REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzacja rozproszona

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja jest procesem pracochłonnych, a jej przeprowadzanie nie wzbudza zazwyczaj entuzjazmu wśród pracowników. Jak zatem przeprowadzić inwentaryzację w sposób kompletny i wiarygodny, najlepiej w krótkim czasie? Na to pytanie odpowiadamy w niniejszym artykule, przy czym szczególnym zagadnieniem, które tu omówimy jest inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia. Korzystając z nowych technologii informatycznych, wykorzystujących różnorodne formy znakowania składników, chcemy zaproponować całkowicie nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzację rozproszoną.

Z definicji, inwentaryzacja to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku organizacji na oznaczony moment, a obowiązek jej przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3). Ponieważ zapisy ustawy są w zakresie inwentaryzacji dość ogólne, każda organizacja samodzielnie określa politykę rachunkowości, uwzględniającą dopuszczone ustawami zasady wyceny aktywów i pasywów oraz reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Takim kompendium wiedzy w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, która najczęściej reguluje min. następujące elementy:

REKLAMA

Autopromocja
  • cel inwentaryzacji oraz terminy jej przeprowadzania,
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres,
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zdefiniowane w instrukcji zasady inwentaryzacji przestrzegane są zarówno ze względu na ustawę o rachunkowości, jak też powszechnie obowiązujące praktyki gospodarcze opisane np. w Encyklopedii Zarządzania. Ten ostatni element dla sposobu podejścia do inwentaryzacji i zarządzania majątkiem jest jak miecz obosieczny: z jednej strony upraszcza stosowanie wypracowanej metodyki inwentaryzacyjnej, ale z drugiej usztywnia możliwość jej modyfikacji. To między innymi jest przyczyną, dla której większość organizacji konserwatywnie trzyma się rozwiązań stosowanych od dziesięcioleci i bardzo wyraźne rozdziela proces inwentaryzacji, za który odpowiada księgowość od procesów operacyjnych związanych z utrzymaniem majątkiem, za które odpowiadają różne zespoły utrzymania ruchu czy administracji. 

W tradycyjnym modelu inwentaryzacja prowadzona jest przez dedykowaną i zaufaną komisję spisową, której wyniki pracy analizowane są przez komisję inwentaryzacyjną. W przedsiębiorstwach o znacznym majątku, dodatkowo rozproszonym w przestrzeni, jego spis znacząco rozciąga się w czasie (inwentaryzacja ciągła). Takie podejście nie tylko zaciera rzeczywisty obraz majątku, ale też generuje ponadstandardowe koszty tego procesu. To co proponujemy w naszym podejściu, to zmianę metodyki i odejście od tradycyjnej struktury zespołów spisowych, w których ze względu na zasady komisyjności czy ograniczonego zaufania nie mogą znajdować się osoby odpowiedzialne lub blisko powiązane z majątkiem podlegającym spisowi. Co więcej, ze względu na zasadę fachowości komisji spisowej, skład zespołu  spisowego był zazwyczaj wąski – ograniczony do fachowców od inwentaryzacji. Czy tak musi być?

Współczesne podejście do zarządzania majątkiem kształtowane przez normę ISO 55000 jest odpowiedzią na szybko zmieniające się otoczenie biznesowe przedsiębiorstw i instytucji publicznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowo, nakłada się na to rozwój technologii informatycznych i teleinformatycznych, który wytycza całkowicie nowe kierunki sposobu realizacji działań na rzecz inwentaryzacji. Mam tu na myśli nowoczesne metody znakowania składników majątku z wykorzystaniem kodów kreskowych czy tagów RFID. Kolejnym elementem – rozwijającym techniki inwentaryzacyjne - jest powszechność technologii mobilnych tj. zwykłych smartfonów i specjalizowanych urządzeń do odczytu kodów, połączonych on-line z Internetem i siecią komputerową organizacji.

