REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Które jednostki muszą zmienić instrukcję inwentaryzacyjną

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Które jednostki muszą zmieniać instrukcję inwentaryzacyjną /Fotolia
Które jednostki muszą zmieniać instrukcję inwentaryzacyjną /Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Znane jest już stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Te jednostki, które stosują Krajowe Standardy Rachunkowości, mają obowiązek zastosować je przy najbliższej rocznej inwentaryzacji zapasów, która może się rozpocząć już 1 października 2016 r. A zatem jednostki stosujące KSR nie muszą zmieniać instrukcji inwentaryzacyjnej, ale pozostałe już tak.

Stanowisko uszczegóławia w kwestiach technicznych zapisy art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości (u.r.) i zawiera wiele dokładnych wytycznych dotyczących procesu przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji zapasów. Komitet zaprezentował w nim dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. Szczegółowo odniósł się do kwestii przygotowania i organizacji inwentaryzacji zapasów drogą spisu, przebiegu prac oraz ich rozliczenia.

REKLAMA

Autopromocja

Pierwsza część stanowiska to także omówienie regulacji prawnych i kluczowych pojęć dla tego aktu, m.in.: czynności spisowe, inwentaryzacja ciągła zapasów, pole spisowe i składowisko strzeżone.

Stanowisko zawiera wiele dokładnych wskazówek dotyczących m.in. rozwiązań, jakie mogą stosować mniejsze jednostki lub uproszczeń, które mogą być wykorzystywane przy różnych rodzajach zapasów.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury - stanowisko KSR

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zwrócono np. uwagę, że kierownik jednostki może w określonych sytuacjach pełnić także funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy). Obowiązek powołania komisji ciąży na kierowniku także wtedy, gdy inwentaryzację przeprowadzać będzie podmiot zewnętrzny.

REKLAMA

Wskazano, że w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej dwie osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi. Natomiast w jednostkach najmniejszych czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób.

Wiele uwagi poświęcono rozwiązaniom organizacyjnym w przypadku powierzenia inwentaryzacji podmiotowi zewnętrznemu. Wskazano, że umowa o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury powinna określać co najmniej wymagania co do jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu (rodzaje dokumentów). Umowa może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

Jeżeli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności aby nie posiadały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.

Dokumentacja

Stanowisko odnosi się też do dokumentacji z przygotowaniem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym:

- regulacji wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury,

- zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury – tu wskazano, co powinno ono zawierać w zależności od tego, czy komisja inwentaryzacyjna jest powoływana raz na kilka lat czy rokrocznie,

REKLAMA

- planu sytuacyjnego i harmonogramu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury – omówiono cele i zawartość tych dokumentów, podkreślono, że posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania,

- instrukcji inwentaryzacyjnych – wskazano, że mają one stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Wskazano też, że instrukcja może być jedna (całościowa instrukcja) albo kilka instrukcji odrębnie dla członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych.

Polecamy: Poradnik Gazety Prawnej - Środki trwałe wycena, amortyzacja i likwidacja

W stanowisku zaprezentowano bardzo szczegółowo zawartość arkusza spisowego (ze wskazaniem, co należy wpisać w poszczególnych polach) oraz sposób poprawiania w nim błędów.

Etapy

W stanowisku zostały też omówione etapy przygotowania inwentaryzacji zapasów, w tym jak należy przygotować pola spisowe. Najbardziej rozbudowaną częścią jest opis przebiegu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, gdzie opisano, ilustrując przykładami rozpoczęcie spisu, technikę spisu z natury, udokumentowanie spisu z natury, zasady wspomagania informatycznego inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, kontrolę przebiegu i dokumentów spisu z natury oraz zakończenie spisu. Zwrócono uwagę na rolę biegłego rewidenta, który ma być jedynie obserwatorem spisu z natury, nie uczestnicząc aktywnie w jego przebiegu.

Stanowisko zawiera wiele wytycznych dotyczących samej techniki prowadzenia prac inwentaryzacyjnych.

Komitet Standardów Rachunkowości wyraźnie podkreślił, że w sytuacji, gdy pomiar stanu zapasów drogą przeliczenia, zważenia lub ustalenia objętości jest niewykonalny, nieopłacalny lub uciążliwy (przesypywanie, przeważenie, przetransportowanie), a zarazem obarczony błędem, ponieważ zapasy są przechowywane na otwartym terenie, materiały sypkie mogą zmieniać swoje rozmiary (objętość, wagę) w zależności od okresu ich składowania, warunków atmosferycznych, stosuje się pomiar szacunkowy, angażując do jego przeprowadzenia odpowiednich fachowców.


Wsparcie informatyczne

Wskazano też na zasady wspomagania informatycznego procesu inwentaryzacji, które mogą polegać m.in. na:

- elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,

- korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,

- przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń – skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.

Rozliczenie

W części poświęconej rozliczeniu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury omówiono m.in.:

- wycenę poszczególnych składników zapasów objętych spisem z natury – wskazano tu miejsce i przedmiot wyceny, ceny stosowane do wyceny spisu w zależności od stosowanego sposobu prowadzenia ewidencji zapasów i sam proces wyceny,

- porównanie wyników spisu z danymi bieżącej ewidencji księgowej, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych – tu zwrócono uwagę na sprawdzenie kompletności ujęcia w ewidencji księgowej dokumentów obrotów zapasami dokonanych do dnia spisu, z uwzględnieniem obrotów, które nastąpiły w czasie spisu, a w odniesieniu do zapasów objętych bieżącą ilościową lub ilościowo-wartościową ewidencją także skontrolowanie identyczności porównywanych składników zapasów na podstawie ich nazwy, symbolu indeksu lub kodu bądź innych oznaczeń, zgodności jednostek miary danego składnika stosowanych podczas spisu i w ewidencji księgowej, identyczności cen przyjętych do wyceny spisu z cenami stosowanymi w ewidencji ilościowo-wartościowej, wyjaśnienie przyczyn różnic i zaproponowanie sposobu ich rozliczenia oraz dokonanie księgowań doprowadzających stany księgowe zapasów do stanów rzeczywistych wynikających ze spisu z natury.

Jak inwentaryzować i ująć w bilansie rozliczenia międzyokresowe

Stanowisko zawiera systematykę i wskazówki dotyczące rozliczania różnic (wraz z przykładami). Komitet zaznaczył, że w każdym przypadku to kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji, wprowadzając uprzednio ewentualne zmiany po zapoznaniu się z opinią księgowego, a w razie potrzeby także radcy prawnego. Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy rozlicza je w księgach rachunkowych pod datą spisu, nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury (art. 12 ust. 2 u.r.). Stanowisko wskazuje, że składniki zapasów o obniżonej przydatności wykazuje się w ewidencji księgowej odrębnie. Omówione zostały też zasady archiwizacji dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym okres przechowywania tej dokumentacji i reguły związane z możliwością przeniesienia jej na informatyczny nośnik danych.

Kto zmienia

Stanowisko przyjęte przez KSR obowiązuje te podmioty, które włączyły do swoich regulacji z zakresu rachunkowości krajowe standardy rachunkowości. Nie mają one zatem potrzeby ani obowiązku wprowadzania powyższych zapisów do swoich instrukcji inwentaryzacyjnych. Te jednostki, które nie zdecydowały się na taką możliwość, powinny wskazówki zawarte w tym dokumencie jako praktyczne i sprzyjające zachowaniu obiektywizmu i rzetelności spisów włączyć do swoich instrukcji inwentaryzacyjnych. ⒸⓅ

dr Katarzyna Trzpioła

Katedra Finansów i Rachunkowości UW

Inwentaryzacja metodą porównania danych ksiąg rachunkowych

TRZY PYTANIA DO...

Informujemy i czekamy na efekty

Monika Kaczorek biegły rewident, partner w grupie audytorsko-doradczej Mazars

W Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów 28 lipca 2016 r. został opublikowany komunikat MF w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Czy to stanowisko wniesie coś do praktyki?

Powinno, gdyż opublikowane stanowisko stanowi cenną pomoc dla przeprowadzających inwentaryzację oraz dokonujących jej rozliczenia w księgach rachunkowych. Istotną wartością jest przedstawienie dobrych praktyk i wskazówek dotyczących przeprowadzania spisów, takich jak np. związanych z wyznaczeniem pól spisowych, technikami spisu z natury oraz technikami pomiaru różnego rodzaju zapasów (zapasów sypkich, zapasów mierzonych w innych jednostkach niż jednostki miary stosowane dla potrzeb ewidencji księgowej, złomu).

Na co księgowi powinni szczególnie zwrócić uwagę?

Księgowi mogą skorzystać z przedstawionych metod porównania stanów fizycznych ze stanami wynikającymi z ewidencji księgowej oraz wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych, gdzie podane są konkretne przykłady. Jest to na pewno bardzo pomocne nie tylko dla księgowych, lecz także dla osób przeprowadzających spis z natury. Pomocne dla księgowych są również wytyczne dotyczące sporządzania dokumentacji spisu, gdyż ułatwią przygotowanie procedury spisu, zarządzeń i samych arkuszy spisowych.

A czy czegoś w stanowisku zabrakło?

Tak. Warto byłoby w przyszłości uzupełnić stanowisko o wytyczne dotyczące metod inwentaryzacji produkcji w toku i półproduktów. ⒸⓅ

Rozmawiała Magdalena Sobczak

Podstawa prawna:

- Komunikat ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Ministerstwa Finansów z 28 lipca 2016 r. poz. 55).

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA