REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja inwentaryzacyjna

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Rypińska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Podstawowym dokumentem inwentaryzacyjnym jest arkusz spisu z natury. Jest to dokument, na którym komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) zapisuje stan majątku ustalony podczas spisu.

MAGDALENA RYPIŃSKA

REKLAMA

Arkusz spisu z natury

Komisja inwentaryzacyjna ogranicza się do wypełnienia górnej części arkusza (skład komisji, osoba odpowiedzialna materialnie, rodzaj inwentaryzacji, czas trwania spisu) oraz rubryk dotyczących rodzaju i ilości mienia. Rubryki „Cena jednostkowa” i „Wartość” pozostawia puste, gdyż zgodnie z założeniem spisu z natury komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) dokonuje spisu majątku na podstawie tego, co widzi w danym polu spisowym. Komisja nie ma też dostępu do ksiąg inwentarzowych, dlatego wyceny dokonuje się po zakończeniu spisu, w komórce księgowości.

Prawidłowo sporządzony arkusz spisowy zawiera:

1) określenie inwentaryzacji (np. okresowa, doraźna) i przyjętej metody inwentaryzacji (spis z natury),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2) nazwę jednostki oraz nazwę komórki, w której dokonywana jest inwentaryzacja (określenie pola spisowego),

3) skład komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) oraz imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej materialnie za spisywany majątek,

4) określenie czasu trwania spisu,

5) szczegółowe określenie stwierdzonego w toku spisu majątku, z podaniem jego cech charakterystycznych, numeru inwentarzowego, numeru seryjnego, jeśli taki posiada, oraz ilości wyrażonej w jednostkach naturalnych (np. sztuki, kilogramy, metry),

6) podpisy członków komisji (zespołu) oraz osoby odpowiedzialnej materialnie,

7) wycenę dokonaną po zakończeniu spisu przez komórkę księgowości.

ZAPAMIĘTAJ!

REKLAMA

Arkusz spisu z natury jest dowodem księgowym, w związku z czym błędy należy poprawiać w nim tak jak w dowodach księgowych, czyli przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostał on czytelny, zapisanie powyżej lub poniżej właściwej kwoty oraz złożenie podpisu osoby, która dokonała korekty, oraz daty jej dokonania. Niedopuszczalne w arkuszach spisu jest wymazywanie, zacieranie, wydrapywanie zapisów czy używanie korektora. Ponadto w arkuszu nie powinno się pozostawiać niewypełnionych pól. Jeśli zostają puste rubryki, należy je zakreślić.

Przede wszystkim arkusz spisu z natury powinien posiadać numer. Numer ten nadawany jest wcześniej, ponieważ przy tradycyjnie prowadzonej inwentaryzacji, aby zapewnić jej rzetelność, arkusze spisu z natury są pieczętowane, numerowane i parafowane przez głównego księgowego jednostki przed rozpoczęciem spisu i wydawane przewodniczącemu lub członkom komisji inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem. Z pobranych arkuszy komisja musi się rozliczyć.

Wzór

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór arkusza spisu z natury

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wypełniając arkusz spisu, należy pamiętać o zawarciu w nim wszystkich niezbędnych danych. Przede wszystkim należy określić:

1) rodzaj przeprowadzanej inwentaryzacji, np. okresowa, doraźna, zdawczo-odbiorcza,

2) sposób przeprowadzania inwentaryzacji - zawsze będzie to spis z natury, z tym że można go określić bardziej szczegółowo, zwłaszcza jeśli stosowany jest jakiś szczególny sposób ustalania stanu ze względu na rodzaj majątku, np. pomiar pryzmy w przypadku materiałów sypkich itp.,

3) nazwę i adres jednostki inwentaryzowanej - tu oprócz nazwy i adresu należy, jeśli jest to możliwe, wskazać też konkretnie komórkę, w której przeprowadzana jest inwentaryzacja, np. magazyn nr 1,

4) imię i nazwisko oraz stanowisko osoby odpowiedzialnej materialnie,

5) skład komisji inwentaryzacyjnej lub zespołu spisowego z podaniem imienia i nazwiska oraz określeniem roli w komisji, np. członek, przewodniczący,

6) imię i nazwisko innej osoby obecnej przy spisie, jeśli taka osoba była,

7) czas trwania spisu - określenie w datach i godzinach,

8) stwierdzony w trakcie spisu stan majątku - wykazaniu tych danych służy tabelaryczna część arkusza.

W tabeli zawrzeć należy:

• kolejną liczbę porządkową,

• numer inwentarzowy spisany z konkretnego rzeczowego składnika majątku,

• nazwę spisanego przedmiotu lub jego dokładne określenie, np. szafa dwudrzwiowa XT17, biurko zielone z szufladą itp.,

• jednostkę miary (metry, sztuki, kilogramy, metry bieżące itp.),

• stwierdzoną w trakcie spisu ilość danych składników majątku,

• cenę i wartość (rubryka wartość stanowi iloczyn rubryk ilość i cena) - rubryk tych nie wypełnia komisja inwentaryzacyjna w trakcie spisu, pozostają one puste. Wyceny dokonuje komórka księgowości po zakończeniu spisu na podstawie ewidencji analitycznej - księgi inwentarzowej, wycenie nie podlegają pozycje, w których znajduje się majątek ujęty tylko w ewidencji ilościowej,

• uwagi o miejscu znajdowania się danego majątku, jego stanie technicznym i użytkowym itp.

ZAPAMIĘTAJ!

Częstym problemem kierowników, księgowych i pracowników zajmujących się ewidencją mienia jest to, czy i w jaki sposób mienie musi zostać oznakowane. Rzeczywiście nie ma przepisu mówiącego wprost o takim obowiązku, jednak tylko nadanie numerów inwentarzowych i umieszczenie ich na mieniu gwarantuje rzetelność inwentaryzacji, ponieważ tylko numer inwentarzowy pozwala jednoznacznie i niewątpliwie powiązać dany przedmiot z odpowiadającym mu zapisem w księdze inwentarzowej.

Przykład wypełnionego arkusza spisu z natury

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Potwierdzenie salda

Za pomocą potwierdzenia salda inwentaryzuje się należności od jednostek prowadzących pełne księgi rachunkowe.

Prośba o potwierdzenie salda powinna zawierać następujące informacje:

• nazwę i adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,

• nazwę i adres jednostki, która ma potwierdzić saldo,

• kwotę należności, a także przyczynę jej powstania, z podaniem nazwy i numeru dowodu księgowego (np. faktura nr 45/2007 należność z tytułu dostawy),

• podpis osoby odpowiedzialnej za dokonanie potwierdzenia salda (głównego księgowego lub księgowego).

Wzór pisma w sprawie potwierdzenia salda

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jak widać we wzorze, weryfikacja, tak jak każda inna metoda inwentaryzacji, może albo potwierdzić zgodność stanu ewidencyjnego z rzeczywistym, albo nie, czyli wykazać różnice. W sytuacji kiedy kontrahent nie potwierdzi salda, ponieważ stwierdzi, że nie figuruje w jego księgach rachunkowych jako zobowiązanie, należy postąpić tak jak w przypadku innych różnic inwentaryzacyjnych, czyli je wyjaśnić, a potem rozliczyć.

W przypadku należności różnice mogą wynikać:

• z popełnionych błędów rachunkowych i księgowych (niewłaściwa kwota ujęta w fakturze czy rachunku, błędy w obliczeniach, błędy przy wprowadzaniu dowodu księgowego do ksiąg rachunkowych w jednej bądź drugiej jednostce),

• z niesłusznego zarachowania należności (np. przypisanie należności niewłaściwemu kontrahentowi, przypisanie należności, mimo że nie powstała, np. nie doszła do skutku operacja gospodarcza powodująca jej powstanie),

• z niezaewidencjonowania operacji i dokumentów, np. w sytuacji kiedy dokument stwierdzający powstanie należności i zobowiązania, np. faktura, nie dotarł do którejś ze stron i nie został zaewidencjonowany.

Jeśli różnice wynikają z błędów, należy je poprawić. Natomiast jeśli różnica wynika z faktu, że jednostka zaewidencjonowała należność, która nie zaistniała, należy ją odpowiednio wyksięgować.

W przypadku różnic wynikłych przy tej metodzie inwentaryzacji, ich wyjaśnienie i rozliczenie również należy udokumentować protokołem.

Weryfikacja salda

Niektórych składników majątku jednostki nie da się zinwentaryzować inaczej niż przez weryfikację salda.

Przykładem takiego majątku mogą być wartości niematerialne i prawne, których zasady inwentaryzowania wraz ze wzorem protokołu z takiej inwentaryzacji zostały przedstawione wcześniej.

REKLAMA

Weryfikacja sald polega na porównaniu stanów zapisanych w księgach rachunkowych z danymi zawartymi w dokumentach i dowodach źródłowych (np. umowach, rejestrach, protokołach, decyzjach, aktach notarialnych itp.). Przykładem może być tu inwentaryzacja budynku przeprowadzona w drodze weryfikacji, polegająca na porównaniu stanu w ewidencji środków trwałych z protokołem odbioru, przekazania, aktem notarialnym czy innym dokumentem potwierdzającym prawo jednostki do użytkowania budynku.

Innym przykładem będzie inwentaryzacja rozrachunków z pracownikami z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, polegająca na porównaniu sald wynikających z ksiąg rachunkowych z imiennymi kartotekami pożyczkowymi poszczególnych pracowników.

Przykład ogólnego protokołu z weryfikacji sald - na sąsiedniej stronie.

Przykład ogólnego protokołu z weryfikacji sald

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Protokoły poinwentaryzacyjne

Nie tylko poszczególne sposoby inwentaryzacji, ale również inwentaryzacja jako całość musi zostać odpowiednio udokumentowana. Sposób tej dokumentacji zależy od przyjętych rozwiązań w danej jednostce, a także skali inwentaryzacji. Można sporządzić jeden protokół poinwentaryzacyjny, można też sporządzić oddzielnie protokół z przebiegu inwentaryzacji (zazwyczaj odpowiedzialny jest za to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej) i protokół różnic.

Przykłady protokołów poinwentaryzacyjnych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór protokołu likwidacyjnego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Sposób ewidencjonowania zlikwidowanego środka trwałego przedstawia się następująco:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA