REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja należności, mimo że przeprowadzana co roku i, wydawałoby się, jasno określona w przepisach, w praktyce wciąż rodzi problemy. Ze względu na ogólność zapisów ustawy lub ich niewłaściwą interpretację księgowi popełniają różne błędy przy inwentaryzowaniu tej właśnie kategorii majątku.

PROBLEM 1. Stosowanie niewłaściwej metody

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.) należności inwentaryzuje się metodą potwierdzenia (uzgodnienia) salda, polegającą na uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych ich stanu oraz wyjaśnienia ich ewentualnych różnic. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie należności muszą być inwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda. Zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.) nie uzgadnia (potwierdza) się sald należności:

REKLAMA

Autopromocja

- od pracowników,

- wątpliwych i spornych,

- publiczno-prawnych,

- od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nie oznacza to jednak, że tych należności się nie inwentaryzuje. Wszystkie należności podlegają inwentaryzacji, z tym że wyżej wymienione metodą weryfikacji salda. Niestety zdarza się, że należności tych nie inwentaryzuje się w ogóle bądź też wysyła prośbę o potwierdzenie salda, która z góry skazana jest na niepowodzenie. [przykłady 1-5]

PROBLEM 2. Niedochowanie terminów

W przypadku inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda najistotniejszy jest termin wysłania prośby do kontrahentów o potwierdzenie salda należności. Co prawda ustawa o rachunkowości mówi, że inwentaryzację taką należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, jednak pisma z wnioskiem o potwierdzenie nie należy wysyłać zbyt późno.

Należy pamiętać, że należności są zinwentaryzowane, kiedy jednostka otrzyma potwierdzenie salda, i to musi nastąpić do 15 stycznia. Wysłanie więc próśb o potwierdzenie np. 31 grudnia czy też na początku stycznia może skutkować zarzutami nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w terminie. Należy bowiem przyjąć, że kontrahent ma przynajmniej 14 dni na udzielenie odpowiedzi, więc wysłanie pisma np. 3 stycznia oznacza, iż przewidywany termin odpowiedzi to 17 stycznia, a więc 2 dni po terminie przewidywanym ustawą. Stanowisko takie prezentują liczne organy kontrolne.

PROBLEM 3. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie

Częstym problemem jest nieotrzymanie odpowiedzi na wysłaną przez jednostkę prośbę do kontrahenta o potwierdzenie salda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tu żadnej procedury, np. praktykowanego kiedyś tzw. milczącego akceptu (brak sprzeciwu w określonym terminie oznaczał potwierdzenie salda widniejącego na wniosku).

Obecnie za potwierdzone uznaje się tylko saldo, które kontrahent rzeczywiście potwierdził, tj. przekazał taką informację pisemnie.

Jak w takim razie postąpić w przypadku, kiedy jednostka prawidłowo wysłała wniosek o potwierdzenie salda, ale nie otrzymała na niego odpowiedzi.

W pierwszej kolejności należy zastosować procedury z instrukcji inwentaryzacyjnej, jeśli takie zostały w niej przewidziane (np. przesłanie w określonym terminie ponownego wezwania, monit telefoniczny itp.). Ostatecznie - w przypadku całkowitego braku potwierdzenia – należności takie należy zinwentaryzować metodą weryfikacji zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., który mówi również o tym, że weryfikuje się należności, których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Co w przypadku, kiedy kontrahent należności potwierdzi, ale tylko e-mailowo albo telefonicznie? Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie. Do celów dowodowych jako właściwą przyjmuje się formę pisemną. Jednak w przypadku braku pisma zwrotnego każda forma potwierdzenia pozwala uzyskać informację o faktycznym stanie należności, co jest istotą inwentaryzacji. Oczywiście potwierdzenie takie należy udokumentować – wydrukować, sporządzić notatkę służbową itp. Nie ma jednak przeszkód, aby je uznać.

PROBLEM 4. Jak stwierdzić, czy klient prowadzi księgi

REKLAMA

Nie potwierdza się należności od osób i jednostek nie prowadzących ksiąg rachunkowych. W przypadku należności wynikających z umów formę organizacyjno-prawną kontrahenta, a co za tym idzie, ewentualny sposób prowadzenia przez niego ewidencji, może wskazywać umowa lub załączone do niej dokumenty.

