Czy można w trakcie roku obrotowego zmienić program księgowy

Zmiana polityki rachunkowości, w tym programu komputerowego czy planu kont, jest możliwa, lecz musi zostać dokonana ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, z zapewnieniem zasady ciągłości i porównywalności danych z odpowiednimi informacjami za lata poprzednie, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jeśli wprowadzany program księgowy nie wpływa na ciągłość i porównywalność danych (a jedynie w pewien sposób usprawnia pracę), nie ma przeszkód, by był wprowadzony w trakcie roku obrotowego. Jeżeli wynika to z uzasadnionych potrzeb jednostki, może ona w trakcie roku obrotowego zdefiniować i utworzyć nowe konta syntetyczne czy analityczne, dokonać poleceniami księgowania przeksięgowań sald z innych dotychczasowych kont, odtąd już nieużywanych, na konta nowo utworzone, oraz sporządzić korekty obrotów tych kont.

Przesłany przez Czytelnika opis problemu nasuwa zasadnicze pytanie, którego nie zadano: czy można w trakcie roku obrotowego zmienić program księgowy? Załóżmy, że spółka zamierza prowadzić księgi w taki sposób, że pierwsze np. trzy miesiące roku zostały wprowadzone do starego programu, a następne dziewięć miesięcy zostanie wprowadzone do ksiąg prowadzonych przy użyciu innego programu. Zakładamy również, ze spółka nie zamierza dokonać migracji wszystkich danych z jednego programu do drugiego, lecz po prostu zakończyć marzec w starym programie i otworzyć kwiecień w nowym programie.

Ustawa o rachunkowości stanowi, iż przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów (…) tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne (art. 5 ust. 1). Ponadto w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą (art. 8 ust. 2). Tak więc zmiany zasad rachunkowości, a w tym zmiany systemu finansowo-księgowego, należy dokonać w taki sposób, aby wszystkie nowo wprowadzone zasady obowiązywały za okres całego roku oraz zapewnić porównywalność informacji zawartych w księgach roku bieżącego z informacjami z lat poprzednich.

Jednym z podstawowych elementów ksiąg jest dziennik, zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w okresie sprawozdawczym. Podstawową zasadą prowadzenia dziennika jest wymóg, aby sumy zapisów (obroty) liczone były w sposób ciągły, umożliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zestawienie obrotów i sald z kolei sporządza się nie rzadziej niż na koniec miesiąca, i zawiera ono: