – uwaga: dostawa towarów z zał. 11 na rzecz podatnika zwolnionego od dnia 1 lipca 2015 r. nie pozwala na zastosowanie odwrotnego obciążenia w VAT – rozliczana jest na zasadach ogólnych,

f) nabywca działa w charakterze podatnika (dokonuje nabycia towarów i usług na cele tego podmiotu jako podatnika).

Samochód w firmie 2015 – multipakiet

II. Dokumentowanie dostawy w ramach odwrotnego obciążenia.

Z punktu widzenia sprzedającego kluczowe jest zweryfikowanie danych dotyczących nabywcy. Aby zastosować odwrotne obciążenie – od dnia 1 lipca 2015 r. - trzeba mieć pewność, że nabywca jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

W zakresie towarów z zał. 11 do ustawy z kategorii elektronika ustawa wprost przewiduje przy tym wyłączenie odpowiedzialności  dostawcy za rozliczenie podatku  kiedy „podjął wszelkie niezbędne środki celem rzetelnego rozliczenia podatku”  oraz dochował „należytej staranności”

W tym stanie rzeczy Podatnik (dostawca) przed dokonaniem pierwszej transakcji powinien żądać od takiego kontrahenta okazania dokumentów i sporządzić ich kopie:

1) druk VAT-5

Po zarejestrowaniu podatnika podatku od towarów i usług jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego (jeżeli korzysta ze zwolnienia art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 i art. 82 ust. 3) organ podatkowy potwierdza zarejestrowanie podatnika w tym charakterze. Potwierdzenie rejestracji dokonywane jest na druku VAT-5. Druk ten zawiera potwierdzenie zarejestrowania podatnika jako przynależącego do którejś z dwóch kategorii wskazanych wyżej.

W przypadku gdy kontrahent będzie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, wówczas jest to istotna okoliczność wskazująca na to, że zastosowanie odwrotnego odciążenia w transakcji z jego udziałem będzie prawidłowe. Dlatego podatnik powinien żądać kopii tego potwierdzenia.

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

W przypadku gdyby kontrahent nie chce dostarczyć takiego potwierdzenia, należy stwierdzić, że transakcja z nim wiąże się z ryzykiem i rozważyć odmowę dostawy w ramach odwrotnego obciążenia (nabywca traktowany jak nie-podatnik).

Należy wskazać, że potwierdzenie VAT-5 nie ma żadnego prawem przewidzianego okresu ważności.

2) Urzędowe potwierdzenie statusu nabywcy - zaświadczenie:

W przypadku transakcji o wyższej wartości zawsze należy rozważyć samodzielne uzyskanie  potwierdzenia statusu nabywcy:

Art. 96 ust. 13 ustawy VAT: Na wniosek zainteresowanego naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku.

3) odpis z rejestru przedsiębiorców (KRS) lub weryfikacja w Centralnej Informacji Ewidencji Działalności Gospodarczej

Podatnik powinien również sprawdzać dane swojego klienta w odpowiednim rejestrze przedsiębiorców. W przypadku gdy ma to do czynienia ze spółką prawa handlowego, powinien sięgnąć do Krajowego Rejestru Sądowego, co najszybciej można uczynić poprzez stronę internetową (https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu?t:lb=t). Dostęp do jego treści jest darmowy. Należy wskazać, że zawarte są tam kompleksowe informacje dotyczące udziałowców podmiotu, siedziby etc.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe. Jeżeli dane wpisano do Rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Natomiast osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą muszą być wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dostęp do tej ewidencji także jest możliwy przez Internet (https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/ceidg.public.ui/Search.aspx ).

4) Zweryfikowanie związku pomiędzy osobą, która będzie dokonywała zakupu, a podmiotem gospodarczym będącym podatnikiem, na rzecz którego działa.

Potrzebne jest również zweryfikowanie związku pomiędzy osobą, która będzie dokonywała zakupu, a podmiotem gospodarczym będącym podatnikiem, na rzecz którego działa. W przypadku gdy osobą nabywającą towary będzie osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub umocowany reprezentant spółki handlowej - wówczas obok zebranych wcześniej danych wystarczający będzie dowód osobisty. Jeżeli jednak dokonujący zakupu będzie osobą jedynie upoważnioną do nabywania towarów, przykładowo jako pracownik, wówczas Podatnik powinien żądać również dokumentów potwierdzających takie uprawnienie.

Podatnik powinien skopiować wszystkie przedmiotowe dokumenty i przechowywać je wraz pozostałą dokumentacją poszczególnych dostaw .

5) Informacja o transporcie; środku transportu, którym towar jest dostarczany/odbierany

W celu ewentualnego późniejszego potwierdzenia okoliczności dostawy ważne jest również, aby Podatnik posiadał dane dotyczące sposobu dostawy towaru (dokumenty przewozowe, kurierskie, numer rejestracyjny środka transportu, którym dostarczany/odbierany jest towar) Posiadanie tych danych może umożliwić identyfikację osoby nabywcy w przypadku sporu z organem podatkowym (kontroli skarbowej).

Dane dotyczące imienia i nazwiska osoby nabywającej/odbierającej towar, adresu jej zameldowania, numeru dowodu tożsamości, określenie pojazdu z jakiego korzystała oraz jego numeru rejestracyjnego rejestrować można na fakturze dokumentującej czynność z udziałem tej osoby. 

6) czytelne podpisy

Podatnik powinien również wymagać od kontrahenta czytelnych podpisów na wszelkich dokumentach potwierdzających transakcję.

7) rozliczenia bezgotówkowe/próg istotności

Z perspektywy minimalizacji ryzyka podatkowego rekomendowanym rozwiązaniem jest dokonywanie dostawy z zapłatą za pośrednictwem rachunku bankowego. W zakresie towarów z kategorii „elektronika” przepis – dla udokumentowania należytej staranności – wymaga bezwzględnie rozliczeń bezgotówkowych (z rachunku płatniczego nabywcy lub podobnego instrumentu płatniczego – identyfikujących składającego zlecenie płatnicze).

500 pytań o VAT - odpowiedzi z interpretacjami MF

Nie powinien to być rachunek osoby trzeciej, ale własny rachunek podmiotu, który nabywa towary. Korzystanie z rachunku bankowego umożliwi bowiem sprawdzenie, czy zapłata pochodzi faktycznie od podmiotu podającego się za nabywcę (autoryzacji dokonuje wówczas bank). ISP proponuje również aby od określonej przez siebie wartości transakcji/próg istotności Podatnik wymagał od kupujących przedpłaty. Umożliwi to sprawdzenie wiarygodności klienta, zanim transakcja sfinalizowana (wydanie towaru).