Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami

W dniu 7 sierpnia 2019 roku w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów został opublikowany komunikat Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów rok 2019 poz. 83).

Niniejsze stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (dalej "Stanowisko") weszło w życie z dniem ogłoszenia, czyli 7 sierpnia 2019 r. i ma zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się od 1 stycznia 2019 r., z możliwością jego wcześniejszego zastosowania. W razie potrzeby doprowadzenia do porównywalności danych za rok ubiegły stosuje się KSR Nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja".

Zakres problematyki Stanowiska

Celem Stanowiska jest:

a) uściślenie zasad ujmowania i wyceny rozrachunków z kontrahentami,

b) uszczegółowienie zasad przeliczania rozrachunków w walutach obcych na walutę polską,

c) wyjaśnienie wątpliwości, w zakresie relacji pomiędzy definicjami należności i zobowiązań, dotyczących kontrahentów a aktywami finansowymi i zobowiązaniami finansowymi, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej „ustawa”).

Jeżeli chodzi o zakres Stanowiska, obejmuje ono zasady ujmowania, wyceny, prezentacji oraz inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami (zwanych inaczej „rozrachunkami handlowymi”) w jednostkach, które sporządzają sprawozdania finansowe na podstawie Załącznika nr 1, 4, 5 lub 6 do ustawy.

Stanowisko nie odnosi się do kwestii podatkowych, za wyjątkiem sytuacji, gdy postanowienia prawa podatkowego wpływają na wartość rozrachunków z kontrahentami ujętych w księgach rachunkowych jednostki. W szczególności Stanowisko nie wyjaśnia zasad przeliczania rozrachunków w walutach obcych dla celów podatku dochodowego i podatku VAT.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 71 praktycznych procedur z serwisem internetowym

Natomiast załącznik do Stanowiska ma za zadanie zilustrować na przykładach wybrane zagadnienia prezentowane w Stanowisku, jednak nie stanowi jego integralnej części.

Poniżej prezentujemy tekst Stanowiska w zakresie inwentaryzacji rozrachunków z kontrahentami.

Inwentaryzacja rozrachunków z kontrahentami

Inwentaryzacja rozrachunków w walucie polskiej

W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami drogą uzyskania od nich potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu rozrachunków oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).

Ustawa nakłada na jednostkę obowiązek inwentaryzacji rozrachunków drogą potwierdzenia sald jedynie do należności od kontrahentów. W tym celu, jednostka jako wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności. W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednak wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań).

Jednostka nie inwentaryzuje drogą potwierdzenia sald należności:

- spornych i wątpliwych,

- od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- z tytułów publicznoprawnych.

Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Zobowiązania wobec kontrahentów jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym przesłanymi przez kontrahenta i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami jednostka dokonuje przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane – w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej).

Jednostka potwierdza z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, ustaloną zgodnie z pkt 5 Stanowiska, tj. należność główną oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki.

Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.

Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego.

Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Ustawa nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet, gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.

W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka wyjaśnia, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ujmuje je – jeżeli uznaje korekty salda za zasadne – w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.

Inwentaryzacja rozrachunków w walucie obcej

Jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.

Zobacz pełną treść: Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami

Podstawa prawna:

- komunikat Ministra Finansów z dnia 1 sierpnia 2019 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów rok 2019 poz. 83).