REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak opisać dowód dokumentujący wydatek sfinansowany środkami pomocy unijnej

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Jednostki kontraktujące (dysponenci środków unijnych) nakładają na podmioty otrzymujące dotacje szczególne obowiązki w zakresie odpowiedniego opisu dowodu dokumentującego poniesiony wydatek.
Opis dowodu księgowego musi być znacznie bardziej szczegółowy, niż wymaga tego ustawa o rachunkowości.
Oprócz adnotacji o dokonaniu wymaganej ustawą kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz naniesienia dekretacji i numeru ewidencji księgowej, na dokumencie muszą się znaleźć co najmniej:
• informacja, że wydatek został sfinansowany z dotacji unijnej i środków budżetu państwa,
• numer i nazwa projektu,
• numer umowy o dotację,
• informacja o zastosowaniu lub braku obowiązku zastosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych,
• dokładna pozycja z planowanego budżetu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ze względu na dużą ilość informacji, które muszą zostać odnotowane na dokumencie, warto przygotować odpowiednią pieczątkę, która bardzo ułatwi odpowiedni opis. Poniżej przedstawiamy wzór.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody księgowe dokumentujące tzw. wydatki wspólne lub częściowe. Dotyczy to głównie kosztów administracyjnych, takich jak: koszty rozmów telefonicznych, czynsz, energia, Internet itp. Aby wydatki te mogły być zaliczone do kosztów kwalifikowanych projektu finansowanego dotacją, ich wysokość przypadająca na ten projekt musi być dokładnie i rzetelnie rozliczona za pomocą odpowiedniego klucza rozliczeniowego. Sposób obliczenia tych kosztów powinien być określony na piśmie i podpisany przez kierownika jednostki lub koordynatora projektu. Niedopuszczalne jest przyjmowanie bliżej nieokreślonych ryczałtów.
WAŻNE!
Wydatki wspólne (częściowo dotyczące realizowanego projektu) muszą być przyporządkowywane do projektu na podstawie określonych na piśmie, rzetelnie ustalonych kluczy podziałowych.
Sposoby wyodrębniania kosztów wspólnych (częściowych) z faktur za rozmowy telefoniczne:
• W przypadku gdy jednostka posiada dwie lub więcej linii telefonicznych, może jedną z nich wyznaczyć do wyłącznego korzystania na cele projektu finansowanego dotacją i zaliczać do kosztów kwalifikowanych kwotę wynikającą z faktury dotyczącą tej linii. Taki sposób może być jednak nieekonomiczny – może powodować nadmierne obciążenie jednej linii przy niewykorzystaniu innych.
• Innym możliwym sposobem jest zastosowanie tzw. pinkodów, tj. poprzedzanie wybieranego numeru odpowiednim kodem. Na fakturze wyszczególniane są wtedy koszty rozmów pogrupowane według pinkodów. Taki sposób rozliczania jest szczególnie przydatny w sytuacji, gdy podmiot realizuje jednocześnie kilka dotowanych projektów i do każdego z nich musi przyporządkować odpowiednią część kosztów z tego tytułu.
• Trzecim sposobem może być rozliczanie kosztów na podstawie bilingu dołączonego do faktury. Ten sposób jest jednak niezwykle pracochłonny i trudny do rzetelnego zrealizowania.
Sposoby wyodrębniania kosztów wspólnych (częściowych) w przypadku czynszu
Najbardziej prawidłowym sposobem określania kosztów czynszu jest ustalenie proporcji zajmowanych powierzchni.

PRZYKŁAD
Powierzchnia użytkowa wynajmowanych pomieszczeń (3 pokoje) wynosi ogółem 100 m2. Jednostka płaci miesięczny czynsz w wysokości 2500 zł. Organizacja realizuje projekt finansowany dotacją. Zgodnie z zatwierdzonym budżetem może ujmować jako koszty kwalifikowane wydatki na czynsz. Jedno z pomieszczeń o powierzchni 25 m2 przeznaczono dla pracowników realizujących projekt.

Wyliczenie kosztów kwalifikowanych przypadających na projekt:
25 m2 : 100 m2 = 25%
2500 zł x 25% = 625 zł
Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztów czynszu w taki sposób, bo np. organizacja wynajmuje tylko jedno pomieszczenie, można zastosować klucz według proporcji zatrudnionych osób.

PRZYKŁAD
Organizacja zatrudnia 10 osób. Trzy z nich zatrudnione są przy projekcie w pełnym wymiarze czasu pracy i jedna osoba na 1/2 etatu.
Wyliczenie kosztów kwalifikowanych przypadających na projekt:
3,5 : 10 = 35%
2500 zł x 35% = 875 zł
Sposób obliczania tego rodzaju kosztów powinien być określony na piśmie.
Sposób wyodrębniania kosztów wspólnych (częściowych) w przypadku wydatków ponoszonych na dostęp do Internetu
Opis faktury rozdzielającej koszty wspólne może wyglądać następująco:

PRZYKŁAD
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Anna Kędziora
księgowa, konsultant podatkowy
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA