REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzacja rozproszona

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja jest procesem pracochłonnych, a jej przeprowadzanie nie wzbudza zazwyczaj entuzjazmu wśród pracowników. Jak zatem przeprowadzić inwentaryzację w sposób kompletny i wiarygodny, najlepiej w krótkim czasie? Na to pytanie odpowiadamy w niniejszym artykule, przy czym szczególnym zagadnieniem, które tu omówimy jest inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia. Korzystając z nowych technologii informatycznych, wykorzystujących różnorodne formy znakowania składników, chcemy zaproponować całkowicie nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzację rozproszoną.

Z definicji, inwentaryzacja to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku organizacji na oznaczony moment, a obowiązek jej przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3). Ponieważ zapisy ustawy są w zakresie inwentaryzacji dość ogólne, każda organizacja samodzielnie określa politykę rachunkowości, uwzględniającą dopuszczone ustawami zasady wyceny aktywów i pasywów oraz reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Takim kompendium wiedzy w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, która najczęściej reguluje min. następujące elementy:

REKLAMA

  • cel inwentaryzacji oraz terminy jej przeprowadzania,
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres,
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zdefiniowane w instrukcji zasady inwentaryzacji przestrzegane są zarówno ze względu na ustawę o rachunkowości, jak też powszechnie obowiązujące praktyki gospodarcze opisane np. w Encyklopedii Zarządzania. Ten ostatni element dla sposobu podejścia do inwentaryzacji i zarządzania majątkiem jest jak miecz obosieczny: z jednej strony upraszcza stosowanie wypracowanej metodyki inwentaryzacyjnej, ale z drugiej usztywnia możliwość jej modyfikacji. To między innymi jest przyczyną, dla której większość organizacji konserwatywnie trzyma się rozwiązań stosowanych od dziesięcioleci i bardzo wyraźne rozdziela proces inwentaryzacji, za który odpowiada księgowość od procesów operacyjnych związanych z utrzymaniem majątkiem, za które odpowiadają różne zespoły utrzymania ruchu czy administracji. 

W tradycyjnym modelu inwentaryzacja prowadzona jest przez dedykowaną i zaufaną komisję spisową, której wyniki pracy analizowane są przez komisję inwentaryzacyjną. W przedsiębiorstwach o znacznym majątku, dodatkowo rozproszonym w przestrzeni, jego spis znacząco rozciąga się w czasie (inwentaryzacja ciągła). Takie podejście nie tylko zaciera rzeczywisty obraz majątku, ale też generuje ponadstandardowe koszty tego procesu. To co proponujemy w naszym podejściu, to zmianę metodyki i odejście od tradycyjnej struktury zespołów spisowych, w których ze względu na zasady komisyjności czy ograniczonego zaufania nie mogą znajdować się osoby odpowiedzialne lub blisko powiązane z majątkiem podlegającym spisowi. Co więcej, ze względu na zasadę fachowości komisji spisowej, skład zespołu  spisowego był zazwyczaj wąski – ograniczony do fachowców od inwentaryzacji. Czy tak musi być?

Współczesne podejście do zarządzania majątkiem kształtowane przez normę ISO 55000 jest odpowiedzią na szybko zmieniające się otoczenie biznesowe przedsiębiorstw i instytucji publicznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Dodatkowo, nakłada się na to rozwój technologii informatycznych i teleinformatycznych, który wytycza całkowicie nowe kierunki sposobu realizacji działań na rzecz inwentaryzacji. Mam tu na myśli nowoczesne metody znakowania składników majątku z wykorzystaniem kodów kreskowych czy tagów RFID. Kolejnym elementem – rozwijającym techniki inwentaryzacyjne - jest powszechność technologii mobilnych tj. zwykłych smartfonów i specjalizowanych urządzeń do odczytu kodów, połączonych on-line z Internetem i siecią komputerową organizacji.

Współczesne smartfony posiadają moc obliczeniową porównywalną z komputerem PC. Wyposażone są w szereg przydatnych w procesie inwentaryzacji urządzeń, takich jak: aparat fotograficzny czy geolokalizator GPS.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym

Użycie odpowiednich aplikacji informatycznych działających zarówno na serwerze jak i urządzeniach mobilnych, pozwala rozproszyć proces spisowy - w przypadku idealnym na wszystkich pracowników organizacji odpowiedzialnych za majątek. Z ich użyciem, inwentaryzacja może być  zainicjowana centralnie i wykonana w dowolnym momencie w dowolnej lokalizacji. Spis oznakowanego majątku będzie tak prosty, jak odczyt kodu kreskowego czy zrobienie zdjęcia składnika podlegającego inwentaryzacji. Zastosowanie algorytmów, które powiążą identyfikator składnika z osobą wykonującą czynności spisowe, wzbogacone o zdjęcie składnika i odczytaną pozycją GPS jego lokalizacji pozwala w dużym stopniu zwiększyć wiarygodność danych i rzetelność dochowania zasad prowadzenia inwentaryzacji określonych w Encyklopedii Zarządzania. Co więcej, wiarygodność ta  może być wyższa, niż w sytuacji korzystania z tradycyjnych metod papierowych. Takie podejście gwarantuje spełnienie zasady dokładności, tj. rzetelnego obrazu i kolejnej bardzo wymagającej zasady wymienionej w Encyklopedii Zarządzania - zamkniętych drzwi.   


Podsumowanie:

REKLAMA

Inwentaryzacja jest znaczącym procesem zarządzania majątkiem organizacji (Enterprise Assets Management) i w chwili obecnej staje się jednym z najszybciej rozwijanych obszarów w biznesie. Podstawową przyczyną, dla której zarządzanie majątkiem uzyskuje należną mu rangę, jest coraz bardziej dynamiczny sposób prowadzenia biznesu, wymagający dużej elastyczności w odpowiedzi na potrzeby otoczenia biznesowego. Wsparciem jakościowym dla EAM jest opublikowany w 2014 roku standard ISO 55000.       

Zaproponowane podejście - w formule inwentaryzacji rozproszonej - pozwala komisji inwentaryzacyjnej na planowanie i wyzwolenie inwentaryzacji w dowolnym momencie, a zespół spisowy – w skrajnym wypadku obejmujący wszystkich użytkowników majątku – może na to wyzwanie odpowiedzieć praktycznie natychmiast. Taka wizja spisu majątku - dla wielu dziś jest jeszcze bardzo abstrakcyjna - w najbliższym czasie będzie nieunikniona. Będzie konsekwencją rozwoju technologii, ale też potrzeb otoczenia biznesowego przedsiębiorstw i transparentności instytucji publicznych.

Istotą zaproponowanej metody jest zwiększenie zaufania do pracowników odpowiedzialnych za majątek. Nowe technologie pozwalają, aby to oni w głównej mierze wzięli na siebie obowiązek za sporządzenie spisu z natury, a nie jak wcześniej wspomniano, osoby powoływane z innych komórek organizacyjnych.  Uwzględnienie w instrukcji inwentaryzacyjnej wspomnianych technologii sprawia, że w trakcie procesu inwentaryzacji będzie zachowana zasada rzetelności. W tej sytuacji ustawodawca może dopuścić stosowanie uproszczeń, których skutkiem jest oszczędność czasu i wzrost efektywności użycia majątku.

Autor: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA