Czy paragony na zakup zastępują fakturę

Tak. Paragon za zakupione za granicą paliwo podatnik słusznie ujmuje w ewidencji przebiegu pojazdu. Dowód księgowy w postaci zagranicznego paragonu może stanowić bezpośrednio podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Na wstępie należałoby przyjąć założenie, że wydatek został poniesiony w związku z podróżą służbową w sprawach firmy, związanych z prowadzoną działalnością. Do kosztów uzyskania przychodów może być zaliczony faktycznie poniesiony wydatek, racjonalnie uzasadniony, mający związek z wielkością uzyskanego przychodu lub zabezpieczeniem źródła przychodu. W dalszej części istotne jest pytanie, czy wydatek udokumentowany zagranicznym paragonem jest stosownym dokumentem, aby stanowił podstawę do ujęcia w kosztach w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Z przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wprost wynika, że wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragon zatem będzie wystarczającym dokumentem - dowodem księgowym - jeśli posiada oznaczenie wydającego paragon, datę, ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupionego paliwa. Pamiętać trzeba, że dodatkowo na odwrocie podatnik powinien uzupełnić treść paragonu - nanieść oznaczenie swojej firmy z adresem i rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Dopiero wówczas będzie on stosownym dokumentem, stanowiącym podstawę księgowania.

Postępowanie podatnika należy ocenić jako prawidłowe, zakładając, że podatnik dokonał przeliczenia wartości euro z paragonu po średnim kursie NBP. Przeliczanie powinno nastąpić po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Tak więc otrzymany paragon za zakupione za granicą paliwo podatnik słusznie ujął w ewidencji przebiegu pojazdu - skoro używa samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych i rozlicza koszty na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu.

Równocześnie dowód księgowy w postaci zagranicznego paragonu może stanowić bezpośrednio podstawę do ujęcia w kosztach firmy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Musimy jednak pamiętać, że ujęcie paragonu bezpośrednio w kosztach to prawidłowy sposób w odniesieniu do przejazdu samochodami służbowymi, tj. pojazdami wprowadzonymi do ewidencji środków trwałych.

Dodać w tym miejscu należy, że organy podatkowe zasadniczo nie kwestionują opisanych sposobów ujmowania w kosztach wydatków na paliwo udokumentowanych zagranicznymi paragonami, pod warunkiem oczywiście, że jest to wydatek odpowiednio udokumentowany i o ile jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. I co istotne, w przypadku zamieszczenia na zagranicznym paragonie powszechnie przyjętego i zrozumiałego nazewnictwa (np. Pb 95) jego treść nie będzie wymagała tłumaczenia. W przeciwnym razie powinien być przetłumaczony - zasadniczo dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim - ale oczywiście przedsiębiorca nie ma obowiązku z założenia korzystać z usług tłumacza przysięgłego.

EWA NOWAK

doradca podatkowy, Grupa Gumułka-Kancelaria Prawa Finansowego

PODSTAWA PRAWNA

- Par. 12-14 rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).