REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzacja rozproszona

PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja jest procesem pracochłonnych, a jej przeprowadzanie nie wzbudza zazwyczaj entuzjazmu wśród pracowników. Jak zatem przeprowadzić inwentaryzację w sposób kompletny i wiarygodny, najlepiej w krótkim czasie? Na to pytanie odpowiadamy w niniejszym artykule, przy czym szczególnym zagadnieniem, które tu omówimy jest inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia. Korzystając z nowych technologii informatycznych, wykorzystujących różnorodne formy znakowania składników, chcemy zaproponować całkowicie nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzację rozproszoną.

Z definicji, inwentaryzacja to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku organizacji na oznaczony moment, a obowiązek jej przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3). Ponieważ zapisy ustawy są w zakresie inwentaryzacji dość ogólne, każda organizacja samodzielnie określa politykę rachunkowości, uwzględniającą dopuszczone ustawami zasady wyceny aktywów i pasywów oraz reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Takim kompendium wiedzy w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, która najczęściej reguluje min. następujące elementy:

REKLAMA

Autopromocja
  • cel inwentaryzacji oraz terminy jej przeprowadzania,
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres,
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zdefiniowane w instrukcji zasady inwentaryzacji przestrzegane są zarówno ze względu na ustawę o rachunkowości, jak też powszechnie obowiązujące praktyki gospodarcze opisane np. w Encyklopedii Zarządzania. Ten ostatni element dla sposobu podejścia do inwentaryzacji i zarządzania majątkiem jest jak miecz obosieczny: z jednej strony upraszcza stosowanie wypracowanej metodyki inwentaryzacyjnej, ale z drugiej usztywnia możliwość jej modyfikacji. To między innymi jest przyczyną, dla której większość organizacji konserwatywnie trzyma się rozwiązań stosowanych od dziesięcioleci i bardzo wyraźne rozdziela proces inwentaryzacji, za który odpowiada księgowość od procesów operacyjnych związanych z utrzymaniem majątkiem, za które odpowiadają różne zespoły utrzymania ruchu czy administracji. 

W tradycyjnym modelu inwentaryzacja prowadzona jest przez dedykowaną i zaufaną komisję spisową, której wyniki pracy analizowane są przez komisję inwentaryzacyjną. W przedsiębiorstwach o znacznym majątku, dodatkowo rozproszonym w przestrzeni, jego spis znacząco rozciąga się w czasie (inwentaryzacja ciągła). Takie podejście nie tylko zaciera rzeczywisty obraz majątku, ale też generuje ponadstandardowe koszty tego procesu. To co proponujemy w naszym podejściu, to zmianę metodyki i odejście od tradycyjnej struktury zespołów spisowych, w których ze względu na zasady komisyjności czy ograniczonego zaufania nie mogą znajdować się osoby odpowiedzialne lub blisko powiązane z majątkiem podlegającym spisowi. Co więcej, ze względu na zasadę fachowości komisji spisowej, skład zespołu  spisowego był zazwyczaj wąski – ograniczony do fachowców od inwentaryzacji. Czy tak musi być?

Współczesne podejście do zarządzania majątkiem kształtowane przez normę ISO 55000 jest odpowiedzią na szybko zmieniające się otoczenie biznesowe przedsiębiorstw i instytucji publicznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowo, nakłada się na to rozwój technologii informatycznych i teleinformatycznych, który wytycza całkowicie nowe kierunki sposobu realizacji działań na rzecz inwentaryzacji. Mam tu na myśli nowoczesne metody znakowania składników majątku z wykorzystaniem kodów kreskowych czy tagów RFID. Kolejnym elementem – rozwijającym techniki inwentaryzacyjne - jest powszechność technologii mobilnych tj. zwykłych smartfonów i specjalizowanych urządzeń do odczytu kodów, połączonych on-line z Internetem i siecią komputerową organizacji.

