REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Błędy popełnianie podczas inwentaryzacji

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Błędy popełnianie podczas inwentaryzacji
Błędy popełnianie podczas inwentaryzacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie błędy w praktyce pojawiają się przy przeprowadzaniu inwentaryzacji? Przykładowo, jeden z popełnianych błędów dotyczy sytuacji, gdy firmy chcą sobie ułatwić pracę, drukując stan magazynowy.

REKLAMA

Autopromocja

Niezależnie od tego warto pamiętać, że Komitet Standardów Rachunkowości wydał nowe stanowisko dotyczące inwentaryzacji zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Zostało ono opublikowane w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów z lipca 2016 r. poz. 55.

KSR wskazuje w nim np., że ujawnione szkody należy rozliczyć jak niedobory. Przykładowo tak będzie w sytuacji, gdy okaże się, że towary są już nieprzydatne, a komisja ustali, iż ich wartość ewidencji księgowej jest wyższa niż możliwa do uzyskania przy sprzedaży. W takim przypadku przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej powinien przekazać do księgowości do akceptacji zarządu (kierownika jednostki) zestawienie różnic jakościowych. Po otrzymaniu zgody różnice te trzeba wyksięgować.

Które jednostki muszą zmienić instrukcję inwentaryzacyjną

Dalszy ciąg materiału pod wideo

BŁĄD 1: Korzystanie z wydruków z systemu magazynowego

Podczas spisu z natury zapasów komisja inwentaryzacyjna posługiwała się arkuszami spisowymi wydrukowanymi z systemu magazynowego, zawierającymi informację o nazwie, indeksie i ilości magazynowej (według systemu informatycznego) asortymentów. Komisja inwentaryzacyjna dokonywała spisu w kolejności wyliczenia asortymentów na wydruku, przemieszczając się po całym magazynie (ułożenie zapasów na regałach nie ma związku z kolejnością ujęcia na wydruku).

OPINIA EKSPERTA

Maciej Czapiewski biegły rewident, partner zarządzający w HLB M2 Audyt sp. z o.o. sp.k.

Przepisy nie regulują zasad metodologicznych przeprowadzenia spisu z natury, tym niemniej w literaturze można znaleźć dobre praktyki w tym zakresie. Przedstawiony powyżej sposób działania komisji spisowej może prowadzić do poważnych nieprawidłowości przeprowadzonego spisu. Przede wszystkim bieżący dostęp podczas spisu do wykazywanych w systemie magazynowym ilości asortymentów może prowadzić do sugerowania się przez komisję spisową wskazanymi ilościami (np. spisywanie danego asortymentu do momentu potwierdzenia ilości zaraportowanych z systemu magazynowego lub omyłkowego zaliczenia innych asortymentów na poczet zliczanego w danym momencie asortymentu). Wpływa to także na redukcję uważności komisji inwentaryzacyjnej, która koncentruje się bardziej na potwierdzeniu ilości ewidencyjnych niż rzetelnemu zliczeniu rzeczywistych ilości. Przeprowadzanie spisu w kolejności wydruku i ciągłe przemieszczanie po magazynie w poszukiwaniu kolejnych asortymentów wydłuża czas trwania spisu. Może też prowadzić do pominięcia ewentualnych nadwyżek inwentaryzacyjnych, zarówno w odniesieniu do asortymentów niewykazanych na wydruku a istniejących faktycznie, jak i nadwyżek ilościowych w ramach asortymentów uwzględnionych na wydruku. Istnieje też poważne ryzyko dwukrotnego spisania podobnych asortymentów. Prawidłowa technika przeprowadzania spisu wymaga zliczania asortymentów według faktycznego ułożenia w magazynie. Jeżeli ten sam asortyment znajduje się w różnych miejscach magazynu, po dokonaniu spisu sumuje się spisane ilości. Posługiwanie się wydrukami z systemów może ułatwić przeprowadzenie spisu, jednak wydruki nie mogą zawierać informacji o systemowych ilościach magazynowych ani być podstawą kolejności przeprowadzenia spisu.

