REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Operacje gotówkowe w księgach rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Mazur

REKLAMA

Jakie ograniczenia w obrocie gotówkowym wynikają z przepisów prawnych? Jak ewidencjonować środki pieniężne wpływające i wypływające z kasy? Jak ująć w księgach rachunkowych zapłatę czekiem gotówkowym? Jak postąpić w sytuacji otrzymania fałszywych znaków pieniężnych?

Bezpośrednie rozliczenia gotówkowe polegają na regulowaniu przez dłużnika jego zobowiązań poprzez wpłatę gotówki do kasy wierzyciela. Rozliczenia gotówkowe mogą być także dokonywane za pośrednictwem banków.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

REKLAMA

Autopromocja

Transakcje gotówkowe mają jednak pewne ograniczenia dotyczące kwot. Otóż zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji (ustalenie równowartości 15 000 euro odbywa się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP ostatniego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji).
Oznacza to więc, że jeśli transakcja opiewa na kwotę powyżej 15 000 euro, to jednostka jest zobowiązana dokonać płatności za pośrednictwem rachunku bankowego. A zatem gotówkowo jednostka może rozliczać się tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Ewidencja środków pieniężnych w kasie

Rozliczenia gotówkowe prowadzone są w firmach za pośrednictwem kasy. Ewidencję środków pieniężnych w kasie prowadzi się na koncie 100 „Kasa”. Jeżeli jednostka posiada więcej kas (lub w kasie występują polskie i zagraniczne środki pieniężne), to należy prowadzić ewidencję analityczną zapewniającą:
- możliwość ustalenia obrotów kasowych i stanu gotówki oraz innych środków pieniężnych w walucie polskiej,
- możliwość ustalenia wyrażonego w walucie obcej stanu gotówki i innych środków pieniężnych w walucie zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.
Po stronie Dt konta „Kasa” księguje się więc wszelkie wpłaty gotówki do kasy, a po stronie Ct - wszelkie wypłaty gotówki. Konto „Kasa” na koniec okresu może wykazywać wyłącznie saldo debetowe.
Jeśli pojawi się saldo kredytowe, to oznacza, że wystąpiły błędy rachunkowe lub ewidencyjne, które muszą być rzecz jasna poprawione.
Ewidencję obrotu gotówkowego w kasie w walutach obcych prowadzi się na oddzielnym koncie „Kasa zagranicznych środków pieniężnych”, które funkcjonuje podobnie jak konto „Kasa” dla waluty krajowej.
Zasady ewidencji przychodu i rozchodu gotówki ilustruje poniższy schemat.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Niedobory i nadwyżki gotówki w kasie

Nieodłącznie z obrotem gotówkowym wiąże się ryzyko powstania niedoborów bądź nadwyżek gotówki w kasie.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Poniżej prezentujemy przykład ewidencji księgowej operacji dotyczących niedoborów i nadwyżek w kasie oraz ich rozliczenie.


PRZYKŁADY
1.
W kasie firmy A podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór gotówki w kwocie 500 zł. Niedobór uznany był zawiniony, a zatem odpowiedzialnością materialną obciążony został kasjer. Główna księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

2.
W kasie firmy B ujawniono podczas przeprowadzanej inwentaryzacji niedobór gotówki w kwocie 200 zł. Po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym powstały niedobór uznany został za niezawiniony. Księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

3.
Przeprowadzona inwentaryzacja w kasie firmy G wykazała nadwyżkę gotówki w kwocie 1000 zł. Ewidencja stwierdzonej nadwyżki i jej rozliczenie zostało ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Zaliczka na zakupy pobrana z kasy

Dokumentem umożliwiającym pobranie gotówki na zakupy jest wniosek o zaliczkę. Wniosek o zaliczkę sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika wnioskującego o wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Na pierwszej stronie wniosku pracownik określa, na jakie rodzaje wydatków ma być wypłacona zaliczka, oraz proponuje jej wysokość.
Wniosek o zaliczkę musi rzecz jasna być podpisany przez kierownika danej komórki organizacyjnej (kontrola merytoryczna). Po tej akceptacji, dokonanej przez kierownika komórki, wniosek ten podlega dalej sprawdzeniu jeszcze przez głównego księgowego (kontrola pod względem formalno-rachunkowym) i ostatecznie zostaje zatwierdzany przez kierownika jednostki. Dopiero na podstawie tak wypełnionego i zatwierdzonego wniosku kasjer może wypłacić pracownikowi z kasy zaliczkę.