Współczesne smartfony posiadają moc obliczeniową porównywalną z komputerem PC. Wyposażone są w szereg przydatnych w procesie inwentaryzacji urządzeń, takich jak: aparat fotograficzny czy geolokalizator GPS.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym

Użycie odpowiednich aplikacji informatycznych działających zarówno na serwerze jak i urządzeniach mobilnych, pozwala rozproszyć proces spisowy - w przypadku idealnym na wszystkich pracowników organizacji odpowiedzialnych za majątek. Z ich użyciem, inwentaryzacja może być  zainicjowana centralnie i wykonana w dowolnym momencie w dowolnej lokalizacji. Spis oznakowanego majątku będzie tak prosty, jak odczyt kodu kreskowego czy zrobienie zdjęcia składnika podlegającego inwentaryzacji. Zastosowanie algorytmów, które powiążą identyfikator składnika z osobą wykonującą czynności spisowe, wzbogacone o zdjęcie składnika i odczytaną pozycją GPS jego lokalizacji pozwala w dużym stopniu zwiększyć wiarygodność danych i rzetelność dochowania zasad prowadzenia inwentaryzacji określonych w Encyklopedii Zarządzania. Co więcej, wiarygodność ta  może być wyższa, niż w sytuacji korzystania z tradycyjnych metod papierowych. Takie podejście gwarantuje spełnienie zasady dokładności, tj. rzetelnego obrazu i kolejnej bardzo wymagającej zasady wymienionej w Encyklopedii Zarządzania - zamkniętych drzwi.   


Podsumowanie:

REKLAMA

Inwentaryzacja jest znaczącym procesem zarządzania majątkiem organizacji (Enterprise Assets Management) i w chwili obecnej staje się jednym z najszybciej rozwijanych obszarów w biznesie. Podstawową przyczyną, dla której zarządzanie majątkiem uzyskuje należną mu rangę, jest coraz bardziej dynamiczny sposób prowadzenia biznesu, wymagający dużej elastyczności w odpowiedzi na potrzeby otoczenia biznesowego. Wsparciem jakościowym dla EAM jest opublikowany w 2014 roku standard ISO 55000.       

Zaproponowane podejście - w formule inwentaryzacji rozproszonej - pozwala komisji inwentaryzacyjnej na planowanie i wyzwolenie inwentaryzacji w dowolnym momencie, a zespół spisowy – w skrajnym wypadku obejmujący wszystkich użytkowników majątku – może na to wyzwanie odpowiedzieć praktycznie natychmiast. Taka wizja spisu majątku - dla wielu dziś jest jeszcze bardzo abstrakcyjna - w najbliższym czasie będzie nieunikniona. Będzie konsekwencją rozwoju technologii, ale też potrzeb otoczenia biznesowego przedsiębiorstw i transparentności instytucji publicznych.

Istotą zaproponowanej metody jest zwiększenie zaufania do pracowników odpowiedzialnych za majątek. Nowe technologie pozwalają, aby to oni w głównej mierze wzięli na siebie obowiązek za sporządzenie spisu z natury, a nie jak wcześniej wspomniano, osoby powoływane z innych komórek organizacyjnych.  Uwzględnienie w instrukcji inwentaryzacyjnej wspomnianych technologii sprawia, że w trakcie procesu inwentaryzacji będzie zachowana zasada rzetelności. W tej sytuacji ustawodawca może dopuścić stosowanie uproszczeń, których skutkiem jest oszczędność czasu i wzrost efektywności użycia majątku.

Autor: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przedsiębiorcy mają dość łamania prawa przez urzędników skarbowych i ZUS. Czas skończyć z bezprawiem urzędniczym

Przedsiębiorcy są zdania, że bezprawie urzędnicze to problem, który trzeba szybko rozwiązać. Należy skończyć z łamaniem prawa urzędników skarbowych, organów ścigania i ZUS, czego nagminnie dopuszczają się wobec nich. To mocne postulaty „Nowej Polityki Gospodarczej” jakie wysunęły Rada Przedsiębiorców i Rada Naukowa przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Ile wynosi składka KRUS na IV kwartał 2024 r.?

Składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie w IV kwartale 2024 roku. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) uchwaliła wysokość składek dla rolnika, małżonka, domownika i pomocnika rolnika. Podała również wysokość składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.

