REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzacja rozproszona

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja jest procesem pracochłonnych, a jej przeprowadzanie nie wzbudza zazwyczaj entuzjazmu wśród pracowników. Jak zatem przeprowadzić inwentaryzację w sposób kompletny i wiarygodny, najlepiej w krótkim czasie? Na to pytanie odpowiadamy w niniejszym artykule, przy czym szczególnym zagadnieniem, które tu omówimy jest inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia. Korzystając z nowych technologii informatycznych, wykorzystujących różnorodne formy znakowania składników, chcemy zaproponować całkowicie nowe podejście do inwentaryzacji – inwentaryzację rozproszoną.

Z definicji, inwentaryzacja to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku organizacji na oznaczony moment, a obowiązek jej przeprowadzania wynika z ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3). Ponieważ zapisy ustawy są w zakresie inwentaryzacji dość ogólne, każda organizacja samodzielnie określa politykę rachunkowości, uwzględniającą dopuszczone ustawami zasady wyceny aktywów i pasywów oraz reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Takim kompendium wiedzy w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, która najczęściej reguluje min. następujące elementy:

REKLAMA

  • cel inwentaryzacji oraz terminy jej przeprowadzania,
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres,
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zdefiniowane w instrukcji zasady inwentaryzacji przestrzegane są zarówno ze względu na ustawę o rachunkowości, jak też powszechnie obowiązujące praktyki gospodarcze opisane np. w Encyklopedii Zarządzania. Ten ostatni element dla sposobu podejścia do inwentaryzacji i zarządzania majątkiem jest jak miecz obosieczny: z jednej strony upraszcza stosowanie wypracowanej metodyki inwentaryzacyjnej, ale z drugiej usztywnia możliwość jej modyfikacji. To między innymi jest przyczyną, dla której większość organizacji konserwatywnie trzyma się rozwiązań stosowanych od dziesięcioleci i bardzo wyraźne rozdziela proces inwentaryzacji, za który odpowiada księgowość od procesów operacyjnych związanych z utrzymaniem majątkiem, za które odpowiadają różne zespoły utrzymania ruchu czy administracji. 

W tradycyjnym modelu inwentaryzacja prowadzona jest przez dedykowaną i zaufaną komisję spisową, której wyniki pracy analizowane są przez komisję inwentaryzacyjną. W przedsiębiorstwach o znacznym majątku, dodatkowo rozproszonym w przestrzeni, jego spis znacząco rozciąga się w czasie (inwentaryzacja ciągła). Takie podejście nie tylko zaciera rzeczywisty obraz majątku, ale też generuje ponadstandardowe koszty tego procesu. To co proponujemy w naszym podejściu, to zmianę metodyki i odejście od tradycyjnej struktury zespołów spisowych, w których ze względu na zasady komisyjności czy ograniczonego zaufania nie mogą znajdować się osoby odpowiedzialne lub blisko powiązane z majątkiem podlegającym spisowi. Co więcej, ze względu na zasadę fachowości komisji spisowej, skład zespołu  spisowego był zazwyczaj wąski – ograniczony do fachowców od inwentaryzacji. Czy tak musi być?

Współczesne podejście do zarządzania majątkiem kształtowane przez normę ISO 55000 jest odpowiedzią na szybko zmieniające się otoczenie biznesowe przedsiębiorstw i instytucji publicznych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodatkowo, nakłada się na to rozwój technologii informatycznych i teleinformatycznych, który wytycza całkowicie nowe kierunki sposobu realizacji działań na rzecz inwentaryzacji. Mam tu na myśli nowoczesne metody znakowania składników majątku z wykorzystaniem kodów kreskowych czy tagów RFID. Kolejnym elementem – rozwijającym techniki inwentaryzacyjne - jest powszechność technologii mobilnych tj. zwykłych smartfonów i specjalizowanych urządzeń do odczytu kodów, połączonych on-line z Internetem i siecią komputerową organizacji.

Współczesne smartfony posiadają moc obliczeniową porównywalną z komputerem PC. Wyposażone są w szereg przydatnych w procesie inwentaryzacji urządzeń, takich jak: aparat fotograficzny czy geolokalizator GPS.

Polecamy: Instrukcje księgowego. 53 praktyczne procedury z serwisem internetowym

Użycie odpowiednich aplikacji informatycznych działających zarówno na serwerze jak i urządzeniach mobilnych, pozwala rozproszyć proces spisowy - w przypadku idealnym na wszystkich pracowników organizacji odpowiedzialnych za majątek. Z ich użyciem, inwentaryzacja może być  zainicjowana centralnie i wykonana w dowolnym momencie w dowolnej lokalizacji. Spis oznakowanego majątku będzie tak prosty, jak odczyt kodu kreskowego czy zrobienie zdjęcia składnika podlegającego inwentaryzacji. Zastosowanie algorytmów, które powiążą identyfikator składnika z osobą wykonującą czynności spisowe, wzbogacone o zdjęcie składnika i odczytaną pozycją GPS jego lokalizacji pozwala w dużym stopniu zwiększyć wiarygodność danych i rzetelność dochowania zasad prowadzenia inwentaryzacji określonych w Encyklopedii Zarządzania. Co więcej, wiarygodność ta  może być wyższa, niż w sytuacji korzystania z tradycyjnych metod papierowych. Takie podejście gwarantuje spełnienie zasady dokładności, tj. rzetelnego obrazu i kolejnej bardzo wymagającej zasady wymienionej w Encyklopedii Zarządzania - zamkniętych drzwi.   


Podsumowanie:

Inwentaryzacja jest znaczącym procesem zarządzania majątkiem organizacji (Enterprise Assets Management) i w chwili obecnej staje się jednym z najszybciej rozwijanych obszarów w biznesie. Podstawową przyczyną, dla której zarządzanie majątkiem uzyskuje należną mu rangę, jest coraz bardziej dynamiczny sposób prowadzenia biznesu, wymagający dużej elastyczności w odpowiedzi na potrzeby otoczenia biznesowego. Wsparciem jakościowym dla EAM jest opublikowany w 2014 roku standard ISO 55000.       

Zaproponowane podejście - w formule inwentaryzacji rozproszonej - pozwala komisji inwentaryzacyjnej na planowanie i wyzwolenie inwentaryzacji w dowolnym momencie, a zespół spisowy – w skrajnym wypadku obejmujący wszystkich użytkowników majątku – może na to wyzwanie odpowiedzieć praktycznie natychmiast. Taka wizja spisu majątku - dla wielu dziś jest jeszcze bardzo abstrakcyjna - w najbliższym czasie będzie nieunikniona. Będzie konsekwencją rozwoju technologii, ale też potrzeb otoczenia biznesowego przedsiębiorstw i transparentności instytucji publicznych.

Istotą zaproponowanej metody jest zwiększenie zaufania do pracowników odpowiedzialnych za majątek. Nowe technologie pozwalają, aby to oni w głównej mierze wzięli na siebie obowiązek za sporządzenie spisu z natury, a nie jak wcześniej wspomniano, osoby powoływane z innych komórek organizacyjnych.  Uwzględnienie w instrukcji inwentaryzacyjnej wspomnianych technologii sprawia, że w trakcie procesu inwentaryzacji będzie zachowana zasada rzetelności. W tej sytuacji ustawodawca może dopuścić stosowanie uproszczeń, których skutkiem jest oszczędność czasu i wzrost efektywności użycia majątku.

Autor: Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Smartmedia, specjalizującej się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA