Składanie sprawozdań finansowych do KRS - zmiany od 1 kwietnia 2019 r.

Stare problemy

Dotychczas pełnomocnik nie mógł skorzystać z bezpłatnego systemu do przesyłania sprawozdań. Problem powstał w ubiegłym roku (od 15 marca 2018 r.) po wejściu w życiu przepisów uniemożliwiających składanie papierowych sprawozdań finansowych do KRS. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło wówczas platformę elektroniczną do darmowego przekazywania sprawozdań bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (RDF).

Takie zgłoszenie mogła złożyć osoba, której numer PESEL był ujawniony w rejestrze i która była wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentacji (np. członek zarządu). Musiało ono być jednak opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Takie wymogi przewidywał art. 19e ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 986 ze zm.).

Gdy nie można było spełnić tych warunków (bo np. członkowie zarządu byli cudzoziemcami i nie posiadali PESEL), pełnomocnik mógł złożyć dokumenty sprawo zdawcze przez system S24, wraz z wnioskiem o wpis odpowiednich wzmianek (KRS-Z30). Wiązało się to jednak z opłatą 140 zł oraz było źródłem problemów wynikających z tego, że sprawozdanie musiał przyjąć referendarz. Nie trafiało ono bowiem (jak w przypadku bezpłatnego systemu) bezpośrednio do RDF.

Polecamy: INFORLEX Księgowość

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Nowe rozwiązania

Teraz nie będzie już z tym problemu. Pełnomocnik będzie mógł złożyć sprawozdanie za pośrednictwem bezpłatnego systemu. Wynika to z dodanego do art. 19e ustawy o KRS ust. 3, który wejdzie w życie od 1 kwietnia. Przepis ten umożliwi złożenie sprawozdania przez bezpłatny system adwokatom, radcom prawnym i prawnikom zagranicznym. Będą to jednak ci pełnomocnicy, których dane Naczelna Rada Adwokacka lub Krajowa Rada Radców Prawnych udostępni sądom i ministrowi sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Warunkiem będzie ujawnienie w nim numeru PESEL i umocowanie pełnomocników do zgłoszenia raportów.

Parlamentarzyści znowelizowali też sam art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. Zmiany w tym zakresie już obowiązują. Zgodnie z tym przepisem zgłoszenia (opatrzonego kwalifikowanym podpisem albo profilem zaufanym) może dokonać osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona do reprezentowania podmiotu.

– Oznacza to, że do bezpłatnego systemu sprawozdanie może złożyć zarówno członek zarządu, jak i przedstawiciel oddziału przedsiębiorcy zagranicznego – tłumaczy Łukasz Drożdżowski.

Ustawodawca umożliwił zgłaszanie sprawozdań również prokurentom i zarządcom w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Dotychczas przepis umożliwiał to tylko syndykom i likwidatorom.

Tryb wnioskowy

Łukasz Drożdżowski podkreśla, że nadal będzie można składać sprawozdania przez system S24, gdy nie uda się zrobić tego w trybie zgłoszenia. Wyjaśnia, że nowy art. 19e ust. 7a ustawy o KRS utrwala dotychczasową praktykę zezwalającą na składanie dokumentów finansowych przez pełnomocników.

– Dotychczas zdarzało się, że niektóre z wydziałów sądów rejestrowych zwracały wnioski, twierdząc, że pełnomocnik nie jest do tego uprawniony, albo żądając użycia przez niego kwalifikowanego podpisu elektronicznego zamiast podpisu zaufanego – twierdzi ekspert. Dlatego, jego zdaniem, konieczna była interwencja ustawodawcy. ©℗

Ministerstwo Sprawiedliwości naprawi błąd

Po naszej publikacji „Użycie ePUAP wyklucza złożenie sprawozdania” (DGP nr 4/2019) Ministerstwo Sprawiedliwości przyznało, że obecnie nie można złożyć do eKRS elektronicznych sprawozdań, które nie są podpisane podpisem kwalifikowanym.

– W ostatnich dniach został zidentyfikowany błąd w systemie RDF i S24, który uniemożliwiał przyjmowanie przez te systemy sprawozdań finansowych podpisanych podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – napisał resort w odpowiedzi na pytanie DGP. Dodał, że błąd powinien zostać poprawiony do końca stycznia 2019 r.

Problem związany jest z nowymi obowiązkami. Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe trzeba tworzyć i podpisywać wyłącznie elektronicznie. Do wyboru jest podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Wynika to z art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Obecnie jednak elektroniczny system KRS nie potrafi zweryfikować sprawozdania podpisanego ePUAP i wyświetla komunikat o błędzie. ©℗

Agnieszka Pokojska