Współczesne smartfony posiadają moc obliczeniową porównywalną z komputerem PC. Wyposażone są w szereg przydatnych w procesie inwentaryzacji urządzeń, takich jak: aparat fotograficzny czy geolokalizator GPS.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym

Użycie odpowiednich aplikacji informatycznych działających zarówno na serwerze jak i urządzeniach mobilnych, pozwala rozproszyć proces spisowy - w przypadku idealnym na wszystkich pracowników organizacji odpowiedzialnych za majątek. Z ich użyciem, inwentaryzacja może być  zainicjowana centralnie i wykonana w dowolnym momencie w dowolnej lokalizacji. Spis oznakowanego majątku będzie tak prosty, jak odczyt kodu kreskowego czy zrobienie zdjęcia składnika podlegającego inwentaryzacji. Zastosowanie algorytmów, które powiążą identyfikator składnika z osobą wykonującą czynności spisowe, wzbogacone o zdjęcie składnika i odczytaną pozycją GPS jego lokalizacji pozwala w dużym stopniu zwiększyć wiarygodność danych i rzetelność dochowania zasad prowadzenia inwentaryzacji określonych w Encyklopedii Zarządzania. Co więcej, wiarygodność ta  może być wyższa, niż w sytuacji korzystania z tradycyjnych metod papierowych. Takie podejście gwarantuje spełnienie zasady dokładności, tj. rzetelnego obrazu i kolejnej bardzo wymagającej zasady wymienionej w Encyklopedii Zarządzania - zamkniętych drzwi.   


Podsumowanie:

Inwentaryzacja jest znaczącym procesem zarządzania majątkiem organizacji (Enterprise Assets Management) i w chwili obecnej staje się jednym z najszybciej rozwijanych obszarów w biznesie. Podstawową przyczyną, dla której zarządzanie majątkiem uzyskuje należną mu rangę, jest coraz bardziej dynamiczny sposób prowadzenia biznesu, wymagający dużej elastyczności w odpowiedzi na potrzeby otoczenia biznesowego. Wsparciem jakościowym dla EAM jest opublikowany w 2014 roku standard ISO 55000.       

Zaproponowane podejście - w formule inwentaryzacji rozproszonej - pozwala komisji inwentaryzacyjnej na planowanie i wyzwolenie inwentaryzacji w dowolnym momencie, a zespół spisowy – w skrajnym wypadku obejmujący wszystkich użytkowników majątku – może na to wyzwanie odpowiedzieć praktycznie natychmiast. Taka wizja spisu majątku - dla wielu dziś jest jeszcze bardzo abstrakcyjna - w najbliższym czasie będzie nieunikniona. Będzie konsekwencją rozwoju technologii, ale też potrzeb otoczenia biznesowego przedsiębiorstw i transparentności instytucji publicznych.

Istotą zaproponowanej metody jest zwiększenie zaufania do pracowników odpowiedzialnych za majątek. Nowe technologie pozwalają, aby to oni w głównej mierze wzięli na siebie obowiązek za sporządzenie spisu z natury, a nie jak wcześniej wspomniano, osoby powoływane z innych komórek organizacyjnych.  Uwzględnienie w instrukcji inwentaryzacyjnej wspomnianych technologii sprawia, że w trakcie procesu inwentaryzacji będzie zachowana zasada rzetelności. W tej sytuacji ustawodawca może dopuścić stosowanie uproszczeń, których skutkiem jest oszczędność czasu i wzrost efektywności użycia majątku.

Autor: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie wszystkim podatnikom VAT obowiązkowego KSeF i faktur ustrukturyzowanych to nie jest deregulacja gospodarki

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

W 2025 r. można przekazać 1,5% podatku rolnego na rzecz dwóch uprawnionych podmiotów

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

Roczne zeznanie podatkowe PIT: 15 najczęstszych błędów. Jak ich uniknąć w 2025 roku

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

7 skutków spadających stóp procentowych. Już w maju 2025 r. RPP zacznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

REKLAMA

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy można?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

REKLAMA

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

Obowiązkowy KSeF - będzie kolejne przesunięcie terminów? Kiedy nowelizacja ustawy o VAT? Minister finansów odpowiada

Ministerstwo Finansów dość wolno prowadzi prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o VAT dotyczącą wdrożenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od listopada zeszłego roku - kiedy to zakończyły się konsultacje projektu - nie widać żadnych postępów. Jeden z posłów zapytał ministra finansów o aktualny harmonogram prac legislacyjnych w tym zakresie a także czy minister ma zamiar przesunięcia terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF? W dniu 31 marca 2025 r. minister finansów odpowiedział na te pytania.

REKLAMA