REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja należności, mimo że przeprowadzana co roku i, wydawałoby się, jasno określona w przepisach, w praktyce wciąż rodzi problemy. Ze względu na ogólność zapisów ustawy lub ich niewłaściwą interpretację księgowi popełniają różne błędy przy inwentaryzowaniu tej właśnie kategorii majątku.

PROBLEM 1. Stosowanie niewłaściwej metody

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.) należności inwentaryzuje się metodą potwierdzenia (uzgodnienia) salda, polegającą na uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych ich stanu oraz wyjaśnienia ich ewentualnych różnic. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie należności muszą być inwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda. Zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.) nie uzgadnia (potwierdza) się sald należności:

REKLAMA

- od pracowników,

- wątpliwych i spornych,

- publiczno-prawnych,

- od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nie oznacza to jednak, że tych należności się nie inwentaryzuje. Wszystkie należności podlegają inwentaryzacji, z tym że wyżej wymienione metodą weryfikacji salda. Niestety zdarza się, że należności tych nie inwentaryzuje się w ogóle bądź też wysyła prośbę o potwierdzenie salda, która z góry skazana jest na niepowodzenie. [przykłady 1-5]

PROBLEM 2. Niedochowanie terminów

W przypadku inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda najistotniejszy jest termin wysłania prośby do kontrahentów o potwierdzenie salda należności. Co prawda ustawa o rachunkowości mówi, że inwentaryzację taką należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, jednak pisma z wnioskiem o potwierdzenie nie należy wysyłać zbyt późno.

Należy pamiętać, że należności są zinwentaryzowane, kiedy jednostka otrzyma potwierdzenie salda, i to musi nastąpić do 15 stycznia. Wysłanie więc próśb o potwierdzenie np. 31 grudnia czy też na początku stycznia może skutkować zarzutami nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w terminie. Należy bowiem przyjąć, że kontrahent ma przynajmniej 14 dni na udzielenie odpowiedzi, więc wysłanie pisma np. 3 stycznia oznacza, iż przewidywany termin odpowiedzi to 17 stycznia, a więc 2 dni po terminie przewidywanym ustawą. Stanowisko takie prezentują liczne organy kontrolne.

PROBLEM 3. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie

Częstym problemem jest nieotrzymanie odpowiedzi na wysłaną przez jednostkę prośbę do kontrahenta o potwierdzenie salda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tu żadnej procedury, np. praktykowanego kiedyś tzw. milczącego akceptu (brak sprzeciwu w określonym terminie oznaczał potwierdzenie salda widniejącego na wniosku).

Obecnie za potwierdzone uznaje się tylko saldo, które kontrahent rzeczywiście potwierdził, tj. przekazał taką informację pisemnie.

Jak w takim razie postąpić w przypadku, kiedy jednostka prawidłowo wysłała wniosek o potwierdzenie salda, ale nie otrzymała na niego odpowiedzi.

W pierwszej kolejności należy zastosować procedury z instrukcji inwentaryzacyjnej, jeśli takie zostały w niej przewidziane (np. przesłanie w określonym terminie ponownego wezwania, monit telefoniczny itp.). Ostatecznie - w przypadku całkowitego braku potwierdzenia – należności takie należy zinwentaryzować metodą weryfikacji zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., który mówi również o tym, że weryfikuje się należności, których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Co w przypadku, kiedy kontrahent należności potwierdzi, ale tylko e-mailowo albo telefonicznie? Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie. Do celów dowodowych jako właściwą przyjmuje się formę pisemną. Jednak w przypadku braku pisma zwrotnego każda forma potwierdzenia pozwala uzyskać informację o faktycznym stanie należności, co jest istotą inwentaryzacji. Oczywiście potwierdzenie takie należy udokumentować – wydrukować, sporządzić notatkę służbową itp. Nie ma jednak przeszkód, aby je uznać.

PROBLEM 4. Jak stwierdzić, czy klient prowadzi księgi

REKLAMA

Nie potwierdza się należności od osób i jednostek nie prowadzących ksiąg rachunkowych. W przypadku należności wynikających z umów formę organizacyjno-prawną kontrahenta, a co za tym idzie, ewentualny sposób prowadzenia przez niego ewidencji, może wskazywać umowa lub załączone do niej dokumenty.

Jednak w przypadku jednorazowych faktur, na których figuruje tylko nazwa i adres firmy, często trudno stwierdzić, jaką formę działalności on prowadzi i czy założył księgi rachunkowe. Jak postąpić w takiej sytuacji? Najlepiej wysłać prośbę o potwierdzenie. Kontrahent albo odpowie potwierdzając należność, albo wskaże, że nie prowadzi ksiąg, albo nie odpowie w ogóle – w takim przypadku należność będzie podlegać weryfikacji.

PROBLEM 5. Czy stan zerowy też należy potwierdzić

Praktyka rachunkowości oraz sama istota procesu inwentaryzacji wskazują, że tak. W rachunkowości występuje pojęcie „salda 0”, które należy rozumieć, że jest to również stan oznaczający określoną wartość majątku.

Aby mieć pewność, że rozliczeń z danym kontrahentem już nie mamy, należy ten fakt potwierdzić poprzez wysłanie prośby o potwierdzenie, iż stan należności wynosi 0.

Takie postępowanie w 100 proc. potwierdza prawidłowość stanu należności (tj. ich brak) i jest szczególnie zasadne w przypadku kontrahentów, z którymi prowadzi się wiele rozliczeń albo rozliczenia ciągłe lub w tych samych, powtarzających się kwotach.


PROBLEM 6. Brak wyjaśnienia różnic

Tak jak każdy inny proces inwentaryzacyjny, inwentaryzacja należności powinna zakończyć się ustaleniem i wyjaśnieniem ewentualnych różnic. Zdarza się, że różnice na należnościach są ustalone, odnotowane i zaksięgowane, ale nie wyjaśniono ich przyczyn. [schemat] ⒸⓅ

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

- z popełnionych błędów rachunkowych i księgowych (niewłaściwa kwota ujęta w fakturze czy rachunku, błędy w obliczeniach, błędy przy wprowadzaniu dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych w jednej bądź drugiej jednostce);

- z niesłusznego zarachowania należności (np. przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi, przypisanie należności, mimo że np. nie doszła do skutku operacja gospodarcza powodująca jej powstanie);

- z niezaewidencjonowania operacji i dokumentów, np. w sytuacji kiedy dokument stwierdzający powstanie należności i zobowiązania nie dotarł do którejś ze stron i nie został zaewidencjonowany;

- z ujęcia dowodu w różnym czasie u każdej ze stron operacji (np. należność, której dotyczy zapytanie, nie została jeszcze zaewidencjonowana jako zobowiązanie u kontrahenta).

ⒸⓅ

infoRgrafika

agp

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

PRZYKŁAD 1

Pieniądze z funduszu socjalnego

Na 31 grudnia w księgach rachunkowych szkoły figurują należności od pracowników z tytułu zaciągniętych, pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 74 528 zł.

Szkoła nie będzie inwentaryzować tych należności metodą potwierdzenia salda, ponieważ są to należności od pracowników, które takiej inwentaryzacji nie podlegają. Natomiast szkoła jest zobowiązana do zinwentaryzowania tych należności metodą weryfikacji sald, tj. ich potwierdzenia z dokumentami, np. dowodami wypłaty, ewidencją szczegółową pożyczek, umowami itd. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 2

Pożyczki od pracowników

Na 31 grudnia w księgach gimnazjum figurują należności od poszczególnych pracowników z tytułu pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych na ogólną kwotę 120 600 zł.

W ramach weryfikacji salda porównano je z następującymi dokumentami:

- umowy pożyczek,

- indywidualne kartoteki pożyczkowe.

W wyniku weryfikacji stwierdzono, że wykazane ogólne saldo należności od pracowników jest prawidłowe, jednak wskutek omyłki nieprawidłowe są salda indywidualnych należności dwóch pracowników (błędnie zaksięgowano spłatę dwóch rat pożyczki jednemu pracownikowi, zamiast każdemu spłatę jednej raty). Omyłkę po przeprowadzonej weryfikacji sprostowano. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 3

Nadpłata do ZUS

Decyzją ZUS po rozliczeniu konta płatnika stwierdzono nadpłatę w składkach na ubezpieczenia społeczne w kwocie 28,67 zł, która w księgach rachunkowych jednostki została zaksięgowana jako należność (saldo to występuje na 31 grudnia).

Jednostka nie wystąpi do ZUS z prośbą o potwierdzenie salda należności, gdyż ma ona charakter cywilnoprawny, a więc zalicza się do tego rodzaju należności, których nie inwentaryzuje się metodą potwierdzenia salda. Należność jednostka zinwentaryzuje metodą weryfikacji, tj. porównania z listami płac, deklaracjami ZUS, kartami zasiłkowymi itp. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 4

Kiedy spór

W jednostce na ostatni dzień roku obrotowego zaksięgowane są należności w kwocie 1380 zł za wynajem pomieszczeń, co do których toczy się postępowanie w sądzie (dłużnik nie chce ich uregulować).

Również te należności nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda. Przede wszystkim potwierdzanie salda w przypadku należności spornych jest nielogiczne (stąd wyłączenie ustawowe). Oczywiste jest bowiem, że jeśli dłużnik kwestionuje należność, to na pewno jej nie potwierdzi. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 5

Weryfikacja salda

W księgach rachunkowych szkoły podstawowej na 31 grudnia figuruje należność od pracownika z tytułu niedoboru zawinionego w kwocie 870 zł, co do której toczy się postępowanie przed sądem (należność sporna). W ramach czynności inwentaryzacyjnych porównano wykazane saldo z następującymi dokumentami:

- protokołem poinwentaryzacyjnym, w którym stwierdzony i wyceniony został niedobór na kwotę 870 zł,

- decyzją kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony i obciążeniu pracownika kwotą niedoboru, tj. 870 zł,

- wezwaniami do zapłaty na kwotę 870 zł,

- pozwem do sądu z roszczeniem w kwocie 870 zł.

Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji saldo należności spornej uznano za zasadne i prawidłowo wycenione. ⒸⓅ

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

REKLAMA

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

REKLAMA