Dokument urzędowy dla podatnika może potwierdzać wyprowadzenie towaru z UE w świetle wydanej interpretacji podatkowej

Należy zwrócić szczególną uwagę  na propozycję firm kurierskich co do wywozu towaru poza UE po wejściu w życie przepisów likwidujących procedurę uproszczoną w wywozie. Procedura uproszczona w wywozie działa tylko do końca października 2024. Jest to niewątpliwie wezwanie dla wszystkich obsługujących łańcuch dostaw. Beż wątpienia spowoduje to trudności w procedowaniu zgłoszeń celnych na oddziałach celnych z powodu obsługi ich przez funkcjonariuszy celno – skarbowych. Dlatego też część firm kurierskich próbowało wyjść naprzeciw i proponowała tzw. odprawy kurierskie dla przesyłek do 1000 EUR i tu zaczyna się problem.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - kary, przedawnienie. Co, gdy pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu?

Urlop wypoczynkowy jest jednym z fundamentalnych praw pracowniczych, które ma na celu zapewnienie pracownikom odpowiedniego odpoczynku oraz regeneracji sił. W Polsce prawo do urlopu jest uregulowane w Kodeksie pracy, a pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi przysługującego mu urlopu w ustalonym terminie. W praktyce jednak, nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie dni urlopowe w danym roku kalendarzowym. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące terminu wykorzystania zaległych dni urlopowych, a także na konsekwencje niewykorzystania urlopu.

REKLAMA

Nowy podatek! Lewica ma plan na pustostany, który ma być remedium na 2 mln niewykorzystywanych nieruchomości

Pojawi się projekt ustawy dotyczący wykorzystania 2 mln pustostanów - zapowiedział lider Lewicy Włodzimierz Czarzasty. Lewica chce rozpoczęcia dyskusji z samorządami na temat wprowadzenia podatku od pustostanów. Podatek taki samorządy mogłyby wprowadzać na obszarach, gdzie występują największe trudności na rynku mieszkaniowym.

Przedłużenie orzeczenia o niepełnosprawności 2024: 3 kluczowe przepisy [komunikat PFRON]. Co z dofinansowaniem do wynagrodzeń lub refundacją składek ZUS i KRUS?

W komunikacie z 5 września 2024 r. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wyjaśnił, jak stosować w praktyce przepisy dot. przedłużania orzeczeń o stopniu niepełnosprawności - w kontekście dofinansowania do wynagrodzeń lub refundacji składek ZUS lub KRUS.

Interpretacje dotyczące podatku o nieruchomości nie są publikowane przez Dyrektora KIS. Dlaczego?

Podatnicy potrzebują dostępu do interpretacji indywidualnych dotyczących podatku od nieruchomości. Niestety dziś nie ma jednolitej bazy interpretacji w tym zakresie. Można by wprowadzić te rozwiązanie przy okazji prac nad procedowanymi obecnie zmianami do ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. 

Urzędy skarbowe zaglądają na rachunki bankowe obywateli i firm. Nadmiernie. UODO do MF: przepisy niezgodne z Konstytucją i prawem unijnym

Obowiązujące obecnie przepisy dają organom podatkowym niemal nieograniczony dostęp do rachunków bankowych oraz informacji kredytowych podatników. Otrzymaliśmy już kilka sygnałów od naszych Klientów, którzy zostali zapytani przez organy skarbowe o operacje na ich kontach bankowych, głównie dotyczące dużych przelewów, takich jak darowizny między ojcem a synem.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości zmieni się od 2025 r. Fotowoltaika, budowle, obiekty małej architektury, urządzenia budowlane. Ministerstwo Finansów zmienia projekt

W dniu 3 września 2024 r. wieczorem Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji nową wersję projektu przewidującego dużą nowelizację przepisów w zakresie podatku od nieruchomości. 

Wakacje składkowe od 1 listopada 2024 r. Kto skorzysta?

Od 1 listopada 2024 r. będzie można skorzystać z wakacji składkowych. Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorcy mogą raz w roku wybrać miesiąc, za który nie płacą za siebie składek na ubezpieczenia społeczne.

REKLAMA