REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
Jak przeprowadzić inwentaryzację należności
fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzacja należności, mimo że przeprowadzana co roku i, wydawałoby się, jasno określona w przepisach, w praktyce wciąż rodzi problemy. Ze względu na ogólność zapisów ustawy lub ich niewłaściwą interpretację księgowi popełniają różne błędy przy inwentaryzowaniu tej właśnie kategorii majątku.

PROBLEM 1. Stosowanie niewłaściwej metody

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; dalej: u.r.) należności inwentaryzuje się metodą potwierdzenia (uzgodnienia) salda, polegającą na uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych ich stanu oraz wyjaśnienia ich ewentualnych różnic. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie należności muszą być inwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda. Zgodnie z prawem (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.) nie uzgadnia (potwierdza) się sald należności:

REKLAMA

Autopromocja

- od pracowników,

- wątpliwych i spornych,

- publiczno-prawnych,

- od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nie oznacza to jednak, że tych należności się nie inwentaryzuje. Wszystkie należności podlegają inwentaryzacji, z tym że wyżej wymienione metodą weryfikacji salda. Niestety zdarza się, że należności tych nie inwentaryzuje się w ogóle bądź też wysyła prośbę o potwierdzenie salda, która z góry skazana jest na niepowodzenie. [przykłady 1-5]

PROBLEM 2. Niedochowanie terminów

W przypadku inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda najistotniejszy jest termin wysłania prośby do kontrahentów o potwierdzenie salda należności. Co prawda ustawa o rachunkowości mówi, że inwentaryzację taką należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia następnego roku, jednak pisma z wnioskiem o potwierdzenie nie należy wysyłać zbyt późno.

Należy pamiętać, że należności są zinwentaryzowane, kiedy jednostka otrzyma potwierdzenie salda, i to musi nastąpić do 15 stycznia. Wysłanie więc próśb o potwierdzenie np. 31 grudnia czy też na początku stycznia może skutkować zarzutami nieprzeprowadzenia inwentaryzacji w terminie. Należy bowiem przyjąć, że kontrahent ma przynajmniej 14 dni na udzielenie odpowiedzi, więc wysłanie pisma np. 3 stycznia oznacza, iż przewidywany termin odpowiedzi to 17 stycznia, a więc 2 dni po terminie przewidywanym ustawą. Stanowisko takie prezentują liczne organy kontrolne.

PROBLEM 3. Brak odpowiedzi na wysłane potwierdzenie

Częstym problemem jest nieotrzymanie odpowiedzi na wysłaną przez jednostkę prośbę do kontrahenta o potwierdzenie salda. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tu żadnej procedury, np. praktykowanego kiedyś tzw. milczącego akceptu (brak sprzeciwu w określonym terminie oznaczał potwierdzenie salda widniejącego na wniosku).

Obecnie za potwierdzone uznaje się tylko saldo, które kontrahent rzeczywiście potwierdził, tj. przekazał taką informację pisemnie.

Jak w takim razie postąpić w przypadku, kiedy jednostka prawidłowo wysłała wniosek o potwierdzenie salda, ale nie otrzymała na niego odpowiedzi.

W pierwszej kolejności należy zastosować procedury z instrukcji inwentaryzacyjnej, jeśli takie zostały w niej przewidziane (np. przesłanie w określonym terminie ponownego wezwania, monit telefoniczny itp.). Ostatecznie - w przypadku całkowitego braku potwierdzenia – należności takie należy zinwentaryzować metodą weryfikacji zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r., który mówi również o tym, że weryfikuje się należności, których uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Co w przypadku, kiedy kontrahent należności potwierdzi, ale tylko e-mailowo albo telefonicznie? Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie. Do celów dowodowych jako właściwą przyjmuje się formę pisemną. Jednak w przypadku braku pisma zwrotnego każda forma potwierdzenia pozwala uzyskać informację o faktycznym stanie należności, co jest istotą inwentaryzacji. Oczywiście potwierdzenie takie należy udokumentować – wydrukować, sporządzić notatkę służbową itp. Nie ma jednak przeszkód, aby je uznać.

PROBLEM 4. Jak stwierdzić, czy klient prowadzi księgi

Nie potwierdza się należności od osób i jednostek nie prowadzących ksiąg rachunkowych. W przypadku należności wynikających z umów formę organizacyjno-prawną kontrahenta, a co za tym idzie, ewentualny sposób prowadzenia przez niego ewidencji, może wskazywać umowa lub załączone do niej dokumenty.

Jednak w przypadku jednorazowych faktur, na których figuruje tylko nazwa i adres firmy, często trudno stwierdzić, jaką formę działalności on prowadzi i czy założył księgi rachunkowe. Jak postąpić w takiej sytuacji? Najlepiej wysłać prośbę o potwierdzenie. Kontrahent albo odpowie potwierdzając należność, albo wskaże, że nie prowadzi ksiąg, albo nie odpowie w ogóle – w takim przypadku należność będzie podlegać weryfikacji.

PROBLEM 5. Czy stan zerowy też należy potwierdzić

Praktyka rachunkowości oraz sama istota procesu inwentaryzacji wskazują, że tak. W rachunkowości występuje pojęcie „salda 0”, które należy rozumieć, że jest to również stan oznaczający określoną wartość majątku.

Aby mieć pewność, że rozliczeń z danym kontrahentem już nie mamy, należy ten fakt potwierdzić poprzez wysłanie prośby o potwierdzenie, iż stan należności wynosi 0.

Takie postępowanie w 100 proc. potwierdza prawidłowość stanu należności (tj. ich brak) i jest szczególnie zasadne w przypadku kontrahentów, z którymi prowadzi się wiele rozliczeń albo rozliczenia ciągłe lub w tych samych, powtarzających się kwotach.


PROBLEM 6. Brak wyjaśnienia różnic

Tak jak każdy inny proces inwentaryzacyjny, inwentaryzacja należności powinna zakończyć się ustaleniem i wyjaśnieniem ewentualnych różnic. Zdarza się, że różnice na należnościach są ustalone, odnotowane i zaksięgowane, ale nie wyjaśniono ich przyczyn. [schemat] ⒸⓅ

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

- z popełnionych błędów rachunkowych i księgowych (niewłaściwa kwota ujęta w fakturze czy rachunku, błędy w obliczeniach, błędy przy wprowadzaniu dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych w jednej bądź drugiej jednostce);

- z niesłusznego zarachowania należności (np. przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi, przypisanie należności, mimo że np. nie doszła do skutku operacja gospodarcza powodująca jej powstanie);

- z niezaewidencjonowania operacji i dokumentów, np. w sytuacji kiedy dokument stwierdzający powstanie należności i zobowiązania nie dotarł do którejś ze stron i nie został zaewidencjonowany;

- z ujęcia dowodu w różnym czasie u każdej ze stron operacji (np. należność, której dotyczy zapytanie, nie została jeszcze zaewidencjonowana jako zobowiązanie u kontrahenta).

ⒸⓅ

infoRgrafika

agp

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

PRZYKŁAD 1

Pieniądze z funduszu socjalnego

Na 31 grudnia w księgach rachunkowych szkoły figurują należności od pracowników z tytułu zaciągniętych, pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 74 528 zł.

Szkoła nie będzie inwentaryzować tych należności metodą potwierdzenia salda, ponieważ są to należności od pracowników, które takiej inwentaryzacji nie podlegają. Natomiast szkoła jest zobowiązana do zinwentaryzowania tych należności metodą weryfikacji sald, tj. ich potwierdzenia z dokumentami, np. dowodami wypłaty, ewidencją szczegółową pożyczek, umowami itd. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 2

Pożyczki od pracowników

Na 31 grudnia w księgach gimnazjum figurują należności od poszczególnych pracowników z tytułu pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych na ogólną kwotę 120 600 zł.

W ramach weryfikacji salda porównano je z następującymi dokumentami:

- umowy pożyczek,

- indywidualne kartoteki pożyczkowe.

W wyniku weryfikacji stwierdzono, że wykazane ogólne saldo należności od pracowników jest prawidłowe, jednak wskutek omyłki nieprawidłowe są salda indywidualnych należności dwóch pracowników (błędnie zaksięgowano spłatę dwóch rat pożyczki jednemu pracownikowi, zamiast każdemu spłatę jednej raty). Omyłkę po przeprowadzonej weryfikacji sprostowano. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 3

Nadpłata do ZUS

Decyzją ZUS po rozliczeniu konta płatnika stwierdzono nadpłatę w składkach na ubezpieczenia społeczne w kwocie 28,67 zł, która w księgach rachunkowych jednostki została zaksięgowana jako należność (saldo to występuje na 31 grudnia).

Jednostka nie wystąpi do ZUS z prośbą o potwierdzenie salda należności, gdyż ma ona charakter cywilnoprawny, a więc zalicza się do tego rodzaju należności, których nie inwentaryzuje się metodą potwierdzenia salda. Należność jednostka zinwentaryzuje metodą weryfikacji, tj. porównania z listami płac, deklaracjami ZUS, kartami zasiłkowymi itp. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 4

Kiedy spór

W jednostce na ostatni dzień roku obrotowego zaksięgowane są należności w kwocie 1380 zł za wynajem pomieszczeń, co do których toczy się postępowanie w sądzie (dłużnik nie chce ich uregulować).

Również te należności nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda. Przede wszystkim potwierdzanie salda w przypadku należności spornych jest nielogiczne (stąd wyłączenie ustawowe). Oczywiste jest bowiem, że jeśli dłużnik kwestionuje należność, to na pewno jej nie potwierdzi. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 5

Weryfikacja salda

W księgach rachunkowych szkoły podstawowej na 31 grudnia figuruje należność od pracownika z tytułu niedoboru zawinionego w kwocie 870 zł, co do której toczy się postępowanie przed sądem (należność sporna). W ramach czynności inwentaryzacyjnych porównano wykazane saldo z następującymi dokumentami:

- protokołem poinwentaryzacyjnym, w którym stwierdzony i wyceniony został niedobór na kwotę 870 zł,

- decyzją kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony i obciążeniu pracownika kwotą niedoboru, tj. 870 zł,

- wezwaniami do zapłaty na kwotę 870 zł,

- pozwem do sądu z roszczeniem w kwocie 870 zł.

Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji saldo należności spornej uznano za zasadne i prawidłowo wycenione. ⒸⓅ

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek cyfrowy w Polsce? Eksperci alarmują: zagrożenie dla biznesu i konsumentów

Pomysł wprowadzenia podatku cyfrowego powraca, ale budzi poważne kontrowersje. Eksperci ostrzegają: to niesprawiedliwe rozwiązanie, które może zaszkodzić polskim przedsiębiorcom, podnieść ceny usług i wywołać napięcia z USA. Czy Polska powinna podążać tą drogą? Oto trzy kluczowe powody, dla których podatek cyfrowy to ryzykowny pomysł.

Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

Roczne zeznanie podatkowe CIT tylko do 31 marca. Jak złożyć CIT-8

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa przypominają, że 31 marca 2025 r. upływa termin złożenia zeznania CIT-8 za 2024 rok dla tych podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. CIT-8 można złożyć także elektronicznie w serwisie e-Urząd Skarbowy bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

REKLAMA

PKPiR 2026: lista 15 poważnych zmian i nowe rozporządzenie od 1 stycznia. Terminy wpisów, dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe i inne nowości

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

REKLAMA

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

Będą zmiany w L4, pracy na chorobowym i pensjach na zwolnieniach lekarskich. Przedsiębiorcy: Jesteśmy zwolennikami deregulacji i elastyczności, ale też jasnych zasad

Zasiłek chorobowy powinien być wypłacany pracownikowi już od pierwszego dnia absencji – Północna Izba Gospodarcza w Szczecinie popiera projekt przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, apelując jednocześnie o to, by ustawa w tej sprawie była przyjęta możliwie szybko. Przedsiębiorcy jednocześnie oczekują dalszego dialogu z Ministerstwem na temat np. „Zmian w L4”, które w opinii niektórych przedsiębiorców mogą budzić kontrowersje. – Jesteśmy zwolennikami tego, by pracownicy i pracodawcy mogli regulować swoje relacje w możliwie elastyczny sposób. Z jednej strony więc jesteśmy zwolennikami tego, by zwolnienie lekarskie nie blokowało w stu procentach możliwości wykonywania innych zobowiązań jeżeli to jest możliwe, ale z drugiej widzimy przestrzeń, gdzie zwolnienie lekarskie może być wykorzystywane do nadrabiania obowiązków w jednej pracy, przy jednoczesnym spowolnianiu działania w drugiej firmie – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.

REKLAMA