Jednostki kontraktujące (dysponenci środków unijnych) nakładają na podmioty otrzymujące dotacje szczególne obowiązki w zakresie odpowiedniego opisu dowodu dokumentującego poniesiony wydatek.
Opis dowodu księgowego musi być znacznie bardziej szczegółowy, niż wymaga tego ustawa o rachunkowości. Oprócz adnotacji o dokonaniu wymaganej ustawą kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz naniesienia dekretacji i numeru ewidencji księgowej, na dokumencie muszą się znaleźć co najmniej:
• informacja, że wydatek został sfinansowany z dotacji unijnej i środków budżetu państwa,
• numer i nazwa projektu,
• numer umowy o dotację,
• informacja o zastosowaniu lub braku obowiązku zastosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych,
Ze względu na dużą ilość informacji, które muszą zostać odnotowane na dokumencie, warto przygotować odpowiednią pieczątkę, która bardzo ułatwi odpowiedni opis. Poniżej przedstawiamy wzór.
Szczególną uwagę należy zwrócić na dowody księgowe dokumentujące tzw. wydatki wspólne lub częściowe. Dotyczy to głównie kosztów administracyjnych, takich jak: koszty rozmów telefonicznych, czynsz, energia, Internet itp. Aby wydatki te mogły być zaliczone do kosztów kwalifikowanych projektu finansowanego dotacją, ich wysokość przypadająca na ten projekt musi być dokładnie i rzetelnie rozliczona za pomocą odpowiedniego klucza rozliczeniowego. Sposób obliczenia tych kosztów powinien być określony na piśmie i podpisany przez kierownika jednostki lub koordynatora projektu. Niedopuszczalne jest przyjmowanie bliżej nieokreślonych ryczałtów.
WAŻNE!
Wydatki wspólne (częściowo dotyczące realizowanego projektu) muszą być przyporządkowywane do projektu na podstawie określonych na piśmie, rzetelnie ustalonych kluczy podziałowych.
Sposoby wyodrębniania kosztów wspólnych (częściowych) z faktur za rozmowy telefoniczne:
• W przypadku gdy jednostka posiada dwie lub więcej linii telefonicznych, może jedną z nich wyznaczyć do wyłącznego korzystania na cele projektu finansowanego dotacją i zaliczać do kosztów kwalifikowanych kwotę wynikającą z faktury dotyczącą tej linii. Taki sposób może być jednak nieekonomiczny – może powodować nadmierne obciążenie jednej linii przy niewykorzystaniu innych.
• Innym możliwym sposobem jest zastosowanie tzw. pinkodów, tj. poprzedzanie wybieranego numeru odpowiednim kodem. Na fakturze wyszczególniane są wtedy koszty rozmów pogrupowane według pinkodów. Taki sposób rozliczania jest szczególnie przydatny w sytuacji, gdy podmiot realizuje jednocześnie kilka dotowanych projektów i do każdego z nich musi przyporządkować odpowiednią część kosztów z tego tytułu.
• Trzecim sposobem może być rozliczanie kosztów na podstawie bilingu dołączonego do faktury. Ten sposób jest jednak niezwykle pracochłonny i trudny do rzetelnego zrealizowania.
Sposoby wyodrębniania kosztów wspólnych (częściowych) w przypadku czynszu
Najbardziej prawidłowym sposobem określania kosztów czynszu jest ustalenie proporcji zajmowanych powierzchni.
PRZYKŁAD
Powierzchnia użytkowa wynajmowanych pomieszczeń (3 pokoje) wynosi ogółem 100 m2. Jednostka płaci miesięczny czynsz w wysokości 2500 zł. Organizacja realizuje projekt finansowany dotacją. Zgodnie z zatwierdzonym budżetem może ujmować jako koszty kwalifikowane wydatki na czynsz. Jedno z pomieszczeń o powierzchni 25 m2 przeznaczono dla pracowników realizujących projekt.
Wyliczenie kosztów kwalifikowanych przypadających na projekt:
25 m2 : 100 m2 = 25%
2500 zł x 25% = 625 zł
Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztów czynszu w taki sposób, bo np. organizacja wynajmuje tylko jedno pomieszczenie, można zastosować klucz według proporcji zatrudnionych osób.
PRZYKŁAD
Organizacja zatrudnia 10 osób. Trzy z nich zatrudnione są przy projekcie w pełnym wymiarze czasu pracy i jedna osoba na 1/2 etatu.
Wyliczenie kosztów kwalifikowanych przypadających na projekt:
3,5 : 10 = 35%
2500 zł x 35% = 875 zł
Sposób obliczania tego rodzaju kosztów powinien być określony na piśmie.
Sposób wyodrębniania kosztów wspólnych (częściowych) w przypadku wydatków ponoszonych na dostęp do Internetu
Opis faktury rozdzielającej koszty wspólne może wyglądać następująco:
