REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja należności, mimo że przeprowadzana co roku i, wydawałoby się, jasno określona w przepisach, w praktyce wciąż rodzi problemy. Ze względu na ogólność zapisów ustawy lub ich niewłaściwą interpretację księgowi popełniają różne błędy przy inwentaryzowaniu tej właśnie kategorii majątku.

PROBLEM 1. Stosowanie niewłaściwej metody

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.) należności inwentaryzuje się metodą potwierdzenia (uzgodnienia) salda, polegającą na uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych ich stanu oraz wyjaśnienia ich ewentualnych różnic. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie należności muszą być inwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda. Zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.) nie uzgadnia (potwierdza) się sald należności:

REKLAMA

Autopromocja

- od pracowników,

- wątpliwych i spornych,

- publiczno-prawnych,

- od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nie oznacza to jednak, że tych należności się nie inwentaryzuje. Wszystkie należności podlegają inwentaryzacji, z tym że wyżej wymienione metodą weryfikacji salda. Niestety zdarza się, że należności tych nie inwentaryzuje się w ogóle bądź też wysyła prośbę o potwierdzenie salda, która z góry skazana jest na niepowodzenie. [przykłady 1-5]

PROBLEM 2. Niedochowanie terminów

W przypadku inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda najistotniejszy jest termin wysłania prośby do kontrahentów o potwierdzenie salda należności. Co prawda ustawa o rachunkowości mówi, że inwentaryzację taką należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, jednak pisma z wnioskiem o potwierdzenie nie należy wysyłać zbyt późno.

Należy pamiętać, że należności są zinwentaryzowane, kiedy jednostka otrzyma potwierdzenie salda, i to musi nastąpić do 15 stycznia. Wysłanie więc próśb o potwierdzenie np. 31 grudnia czy też na początku stycznia może skutkować zarzutami nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w terminie. Należy bowiem przyjąć, że kontrahent ma przynajmniej 14 dni na udzielenie odpowiedzi, więc wysłanie pisma np. 3 stycznia oznacza, iż przewidywany termin odpowiedzi to 17 stycznia, a więc 2 dni po terminie przewidywanym ustawą. Stanowisko takie prezentują liczne organy kontrolne.

PROBLEM 3. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie

Częstym problemem jest nieotrzymanie odpowiedzi na wysłaną przez jednostkę prośbę do kontrahenta o potwierdzenie salda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tu żadnej procedury, np. praktykowanego kiedyś tzw. milczącego akceptu (brak sprzeciwu w określonym terminie oznaczał potwierdzenie salda widniejącego na wniosku).

Obecnie za potwierdzone uznaje się tylko saldo, które kontrahent rzeczywiście potwierdził, tj. przekazał taką informację pisemnie.

Jak w takim razie postąpić w przypadku, kiedy jednostka prawidłowo wysłała wniosek o potwierdzenie salda, ale nie otrzymała na niego odpowiedzi.

W pierwszej kolejności należy zastosować procedury z instrukcji inwentaryzacyjnej, jeśli takie zostały w niej przewidziane (np. przesłanie w określonym terminie ponownego wezwania, monit telefoniczny itp.). Ostatecznie - w przypadku całkowitego braku potwierdzenia – należności takie należy zinwentaryzować metodą weryfikacji zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., który mówi również o tym, że weryfikuje się należności, których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Co w przypadku, kiedy kontrahent należności potwierdzi, ale tylko e-mailowo albo telefonicznie? Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie. Do celów dowodowych jako właściwą przyjmuje się formę pisemną. Jednak w przypadku braku pisma zwrotnego każda forma potwierdzenia pozwala uzyskać informację o faktycznym stanie należności, co jest istotą inwentaryzacji. Oczywiście potwierdzenie takie należy udokumentować – wydrukować, sporządzić notatkę służbową itp. Nie ma jednak przeszkód, aby je uznać.

PROBLEM 4. Jak stwierdzić, czy klient prowadzi księgi

REKLAMA

Nie potwierdza się należności od osób i jednostek nie prowadzących ksiąg rachunkowych. W przypadku należności wynikających z umów formę organizacyjno-prawną kontrahenta, a co za tym idzie, ewentualny sposób prowadzenia przez niego ewidencji, może wskazywać umowa lub załączone do niej dokumenty.

Jednak w przypadku jednorazowych faktur, na których figuruje tylko nazwa i adres firmy, często trudno stwierdzić, jaką formę działalności on prowadzi i czy założył księgi rachunkowe. Jak postąpić w takiej sytuacji? Najlepiej wysłać prośbę o potwierdzenie. Kontrahent albo odpowie potwierdzając należność, albo wskaże, że nie prowadzi ksiąg, albo nie odpowie w ogóle – w takim przypadku należność będzie podlegać weryfikacji.

PROBLEM 5. Czy stan zerowy też należy potwierdzić

Praktyka rachunkowości oraz sama istota procesu inwentaryzacji wskazują, że tak. W rachunkowości występuje pojęcie „salda 0”, które należy rozumieć, że jest to również stan oznaczający określoną wartość majątku.

Aby mieć pewność, że rozliczeń z danym kontrahentem już nie mamy, należy ten fakt potwierdzić poprzez wysłanie prośby o potwierdzenie, iż stan należności wynosi 0.

Takie postępowanie w 100 proc. potwierdza prawidłowość stanu należności (tj. ich brak) i jest szczególnie zasadne w przypadku kontrahentów, z którymi prowadzi się wiele rozliczeń albo rozliczenia ciągłe lub w tych samych, powtarzających się kwotach.


PROBLEM 6. Brak wyjaśnienia różnic

Tak jak każdy inny proces inwentaryzacyjny, inwentaryzacja należności powinna zakończyć się ustaleniem i wyjaśnieniem ewentualnych różnic. Zdarza się, że różnice na należnościach są ustalone, odnotowane i zaksięgowane, ale nie wyjaśniono ich przyczyn. [schemat] ⒸⓅ

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

- z popełnionych błędów rachunkowych i księgowych (niewłaściwa kwota ujęta w fakturze czy rachunku, błędy w obliczeniach, błędy przy wprowadzaniu dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych w jednej bądź drugiej jednostce);

- z niesłusznego zarachowania należności (np. przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi, przypisanie należności, mimo że np. nie doszła do skutku operacja gospodarcza powodująca jej powstanie);

- z niezaewidencjonowania operacji i dokumentów, np. w sytuacji kiedy dokument stwierdzający powstanie należności i zobowiązania nie dotarł do którejś ze stron i nie został zaewidencjonowany;

- z ujęcia dowodu w różnym czasie u każdej ze stron operacji (np. należność, której dotyczy zapytanie, nie została jeszcze zaewidencjonowana jako zobowiązanie u kontrahenta).

ⒸⓅ

infoRgrafika

agp

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

PRZYKŁAD 1

Pieniądze z funduszu socjalnego

Na 31 grudnia w księgach rachunkowych szkoły figurują należności od pracowników z tytułu zaciągniętych, pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 74 528 zł.

Szkoła nie będzie inwentaryzować tych należności metodą potwierdzenia salda, ponieważ są to należności od pracowników, które takiej inwentaryzacji nie podlegają. Natomiast szkoła jest zobowiązana do zinwentaryzowania tych należności metodą weryfikacji sald, tj. ich potwierdzenia z dokumentami, np. dowodami wypłaty, ewidencją szczegółową pożyczek, umowami itd. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 2

Pożyczki od pracowników

Na 31 grudnia w księgach gimnazjum figurują należności od poszczególnych pracowników z tytułu pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych na ogólną kwotę 120 600 zł.

W ramach weryfikacji salda porównano je z następującymi dokumentami:

- umowy pożyczek,

- indywidualne kartoteki pożyczkowe.

W wyniku weryfikacji stwierdzono, że wykazane ogólne saldo należności od pracowników jest prawidłowe, jednak wskutek omyłki nieprawidłowe są salda indywidualnych należności dwóch pracowników (błędnie zaksięgowano spłatę dwóch rat pożyczki jednemu pracownikowi, zamiast każdemu spłatę jednej raty). Omyłkę po przeprowadzonej weryfikacji sprostowano. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 3

Nadpłata do ZUS

Decyzją ZUS po rozliczeniu konta płatnika stwierdzono nadpłatę w składkach na ubezpieczenia społeczne w kwocie 28,67 zł, która w księgach rachunkowych jednostki została zaksięgowana jako należność (saldo to występuje na 31 grudnia).

Jednostka nie wystąpi do ZUS z prośbą o potwierdzenie salda należności, gdyż ma ona charakter cywilnoprawny, a więc zalicza się do tego rodzaju należności, których nie inwentaryzuje się metodą potwierdzenia salda. Należność jednostka zinwentaryzuje metodą weryfikacji, tj. porównania z listami płac, deklaracjami ZUS, kartami zasiłkowymi itp. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 4

Kiedy spór

W jednostce na ostatni dzień roku obrotowego zaksięgowane są należności w kwocie 1380 zł za wynajem pomieszczeń, co do których toczy się postępowanie w sądzie (dłużnik nie chce ich uregulować).

Również te należności nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda. Przede wszystkim potwierdzanie salda w przypadku należności spornych jest nielogiczne (stąd wyłączenie ustawowe). Oczywiste jest bowiem, że jeśli dłużnik kwestionuje należność, to na pewno jej nie potwierdzi. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 5

Weryfikacja salda

W księgach rachunkowych szkoły podstawowej na 31 grudnia figuruje należność od pracownika z tytułu niedoboru zawinionego w kwocie 870 zł, co do której toczy się postępowanie przed sądem (należność sporna). W ramach czynności inwentaryzacyjnych porównano wykazane saldo z następującymi dokumentami:

- protokołem poinwentaryzacyjnym, w którym stwierdzony i wyceniony został niedobór na kwotę 870 zł,

- decyzją kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony i obciążeniu pracownika kwotą niedoboru, tj. 870 zł,

- wezwaniami do zapłaty na kwotę 870 zł,

- pozwem do sądu z roszczeniem w kwocie 870 zł.

Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji saldo należności spornej uznano za zasadne i prawidłowo wycenione. ⒸⓅ

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA