REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia ksiąg podatkowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Majkowska
Magdalena Majkowska

REKLAMA

Jakie są podstawowe zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg podatkowych?

Na wstępie należy zaznaczyć, że pod pojęciem ksiąg podatkowych Ordynacja podatkowa rozumie księgi rachunkowe oraz podatkowe księgi przychodów i rozchodów, a także inne ewidencje i rejestry prowadzone przez podatników.

REKLAMA

REKLAMA

Ordynacja podatkowa stawia dwa ogólne warunki prowadzenia ksiąg podatkowych: rzetelność i niewadliwość. Księgi podatkowe są rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a zatem umożliwiają ustalenie prawidłowej kwoty podstawy opodatkowania. Księgi rzetelne powinny zatem zawierać poprawne zapisy dotyczące wszystkich zdarzeń mających wpływ na rozliczenia podatkowe danej jednostki.

Za niewadliwe uważa się natomiast księgi podatkowe, które prowadzone są zgodnie z przepisami prawa. W tym przypadku chodzi o to, by księgi podatkowe nie zawierały błędów formalnych, czyli żeby podczas wprowadzania danych do ksiąg nie popełniano pomyłek. Należy zauważyć, że wymogi dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg, w zależności od ich rodzaju, są różne. Przykładowo, zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wynikają z ustawy o rachunkowości, a podatkowej księgi przychodów i rozchodów - z rozporządzenia ministra finansów.

Z czego wynikają błędy najczęściej popełniane przez podatników przy prowadzeniu ksiąg podatkowych i w jaki sposób ograniczyć ryzyko ich popełniania?

REKLAMA

Niestety, obowiązujące obecnie przepisy z zakresu prawa podatkowego i rachunkowości są często niejednoznaczne. Ponadto podlegają one częstym zmianom. Z drugiej strony tempo realizowania obrotu gospodarczego nie zawsze daje podatnikom możliwość dokładnej analizy skutków prawnopodatkowych poszczególnych zdarzeń gospodarczych. Wszystko to sprzyja niestety popełnianiu, najczęściej nieświadomych, błędów w księgach podatkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Błędy mogą jednak wynikać także z nieuwagi podatników, którzy często nie zachowują należytej staranności w sprawdzaniu wystawianych i otrzymywanych dokumentów księgowych. Wielokrotnie także zdarza się, że dokumenty takie ulegają zniszczeniu czy utraceniu, a podatnicy nie starają się ich odtworzyć. W rezultacie może się zdarzyć, że podatnik nie dysponuje dokumentami będącymi podstawą dokonania zapisów w księgach podatkowych.

W praktyce nie ma niestety możliwości pełnego wyeliminowania ryzyka związanego z błędami w księgach podatkowych i w dokumentach źródłowych. Podatnik powinien zatem starać się poprawnie ewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze i kontrolować swoje rozliczenia. Pomocne są w tym zakresie programy księgowe, które w zasadzie eliminują możliwość popełnienia większości błędów formalnych w prowadzeniu ksiąg. Natomiast w kwestiach prawnopodatkowych w wielu sytuacjach zasadne wydaje się zwrócenie o pomoc do prawnika lub doradcy podatkowego bądź też uzyskanie potwierdzenia prawidłowości konkretnych rozliczeń poprzez złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Co w praktyce świadczy o tym, że księgi prowadzone są nieprawidłowo, a zatem z czego może wynikać ich nierzetelność lub wadliwość?

Księgi są nierzetelne, jeśli nie dokumentują rzeczywistego stanu faktycznego. Nierzetelność może zatem wynikać np. z nieujęcia w księgach części zdarzeń, ujęcia zdarzeń nieistniejących lub dokonania wpisów do ksiąg w nieprawidłowej wysokości. W przypadku takich uchybień nierzetelność ksiąg podatkowych jest łatwa do stwierdzenia. Może jednak także dojść do sytuacji, w której organy podatkowe uznają, że co prawda podatnik dysponuje kompletem dowodów księgowych, jednak nie odzwierciedlają one prawdziwego obrazu zdarzeń gospodarczych jednostki. Będzie to miało miejsce, jeśli organ uzna, że np. podatnik dokonywał czynności prawnych pozornych, nie wykazywał wszystkich dochodów lub sztucznie zawyżał koszty. Także w takich sytuacjach księgi mogą być uznane za nierzetelne.

Z kolei o wadliwości świadczy naruszenie przepisów o sposobie prowadzenia ksiąg. Chodzi zatem o formalne błędy, np. pomyłka w dacie ujęcia faktury, opóźnienia w księgowaniu, deklarowaniu podatku itp. Należy podkreślić, że przepisy nie zezwalają na uznanie księgi za wadliwą, jeżeli stwierdzone wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy. Oznacza to, że drobne uchybienia powinny być przez organ podatkowy akceptowane. Dopiero taki stan wadliwości, który uniemożliwia ustalenie podstawy opodatkowania, w całości lub w części, uzasadnia odrzucenie ksiąg. Ocena w tym zakresie zależy jednak od uznania organu.

Jakie są skutki nieprawidłowego prowadzenia ksiąg w zależności od rodzaju tych nieprawidłowości?

Na wstępie należy podkreślić, że jeżeli księga podatkowa jest prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy, stanowi ona dowód na to, co wynika z jej treści. Oznacza to, że organ podatkowy nie może, bez uprzedniego uznania, iż księga jest nierzetelna lub wadliwa, zakwestionować rozliczeń podatkowych jednostki.

Do odrzucenia ksiąg wystarczy w zasadzie stwierdzenie jednego z omawianych uchybień: nierzetelności lub wadliwości, z tą uwagą, że jeżeli wadliwości nie mają istotnego znaczenia dla sprawy, organ podatkowy nie powinien kwestionować ksiąg. Organ podatkowy określa jednocześnie, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód w sprawie.

W zależności od zakresu nieprawidłowości ksiąg możliwe są zatem różne rozwiązania. Najbardziej restrykcyjne jest niewątpliwie nieuznanie zapisów całej księgi. Możliwe jest również zakwestionowanie zapisów księgi w części dotyczącej danego okresu lub danej części księgi. Przykładowo organ podatkowy może zakwestionować księgę tylko za wybrane miesiące lub tylko w pewnym zakresie, np. określenia kosztów uzyskania przychodów. W sytuacjach takich w pozostałym zakresie księga zachowuje swoją moc dowodową.

Odrzucenie ksiąg podatkowych jako dowodu może spowodować ustalenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania w zakresie, w jakim organ odmówił wiarygodności księgom. W teorii powinno to zmierzać do określenia podstawy opodatkowania w wysokości jak najbardziej zbliżonej do rzeczywistej. W praktyce jednak wymiar szacunkowy jest dla podatnika najczęściej niekorzystny.

W jakich okolicznościach organ podatkowy może stwierdzić nieprawidłowość prowadzenia ksiąg, która skutkuje szacowaniem? Jak w takiej sytuacji się bronić?

Stwierdzenie przez organ podatkowy, że księgi są nieprawidłowe, następuje w protokole badania ksiąg lub w protokole kontroli. Podatnik jest uprawniony, w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu, do wniesienia zastrzeżeń do zawartych w nim ustaleń, przedstawiając jednocześnie dowody, które umożliwią organowi podatkowemu prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Złożone zastrzeżenia mogą skutkować zmianą oceny organów podatkowych co do nieprawidłowości ksiąg podatkowych. Jeżeli jednak organ podatkowy podtrzyma swoje stanowisko i wyda niekorzystną dla podatnika decyzję, podatnikowi pozostaje kwestionowanie wydanego rozstrzygnięcia poprzez złożenie odwołania, a następnie skargi do sądu administracyjnego.

