REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy dokumenty księgowe muszą być ręcznie opisane

Izabela Grochola
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Dopuszczalne jest zastąpienie ręcznej dekretacji dokumentu wydrukiem z systemu komputerowego. Wydruk z systemu komputerowego powinien jednak zawierać analogiczne dla ręcznego dekretu elementy. Przede wszystkim - wskazanie sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych.

 

REKLAMA

Autopromocja

 

Ustawa o rachunkowości (art. 22 ust. 1) wskazuje, że każdy dowód księgowy powinien być:

• rzetelny, to jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje,

• kompletny, zawierający co najmniej dane określone w art. 21 (dane te wymienione są niżej),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• wolny od błędów rachunkowych.

W celu zapewnienia, że warunki te są spełnione, przed przekazaniem dokumentu do zaksięgowania należy dokonać jego kontroli:

a) merytorycznej - polegającej na sprawdzeniu zgodności treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem opisywanej w nim transakcji. Ze względu na charakter tej czynności zazwyczaj jest ona dokonywana poza działem księgowości. Najczęściej dokonuje jej kierownik komórki organizacyjnej, na rzecz której zakup został dokonany;

b) formalno-rachunkowej - mającej na celu ustalenie, czy dane liczbowe zawarte w dokumencie nie zawierają błędów matematycznych. Ponadto w ramach kontroli formalnej ocenia się, czy operacja udokumentowana jest prawidłowym typem dowodu księgowego oraz czy zawiera on wszystkie niezbędne elementy. Kontrola ta dokonywana jest przez pracowników działu księgowości.

Po przeprowadzeniu kontroli dokumenty przekazuje się do dekretacji, polegającej na:

• umieszczeniu na dokumencie numeru, pod którym będzie ujęty w księgach rachunkowych,

• wskazaniu sposobu ujęcia kwot z dokumentu na kontach księgowych,

• określeniu daty zaksięgowania dokumentu oraz daty dekretacji dokumentu,

• umieszczeniu podpisu osoby dokonującej dekretacji dokumentu.

W przypadku dekretacji ręcznej w celu ułatwienia pracy stosuje się zazwyczaj tzw. pieczątkę dekretacyjną, zawierającą wszystkie wyżej opisane elementy.

Ręczna dekretacja dokumentu nie jest jednak wymogiem bezwzględnym.

Elementy, jakie powinien zawierać prawidłowy dokument księgowy, określone zostały w art. 21 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1a dane, o których mowa w pkt 5 i 6, mogą nie być zamieszczane na dowodzie księgowym, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

 

 

Jakie dokumenty można archiwizować w postaci elektronicznej>>

 

Zapis ten pozwala na zastąpienie ręcznej dekretacji wydrukiem komputerowym, przy czym powinien on zawierać informacje analogiczne do tych, które zawiera tradycyjny dekret, a więc przede wszystkim informację o sposobie ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych, jak również numer, pod którym dokument został zaksięgowany.

 

Jak długo przechowywać dokumenty rachunkowe>>

 

W przypadku prowadzenia ksiąg z użyciem komputera i stosowania wydruku dekretów nie jest konieczne zamieszczanie na dekrecie podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację.

REKLAMA

Nie oznacza to jednak braku możliwości identyfikacji osoby odpowiedzialnej za dokonanie zapisu, zgodnie bowiem z art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Podsumowując: ze względu na bezwzględnie obowiązującą funkcję kontrolną dekretu księgowego nie ma możliwości całkowitego odejścia od obowiązku oznaczania nim dokumentów. Dopuszczalne jest natomiast stosowanie uproszczenia, polegającego na sporządzaniu wydruku, zawierającego niezbędne dla dekretu elementy, bezpośrednio z programu komputerowego.

• art. 14 ust. 4, art. 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466

Izabela Grochola

główna księgowa w spółce z o.o.

 

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
WIBOR będzie zastąpiony przez POLSTR - nowy wskaźnik referencyjny. Od kiedy?

POLSTR – tak będzie nazywał się nowy wskaźnik referencyjny, który zastąpi WIBOR. Taką decyzję podjął 30 stycznia 2025 r. Komitet Sterujący Narodowej Grupy Roboczej ds. wskaźników referencyjnych.

Sądy masowo popierają przedsiębiorców w sporze o Mały ZUS Plus

Sądy Okręgowe w całej Polsce wydały ponad 60 wyroków zgodnych z interpretacją Rzecznika MŚP, uznając, że przedsiębiorcy mogą ponownie skorzystać z Małego ZUS Plus po dwóch latach przerwy. ZUS stoi na stanowisku, że okres ten powinien wynosić trzy lata. Spór trwa, a część spraw trafia do Sądu Najwyższego.

Czy komputery kwantowe są zagrożeniem dla blockchaina i bezpieczeństwa cyfrowych transakcji?

Blockchain od lat jest symbolem bezpieczeństwa i niezmienności danych. Jego zastosowanie wykracza daleko poza kryptowaluty – wykorzystuje się go w finansach, administracji, logistyce czy ochronie zdrowia. Jednak pojawienie się komputerów kwantowych, zdolnych do przeprowadzania obliczeń niewyobrażalnych dla klasycznych komputerów, rodzi pytanie: czy blockchain przestanie być odporny na złamanie? A jeśli tak, jakie będą tego konsekwencje dla transakcji, danych i całej gospodarki cyfrowej?

Przelewy natychmiastowe – czy europejskie banki są gotowe do zmian?

Zgodnie z decyzją Parlamentu Europejskiego przelewy w euro mają docierać na konta klientów w UE w ciągu 10 sekund. Bankom, które nie spełnią tego wymogu, mogą grozić nie tylko kary, ale i utrata klientów.

REKLAMA

Przedsiębiorców niepokoją podatki i niestabilność prawa. Dużym problemem są też rosnące koszty energii

Rosnące koszty energii, wysokie podatki i niestabilność prawa to największe obawy polskich przedsiębiorców. Firmy mierzą się także z problemem braków kadrowych, a większość nie spodziewa się poprawy warunków gospodarczych w najbliższym czasie.

Ranking depozytów: koniec stycznia 2025 r. 4%, 5% a nawet 8% na lokacie lub koncie oszczędnościowym - w którym banku można tyle dostać

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

REKLAMA

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

Rewolucja w branży finansowej: Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych

W dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, bycie na bieżąco z trendami i nowymi regulacjami to klucz do sukcesu. Dlatego już w marcu 2025 roku odbędzie się jedno z najważniejszych wydarzeń w branży – Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych – KONEL. To niepowtarzalna okazja, by poszerzyć wiedzę, nawiązać kontakty i zyskać przewagę konkurencyjną.

REKLAMA