Rachunkowość i ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych

Gotówkę i przedmioty wartościowe odebrane od stron, przed ich wydaniem lub zdeponowaniem w sądzie, można tymczasowo przechowywać w kancelarii w przystosowanych do tego celu szafach i kasetach metalowych.

Wyegzekwowane należności sądowe, w terminie określonym w art. 31 ust. 1 ustawy o komornikach sądowych (dalej „ustawa”), komornik wpłaca na rachunek dochodów budżetowych sądu, wskazując w dowodzie wpłaty: tytuł wyegzekwowanej należności, imię i nazwisko osoby, od której ściągnięto należność, oraz odpowiedni paragraf klasyfikacji budżetowej.

Na dowodzie wpłat i wypłat odnotowuje się pozycję księgi pieniężnej, pod którą wpłata została zarejestrowana.

Księga pieniężna

Księga pieniężna jest podstawowym dokumentem finansowym komornika. W księdze pieniężnej komornik rejestruje wszystkie przychody i rozchody dokonane gotówką, przekazem pocztowym lub za pośrednictwem banku.

Po stronie przychodów nie rejestruje się wpłat na rachunek bankowy komornika z tytułu:

1) wpłat własnych;

2) refundacji składek na ubezpieczenie społeczne wypłacanych przez ZUS;

3) innych wpłat niedotyczących postępowania egzekucyjnego, z wyjątkiem opłat i zaliczek za czynności niebędące czynnościami egzekucyjnymi.

Każdą pobraną kwotę pieniężną rejestruje się w księdze pieniężnej w kolejności wpływu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wyciągu z rachunku bankowego lub przyjęcia wpłaty na kwitariusz. Przychód i rozchód w obrocie bezgotówkowym rejestruje się na dzień otrzymania wyciągu z rachunku bankowego albo zgodnie z datą tego wyciągu. Jeżeli wypłata nastąpiła gotówką z kasy komornika, w rubryce 21 "Uwagi" wpisuje się "Wypłata gotówką".

Jeżeli zaliczka lub opłata nie została rozchodowana w dniu jej pobrania, sumę zaliczki lub opłaty wpisuje się ponadto w rubryce 18 księgi pieniężnej. W przypadku późniejszego rozchodowania zaliczki albo opłaty lub ich części rozchód rejestruje się w księdze na zasadach ogólnych, a ponadto wpisuje się sumę rozchodu w rubryce 19 księgi.

Zasady księgowania w księdze pieniężnej

W księdze pieniężnej księguje się:

1) w rubryce 8 - pobierane opłaty;

2) w rubrykach 9 i 10 - wydatki i zwrot kosztów przejazdu obciążające dłużnika;

3) w rubrykach 11 i 12 - wydatki i zwrot kosztów przejazdu poza rewir obciążające wierzyciela z mocy prawa, niezależnie od przysługującego mu zwolnienia od kosztów;

4) w rubrykach 13, 14 i 15 - sumy wydzielone wierzycielom, w tym w podrubrykach 14a i 14b sumy przeznaczone odpowiednio na spłatę zadłużenia w organie wypłacającym zaliczki alimentacyjne lub funduszu alimentacyjnym;

5) w rubryce 16 - sumy błędnie przyjęte, przekazywane innym komornikom lub zwracane nadawcom;

6) w rubryce 17 - sumy podatku VAT, jeżeli istnieje obowiązek jego uiszczenia;

7) w rubrykach 18 i 19 - pobranie i rozchód zaliczki;

8) w rubryce 20 - różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18 i 19.

Sumy przekazane na rachunek depozytowy Ministra Finansów księguje się odpowiednio w rubrykach 13-15 lub 16, zamieszczając w rubryce 21 "Uwagi" adnotację - "Na rachunek depozytowy".

Na koniec każdego miesiąca kalendarzowego sumuje się zapisy w rubrykach od 6 do 17 księgi pieniężnej. W rubryce 20 wykazuje się różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18 i 19.

Zsumowane kwoty z rubryk od 8 do 17 muszą być zgodne z sumą wykazaną w rubryce 7 (suma rozchodu), a łącznie z sumą z rubryki 20 - zgodne z sumą wykazaną w rubryce 6 (suma przychodu).

Po upływie miesiąca kalendarzowego komornik porównuje stan kasowy ze stanem rachunkowym i dokonuje rozliczenia.

Po upływie każdego miesiąca kalendarzowego komornik:

1) oblicza opłaty egzekucyjne zaksięgowane w danym miesiącu w księdze pieniężnej: odejmuje od sumy wykazanej w rubryce 8 księgi pieniężnej w dniu dokonywania obliczenia sumę z tej rubryki z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego; uzyskany wynik jest sumą opłat wyegzekwowanych w danym miesiącu;

2) oblicza wydatki zaksięgowane w danym miesiącu w księdze pieniężnej w rubrykach 10-12, stosując odpowiednio przepis pkt 1.

Księgę pieniężną zamyka się z końcem roku kalendarzowego, a saldo zaliczek z rubryki 20 i opłat z rubryki 6 przenosi się do nowej księgi pieniężnej, wpisując te sumy odpowiednio do rubryk 6 i 20.

Zaliczki wpłacane przez sądy w sprawach wierzycieli zwolnionych od kosztów komorniczych komornik księguje w księdze pieniężnej i w aktach na ogólnych zasadach dotyczących zaliczek. Z zaliczek tych pokrywa się wydatki.

W razie ściągnięcia kosztów zaliczkę zwraca się sądowi, który ją wpłacił. W przypadku bezskutecznej egzekucji komornik zwraca się do prezesa sądu zobowiązanego o pokrycie pozostałych wydatków.

W razie zastępstwa lub objęcia kancelarii przez nowego komornika w protokole z przekazania zastępcy lub nowemu komornikowi zaliczek na wydatki, opłat oraz wszelkich pobranych i nierozchodowanych sum podaje się, których spraw dotyczą.

Wyegzekwowane środki pieniężne oraz zaliczki na pokrycie wydatków gotówkowych w toku egzekucji, postępowania zabezpieczającego, a także zaliczki na wydatki niezwiązane z czynnościami, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy (tj. zaliczki na sprawy "Kmn"), pobrane na podstawie odrębnych przepisów, komornik przechowuje wyłącznie na rachunku bankowym kancelarii służącym obsłudze prowadzonych postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających.

Najpóźniej z chwilą przekazania uprawnionemu należności, o których mowa w art. 31 ust. 1 ustawy, komornik przekazuje ściągnięte wraz z egzekwowanym świadczeniem opłaty egzekucyjne na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy kancelarii (rachunek opłat egzekucyjnych).

Opłaty egzekucyjne uzyskane w sposób inny niż przez ściągnięcie komornik przekazuje na rachunek opłat egzekucyjnych niezwłocznie po ich zaksięgowaniu.

Na rachunku opłat egzekucyjnych komornik może również przechowywać środki, w zakresie których na komorniku spoczywa obowiązek płatnika podatku od towarów i usług - aż do chwili przekazania ich właściwym organom skarbowym.

W przypadku ustanowienia zastępstwa nie przechowuje się na jednym rachunku środków związanych z działalnością dwóch różnych kancelarii, do których miałyby zastosowanie przepisy ustępów poprzedzających.

Wynagrodzenie prowizyjne, środki pieniężne uzyskane z opłat komorniczych niebędących opłatami egzekucyjnymi oraz związane środki pieniężne związane z działalnością kancelarii pochodzące z pozostałych źródeł komornik może przechowywać wyłącznie na rachunku operacyjnym kancelarii.

Zastępca komornika, ustanowiony na podstawie art. 45 ust. 1 ustawy, może z chwilą ustanowienia go na tę funkcję założyć nowy rachunek operacyjny dla kancelarii, w której zastępstwo objął, zwłaszcza w sytuacji, gdyby uzyskanie dostępu do rachunku zastępowanego komornika, napotykało trudne do przezwyciężenia przeszkody.

Przepisy przejściowe

Zgodnie z przepisami przejściowymi zawartymi w rozporządzeniu od dnia 1 stycznia 2019 r. karta rozliczeniowa jest prowadzona zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia, z uwzględnieniem stanu zaległości na dzień wejścia w życie rozporządzenia jako stanu otwarcia. Jednocześnie komornik dołącza do akt wydruk karty rozliczeniowej prowadzonej zgodnie z dotychczasowymi przepisami według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.

Podstawa prawna:

- rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 grudnia 2018 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2517).