W przypadku, gdy dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, organ określa ją w drodze oszacowania. Najogólniej rzecz biorąc, szacowanie ma zmierzać do określenia przez organ podatkowy podstawy opodatkowania w prawidłowej wysokości. Organ podatkowy dysponuje w tym celu odpowiednimi metodami, które mają zapewnić realizację tego postulatu. Metod szacowania jest kilka, a ich zastosowanie może mieć dla podatnika, w praktyce, różne skutki. Dlatego też organ podatkowy powinien wybór konkretnej metody szacowania uzasadnić.

Należy zauważyć, że podatnik może uniknąć szacowania, nawet w przypadku odrzucenia ksiąg podatkowych, jeżeli dane wynikające z ksiąg, uzupełnione dodatkowymi dowodami, pozwalają, w ocenie organu podatkowego, na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Oznacza to, że nawet księgi, którym odmówiono rzetelności, zachowują pewną moc dowodową i mogą, po uzupełnieniu innymi dowodami, uchronić podatnika przed szacowaniem.

Podatnik powinien mieć świadomość, że szacowanie podstawy opodatkowania nie może mieć charakteru represyjnego oraz że ma charakter wyjątkowy. Ponadto należy podkreślić, że szacowanie może mieć miejsce tylko wtedy, gdy nie ma innych sposobów ustalenia podstawy opodatkowania. Należy zatem zalecać podatnikowi aktywny udział w toku postępowania i dostarczanie organom podatkowym wszelkich możliwych dokumentów, które pozwolą uniknąć szacowania. Trzeba przy tym pamiętać, że metodę szacowania i skutki finansowe podatnik poznaje dopiero po doręczeniu mu decyzji. Podatnik może zatem nie zdawać sobie sprawy, jak dotkliwa i kosztowna może być bierność w toku postępowania. Jeżeli pomimo to dojdzie do oszacowania, podatnik powinien pamiętać, że może kwestionować zarówno nieuznanie ksiąg podatkowanych i innych przedstawionych dokumentów za dowód w sprawie, jak i przyjętą metodę szacowania oraz wysokość określonego zobowiązania podatkowego.

Czy podatnikowi, który prowadzi księgi nieprawidłowo, grozi odpowiedzialność karna skarbowa?

Tak. Nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych podlega odpowiedzialności karnej skarbowej. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym, nierzetelne prowadzenie ksiąg stanowi przestępstwo zagrożone sankcją w postaci grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku, gdy nierzetelność jest mniejszej wagi lub księgi były prowadzone wadliwie, kara grzywny określana jest kwotowo, a czyn taki kwalifikuje się jako wykroczenie karne skarbowe.

Odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych przewiduje także, niezależnie od przepisów kodeksu karnego skarbowego, ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej przepisami, nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Nie każda nieprawidłowość w księgach będzie jednak wiązać się z odpowiedzialnością. Należy bowiem pamiętać, że sprawca musi być uznany za winnego popełnionego czynu. W szczególności przyjmuje się, że nie powinien ponosić odpowiedzialności sprawca, gdy nieprawidłowości były wynikiem wątpliwości interpretacyjnych co do rozumienia przepisów prawa lub też gdy czyn został popełniony wskutek zastosowania się np. do opinii prawnika.

Istotną kwestią jest także kto, w ramach konkretnej jednostki, może ponosić odpowiedzialność karną za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg. W zależności od formy prawnej prowadzonej działalności osobami takimi będą sam podatnik, członkowie zarządu, dyrektorzy finansowi, główni księgowi, a także inne osoby zajmujące się sprawami gospodarczymi jednostki w okresie, w którym doszło do naruszenia przepisów prawa.

Dariusz Malinowski, doradca podatkowy, partner w firmie doradczej KPMG

Dariusz Malinowski

doradca podatkowy, partner w firmie doradczej KPMG

Rozmawiała MAGDALENA MAJKOWSKA

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA