Kiedy i gdzie wpisuje się do księgi spis z natury

Spis z natury (również na dzień zmiany wspólnika) podlega wpisowi do pkpir. Przepisy nie precyzują, która kolumna jest właściwa dla dokonania takiego wpisu. W związku z tym, że wartość spisu bezpośrednio oddziałuje na koszty zawarte w kolumnie 10 księgi, należy uznać, iż wpisanie wartości spisu w tej kolumnie nie powinno być kwestionowane przez organy skarbowe. Pamiętać jednak należy, aby nie sumować spisu z zakupami towarów handlowych na koniec miesiąca. Nie będzie też błędem wykazanie remanentu w jednym wersie księgi.

Przypomnijmy, że podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów w określonych przepisami sytuacjach jest obowiązany sporządzić spis z natury i wpisać go do księgi. Celem jest ustalenie rzeczywistego dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej.

Terminy sporządzenia spisu z natury są wymienione w § 27 rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir. Przepis ten wskazuje, że podatnik obowiązkowo sporządza spis z natury:

• na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej w trakcie roku,

• na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego,

• w momencie likwidacji działalności gospodarczej w trakcie roku,

• na koniec każdego roku podatkowego,

• w przypadku zmiany wspólnika,

• w przypadku zmiany proporcji udziałów wspólników,

• na wezwanie do sporządzenia spisu z natury przez naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązek sporządzenia spisu powstaje zatem także w przypadku zmiany wspólnika. Spis z natury na dzień zmiany wspólnika, jak każdy inny, podlega wpisowi do pkpir.

Dodajmy, że przepisy obligują podatnika do zawiadomienia właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze sporządzenia spisu z natury w terminie na siedem dni przed planowaną datą jego sporządzenia. Zawiadomienie to nie obowiązuje w trzech przypadkach: przy spisie na 1 stycznia, przy spisie na koniec roku podatkowego, przy spisie na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Wartość spisu podlega wpisaniu do księgi. Nie jest określona konkretna kolumna księgi, w której należy wpisać wartość spisu z natury. W związku z tym, że wartość spisu bezpośrednio oddziałuje na koszty zawarte w kolumnie 10 księgi, czyli zakup towarów handlowych i materiałów, należy uznać, iż wpisanie wartości spisu w tej kolumnie nie powinno być kwestionowane przez organy skarbowe. Należy jednak pamiętać, aby nie sumować wartości remanentu z zapisami dokumentującymi zakup towarów handlowych i materiałów z kolumny 10 na koniec każdego miesiąca (jeśli nie wystąpi kolejny remanent do czasu remanentu na koniec roku). W takim przypadku doszłoby bowiem do zawyżenia kosztów uzyskania przychodów. Nie będzie też błędem wykazanie remanentu w jednym wersie księgi, jako np. „wartości spisu z natury na dzień zmiany wspólnika”.

W praktyce większość podatników prowadzi księgę przychodów i rozchodów w sposób komputerowy i wartość spisu wpisywana jest w konkretnie wyznaczonym w programie miejscu, które pozwala na ustalenie wysokości dochodu z uwzględnieniem remanentów na początek i koniec danego okresu.

Katarzyna Okuniewska

księgowa z wieloletnią praktyką, ekonomista