BŁĄD 2: Weryfikacja rozrachunków

Spółka handlowa podjęła decyzję o inwentaryzacji rozrachunków z tytułu dostaw i usług zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Ustalono, że inwentaryzacja odbędzie się na dzień bilansowy poprzez potwierdzenie sald. Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów w styczniu wysłano potwierdzenia sald wszystkich należności handlowych wykazujących saldo niezerowe na dzień bilansowy 31 grudnia. Przez miesiąc weryfikowano otrzymane potwierdzenia i wyjaśniano z klientami stwierdzone niezgodności. Jednocześnie spółka od niektórych dostawców otrzymała potwierdzenia sald swoich zobowiązań; potwierdzenia odesłano jako zgodne. Na tej podstawie uznano, że inwentaryzacja rozrachunków handlowych została zakończona i przeprowadzona zgodnie z wymogami ustawy.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

OPINIA EKSPERTA

Damian Uszko biegły rewident, partner w HLB M2 Audyt sp. z o.o. sp.k.

Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny dokonywać inwentaryzacji całości aktywów i pasywów. Wynika to z art. 26 ustawy, w którym zdefiniowano podstawowe zasady inwentaryzacji. W pewnym uproszczeniu zasady te są następujące:

– aktywa pieniężne, papiery wartościowe, rzeczowe aktywa trwałe i obrotowe, nieruchomości inwestycyjne powinny być inwentaryzowane drogą spisu z natury,

– aktywa finansowe (w tym należności i pożyczki) oraz aktywa powierzone kontrahentom – drogą uzyskania potwierdzeń sald,

– pozostałe aktywa i pasywa – drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

W praktyce jednostki zazwyczaj koncentrują się na inwentaryzacji składników majątkowych wskazanych w pierwszych dwóch punktach. Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów jest postrzegana tylko jako weryfikacja zapisów księgowych, a ryzyko istotnych szkód majątkowych jest oceniane przez kierownictwo zazwyczaj jako niższe od spisu aktywów materialnych. To powoduje, że nierzadko pozycje te nie są faktycznie inwentaryzowane. Szczególnym przypadkiem są rozrachunki handlowe ze względu na to, że ustawa o rachunkowości wskazuje na konieczność wysłania potwierdzeń sald należności, natomiast nie nakłada takiego obowiązku odnośnie do zobowiązań. Analiza otrzymanych potwierdzeń sald zazwyczaj nie jest wystarczająca, ponieważ nie należy oczekiwać, że wszyscy dostawcy poproszą o potwierdzenia sald, tym bardziej że zobowiązania mogą również dotyczyć drobnych zakupów czy faktur kasowych. Uwagę należy również zwrócić na wszelkie salda debetowe w zobowiązaniach, które mogą stanowić nierozliczone zaliczki lub zapłaty za faktury, które nie zostały zaksięgowane. Dlatego też prawidłowa inwentaryzacja zobowiązań handlowych wymaga analizy poszczególnych sald pod kątem ich kompletności oraz realności. Brak takiej weryfikacji może skutkować niekompletnością dokumentów zakupowych w księgach rachunkowych.

W jednostce handlowej szczególną uwagę należy również zwrócić na zestawienie nierozliczonych transakcji z dostawcami towarów. Ze względu na dużą liczbę operacji w tymi klientami mogą wystąpić błędy w rozliczaniu zapłat – w takich przypadkach na saldzie mogą pozostać pozornie nierozliczone, wiekowe faktury lub zapłaty. Szczegółowa weryfikacja analitycznego zestawienia zobowiązań może umożliwić identyfikację i korektę tych błędów.

Inwentaryzacja metodą porównania danych ksiąg rachunkowych


BŁĄD 3: Spis środków trwałych

Na dzień bilansowy fundacja wykazała środki trwałe stanowiące: grunt, maszyny i urządzenia oraz środki transportu będące przedmiotem leasingu. Fundacja ma dwie lokalizacje (na terenie strzeżonym), gdzie prowadzi swoją działalność. Inwentaryzację rozpoczęto we wrześniu przed końcem roku obrotowego i zakończono w czerwcu następnego roku. Fundacja nie prowadzi ewidencji środków trwałych umożliwiającej powiązanie spisanych środków z księgami (brak podziału na lokalizacje, pewne środki są przyjmowane kwotą zbiorczą). Nie dokonano inwentaryzacji gruntu. Stwierdzono brak zasadności ze względu na to, że jest tylko jedna taka pozycja i brak na niej ruchów w ciągu ostatnich czterech lat. Nie było także spisu samochodów, ponieważ uznano je jako środki trwałe obce i niepodlegające spisowi. Spis przeprowadzono poprzez weryfikację uprzednio przygotowanych wydruków stanów środków trwałych ze stanem faktycznym.

OPINIA EKSPERTA

Aleksandra Motławska biegły rewident, partner zarządzający w HLB M2 Audyt sp. z o.o. sp.k.

Celem inwentaryzacji środków trwałych jest przede wszystkim ustalenie ich rzeczywistego stanu, wyznaczenie środków trwałych nieprzydatnych, zbędnych i przeznaczonych do likwidacji, jak również rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za dane środki trwałe. W wyniku inwentaryzacji jednostka powinna móc zweryfikować stan faktyczny z tym, co jest zawarte w księgach rachunkowych. Aby to zrealizować, jednostka powinna przede wszystkim prowadzić w taki sposób ewidencję rachunkową, aby mogła powiązać ją z protokołem spisowym. Fundacja w tym przypadku powinna prowadzić księgi analityczne w podziale na lokalizacje prowadzonej działalności. Poszczególne środki trwałe powinny być stosownie oznaczone, najlepiej numerem inwentarzowym, który powinien odpowiadać numerowi nadanemu w ewidencji środków trwałych. W przypadku przechowywania w różnych miejscach większej liczby takich samych środków trwałych zakupionych w ramach jednej transakcji, każdy środek trwały (o ile jego wartość jest istotna dla sprawozdania finansowego i wynika to z polityki rachunkowości) powinien być oznaczony oddzielnie i powinien być osobno wprowadzony na stan ewidencyjny. W innym przypadku rozliczenie inwentaryzacji w księgach (w przypadku dużej liczby środków trwałych) będzie niemożliwe lub poważnie utrudnione.

Jak uprościć przeprowadzanie inwentaryzacji?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzację gruntów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (w tym wypadku księgami wieczystymi) i weryfikacji wartości tych składników.

REKLAMA

W trakcie inwentaryzacji fundacja powinna była również potwierdzić stan posiadanych leasingowanych środków trwałych. Spisu powinna dokonać w taki sam sposób, jak w przypadku własnych środków trwałych. Obowiązek taki wynika z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Nieruchomości zaliczone do środków trwałych, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – przeprowadza się raz w ciągu czterech lat.

Natomiast jeżeli chodzi o częstotliwość inwentaryzacji gruntu, powinna być ona przeprowadzana – zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy – na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązek prawidłowego przeprowadzania spisu wchodzi w zakres rachunkowości jednostki, a zgodnie z art. 4 ust. 5 to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, gdy zostaną one powierzone innej osobie za jej zgodą na piśmie. W przypadku nieprowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy kierownik jednostki może podlegać grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie (art. 77 ustawy o rachunkowości). ⒸⓅ

Agnieszka Pokojska

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
9000 zł brutto średniej pensji w Polsce w 2025 r. Kiedy pęknie bariera psychologiczna 10 tys. zł miesięcznie?

Główny Urząd Statystyczny podał, że w grudniu 2024 r. przeciętne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 8.821,25 zł. Eksperci oceniają, że w 2025 roku na pewno przeciętne wynagrodzenie w przedsiębiorstwach przekroczy kwotę 9.000 zł brutto (ok. 6.450 zł netto). Natomiast zdaniem przedsiębiorców, granicą psychologiczną przeciętnej miesięcznej pensji w Polsce jest kwota 10 000 zł brutto (ok. 7.150 zł netto). Kiedy ta granica zostanie przełamana?

ZUS zmienił zasady doręczania pism na PUE (eZUS). Nowości od 15 stycznia 2025 r.

W komunikacie z 24 stycznia 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował, że od 15 stycznia 2025 r. na portalu PUE eZUS udostępnił funkcjonalności, które wynikają z art. 71 ab ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń́ społecznych w zakresie tzw. e-Doręczeń.

Rozliczenie PIT emeryta i rencisty w 2025 r. ZUS wysyła PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za 2024 r. Kiedy zwrot nadpłaty podatku? Jak odliczać i przekazać 1,5 proc. podatku?

W najbliższych tygodniach emeryci i renciści otrzymają ważny formularz, dotyczący rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). ZUS rozpoczął właśnie wysyłkę deklaracji PIT-40A, PIT-11A i PIT-11 za miniony rok. W całym kraju akcja obejmie niemal 10,5 mln osób.

Płatniku, sporządź i wyślij poprawnie PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR

Ministerstwo Finansów przypomina płatnikom o obowiązku sporządzenia i przesłania deklaracji podatkowych za 2024 rok. Sprawdź, jak przygotować formularze, na co zwrócić uwagę i jak uniknąć błędów w dokumentach PIT.

REKLAMA

31 stycznia to ważna data dla płatników – pamiętaj o obowiązkach PIT

Czas na złożenie dokumentów PIT-11, PIT-R, PIT-8C i PIT-40A/11A za 2024 rok upływa 31 stycznia. To nie tylko formalność – poprawne dane, w tym PESEL lub NIP, są kluczowe, aby uniknąć problemów z rozliczeniem podatkowym. Dowiedz się, jak prawidłowo przygotować formularze, uwzględnić ulgi podatkowe i złożyć dokumenty drogą elektroniczną. Sprawdź szczegóły, aby wszystko poszło sprawnie!

Ceny transferowe: Recharakteryzacja – kiedy i kogo dotyczy

Podatnicy, którzy co roku stają przed obowiązkami z zakresu cen transferowych w ostatnim czasie coraz częściej mogą usłyszeć ostrzeżenie przed recharakteryzacją. Co tak naprawdę oznacza to pojęcie i czy dotyczyć może każdego podatnika?

Przełomowy wyrok SN: Naczelna Izba Aptekarska może być traktowana jak przedsiębiorca

Czy samorząd zawodowy może działać jak przedsiębiorca? Sąd Najwyższy uznał, że w przypadku Naczelnej Izby Aptekarskiej to możliwe. Wyrok zapadł w sprawie sporu z siecią aptek Gemini, dotyczącego ochrony dóbr osobistych i nieuczciwej konkurencji. Sprawa wraca do ponownego rozpatrzenia, a decyzja SN może mieć dalekosiężne konsekwencje dla funkcjonowania organizacji samorządowych.

Groźna luka w VAT od 2025 r. Prof. Modzelewski: to błąd podstawowy, daje prawo do nieograniczonych zwrotów; konieczna szybka nowelizacja

Najnowsza nowelizacja ustawy o VAT, obowiązująca od początku 2025 roku, wprowadza w Polsce nieznaną w całej ponad trzydziestoletniej historii tego podatku lukę umożliwiającą nieograniczony zwrot tego podatku – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Każdy podatnik wykonujący czynności w sensie prawnym poza terytorium kraju, które w Polsce byłyby zwolnione od tego podatku, uzyska z tego tytułu od początku roku zwrot podatku naliczonego - dodaje Profesor.

REKLAMA

Faktura korygująca - do kiedy można wystawić (termin graniczny)

Na przedawnienie zobowiązania podatkowego nie wpływa wystawienie przez podatnika faktury korygującej, również zwiększającej. Korekta faktury nie kreuje bowiem obowiązku podatkowego, gdyż odnosi się do faktury pierwotnej, która odzwierciedla zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego. Nie ma więc żadnych podstaw prawnych, by w przypadku korekty faktury początek 5-letniego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wiązać z datą korekty faktury, a nie ze zdarzeniem powodującym powstanie obowiązku podatkowego. Dlatego po upływie 5-letniego terminu przedawnienia nie istnieje możliwość wystawiania przez podatników faktur korygujących.

Fałszowanie faktur: jakie skutki w VAT dla kupującego i sprzedawcy. Faktury puste, wystawione przez osoby nieuprawnione, bez wiedzy i zgody podatnika

Odpowiedzialność podatników VAT za „puste” lub nierzetelne faktury wywołuje od dłuższego czasu spore kontrowersje, szczególnie gdy wystawcą był pracownik. Po korzystnym wyroku TSUE pracodawca może uwolnić się od obowiązku zapłaty VAT wynikającego z faktur wystawionych przez nieuczciwych pracowników. Wymaga to jednak od niego dochowania należytej staranności przy kontrolowaniu poczynań pracowników. NSA w wyroku z 3 września 2024 r. (sygn. akt I FSK 1212/18) uznał, że pracodawca nie dochował staranności, skoro proceder trwał przez dłuższy okres (ponad 3 lata).

REKLAMA