REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzacja rozproszona

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja jest procesem pracochłonnych, a jej przeprowadzanie nie wzbudza zazwyczaj entuzjazmu wśród pracowników. Jak zatem przeprowadzić inwentaryzację w sposób kompletny i wiarygodny, najlepiej w krótkim czasie? Na to pytanie odpowiadamy w niniejszym artykule, przy czym szczególnym zagadnieniem, które tu omówimy jest inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia. Korzystając z nowych technologii informatycznych, wykorzystujących różnorodne formy znakowania składników, chcemy zaproponować całkowicie nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzację rozproszoną.

Z definicji, inwentaryzacja to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku organizacji na oznaczony moment, a obowiązek jej przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3). Ponieważ zapisy ustawy są w zakresie inwentaryzacji dość ogólne, każda organizacja samodzielnie określa politykę rachunkowości, uwzględniającą dopuszczone ustawami zasady wyceny aktywów i pasywów oraz reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Takim kompendium wiedzy w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, która najczęściej reguluje min. następujące elementy:

REKLAMA

Autopromocja
  • cel inwentaryzacji oraz terminy jej przeprowadzania,
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres,
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zdefiniowane w instrukcji zasady inwentaryzacji przestrzegane są zarówno ze względu na ustawę o rachunkowości, jak też powszechnie obowiązujące praktyki gospodarcze opisane np. w Encyklopedii Zarządzania. Ten ostatni element dla sposobu podejścia do inwentaryzacji i zarządzania majątkiem jest jak miecz obosieczny: z jednej strony upraszcza stosowanie wypracowanej metodyki inwentaryzacyjnej, ale z drugiej usztywnia możliwość jej modyfikacji. To między innymi jest przyczyną, dla której większość organizacji konserwatywnie trzyma się rozwiązań stosowanych od dziesięcioleci i bardzo wyraźne rozdziela proces inwentaryzacji, za który odpowiada księgowość od procesów operacyjnych związanych z utrzymaniem majątkiem, za które odpowiadają różne zespoły utrzymania ruchu czy administracji. 

W tradycyjnym modelu inwentaryzacja prowadzona jest przez dedykowaną i zaufaną komisję spisową, której wyniki pracy analizowane są przez komisję inwentaryzacyjną. W przedsiębiorstwach o znacznym majątku, dodatkowo rozproszonym w przestrzeni, jego spis znacząco rozciąga się w czasie (inwentaryzacja ciągła). Takie podejście nie tylko zaciera rzeczywisty obraz majątku, ale też generuje ponadstandardowe koszty tego procesu. To co proponujemy w naszym podejściu, to zmianę metodyki i odejście od tradycyjnej struktury zespołów spisowych, w których ze względu na zasady komisyjności czy ograniczonego zaufania nie mogą znajdować się osoby odpowiedzialne lub blisko powiązane z majątkiem podlegającym spisowi. Co więcej, ze względu na zasadę fachowości komisji spisowej, skład zespołu  spisowego był zazwyczaj wąski – ograniczony do fachowców od inwentaryzacji. Czy tak musi być?

Współczesne podejście do zarządzania majątkiem kształtowane przez normę ISO 55000 jest odpowiedzią na szybko zmieniające się otoczenie biznesowe przedsiębiorstw i instytucji publicznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowo, nakłada się na to rozwój technologii informatycznych i teleinformatycznych, który wytycza całkowicie nowe kierunki sposobu realizacji działań na rzecz inwentaryzacji. Mam tu na myśli nowoczesne metody znakowania składników majątku z wykorzystaniem kodów kreskowych czy tagów RFID. Kolejnym elementem – rozwijającym techniki inwentaryzacyjne - jest powszechność technologii mobilnych tj. zwykłych smartfonów i specjalizowanych urządzeń do odczytu kodów, połączonych on-line z Internetem i siecią komputerową organizacji.

Współczesne smartfony posiadają moc obliczeniową porównywalną z komputerem PC. Wyposażone są w szereg przydatnych w procesie inwentaryzacji urządzeń, takich jak: aparat fotograficzny czy geolokalizator GPS.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym

Użycie odpowiednich aplikacji informatycznych działających zarówno na serwerze jak i urządzeniach mobilnych, pozwala rozproszyć proces spisowy - w przypadku idealnym na wszystkich pracowników organizacji odpowiedzialnych za majątek. Z ich użyciem, inwentaryzacja może być  zainicjowana centralnie i wykonana w dowolnym momencie w dowolnej lokalizacji. Spis oznakowanego majątku będzie tak prosty, jak odczyt kodu kreskowego czy zrobienie zdjęcia składnika podlegającego inwentaryzacji. Zastosowanie algorytmów, które powiążą identyfikator składnika z osobą wykonującą czynności spisowe, wzbogacone o zdjęcie składnika i odczytaną pozycją GPS jego lokalizacji pozwala w dużym stopniu zwiększyć wiarygodność danych i rzetelność dochowania zasad prowadzenia inwentaryzacji określonych w Encyklopedii Zarządzania. Co więcej, wiarygodność ta  może być wyższa, niż w sytuacji korzystania z tradycyjnych metod papierowych. Takie podejście gwarantuje spełnienie zasady dokładności, tj. rzetelnego obrazu i kolejnej bardzo wymagającej zasady wymienionej w Encyklopedii Zarządzania - zamkniętych drzwi.   


Podsumowanie:

REKLAMA

Inwentaryzacja jest znaczącym procesem zarządzania majątkiem organizacji (Enterprise Assets Management) i w chwili obecnej staje się jednym z najszybciej rozwijanych obszarów w biznesie. Podstawową przyczyną, dla której zarządzanie majątkiem uzyskuje należną mu rangę, jest coraz bardziej dynamiczny sposób prowadzenia biznesu, wymagający dużej elastyczności w odpowiedzi na potrzeby otoczenia biznesowego. Wsparciem jakościowym dla EAM jest opublikowany w 2014 roku standard ISO 55000.       

Zaproponowane podejście - w formule inwentaryzacji rozproszonej - pozwala komisji inwentaryzacyjnej na planowanie i wyzwolenie inwentaryzacji w dowolnym momencie, a zespół spisowy – w skrajnym wypadku obejmujący wszystkich użytkowników majątku – może na to wyzwanie odpowiedzieć praktycznie natychmiast. Taka wizja spisu majątku - dla wielu dziś jest jeszcze bardzo abstrakcyjna - w najbliższym czasie będzie nieunikniona. Będzie konsekwencją rozwoju technologii, ale też potrzeb otoczenia biznesowego przedsiębiorstw i transparentności instytucji publicznych.

Istotą zaproponowanej metody jest zwiększenie zaufania do pracowników odpowiedzialnych za majątek. Nowe technologie pozwalają, aby to oni w głównej mierze wzięli na siebie obowiązek za sporządzenie spisu z natury, a nie jak wcześniej wspomniano, osoby powoływane z innych komórek organizacyjnych.  Uwzględnienie w instrukcji inwentaryzacyjnej wspomnianych technologii sprawia, że w trakcie procesu inwentaryzacji będzie zachowana zasada rzetelności. W tej sytuacji ustawodawca może dopuścić stosowanie uproszczeń, których skutkiem jest oszczędność czasu i wzrost efektywności użycia majątku.

Autor: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA