REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Operacje gotówkowe w księgach rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Mazur

REKLAMA

Jakie ograniczenia w obrocie gotówkowym wynikają z przepisów prawnych? Jak ewidencjonować środki pieniężne wpływające i wypływające z kasy? Jak ująć w księgach rachunkowych zapłatę czekiem gotówkowym? Jak postąpić w sytuacji otrzymania fałszywych znaków pieniężnych?

Bezpośrednie rozliczenia gotówkowe polegają na regulowaniu przez dłużnika jego zobowiązań poprzez wpłatę gotówki do kasy wierzyciela. Rozliczenia gotówkowe mogą być także dokonywane za pośrednictwem banków.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

REKLAMA

REKLAMA


Transakcje gotówkowe mają jednak pewne ograniczenia dotyczące kwot. Otóż zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji (ustalenie równowartości 15 000 euro odbywa się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP ostatniego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji).
Oznacza to więc, że jeśli transakcja opiewa na kwotę powyżej 15 000 euro, to jednostka jest zobowiązana dokonać płatności za pośrednictwem rachunku bankowego. A zatem gotówkowo jednostka może rozliczać się tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Ewidencja środków pieniężnych w kasie

Rozliczenia gotówkowe prowadzone są w firmach za pośrednictwem kasy. Ewidencję środków pieniężnych w kasie prowadzi się na koncie 100 „Kasa”. Jeżeli jednostka posiada więcej kas (lub w kasie występują polskie i zagraniczne środki pieniężne), to należy prowadzić ewidencję analityczną zapewniającą:
- możliwość ustalenia obrotów kasowych i stanu gotówki oraz innych środków pieniężnych w walucie polskiej,
- możliwość ustalenia wyrażonego w walucie obcej stanu gotówki i innych środków pieniężnych w walucie zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.
Po stronie Dt konta „Kasa” księguje się więc wszelkie wpłaty gotówki do kasy, a po stronie Ct - wszelkie wypłaty gotówki. Konto „Kasa” na koniec okresu może wykazywać wyłącznie saldo debetowe.
Jeśli pojawi się saldo kredytowe, to oznacza, że wystąpiły błędy rachunkowe lub ewidencyjne, które muszą być rzecz jasna poprawione.
Ewidencję obrotu gotówkowego w kasie w walutach obcych prowadzi się na oddzielnym koncie „Kasa zagranicznych środków pieniężnych”, które funkcjonuje podobnie jak konto „Kasa” dla waluty krajowej.
Zasady ewidencji przychodu i rozchodu gotówki ilustruje poniższy schemat.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Niedobory i nadwyżki gotówki w kasie

Nieodłącznie z obrotem gotówkowym wiąże się ryzyko powstania niedoborów bądź nadwyżek gotówki w kasie.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Poniżej prezentujemy przykład ewidencji księgowej operacji dotyczących niedoborów i nadwyżek w kasie oraz ich rozliczenie.


PRZYKŁADY
1.
W kasie firmy A podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór gotówki w kwocie 500 zł. Niedobór uznany był zawiniony, a zatem odpowiedzialnością materialną obciążony został kasjer. Główna księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

REKLAMA

2.
W kasie firmy B ujawniono podczas przeprowadzanej inwentaryzacji niedobór gotówki w kwocie 200 zł. Po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym powstały niedobór uznany został za niezawiniony. Księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

3.
Przeprowadzona inwentaryzacja w kasie firmy G wykazała nadwyżkę gotówki w kwocie 1000 zł. Ewidencja stwierdzonej nadwyżki i jej rozliczenie zostało ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Zaliczka na zakupy pobrana z kasy

Dokumentem umożliwiającym pobranie gotówki na zakupy jest wniosek o zaliczkę. Wniosek o zaliczkę sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika wnioskującego o wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Na pierwszej stronie wniosku pracownik określa, na jakie rodzaje wydatków ma być wypłacona zaliczka, oraz proponuje jej wysokość.
Wniosek o zaliczkę musi rzecz jasna być podpisany przez kierownika danej komórki organizacyjnej (kontrola merytoryczna). Po tej akceptacji, dokonanej przez kierownika komórki, wniosek ten podlega dalej sprawdzeniu jeszcze przez głównego księgowego (kontrola pod względem formalno-rachunkowym) i ostatecznie zostaje zatwierdzany przez kierownika jednostki. Dopiero na podstawie tak wypełnionego i zatwierdzonego wniosku kasjer może wypłacić pracownikowi z kasy zaliczkę.

PRZYKŁAD
Pracownik w firmie A pobrał z kasy zaliczkę w wysokości 200 zł na zakup materiałów. Wydatkowano na materiały 122 zł, a pozostałe 78 zł pracownik zwrócił do kasy firmy. Oto ujęcie zaliczki i rozliczenia tej zaliczki w księgach rachunkowych firmy A.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pobranie gotówki z bankomatu


Jako operacja gotówkowa traktowane jest również pobranie gotówki z bankomatu, np. na zakupy materiałów biurowych. Oto ujęcie w księgach rachunkowych pobrania gotówki z bankomatu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Zapłata czekiem gotówkowym

Poza bezpośrednią wpłatą gotówki do kasy jako rozliczenia gotówkowe traktowane są także czeki gotówkowe. Specyfika tego czeku polega na tym, że wystawca czeku upoważnia bank do obciążenia jego rachunku określoną na czeku kwotą oraz wypłacenia tej kwoty okazicielowi czeku.
Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank. Banki prowadzą ścisłą ewidencję wydanych czeków, co służy głównie bezpieczeństwu czeków w wypadku ich zgubienia czy też kradzieży. Nawet niewypełniony formularz czeku jest w przedsiębiorstwie drukiem ścisłego zarachowania. Zaleca się, aby posiadacze blankietów czekowych prowadzili ich ewidencję odnotowując czeki wypełnione i wprowadzane do obrotu czekowego. Pozwala to na kontrolę, czy dany czek został zrealizowany, czy rachunek przedsiębiorstwa został obciążony.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


PRZYKŁAD
Firma C wystawiła czek gotówkowy na kwotę 5000 zł dla firmy D jako zapłatę za dokonane zakupy. Firma C sprzedała towary firmie E za kwotę 1000 zł. Na tą kwotę otrzymała czek gotówkowy jako zapłatę za należność od tej firmy. Oto, jak wygląda ujęcie tego zdarzenia w księgach rachunkowych firmy C. Ewidencja czeków własnych dokonywana jest za pośrednictwem konta rozrachunkowego 248 „Pozostałe rozrachunki”.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Fałszywe pieniądze w kasie

Na zakończenie jeszcze kilka uwag na temat fałszywych pieniędzy, które kasjer otrzyma tytułem zapłaty. W sytuacji więc gdy kasjer zidentyfikuje banknot jako fałszywy, wówczas obowiązkiem kasjera jest zatrzymanie fałszywego banknotu. Jeśli sytuacja okazałaby się pomyłką, czyli banknot byłby prawdziwy, to rzecz jasna klient może liczyć na jego zwrot, ponieważ przepadają jedynie pieniądze fałszywe, a nie te, które po ekspertyzach rzeczoznawców NBP okazały się prawdziwe.
W poniższej tabeli prezentujemy ewidencję zdarzeń związanych z otrzymaniem fałszywych banknotów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

- ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807 z późn.zm.),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

dr Aneta Mazur

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA