| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość > Rachunkowość > Inwentaryzacja > Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

Jak przeprowadzić inwentaryzację należności

Inwentaryzacja należności, mimo że przeprowadzana co roku i, wydawałoby się, jasno określona w przepisach, w praktyce wciąż rodzi problemy. Ze względu na ogólność zapisów ustawy lub ich niewłaściwą interpretację księgowi popełniają różne błędy przy inwentaryzowaniu tej właśnie kategorii majątku.

PROBLEM 6. Brak wyjaśnienia różnic

Tak jak każdy inny proces inwentaryzacyjny, inwentaryzacja należności powinna zakończyć się ustaleniem i wyjaśnieniem ewentualnych różnic. Zdarza się, że różnice na należnościach są ustalone, odnotowane i zaksięgowane, ale nie wyjaśniono ich przyczyn. [schemat] ⒸⓅ

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

- z popełnionych błędów rachunkowych i księgowych (niewłaściwa kwota ujęta w fakturze czy rachunku, błędy w obliczeniach, błędy przy wprowadzaniu dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych w jednej bądź drugiej jednostce);

- z niesłusznego zarachowania należności (np. przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi, przypisanie należności, mimo że np. nie doszła do skutku operacja gospodarcza powodująca jej powstanie);

- z niezaewidencjonowania operacji i dokumentów, np. w sytuacji kiedy dokument stwierdzający powstanie należności i zobowiązania nie dotarł do którejś ze stron i nie został zaewidencjonowany;

- z ujęcia dowodu w różnym czasie u każdej ze stron operacji (np. należność, której dotyczy zapytanie, nie została jeszcze zaewidencjonowana jako zobowiązanie u kontrahenta).

ⒸⓅ

infoRgrafika

agp

Najczęściej w przypadku należności różnice wynikają:

PRZYKŁAD 1

Pieniądze z funduszu socjalnego

Na 31 grudnia w księgach rachunkowych szkoły figurują należności od pracowników z tytułu zaciągniętych, pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w łącznej kwocie 74 528 zł.

Szkoła nie będzie inwentaryzować tych należności metodą potwierdzenia salda, ponieważ są to należności od pracowników, które takiej inwentaryzacji nie podlegają. Natomiast szkoła jest zobowiązana do zinwentaryzowania tych należności metodą weryfikacji sald, tj. ich potwierdzenia z dokumentami, np. dowodami wypłaty, ewidencją szczegółową pożyczek, umowami itd. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 2

Pożyczki od pracowników

Na 31 grudnia w księgach gimnazjum figurują należności od poszczególnych pracowników z tytułu pozostałych do spłaty pożyczek mieszkaniowych na ogólną kwotę 120 600 zł.

W ramach weryfikacji salda porównano je z następującymi dokumentami:

- umowy pożyczek,

- indywidualne kartoteki pożyczkowe.

W wyniku weryfikacji stwierdzono, że wykazane ogólne saldo należności od pracowników jest prawidłowe, jednak wskutek omyłki nieprawidłowe są salda indywidualnych należności dwóch pracowników (błędnie zaksięgowano spłatę dwóch rat pożyczki jednemu pracownikowi, zamiast każdemu spłatę jednej raty). Omyłkę po przeprowadzonej weryfikacji sprostowano. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 3

Nadpłata do ZUS

Decyzją ZUS po rozliczeniu konta płatnika stwierdzono nadpłatę w składkach na ubezpieczenia społeczne w kwocie 28,67 zł, która w księgach rachunkowych jednostki została zaksięgowana jako należność (saldo to występuje na 31 grudnia).

Jednostka nie wystąpi do ZUS z prośbą o potwierdzenie salda należności, gdyż ma ona charakter cywilnoprawny, a więc zalicza się do tego rodzaju należności, których nie inwentaryzuje się metodą potwierdzenia salda. Należność jednostka zinwentaryzuje metodą weryfikacji, tj. porównania z listami płac, deklaracjami ZUS, kartami zasiłkowymi itp. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 4

Kiedy spór

W jednostce na ostatni dzień roku obrotowego zaksięgowane są należności w kwocie 1380 zł za wynajem pomieszczeń, co do których toczy się postępowanie w sądzie (dłużnik nie chce ich uregulować).

Również te należności nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda. Przede wszystkim potwierdzanie salda w przypadku należności spornych jest nielogiczne (stąd wyłączenie ustawowe). Oczywiste jest bowiem, że jeśli dłużnik kwestionuje należność, to na pewno jej nie potwierdzi. ⒸⓅ

PRZYKŁAD 5

Weryfikacja salda

W księgach rachunkowych szkoły podstawowej na 31 grudnia figuruje należność od pracownika z tytułu niedoboru zawinionego w kwocie 870 zł, co do której toczy się postępowanie przed sądem (należność sporna). W ramach czynności inwentaryzacyjnych porównano wykazane saldo z następującymi dokumentami:

- protokołem poinwentaryzacyjnym, w którym stwierdzony i wyceniony został niedobór na kwotę 870 zł,

- decyzją kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony i obciążeniu pracownika kwotą niedoboru, tj. 870 zł,

- wezwaniami do zapłaty na kwotę 870 zł,

- pozwem do sądu z roszczeniem w kwocie 870 zł.

Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji saldo należności spornej uznano za zasadne i prawidłowo wycenione. ⒸⓅ

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

WYWIADY, RELACJE, WYDARZENIA

reklama

Ostatnio na forum

Wszystko co musisz wiedzieć o PPK

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria Celichowscy Służewska-Woźnicka Spółka Partnerska Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »