REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Operacje gotówkowe w księgach rachunkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Mazur

REKLAMA

Jakie ograniczenia w obrocie gotówkowym wynikają z przepisów prawnych? Jak ewidencjonować środki pieniężne wpływające i wypływające z kasy? Jak ująć w księgach rachunkowych zapłatę czekiem gotówkowym? Jak postąpić w sytuacji otrzymania fałszywych znaków pieniężnych?

Bezpośrednie rozliczenia gotówkowe polegają na regulowaniu przez dłużnika jego zobowiązań poprzez wpłatę gotówki do kasy wierzyciela. Rozliczenia gotówkowe mogą być także dokonywane za pośrednictwem banków.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ograniczenia w obrocie gotówkowym

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Transakcje gotówkowe mają jednak pewne ograniczenia dotyczące kwot. Otóż zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji (ustalenie równowartości 15 000 euro odbywa się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP ostatniego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji).
Oznacza to więc, że jeśli transakcja opiewa na kwotę powyżej 15 000 euro, to jednostka jest zobowiązana dokonać płatności za pośrednictwem rachunku bankowego. A zatem gotówkowo jednostka może rozliczać się tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.

Ewidencja środków pieniężnych w kasie

Rozliczenia gotówkowe prowadzone są w firmach za pośrednictwem kasy. Ewidencję środków pieniężnych w kasie prowadzi się na koncie 100 „Kasa”. Jeżeli jednostka posiada więcej kas (lub w kasie występują polskie i zagraniczne środki pieniężne), to należy prowadzić ewidencję analityczną zapewniającą:
- możliwość ustalenia obrotów kasowych i stanu gotówki oraz innych środków pieniężnych w walucie polskiej,
- możliwość ustalenia wyrażonego w walucie obcej stanu gotówki i innych środków pieniężnych w walucie zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.
Po stronie Dt konta „Kasa” księguje się więc wszelkie wpłaty gotówki do kasy, a po stronie Ct - wszelkie wypłaty gotówki. Konto „Kasa” na koniec okresu może wykazywać wyłącznie saldo debetowe.
Jeśli pojawi się saldo kredytowe, to oznacza, że wystąpiły błędy rachunkowe lub ewidencyjne, które muszą być rzecz jasna poprawione.
Ewidencję obrotu gotówkowego w kasie w walutach obcych prowadzi się na oddzielnym koncie „Kasa zagranicznych środków pieniężnych”, które funkcjonuje podobnie jak konto „Kasa” dla waluty krajowej.
Zasady ewidencji przychodu i rozchodu gotówki ilustruje poniższy schemat.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Niedobory i nadwyżki gotówki w kasie

Nieodłącznie z obrotem gotówkowym wiąże się ryzyko powstania niedoborów bądź nadwyżek gotówki w kasie.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Poniżej prezentujemy przykład ewidencji księgowej operacji dotyczących niedoborów i nadwyżek w kasie oraz ich rozliczenie.


PRZYKŁADY
1.
W kasie firmy A podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór gotówki w kwocie 500 zł. Niedobór uznany był zawiniony, a zatem odpowiedzialnością materialną obciążony został kasjer. Główna księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

REKLAMA

2.
W kasie firmy B ujawniono podczas przeprowadzanej inwentaryzacji niedobór gotówki w kwocie 200 zł. Po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym powstały niedobór uznany został za niezawiniony. Księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

3.
Przeprowadzona inwentaryzacja w kasie firmy G wykazała nadwyżkę gotówki w kwocie 1000 zł. Ewidencja stwierdzonej nadwyżki i jej rozliczenie zostało ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Zaliczka na zakupy pobrana z kasy

Dokumentem umożliwiającym pobranie gotówki na zakupy jest wniosek o zaliczkę. Wniosek o zaliczkę sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika wnioskującego o wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Na pierwszej stronie wniosku pracownik określa, na jakie rodzaje wydatków ma być wypłacona zaliczka, oraz proponuje jej wysokość.
Wniosek o zaliczkę musi rzecz jasna być podpisany przez kierownika danej komórki organizacyjnej (kontrola merytoryczna). Po tej akceptacji, dokonanej przez kierownika komórki, wniosek ten podlega dalej sprawdzeniu jeszcze przez głównego księgowego (kontrola pod względem formalno-rachunkowym) i ostatecznie zostaje zatwierdzany przez kierownika jednostki. Dopiero na podstawie tak wypełnionego i zatwierdzonego wniosku kasjer może wypłacić pracownikowi z kasy zaliczkę.

PRZYKŁAD
Pracownik w firmie A pobrał z kasy zaliczkę w wysokości 200 zł na zakup materiałów. Wydatkowano na materiały 122 zł, a pozostałe 78 zł pracownik zwrócił do kasy firmy. Oto ujęcie zaliczki i rozliczenia tej zaliczki w księgach rachunkowych firmy A.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pobranie gotówki z bankomatu


Jako operacja gotówkowa traktowane jest również pobranie gotówki z bankomatu, np. na zakupy materiałów biurowych. Oto ujęcie w księgach rachunkowych pobrania gotówki z bankomatu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Zapłata czekiem gotówkowym

Poza bezpośrednią wpłatą gotówki do kasy jako rozliczenia gotówkowe traktowane są także czeki gotówkowe. Specyfika tego czeku polega na tym, że wystawca czeku upoważnia bank do obciążenia jego rachunku określoną na czeku kwotą oraz wypłacenia tej kwoty okazicielowi czeku.
Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank. Banki prowadzą ścisłą ewidencję wydanych czeków, co służy głównie bezpieczeństwu czeków w wypadku ich zgubienia czy też kradzieży. Nawet niewypełniony formularz czeku jest w przedsiębiorstwie drukiem ścisłego zarachowania. Zaleca się, aby posiadacze blankietów czekowych prowadzili ich ewidencję odnotowując czeki wypełnione i wprowadzane do obrotu czekowego. Pozwala to na kontrolę, czy dany czek został zrealizowany, czy rachunek przedsiębiorstwa został obciążony.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


PRZYKŁAD
Firma C wystawiła czek gotówkowy na kwotę 5000 zł dla firmy D jako zapłatę za dokonane zakupy. Firma C sprzedała towary firmie E za kwotę 1000 zł. Na tą kwotę otrzymała czek gotówkowy jako zapłatę za należność od tej firmy. Oto, jak wygląda ujęcie tego zdarzenia w księgach rachunkowych firmy C. Ewidencja czeków własnych dokonywana jest za pośrednictwem konta rozrachunkowego 248 „Pozostałe rozrachunki”.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Fałszywe pieniądze w kasie

Na zakończenie jeszcze kilka uwag na temat fałszywych pieniędzy, które kasjer otrzyma tytułem zapłaty. W sytuacji więc gdy kasjer zidentyfikuje banknot jako fałszywy, wówczas obowiązkiem kasjera jest zatrzymanie fałszywego banknotu. Jeśli sytuacja okazałaby się pomyłką, czyli banknot byłby prawdziwy, to rzecz jasna klient może liczyć na jego zwrot, ponieważ przepadają jedynie pieniądze fałszywe, a nie te, które po ekspertyzach rzeczoznawców NBP okazały się prawdziwe.
W poniższej tabeli prezentujemy ewidencję zdarzeń związanych z otrzymaniem fałszywych banknotów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

- ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807 z późn.zm.),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).

dr Aneta Mazur

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości 2026: stawki maksymalne. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

REKLAMA

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA