Jak rozliczać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, ale tylko:

• gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

• ze względu na wymagania techniczne, sanitarne lub bhp (art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy).

To pracodawca ustala, na których stanowiskach należy stosować odzież roboczą. Pod uwagę musi brać jednak powyższe kryteria wynikające z przepisów prawa pracy. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, pracownik może robić to we własnym zakresie, a pracodawca zobowiązany jest mu wypłacić ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy).

Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, które wynikają z faktu zatrudnienia pracownika. Są to m.in.: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a także wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Pojęcie przychodów ze stosunku pracy jest zatem bardzo szerokie. W związku z tym przyznany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej stanowi dla niego przychód z tego właśnie źródła. Potwierdza to m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 marca 2008 r., nr IPPB2/415-480/07-4/IŚ:

Zatem przyznany pracownikowi ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży i pranie tej odzieży oraz używanie własnego obuwia zamiast roboczego, a także wartość zakupionej odzieży roboczej stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof.

Skoro jest to zatem element wynagrodzenia pracownika, to wydatek tego rodzaju należy wpisać w kolumnie 12 pkpir - Wynagrodzenia w gotówce i w naturze.

Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof). Ustalenie, że dostarczona pracownikom odzież ma charakter roboczy, ma decydujące znaczenie dla zastosowania zwolnienia od podatku. Jeżeli pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom odzież roboczą stosownie do przepisów bhp, to wypłacane im ekwiwalenty za jej pranie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku doliczania pracownikowi wypłacanego ekwiwalentu do jego przychodów opodatkowanych ze stosunku pracy.

Przy ustalaniu wartości zwolnionego od podatku ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy zwrócić uwagę na fakt, że ekwiwalent, stosownie do przepisów prawa pracy, wypłacany jest w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wskutek tego zwolnieniu podlega wartość ekwiwalentu, która odpowiada faktycznym kosztom poniesionym na pranie odzieży. Pracownik powinien więc posiadać rachunek pralni bądź paragon, fakturę na zakup środków piorących. Podkreślały to organy podatkowe, m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Rudzie w postanowieniu z 24 maja 2006 r., nr PD406/1/10/12/06:

Jeżeli pracownik odda odzież roboczą do punktu pralniczego, to wówczas wysokość ekwiwalentu winna być ustalona na podstawie dokumentu wystawionego przez punkt pralniczy za wykonaną usługę. Natomiast jeżeli pracownik wypierze odzież roboczą we własnym zakresie, to winien przedstawić wysokość poniesionych kosztów.

Nie można ustalić wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej na podstawie średniej ceny rynkowej takiej usługi w punktach pralniczych, ponieważ ustawodawca kategorycznie rozstrzygnął w Kodeksie pracy, że pracodawca zobowiązany jest wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Nawet przy posiadaniu dowodu zakupu środków piorących na dużą kwotę wartość ekwiwalentu należy ustalić na realnym poziomie zużycia takich środków do prania danej odzieży.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca prowadzący zakład mechaniki pojazdowej zapewnia swoim mechanikom odzież roboczą w postaci kombinezonów ochronnych. Każdy pracownik ma na stanie 2 kombinezony. Na swój koszt pracownicy piorą praktycznie codziennie jeden z kombinezonów. W takim przypadku sprzeciwu organów podatkowych nie powinno budzić ustalenie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej na poziomie 70 zł miesięcznie dla każdego pracownika (koszt zakupu proszku do prania, płynu zmiękczającego oraz płynu do płukania, odplamiacza). Warunkiem będzie posiadanie dokumentów potwierdzających zakup środków czystości za taką kwotę.

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca ma obowiązek przekazywać pracownikom świadczenia rzeczowe lub ich ekwiwalenty na podstawie przepisów bhp, nie powinien ich wartości doliczać do przychodów opodatkowanych ze stosunku pracy. Świadczenia te są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych.