REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dowody księgowe w ustawie o rachunkowości – przepisy, zasady, rodzaje, przykłady

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Dowody księgowe w ustawie o rachunkowości – przepisy, zasady, rodzaje, przykłady; dowody księgowe, faktury, dokumenty księgowe
Dowody księgowe w ustawie o rachunkowości – przepisy, zasady, rodzaje, przykłady; dowody księgowe, faktury, dokumenty księgowe
/
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zgodnie z ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych należy wprowadzać (w formie zapisu) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Nie można jednak ujmować tych wpisywać dowolnie. Zgodnie z decyzją ustawodawcy (patrz art. 20 Ustawy o rachunkowości) podstawą zapisów w księgach rachunkowych muszą być tak zwane „dowody księgowe” - które stwierdzać mają dokonanie operacji gospodarczej. Czym więc ą dowody księgowe, czym się charakteryzują, jakie są ich rodzaje i elementy?

Dowody księgowe (dowody źródłowe) a dokumenty i dokumenty księgowe. Czym różni się dokument księgowy od dowodu księgowego?

Dowody księgowe zwane w ustawie o rachunkowości "dowodami źródłowymi" stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Warto rozróżnić dowody księgowe, od dokumentów, czy dokumentów księgowych. W tym miejscu wyjaśnić należy, że nie każdy dokument, czy nawet dokument księgowy, można uznać za dowód księgowy.

Dowody księgowe są to określone dokumenty (dokumenty księgowe), które mogą stanowić podstawę do wprowadzenia zapisu w księgach rachunkowych. Które z dokumentów mogą zostać zakwalifikowane jako dowód księgowy wskazują stosowne regulacje prawne w tym przede wszystkim Ustawa o rachunkowości - w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (tzw. pełną księgowość) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - w przypadku podatników prowadzących pkpir.

REKLAMA

Rodzaje dowodów księgowych

Zgodnie z decyzją ustawodawcy można wskazać trzy rodzaje dowodów księgowych: zewnętrzne obce, zewnętrzne własne oraz wewnętrzne. Gdzie każdy z nich oznacza:

  • dowody księgowe zewnętrzne obce - są to dowody otrzymane od kontrahentów;
  • dowody księgowe zewnętrzne własne - są to dowody przekazywane w oryginale do kontrahenta;
  • dowody księgowe wewnętrzne - są to dowody dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dodatkowo warto zaznaczyć, że podstawą zapisów w księgach mogą być również specjalne dowody księgowe sporządzone przez jednostkę na zasadach prawa, tj.:

  1. dowody księgowe zbiorcze - które służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które to muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

  2. dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy;

  3. dowody księgowe zastępcze - które wystawiane są zastępczo do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

  4. dowody księgowe rozliczeniowe - które ujawniają już dokonane zapisy według nowego kryterium klasyfikacyjnego.

Księgowe dowody zastępcze

REKLAMA

Wyjątkową kategorią dowodów księgowych są tak zwane „księgowe dowody zastępcze”. Ustawodawca zdecydował, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, kierownik danej jednostki może zezwolić na dokumentowanie operacji gospodarczej na wyjątkowych zasadach - to znaczy za pomocą księgowych dowodów zastępczych. Takie księgowe dowody zastępcze powinny zostać sporządzone przez osoby dokonujące tych operacji.

Należy jednak pamiętać, że takie dokumentowanie jest sposobem wyjątkowym, które powinien opierać się na indywidualnej analizie uzasadnionych przepadków. Nie może również dotyczyć zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Elektroniczne dowody księgowe i ich warunki

Prawo powinno odnosić się do aktualnego stanu rzeczy, w tym uwzględniać możliwości techniczne i informatyczne dzisiejszych czasów. Przejawem takiego rozwiązania jest zauważanie przez ustawodawcę możliwości prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Efektem czego Ustawa o rachunkowości wprowadza wprost zapis, że: "za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach".

Ustawodawca jednak wymaga, aby zapewnić, że podczas rejestrowania takich zapisów, zostały spełnione co najmniej cztery podstawowe warunki. Są to:

  1. konieczność uzyskania trwałej, czytelnej postaci, zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

  2. możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenia osoby odpowiedzialnej za dane wprowadzenie;

  3. stosowanie procedury zapewniającej sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności danego zapisu / zapisów;

  4. ochronę danych źródłowych w miejscu ich powstania, tak aby zapewnić ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Elementy dowodów księgowych. Co powinien zawierać dowód księgowy?

Ustawa o rachunkowości (art. 21) wskazuje jakie elementy powinien zawierać dowód księgowych, których z nich można zaniechać umieszczania (i w jakich przypadkach), jak ująć wartości, waluty obce oraz tłumaczenia.

Do minimalnego katalogu wymogów formalnych dowodu księgowego należą (co dowód księgowy powinien co najmniej zawierać):

  • określenie rodzaju dowodu  księgowego;
  • numer identyfikacyjny;
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  • opis operacji;
  • wartość operacji  - a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  • datę dokonania operacji;
  • w przypadku gdy dowód  księgowy został sporządzony pod inną datą niż data operacji - także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu;
  • podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja);
  • podpis osoby odpowiedzialnej za wyżej wskazane wskazania.

Dowody księgowe w praktyce. Co może być dowodem księgowym?

Faktury

Jednym z najpowszechniej stosowanych dowodów księgowych są Faktury VAT. Zgodnie z definicją znajdującą się w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.).rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Rachunki

REKLAMA

Rachunek jest dokumentem, który wystawia podatnik niezobowiązany do wystawienia Faktury. Kwestie rachunków reguluje Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.), która stwierdza, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Art.  87.  [Wystawianie rachunków przez podatników] §  1. Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Umowy i porozumienia

Dowodem księgowym w określonych przypadkach może być umowa. W ten sposób wypowiedział się między innymi Urząd Skarbowy w Warszawie w zakresie Umowy kupna - sprzedaży.

Umowy kupna-sprzedaży zwarte zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego na sprzęt zakupiony na potrzeby działalności usługowej firmy stanowią podstawę uznania wydatku poniesionego z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 i art. 16d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uzasadniające uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodów. Dokumenty te stanowią dowody księgowe, gdyż zawierają elementy określone w ww. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Patrz: Pismo z dnia 24.09.2004 r., wydane przez: Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, US72/ROP1/423/626/04/AW

Korekty i dokumenty korygujące

W przypadku jeżeli dokumenty pierwotne (np. faktura VAT) zawierała błędy należy takie poprawić. Prawidłową i obowiązującą formą powinny być faktury korygujące ewentualnie w określonych sytuacjach noty korygujące.

Noty księgowe

Nota księgowa jest wystawiana w rozrachunkach z kontrahentami w sytuacji, gdy nie mają zastosowania przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. W zależności od tego, kto jest wystawcą noty, może ona być dokumentem własnym lub obcym. Patrz: M. Dolna-Ciemniakowska, Dowody księgowe - charakterystyka w podziale na rodzaj dokumentowanego zdarzenia.

Rozrachunki z pracownikami i lista płac

W czasie pracy przedsiębiorstwa pojawiają się różnego rodzaju rozrachunki z pracownikami, np. dotyczące wynagrodzeń, zaliczeń, używania samochodów czy wyjazdów W tym zakresie pojawiają się odpowiednie dokumenty stanowiące postawę do zapisów w księgach rachunkowych.

Lista płac stanowi podstawę zapisów w księgach handlowych rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń. Patrz:  M. Dolna-Ciemniakowska, Dowody księgowe - charakterystyka w podziale na rodzaj dokumentowanego zdarzenia.

Inne dokumenty np. noty czy oświadczenia

Inne dokumenty, specjalne noty księgowe czy oświadczenia również mogą w określonych przypadkach stanowić dowód księgowy. W każdej jednak sytuacji należy weryfikować czy spełniają warunki ustawy o rachunkowości.

Pomocnicze zastosowanie Rozporządzenia

Jakie dokładnie dokumenty mogą stanowić dowód księgowy podatnicy, pomocniczo podatnicy mogą również zweryfikować w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Tam zgodnie z § 11 ust. 3 tego aktu prawnego podstawą zapisów w księdze mogą być w praktyce dowody księgowe, które są:

  1. fakturą;

  2. fakturą VAT RR;

  3. rachunkiem;

  4. dokumentem celnym,

  5. dokumentem  określającym zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawo o podatku dochodowym;

  6. innym dowodem, wymienionym w §12 i §13 Rozporządzania, stwierdzającym fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem zawierające określone elementy, gdzie:

    1. w §12 Rozporządzenia wymieniono tak zwane specjalne rodzaje dowodów księgowych (czyli również uznawane za dowody księgowe) i są to:

      • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

      • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

      • dowody przesunięć;

      • dowody opłat pocztowych i bankowych;

      • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

    2. W §13 Rozporządzenia określono zasady korzystania z tak zwanych dowodów wewnętrznych.

Weryfikacja dowodów księgowych

Dokumenty stanowiące dowody księgowe należy wystawiać zgodnie ze stosownymi przepisami. Ustawodawca ponadto wskazał dwa podstawowe rodzaje wymogów dotyczące dowodów i zapisów księgowych (merytoryczne oraz formalne). Wskazując jako dyrektywy generalne:

  • Wymogi merytoryczne (art. 22 Ustawy o Rachunkowości):

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek;

  • Wymogi Formalne (art. 23 Ustawy o Rachunkowości):

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Źródła opracowania:

  • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.);

  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544);

  • Pismo z dnia 24.09.2004 r., wydane przez: Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, US72/ROP1/423/626/04/AW;

  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa;

  • M. Dolna-Ciemniakowska, Dowody księgowe - charakterystyka w podziale na rodzaj dokumentowanego zdarzenia, ABC.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA