Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

PROBLEM 1. Stosowanie niewłaściwej metody

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.) należności inwentaryzuje się metodą potwierdzenia (uzgodnienia) salda, polegającą na uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych ich stanu oraz wyjaśnienia ich ewentualnych różnic. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie należności muszą być inwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda. Zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.) nie uzgadnia (potwierdza) się sald należności:

- od pracowników,

- wątpliwych i spornych,

- publiczno-prawnych,

- od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych.

Nie oznacza to jednak, że tych należności się nie inwentaryzuje. Wszystkie należności podlegają inwentaryzacji, z tym że wyżej wymienione metodą weryfikacji salda. Niestety zdarza się, że należności tych nie inwentaryzuje się w ogóle bądź też wysyła prośbę o potwierdzenie salda, która z góry skazana jest na niepowodzenie. [przykłady 1-5]

PROBLEM 2. Niedochowanie terminów

W przypadku inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda najistotniejszy jest termin wysłania prośby do kontrahentów o potwierdzenie salda należności. Co prawda ustawa o rachunkowości mówi, że inwentaryzację taką należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, jednak pisma z wnioskiem o potwierdzenie nie należy wysyłać zbyt późno.

Należy pamiętać, że należności są zinwentaryzowane, kiedy jednostka otrzyma potwierdzenie salda, i to musi nastąpić do 15 stycznia. Wysłanie więc próśb o potwierdzenie np. 31 grudnia czy też na początku stycznia może skutkować zarzutami nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w terminie. Należy bowiem przyjąć, że kontrahent ma przynajmniej 14 dni na udzielenie odpowiedzi, więc wysłanie pisma np. 3 stycznia oznacza, iż przewidywany termin odpowiedzi to 17 stycznia, a więc 2 dni po terminie przewidywanym ustawą. Stanowisko takie prezentują liczne organy kontrolne.

PROBLEM 3. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie

Częstym problemem jest nieotrzymanie odpowiedzi na wysłaną przez jednostkę prośbę do kontrahenta o potwierdzenie salda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tu żadnej procedury, np. praktykowanego kiedyś tzw. milczącego akceptu (brak sprzeciwu w określonym terminie oznaczał potwierdzenie salda widniejącego na wniosku).

Obecnie za potwierdzone uznaje się tylko saldo, które kontrahent rzeczywiście potwierdził, tj. przekazał taką informację pisemnie.

Jak w takim razie postąpić w przypadku, kiedy jednostka prawidłowo wysłała wniosek o potwierdzenie salda, ale nie otrzymała na niego odpowiedzi.

W pierwszej kolejności należy zastosować procedury z instrukcji inwentaryzacyjnej, jeśli takie zostały w niej przewidziane (np. przesłanie w określonym terminie ponownego wezwania, monit telefoniczny itp.). Ostatecznie - w przypadku całkowitego braku potwierdzenia – należności takie należy zinwentaryzować metodą weryfikacji zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., który mówi również o tym, że weryfikuje się należności, których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Co w przypadku, kiedy kontrahent należności potwierdzi, ale tylko e-mailowo albo telefonicznie? Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie. Do celów dowodowych jako właściwą przyjmuje się formę pisemną. Jednak w przypadku braku pisma zwrotnego każda forma potwierdzenia pozwala uzyskać informację o faktycznym stanie należności, co jest istotą inwentaryzacji. Oczywiście potwierdzenie takie należy udokumentować – wydrukować, sporządzić notatkę służbową itp. Nie ma jednak przeszkód, aby je uznać.

PROBLEM 4. Jak stwierdzić, czy klient prowadzi księgi

Nie potwierdza się należności od osób i jednostek nie prowadzących ksiąg rachunkowych. W przypadku należności wynikających z umów formę organizacyjno-prawną kontrahenta, a co za tym idzie, ewentualny sposób prowadzenia przez niego ewidencji, może wskazywać umowa lub załączone do niej dokumenty.

Jednak w przypadku jednorazowych faktur, na których figuruje tylko nazwa i adres firmy, często trudno stwierdzić, jaką formę działalności on prowadzi i czy założył księgi rachunkowe. Jak postąpić w takiej sytuacji? Najlepiej wysłać prośbę o potwierdzenie. Kontrahent albo odpowie potwierdzając należność, albo wskaże, że nie prowadzi ksiąg, albo nie odpowie w ogóle – w takim przypadku należność będzie podlegać weryfikacji.

PROBLEM 5. Czy stan zerowy też należy potwierdzić

Praktyka rachunkowości oraz sama istota procesu inwentaryzacji wskazują, że tak. W rachunkowości występuje pojęcie „salda 0”, które należy rozumieć, że jest to również stan oznaczający określoną wartość majątku.

Aby mieć pewność, że rozliczeń z danym kontrahentem już nie mamy, należy ten fakt potwierdzić poprzez wysłanie prośby o potwierdzenie, iż stan należności wynosi 0.

Takie postępowanie w 100 proc. potwierdza prawidłowość stanu należności (tj. ich brak) i jest szczególnie zasadne w przypadku kontrahentów, z którymi prowadzi się wiele rozliczeń albo rozliczenia ciągłe lub w tych samych, powtarzających się kwotach.