Jednak w przypadku jednorazowych faktur, na których figuruje tylko nazwa i adres firmy, często trudno stwierdzić, jaką formę działalności on prowadzi i czy założył księgi rachunkowe. Jak postąpić w takiej sytuacji? Najlepiej wysłać prośbę o potwierdzenie. Kontrahent albo odpowie potwierdzając należność, albo wskaże, że nie prowadzi ksiąg, albo nie odpowie w ogóle – w takim przypadku należność będzie podlegać weryfikacji.

PROBLEM 5. Czy stan zerowy też należy potwierdzić

Praktyka rachunkowości oraz sama istota procesu inwentaryzacji wskazują, że tak. W rachunkowości występuje pojęcie „salda 0”, które należy rozumieć, że jest to również stan oznaczający określoną wartość majątku.

Aby mieć pewność, że rozliczeń z danym kontrahentem już nie mamy, należy ten fakt potwierdzić poprzez wysłanie prośby o potwierdzenie, iż stan należności wynosi 0.

Takie postępowanie w 100 proc. potwierdza prawidłowość stanu należności (tj. ich brak) i jest szczególnie zasadne w przypadku kontrahentów, z którymi prowadzi się wiele rozliczeń albo rozliczenia ciągłe lub w tych samych, powtarzających się kwotach.


PROBLEM 6. Brak wyjaśnienia różnic

Tak jak każdy inny proces inwentaryzacyjny, inwentaryzacja należności powinna zakończyć się ustaleniem i wyjaśnieniem ewentualnych różnic. Zdarza się, że różnice na należnościach są ustalone, odnotowane i zaksięgowane, ale nie wyjaśniono ich przyczyn. [schemat] ⒸⓅ

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

- z popełnionych błędów rachunkowych i księgowych (niewłaściwa kwota ujęta w fakturze czy rachunku, błędy w obliczeniach, błędy przy wprowadzaniu dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych w jednej bądź drugiej jednostce);

- z niesłusznego zarachowania należności (np. przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi, przypisanie należności, mimo że np. nie doszła do skutku operacja gospodarcza powodująca jej powstanie);

- z niezaewidencjonowania operacji i dokumentów, np. w sytuacji kiedy dokument stwierdzający powstanie należności i zobowiązania nie dotarł do którejś ze stron i nie został zaewidencjonowany;

- z ujęcia dowodu w różnym czasie u każdej ze stron operacji (np. należność, której dotyczy zapytanie, nie została jeszcze zaewidencjonowana jako zobowiązanie u kontrahenta).

ⒸⓅ

infoRgrafika

agp

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

PRZYKŁAD 1

Pieniądze z funduszu socjalnego

Na 31 grudnia w księgach rachunkowych szkoły figurują należności od pracowników z tytułu zaciągniętych, pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 74 528 zł.

Szkoła nie będzie inwentaryzować tych należności metodą potwierdzenia salda, ponieważ są to należności od pracowników, które takiej inwentaryzacji nie podlegają. Natomiast szkoła jest zobowiązana do zinwentaryzowania tych należności metodą weryfikacji sald, tj. ich potwierdzenia z dokumentami, np. dowodami wypłaty, ewidencją szczegółową pożyczek, umowami itd. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 2

Pożyczki od pracowników

Na 31 grudnia w księgach gimnazjum figurują należności od poszczególnych pracowników z tytułu pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych na ogólną kwotę 120 600 zł.

W ramach weryfikacji salda porównano je z następującymi dokumentami:

- umowy pożyczek,

- indywidualne kartoteki pożyczkowe.

W wyniku weryfikacji stwierdzono, że wykazane ogólne saldo należności od pracowników jest prawidłowe, jednak wskutek omyłki nieprawidłowe są salda indywidualnych należności dwóch pracowników (błędnie zaksięgowano spłatę dwóch rat pożyczki jednemu pracownikowi, zamiast każdemu spłatę jednej raty). Omyłkę po przeprowadzonej weryfikacji sprostowano. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 3

Nadpłata do ZUS

Decyzją ZUS po rozliczeniu konta płatnika stwierdzono nadpłatę w składkach na ubezpieczenia społeczne w kwocie 28,67 zł, która w księgach rachunkowych jednostki została zaksięgowana jako należność (saldo to występuje na 31 grudnia).

Jednostka nie wystąpi do ZUS z prośbą o potwierdzenie salda należności, gdyż ma ona charakter cywilnoprawny, a więc zalicza się do tego rodzaju należności, których nie inwentaryzuje się metodą potwierdzenia salda. Należność jednostka zinwentaryzuje metodą weryfikacji, tj. porównania z listami płac, deklaracjami ZUS, kartami zasiłkowymi itp. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 4

Kiedy spór

W jednostce na ostatni dzień roku obrotowego zaksięgowane są należności w kwocie 1380 zł za wynajem pomieszczeń, co do których toczy się postępowanie w sądzie (dłużnik nie chce ich uregulować).

Również te należności nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda. Przede wszystkim potwierdzanie salda w przypadku należności spornych jest nielogiczne (stąd wyłączenie ustawowe). Oczywiste jest bowiem, że jeśli dłużnik kwestionuje należność, to na pewno jej nie potwierdzi. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 5

Weryfikacja salda

W księgach rachunkowych szkoły podstawowej na 31 grudnia figuruje należność od pracownika z tytułu niedoboru zawinionego w kwocie 870 zł, co do której toczy się postępowanie przed sądem (należność sporna). W ramach czynności inwentaryzacyjnych porównano wykazane saldo z następującymi dokumentami:

- protokołem poinwentaryzacyjnym, w którym stwierdzony i wyceniony został niedobór na kwotę 870 zł,

- decyzją kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony i obciążeniu pracownika kwotą niedoboru, tj. 870 zł,

- wezwaniami do zapłaty na kwotę 870 zł,

- pozwem do sądu z roszczeniem w kwocie 870 zł.

Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji saldo należności spornej uznano za zasadne i prawidłowo wycenione. ⒸⓅ

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kiedy cudzoziemcy (np. obywatele Ukrainy) muszą płacić w Polsce podatek od spadków i darowizn?

W Polsce obecnie mieszka wielu cudzoziemców, przeważają obywatele Ukrainy, tutaj pracują, kształcą się, a także nabywają rzeczy m.in. w drodze darowizn otrzymywanych od swoich rodzin czy w drodze dziedziczenia. Warto zatem przybliżyć im zasady opodatkowania obowiązujące na terytorium RP, a przede wszystkim wyjaśnić w jakich sytuacjach ciąży na nich w naszym kraju obowiązek podatkowy.

KSeF zrewolucjonizuje pracę biur rachunkowych. Nadchodzi największa zmiana od lat

Już od kwietnia 2026 każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To ogromne wyzwanie – ale też szansa – zwłaszcza dla biur rachunkowych. Dowiedz się, jak KSeF zmieni obieg dokumentów, rolę księgowych i co zrobić, by nie zostać w tyle w erze cyfrowej rewolucji.

Rozliczanie kilometrówek od aut elektrycznych: jest stanowisko Ministra Finansów i zapowiedź zmian w przepisach

Pieniądze, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi tytułem zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych, stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wydatki takie nie są też kosztem przedsiębiorcy (pracodawcy). Takie jest stanowisko Ministra Finansów zaprezentowane w odpowiedzi wiceministra finansów Jarosława Nenemana na interpelację poselską. Jednocześnie w interpelacji poinformowano, że Ministerstwo Infrastruktury rozpoczęło prace nad zmianami w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zmiany te mają pozwolić na wprowadzenie możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem, czy też zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii.

Ministerstwo Finansów chce zakończyć nadużycia z przedawnieniem podatków. Nowe zasady już w 2026 roku

W nowej wersji projektu nowelizacji Ordynacji podatkowej Ministerstwo Finansów chce zlikwidować możliwość zawieszania biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego poprzez wszczęcie postępowania karnego skarbowego. O szczegółach zmian mówi wiceminister finansów Jarosław Neneman.

REKLAMA

Stawki podatku od środków transportowych w 2026 roku: Nowe limity już opublikowane

Znamy już nowe górne granice stawek podatku od środków transportowych na 2026 rok. Większość limitów wzrosła o około 4,5% względem 2025 r. Sprawdź szczegółowe porównanie stawek, terminy płatności oraz zasady ustalania stawek przez gminy. To ważne dla przedsiębiorców i samorządów.

TSUE: Urzędy skarbowe nie mogą automatycznie wykreślać firm z rejestru VAT za zaległości

Przełomowy wyrok TSUE potwierdza, że wykreślenie firmy z rejestru VAT za brak zapłaty podatku nie może odbywać się automatycznie. Fiskus musi najpierw zbadać przyczyny zaległości i zachowanie przedsiębiorcy. Orzeczenie może uchronić tysiące firm przed nieproporcjonalnymi sankcjami i nieodwracalnymi stratami.

Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

REKLAMA

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA