Dokumentacja inwentaryzacyjna

MAGDALENA RYPIŃSKA

Komisja inwentaryzacyjna ogranicza się do wypełnienia górnej części arkusza (skład komisji, osoba odpowiedzialna materialnie, rodzaj inwentaryzacji, czas trwania spisu) oraz rubryk dotyczących rodzaju i ilości mienia. Rubryki „Cena jednostkowa” i „Wartość” pozostawia puste, gdyż zgodnie z założeniem spisu z natury komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) dokonuje spisu majątku na podstawie tego, co widzi w danym polu spisowym. Komisja nie ma też dostępu do ksiąg inwentarzowych, dlatego wyceny dokonuje się po zakończeniu spisu, w komórce księgowości.

Prawidłowo sporządzony arkusz spisowy zawiera:

1) określenie inwentaryzacji (np. okresowa, doraźna) i przyjętej metody inwentaryzacji (spis z natury),

2) nazwę jednostki oraz nazwę komórki, w której dokonywana jest inwentaryzacja (określenie pola spisowego),

3) skład komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) oraz imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej materialnie za spisywany majątek,

4) określenie czasu trwania spisu,

5) szczegółowe określenie stwierdzonego w toku spisu majątku, z podaniem jego cech charakterystycznych, numeru inwentarzowego, numeru seryjnego, jeśli taki posiada, oraz ilości wyrażonej w jednostkach naturalnych (np. sztuki, kilogramy, metry),

6) podpisy członków komisji (zespołu) oraz osoby odpowiedzialnej materialnie,

7) wycenę dokonaną po zakończeniu spisu przez komórkę księgowości.

ZAPAMIĘTAJ!

Arkusz spisu z natury jest dowodem księgowym, w związku z czym błędy należy poprawiać w nim tak jak w dowodach księgowych, czyli przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostał on czytelny, zapisanie powyżej lub poniżej właściwej kwoty oraz złożenie podpisu osoby, która dokonała korekty, oraz daty jej dokonania. Niedopuszczalne w arkuszach spisu jest wymazywanie, zacieranie, wydrapywanie zapisów czy używanie korektora. Ponadto w arkuszu nie powinno się pozostawiać niewypełnionych pól. Jeśli zostają puste rubryki, należy je zakreślić.

Przede wszystkim arkusz spisu z natury powinien posiadać numer. Numer ten nadawany jest wcześniej, ponieważ przy tradycyjnie prowadzonej inwentaryzacji, aby zapewnić jej rzetelność, arkusze spisu z natury są pieczętowane, numerowane i parafowane przez głównego księgowego jednostki przed rozpoczęciem spisu i wydawane przewodniczącemu lub członkom komisji inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem. Z pobranych arkuszy komisja musi się rozliczyć.