Przygotowanie bilansu - inwentaryzacja metodą weryfikacji sald

Zgodnie z ustawą o rachunkowości może ona być prowadzona do 85 dnia po dniu bilansowym. Do jej przeprowadzenia niezbędne jest posiadanie odpowiednich dokumentów źródłowych. To na ich podstawie ustala się, czy dane zawarte w księgach rachunkowych na temat ilości i wielkości poszczególnych rodzajów składników majątku jednostki są zgodne ze stanem rzeczywistym.

Inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, podlegają m.in.: środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa podlegające inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub pisemnego uzgodnienia salda z kontrahentami, jeśli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Aby dokonać inwentaryzacji metodą weryfikacji sald, pracownicy jednostki powinni zebrać właściwe dokumenty źródłowe oraz porównać wynikające z nich dane z zapisami w ewidencji analitycznej poszczególnych składników aktywów i pasywów w celu wyjaśnienia i skorygowania ewentualnych różnic. Ponieważ inwentaryzacji tą metodą podlegają różne składniki majątkowe, w trakcie weryfikacji wykorzystuje się wiele różnorodnych dokumentów.

I tak w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. różnego rodzaju budowli i urządzeń podziemnych i podwodnych), przy weryfikacji sald należy korzystać z dokumentów stanowiących dowód nabycia (zbycia, likwidacji) środków trwałych, takich jak:

- OT „Przyjęcie środków trwałych z inwestycji”,

- PT „Nieodpłatne przyjęcie/przekazanie środków trwałych”,

- LT „Likwidacja środków trwałych”

wraz z załączonymi do nich dokumentami źródłowymi (umowami kupna/sprzedaży, protokołami odbioru i oddania do użytkowania, protokołami kasacji, dowodami złomowania itp.).

Na podstawie wymienionych dokumentów należy sprawdzić, czy jednostka jest właścicielem środków trwałych w podanej ilości i wartości, m.in.:

- czy przyjęcie środków trwałych, nabytych w wyniku zakończenia inwestycji lub zakupu środka trwałego niewymagającego montażu zostało ujęte w księgach rachunkowych,

- czy w księgach zostały uwzględnione wszystkie zmiany stanu środków trwałych, wynikające z ich zbycia czy likwidacji (bądź też ich fizycznego zniszczenia, np. na skutek klęski żywiołowej),

- czy ilość i wartość poszczególnych środków trwałych odpowiada ilości i wartości wynikającej z dokumentów źródłowych?

Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronach Internetowego Serwisu Księgowego Sfery Budżetowej w artykule Weryfikacja sald - dokumenty źródłowe i ich zastosowanie.

Podstawa prawna:

- Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)

- Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861)