PRZYKŁAD
Pracownik w firmie A pobrał z kasy zaliczkę w wysokości 200 zł na zakup materiałów. Wydatkowano na materiały 122 zł, a pozostałe 78 zł pracownik zwrócił do kasy firmy. Oto ujęcie zaliczki i rozliczenia tej zaliczki w księgach rachunkowych firmy A.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pobranie gotówki z bankomatu


Jako operacja gotówkowa traktowane jest również pobranie gotówki z bankomatu, np. na zakupy materiałów biurowych. Oto ujęcie w księgach rachunkowych pobrania gotówki z bankomatu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Zapłata czekiem gotówkowym

Poza bezpośrednią wpłatą gotówki do kasy jako rozliczenia gotówkowe traktowane są także czeki gotówkowe. Specyfika tego czeku polega na tym, że wystawca czeku upoważnia bank do obciążenia jego rachunku określoną na czeku kwotą oraz wypłacenia tej kwoty okazicielowi czeku.
Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank. Banki prowadzą ścisłą ewidencję wydanych czeków, co służy głównie bezpieczeństwu czeków w wypadku ich zgubienia czy też kradzieży. Nawet niewypełniony formularz czeku jest w przedsiębiorstwie drukiem ścisłego zarachowania. Zaleca się, aby posiadacze blankietów czekowych prowadzili ich ewidencję odnotowując czeki wypełnione i wprowadzane do obrotu czekowego. Pozwala to na kontrolę, czy dany czek został zrealizowany, czy rachunek przedsiębiorstwa został obciążony.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


PRZYKŁAD
Firma C wystawiła czek gotówkowy na kwotę 5000 zł dla firmy D jako zapłatę za dokonane zakupy. Firma C sprzedała towary firmie E za kwotę 1000 zł. Na tą kwotę otrzymała czek gotówkowy jako zapłatę za należność od tej firmy. Oto, jak wygląda ujęcie tego zdarzenia w księgach rachunkowych firmy C. Ewidencja czeków własnych dokonywana jest za pośrednictwem konta rozrachunkowego 248 „Pozostałe rozrachunki”.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Fałszywe pieniądze w kasie

Na zakończenie jeszcze kilka uwag na temat fałszywych pieniędzy, które kasjer otrzyma tytułem zapłaty. W sytuacji więc gdy kasjer zidentyfikuje banknot jako fałszywy, wówczas obowiązkiem kasjera jest zatrzymanie fałszywego banknotu. Jeśli sytuacja okazałaby się pomyłką, czyli banknot byłby prawdziwy, to rzecz jasna klient może liczyć na jego zwrot, ponieważ przepadają jedynie pieniądze fałszywe, a nie te, które po ekspertyzach rzeczoznawców NBP okazały się prawdziwe.
W poniższej tabeli prezentujemy ewidencję zdarzeń związanych z otrzymaniem fałszywych banknotów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

- ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807 z późn.zm.),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

dr Aneta Mazur

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT nie jest deregulacją gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

Można przekazać 1,5% podatku rolnego - w 2025 r. pierwszy raz. Są dwie uprawnione organizacje

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

PIT 2025: 15 najczęstszych błędów w rocznym zeznaniu podatkowym. Bądź mądry przed szkodą!

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych NBP. Już w maju 2025 r. RPP rozpocznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych NBP. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy jest na to czas?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026 - MF pokazało najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i więcej szczegółów

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA